► Xem thêm:  Chỉnh sửa phần mềm kế toán theo đặc thù doanh nghiệp. Nên hay không nên? 

Khái quát chung về phần mềm kế toán 

Phần mềm kế toán là việc ứng dụng kỹ thuật, các phần mềm được lập trình sẵn có giúp cho các doanh nghiệp (kế toán viên) thực hiện việc kê khai, xuất, nhập hàng hóa một cách nhanh chóng nhất. Không sử dụng hình thức truyền thống lưu trữ thông tin bằng sổ sách mà giờ đây kế toán viên hoàn toàn có thể dùng phần mềm kế toán để kiểm soát hàng hóa. Sử dụng phần mềm kế toán sẽ tiết kiệm được chi phí quản lý hàng hóa, tối ưu thời gian làm việc và quản lý chứng từ linh hoạt.
 

Tổng quan về phần mềm kế toán

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm kế toán

Nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm thời gian, công sức

Nếu như làm kế toán bằng tay với một nghiệp vụ kinh tế phát sinh bạn phải ghi nhận nó vào chứng từ gốc, định khoản các bút toán có liên quan vào các sổ sách kế toán khác nhau. Cuối kỳ từ những tập số liệu khổng lồ bạn phải đối chiếu, tổng hợp, lập báo cáo. Mỗi khi cần trích lọc dữ liệu theo yêu cầu phải mất rất nhiều thời gian. Bao nhiêu rắc rối đó, giờ đây khi sử dụng phần mềm kế toán bạn chỉ cần nhập số liệu đầu vào (theo chứng từ gốc) phần mềm sẽ tự động lên đầy đủ các báo cáo, vào bất cứ lúc nào cần sử dụng.

► Xem thêm: Quy trình lựa chọn hệ thống kế toán hiệu quả nhất 2021

Chính xác, bảo mật, ít rủi ro

Số liệu kế toán được lưu trữ trên máy tính và thường xuyên được sao lưu cất giữ ra bên ngoài. Như vậy sẽ hạn chế được tối đa những rủi ro đáng tiếc xảy ra.

Dễ dàng kiểm tra giám sát, đồng bộ trong hệ thống quản lý của cả doanh nghiệp

Khi sử dụng phần mềm, số liệu kế toán sẽ được quản lý chặt chẽ chi tiết tới từng người sử dụng. Thông tin được cập nhật thường xuyên, liên tục cho phép người quản lý khai thác và đưa ra những quyết định kịp thời.
 

Phần mềm kế toán đảm bảo được tính đồng bộ trong doanh nghiệp

Phân loại và mã hóa dữ liệu

Trong quá trình tập hợp số liệu để đưa vào hệ thống, bạn sẽ phân loại chúng theo những tiêu thức nhất định: Với số liệu về từ điển danh mục thì đó là danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản …, với số liệu về chứng từ phát sinh thì đó là các chứng từ về nhập hàng, xuất hàng, thu tiền, chi tiền …Việc phân loại này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi cập nhật số liệu.

Mã hóa là việc dùng một tập hợp các ký tự để xác định duy nhất một đối tượng nào đó trong hệ thống. Ví dụ mã K0001 là đại diện duy nhất cho khách hàng A, khách hàng A không thể có mã số quản lý nào khác ngoài mã K0001.

Cập nhật số liệu

Tùy từng cách thiết kế hệ thống phần mềm kế toán sẽ có các quy tắc cập nhật số liệu khác nhau. Dưới đây là những gì chung nhất mà bạn sẽ thực hiện:

Cập nhật danh mục

Bao gồm các danh mục như trên, bạn sẽ nhập các danh mục hiện đang có và bổ sung khi phát sinh các đối tượng mới trong danh mục

Số dư đầu kỳ

Là số dư của các tài khoản, hàng hóa vật tư của kỳ trước chuyển sang được nhập vào đầu kỳ khi lần đầu tiên sử dụng phần mềm, các kỳ sau phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu cho bạn.

Chứng từ phát sinh

Chứng từ phát sinh được cập nhật liên tục trong kỳ kế toán, các phần mềm đều thiết kế phần cập nhật chứng từ phát sinh tương tự như bạn lập chúng bằng tay. Bạn cứ hình dung việc lập phiếu chi, viết hóa đơn bằng tay như thế nào thì cũng sẽ nhập vào phần mềm tương tự như thế ấy. Các chứng từ phát sinh sau khi đã nhập sẽ được phần mềm tách ra từng định khoản và cập nhật vào các sổ sách báo cáo.
 

Phần mềm kế toán có thể xử lý những chứng từ phát sinh một cách dễ dàng

Xử lý số liệu cuối kỳ

Công việc này nếu như làm bằng tay sẽ tốn nhiều công sức nhất, nhưng khi sử dụng phần mềm kế toán sẽ làm thay gần như hoàn toàn, từ việc trích khấu hao, tính giá thành, cho đến các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, tất cả bạn chỉ cần một động tác kích chuột.

Khai thác sổ sách báo cáo

Sau khi số liệu được xử lý bạn có thể đưa ra các báo cáo, gồm các sổ sách báo cáo theo quy định Nhà nước và các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý. Công việc của bạn chỉ là nhấp chọn lên báo cáo.

Lưu ý: Sau khi lên báo cáo nếu cần sửa đổi bổ sung, bạn quay lại bước nhập chứng từ phát sinh để thực hiện, sau đó thực hiện bước 3 và 4 cho đến khi nào đúng theo yêu cầu.

► Xem thêm: Top 3 phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay

Phần mềm kế toán được ứng dụng trong nhiều doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ

Phần mềm kế toán ASOFT được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn giúp cho việc quản lý hàng hóa, chứng từ... được kiểm soát tốt nhất. Phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng, nhiệm vụ cần có để phục vụ cho nhu cầu kế toán của doanh nghiệp. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn về phần mềm kế toán ưu Việt này, hãy liên hệ với chúng tôi với thông tin dưới đây.
 

Phần mềm kế toán ASOFT giải quyết được mọi vấn đề của doanh nghiệp

Với hơn 18 năm hoạt động trong lĩnh vực Phần mềm quản trị; ASOFT đang ngày càng phát triển và nhận được lòng tin của số đông đối tác trong và ngoài nước. Hiện nay ASOFT đang đầu tư phát triển phần mềm Kế toán tổng hợp với 2 dạng mô hình chính: ASOFT-ERP và ASOFT-ME CLOUD. Với 2 dạng mô hình phần mềm này, nhà quản trị có thể tùy chọn hình thức triển khai phù hợp với đa dạng quy mô và đặc thù doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán Asoft được các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng rộng rãi

Bằng hệ thống công nghệ và kỹ thuật hiện đại; phần mềm kế toán của ASOFT nổi bật với nhiều khả năng như: Tự động cập nhật các quy định tài chính – kế toán theo quy chuẩn nhà nước; Tự động hóa và chuẩn hóa quy trình nhập liệu, đối soát hay phân tích tài chính; Cho phép tùy chỉnh phần mềm phù hợp với đặc thù doanh nghiệp; ứng dụng trên loại hình công nghệ như điện toán đám mây, mobile apps, máy chủ tại chỗ.

Tạm kết: