►Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý dự án được ưa chuộng nhất hiện nay

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc là xử lý các nhiệm vụ, các yêu cầu trong công việc từ khi bắt đầu đến kết thúc một cách tốt nhất và đúng thời gian nhất. Để doanh nghiệp có thể hoạt động một cách trơn tru, thì cần phải có kế hoạch rõ ràng và quản lý chuyên nghiệp. Với thời đại 4.0 hiện nay, các phần mềm quản lý công việc ra đời,  nó đem lại lợi ích rất lớn cho người dùng và là một trợ thủ đắc lực cho những nhà quản trị hiện đại. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc miễn phí, và cả phần mềm phải trả phí. Các doanh nghiệp nên cân nhắc, tìm hiểu kĩ ưu và nhược điểm của những phần mềm điều hành công việc sao cho phù hợp nhất.
 

Phần mềm quản lý công việc mang lại nhiều lợi ích do cá nhân và doanh nghiệp

Lợi ích của phần mềm quản lý công việc

Quản lý công việc cá nhân- công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn

Số lượng công việc của bạn quá nhiều, khiến bạn không thể nhớ nổi, không biết sắp xếp những công việc nào nên làm đầu tiên, hay quên lịch hẹn, trễ giờ. Vì vậy, những phần mềm quản lý công việc cá nhân sẽ giúp bạn tránh khỏi những điều đó.
 

Phần mềm giúp bạn sắp xếp tốt công việc,

Phần mềm sẽ giúp bạn nhìn thấy hết các công việc của mình, biết đâu là việc quan trọng đầu tiên bạn nên làm, và luôn luôn có những thông báo nhắc nhở bạn. Không chỉ vậy, phần mềm còn giúp bạn tương tác dễ hơn với những người cộng sự của mình, có thể trao đổi, lên phương án, kế hoạch và note luôn trong phần mềm giúp bạn luôn luôn nắm bắt được tất cả và hoàn thành công việc tốt nhất khi được giao. Phần mềm giúp bạn sắp xếp tốt công việc, tránh những lời phàn nàn từ sếp khi bị trễ dealine, giảm stress nữa nhé.

Phần mềm quản lý điều hành công việc- công cụ đắc lực cho các nhà quản trị

Bài toán khó nhất và đau đầu nhất của các nhà quản trị là làm thế nào để sắp xếp hay quản lí công việc tốt nhất trong một tổ chức. Các nhà quản trị luôn luôn phải lên kế hoạch trước cho những dự án sắp tới, từ khâu lên ý tưởng, phân bổ nhân sự sao cho phù hợp với ý tưởng đề ra, và làm thế nào để tối ưu được thời gian mà hiệu suất công việc luôn được tăng cao. Phần mềm quản lý điều hành công việc sẽ hỗ trợ người dùng rất nhiều trong việc lên kế hoạch và quản lý, thực hiện một cách tốt nhất. Không chỉ vậy, phần mềm còn là công cụ đắc lực giúp nhà quản trị có thể thấy được toàn bộ công việc trong kế hoạch để đưa ra những sự phân bổ sao cho hợp lý, giúp công việc hoàn thành một cách tốt nhất.

►Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc dự án hiệu quả nhất hiện nay

Ứng dụng quản lý công việc nhóm

Khi làm việc nhóm thì vấn đề giao tiếp không thể thiếu. Người quản lý phải giao tiếp với mọi người để phân công công việc, giám sát, tiếp nhận những góp ý và tổng hợp những ý kiến để đưa ra những phương án tốt nhất. Ứng dụng quản lý công việc nhóm sẽ giúp người dùng thuận tiện hơn trong việc trao đổi thông tin qua những tính năng như chat, lập kế hoạch, báo cáo mà không cân phải gặp mặt trực tiếp như ngày xưa nữa. 

Ứng dụng quản lý công việc nhóm sẽ giúp người dùng thuận tiện hơn

Tại sao cần dùng đến phần mềm quản lý công việc?

Bạn sẽ tổ chức công việc tốt hơn

Bạn và nhóm của bạn làm việc với nhiều nhiệm vụ mỗi ngày (Họp để thảo luận về các dự án, phân công nhân sự, đăng bài trên mạng xã hội, lập hóa đơn,...)

Bây giờ hãy thử tưởng tượng rằng bạn phải xử lý tất cả những công việc đó bằng bút và giấy, hoặc thậm chí bằng một trang tính Excel. Các công việc sẽ không được sắp xếp một cách hiệu quả!

Tuy nhiên, điều này vẫn diễn ra khá phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay. Bạn không thể theo dõi mọi nhiệm vụ của dự án, hoàn thành công việc đúng thời hạn, theo dõi tiến độ và quản lý nhóm của mình mà không cần đến một công cụ chuyên dụng. 

May mắn thay, các phần mềm quản lý công việc ra đời để giải quyết những khó khăn này. Phần mềm cung cấp các chức năng để theo dõi tiến độ công việc của bạn, phân công công việc và quản lý lịch biểu. Nó đảm bảo rằng bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ và công việc phụ một cách hiệu quả.

►Xem thêm: 6 điều cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp. 

Giúp nhóm hoạt động hiệu quả

Phần mềm giúp nhóm dễ dàng hơn trong việc tổng hợp thông tin và cùng nhau giải quyết mọi việc. Ngoài ra, vì mọi người trong dự án (hoặc cùng thực hiện một công việc) đều có quyền truy cập vào giao diện, nên ai cũng dễ dàng nắm thông tin.

Các thành viên có thể dễ dàng chia sẻ tệp, ý tưởng và phản hồi để cộng tác trong các nhiệm vụ và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc

Các nhiệm vụ không được tạo ra với tầm quan trọng như nhau.

Ví dụ: Việc hoàn thành dự án của khách hàng sẽ quan trọng hơn việc quyết định món ăn của bữa tiệc là gì, phải không?

Khi giải quyết một dự án, bạn cần bắt đầu ưu tiên các nhiệm vụ và thực hiện theo thứ tự. 

Các phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc để giải quyết một cách hợp lý.

Truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi

Phần mềm sẽ giúp bạn kết nối với tất cả những dữ liệu

Phần mềm sẽ giúp bạn kết nối với tất cả những dữ liệu, nguồn thông tin quan trọng ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối internet. 

Trong trường hợp bạn chưa hoàn thành công việc tại văn phòng, bạn có thể về nhà, hay đến quán cafe để làm việc mà không sợ quên mang theo tài liệu bên người.

Các tính năng cần thiết của phần mềm quản lý công việc

- Tích hợp toàn diện: Phần mềm này có tích hợp với nhiều ứng dụng như Lịch Google, Slack, Salesforce, Zapier,... không?

- Dễ sử dụng: Phần mềm có thể được sử dụng bởi người mới bắt đầu và các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không? Một giao diện thân thiện với người dùng là rất quan trọng!

- Theo dõi Tiến độ công việc: Có dễ dàng biết mọi người đang ở giai đoạn nào trong dự án không? Bạn và nhóm của bạn đạt được mục tiêu của mình như đã đề ra? Bạn có thể hình dung dự án từ nhiều góc nhìn khác nhau không?

- Các bản cập nhật và nâng cấp tính năng thường xuyên: Nhà cung cấp dịch vụ có dành thời gian cho việc khắc phục lỗi, cung cấp các tính năng mới và lắng nghe phản hồi của người dùng không?

►Xem thêm: Chuyển đổi số là gì? Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số

Tạm kết: