Quản lý kho hàng trong ERP bao gồm từ việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa đến quản lý những giao dịch phát sinh, hệ thống kho bãi cũng như các chính sách tồn trữ. Quản lý kho hàng là một trong những phân hệ xương sống, cốt lõi của hệ thống ERP. Các DN triển khai ERP thường mong muốn phân hệ quản lý kho hàng giúp họ quản lý chặt chẽ hơn giá trị hàng tồn kho cũng như tăng vòng quay hàng tồn kho để tăng vòng quay vốn. 

 

NHỮNG TỒN TẠI CHÍNH

 

Tồn tại đầu tiên và cơ bản nhất trong quản lý kho hàng là cách đặt bộ mã khi muốn đưa hàng hóa, vật tư vào quản lý. Thông tin trên bộ mã như thế nào là vừa đủ, không thiếu so với yêu cầu quản lý hay không quá nhiều làm cho bộ mã cồng kềnh gây khó khăn khi xử lý số liệu. Vấn đề này thường gây tranh cãi bởi mỗi phòng ban có nhu cầu quản lý khác nhau về một mặt hàng trong khi không thể đưa tất cả nhu cầu lên bộ mã. Cũng vì nhu cầu muốn đưa thông tin quản lý lên mã, khi có nhu cầu quản lý mới phát sinh, cấu trúc bộ mã bị phá vỡ không còn thống nhất. Bên cạnh đó, khi bộ mã đã được xây dựng vẫn xảy ra tình trạng không thống nhất ở các nơi hoặc cùng một mặt hàng nhưng khai báo nhiều mã trong hệ thống.

 

Việc bộ mã không thống nhất dẫn đến khó khăn trong quản lý số liệu tồn kho, nhất là đối với những hoạt động trên địa bàn rộng. Doanh nghiệp (DN) không nhìn thấy được tình hình tồn kho tổng quát của cùng một loại mặt hàng do mặt hàng đó đang tồn tại dưới nhiều mã khác nhau.

 

Khó khăn tiếp theo là DN chưa thể nắm bắt thông tin tồn kho về lượng và giá trị một cách chính xác, một trong những nguyên nhân là do việc ghi nhận hàng nhập, xuất kho không được tức thời. Thông thường, để kiểm soát hàng nhập kho, DN phải chờ có đủ hóa đơn chứng từ mới tiến hành lập phiếu nhập, trong khi thực tế thì hàng đã nhập kho hoặc đưa vào sản xuất. Việc không nắm bắt số liệu tồn kho chính xác ảnh hưởng nhiều đến công tác khác: tính nhu cầu nguyên vật liệu, sản xuất, bán hàng, điều động hàng hóa, thiếu - thừa vật tư, gây khó khăn cho DN trong sản xuất kinh doanh.

 

Phân hệ quản lý kho hàng trong ERP sẽ đáp ứng các yêu cầu sau đây:

 

• Bộ mã vật tư, thành phẩm thống nhất trên toàn hệ thống.

• Số liệu tồn kho thể hiện tức thời ngay khi phát sinh thực tế.

• Giảm vật tư tồn kho, đặc biệt nhận biết hàng tồn kho lâu để có hướng xử lý.

 

Các đặc điểm quản lý

 

Quản lý hệ thống kho

 

Hệ thống kho trong ERP được quản lý theo dạng đa cấp. Bắt đầu từ một nhà máy, công ty đến từng kho trong hệ thống và chi tiết hơn nữa là quản lý đến các khu vực, vị trí trong kho nếu DN có nhu cầu quản lý.

 

Bộ mã vật tư, hàng hóa thống nhất, linh hoạt

 

Hệ thống ERP cho phép linh động khai báo bộ mã vật tư, hàng hóa do cấu trúc mã bao gồm nhiều phân đoạn và kiểu dữ liệu của từng phân đoạn do người sử dụng tự định nghĩa. Bước này cần có người tư vấn giúp DN lựa chọn cấu trúc phù hợp và cần đưa thông tin nào vào bộ mã.

 

Phân nhóm vật tư, hàng hóa nhiều chiều

 

Do DN thường muốn chuyển tải thông tin cần quản lý, thông tin phục vụ thống kê vào bộ mã, gây khó khăn cho việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa thì với hệ thống ERP, một phần thông tin đó được chuyển vào quản lý trong khái niệm phân nhóm. Ví dụ, cùng một mặt hàng, bộ phận kế toán có nhu cầu phân nhóm theo nguồn gốc, phòng kinh doanh phân theo mức độ tiêu thụ, bộ phận sản xuất lại phân theo góc độ của qui trình sản xuất. Với ERP, tất cả các nhu cầu phân loại khác nhau của từng phòng ban đều được đáp ứng.

 

Lưu trữ nhiều thông tin vật tư, hàng hóa

 

Trong hệ thống ERP hàng hóa được lưu trữ kèm theo thông tin quản lý bao gồm: kích thước, trọng lượng, thể tích; thời gian mua hàng, nhận hàng, có cần kiểm nghiệm hay không; thời gian sản xuất và một số file đính kèm (bản vẽ, thông số kỹ thuật, hình ảnh...).

 

Ngoài ra còn có một số vùng cho phép người sử dụng mở rộng để khai báo thêm các thông tin cần quản lý theo đặc thù của DN.

 

Hệ thống đơn vị tính qui đổi linh động

 

Đơn vị tính của hàng hóa khi nhập kho khác với khi xuất kho là điều bình thường. Vì thế, hệ thống ERP cho phép người sử dụng tự định nghĩa các đơn vị tính và công thức qui đổi giữa chúng.

 

Kiểm soát hàng tồn kho

 

Tùy theo từng loại mặt hàng mà DN xác định mức độ kiểm soát tương ứng. Mặt hàng càng giá trị càng cần quản lý chi tiết và chặt chẽ. Hệ thống ERP cung cấp nhiều cách kiểm soát vật tư, hàng hóa: quản lý phiên bản (nếu cùng một mặt hàng nhưng có sự thay đổi nhỏ thì có thể dùng phiên bản của vật tư để theo dõi, tránh việc khai báo mã mới không cần thiết và cũng giữ được lịch sử thay đổi của mặt hàng); quản lý theo lô (lô vật tư, ngày hàng hóa nhập kho, theo đơn hàng nào, nhà cung cấp nào); quản lý theo số serial; quản lý vị trí trong kho. 

 

Giao dịch kho tức thời, chính xác về lượng và giá trị

 

Các giao dịch kho chuẩn đều được định nghĩa sẵn trong hệ thống ERP. Vấn đề quan trọng ở đây là nghiệp vụ phát sinh phải được ghi nhận tức thời vào hệ thống. Việc ghi nhận không mất nhiều thời gian, lại mang tính kế thừa và kiểm soát bởi hầu hết giao dịch nhập xuất đều căn cứ trên một nguồn cụ thể. Ví dụ nhập kho mua hàng, thông tin để ghi nhận nhập kho được kế thừa thông tin từ đơn hàng, vừa giảm công nhập liệu và tăng tính đối chiếu và kiểm soát. Đồng thời, do giao dịch nào cũng đều đi kèm số lượng và giá trị nên tại bất cứ thời điểm nào, khi nhìn vào tồn kho, DN cũng thấy được cả lượng tồn và giá trị tồn.

 

Tính chính xác trong giao dịch kho thể hiện ở chỗ nếu việc ghi nhận nhập xuất sai thì người sử dụng chỉ có thể làm giao dịch điều chỉnh mà không được sửa đè lên dữ liệu cũ. Điều này giúp lãnh đạo có thể tin vào số liệu tồn kho của mình.

 

Nhiều phương pháp tính giá tồn kho

 

Hệ thống ERP cung cấp nhiều lựa chọn về cách tính giá tồn kho, tùy thuộc vào đặc thù của từng DN, như cách tính FIFO, LIFO, giá bình quân (thời điểm hoặc theo kỳ), giá kế hoạch. Khi đã thiết lập cách tính giá vào hệ thống thì hệ thống sẽ tự động tính giá vật tư, hàng hóa tức thời theo phương pháp đã chọn để bất kỳ thời điểm nào DN cũng có con số về giá trị tồn kho của mình.

 

Chính sách tồn trữ

 

Hệ thống quản lý tồn kho cho phép người quản lý thiết lập chính sách tồn trữ. Ví dụ, DN có thể áp dụng chính sách tồn kho tối thiểu-tối đa cho vật tư, nguyên liệu phụ, giá trị nhỏ không cần quản lý chặt chẽ; khi kho xuống dưới mức tồn tối thiểu, hệ thống sẽ cảnh báo để yêu cầu mua thêm hàng. Đối với nguyên liệu nhập khẩu có thể áp dụng chính sách về điểm đặt hàng tối ưu.

 

Kế toán ở khắp mọi nơi trong ERP

 

Tương tự như các phân hệ khác trong ERP, quản lý kho hàng cũng tích hợp chặt chẽ với kế toán. Tất cả các giao dịch phát sinh đều được kế toán định nghĩa các tài khoản hạch toán đi kèm. Chính vì vậy, trong thao tác nhập/xuất, nhân viên chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng. Yếu tố này cũng giảm tải cho kế toán. 

 

LƯU ý KHI TRIỂN KHAI

 

Khi xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa

 

Hệ thống ERP đã hỗ trợ lưu trữ nhiều thông tin về một vật tư, hàng hóa, do vậy nên cân nhắc khi đưa yêu cầu quản lý thể hiện lên bộ mã. Cấu trúc bộ mã là điều nên cân nhắc kỹ vì đây là xương sống của hệ thống, một khi đã đưa vào sử dụng sẽ không thể thay đổi được cấu trúc này trừ khi phải làm lại hoàn toàn.

 

Ghi nhận ngay nghiệp vụ nhập xuất kho theo thực tế

 

Điều này có hai lý do: một, thể hiện thông tin tức thời về tồn kho giúp DN nắm bắt chính xác thông tin tồn kho của mình, tránh gặp trường hợp hàng đã vào kho, sau đó đã xuất luôn đi sản xuất mà vẫn chưa thể hiện trong hệ thống; hai, nếu không ghi nhận vào hệ thống thì các bước tiếp theo sẽ bị đình trệ không xử lý tiếp được vì đầu ra của bước này là đầu vào của bước kế tiếp.

 

LỜI KẾT

 

Quản lý kho hàng là một trong những phân hệ cốt lõi của ERP mà DN cần đầu tư nhiều công sức. Nền tảng ban đầu của nó là việc xây dựng bộ mã và tiếp theo đó là thay đổi các qui trình làm việc để phù hợp với yêu cầu của hệ thống mới. Vai trò tư vấn ở đây là giúp DN xây dựng mô hình nền tảng phù hợp với hoạt động của DN để đảm bảo tận dụng hết khả năng của hệ thống ERP, phục vụ yêu cầu hiện tại và hướng phát triển trong tương lai, góp phần vào sự thành công của một dự án ERP