Vấn đề quan trọng nhất hiện nay vẫn là nhận thức của doanh nghiệp về hiệu quả của CNTT mang lại cho sản xuất để tránh được những lãng phí về lâu dài

 

“Thất bại là mẹ thành công”

 

Tại hội thảo về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản trị doanh nghiệp tổ chức vào cuối tháng Mười ở TP.HCM, bà Trương Hoàng Ngọc, Trưởng phòng CNTT của Công ty Savimex, cho biết doanh số và năng suất lao động của công ty tăng trưởng rất khả quan sau khi ứng dụng thành công phần mềm quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp (ERP) của Oracle. 

 

Theo bà Ngọc, doanh thu ba quý đầu năm của hai nhà máy sản xuất đồ gỗ Satimex và Saviwoodtech của công ty tăng 28% và 46% ; năng suất lao động bình quân tăng khoảng 10%. Tuy nhiên, điều quan trọng là doanh nghiệp có được quy trình chuẩn, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tiết giảm chi phí cũng như nâng cao trình độ và ý thức lao động của nhân viên. Điều đó khẳng định rằng quy trình chuẩn ERP khi vận hành thành công sẽ là công cụ cung cấp thông tin nhanh chóng và minh bạch, hỗ trợ hữu hiệu cho quá trình quản lý doanh nghiệp, nhất là đối với những công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán. 

 

Lợi ích thường được nhắc đến lâu nay trong việc triển khai ERP là ứng dụng CNTT trong việc quản lý một cách có hiệu quả, tạo ra được công cụ thông tin chính xác, kịp thời giúp định hướng và gắn kết các hoạt động của doanh nghiệp theo một quy trình khoa học. Đó là cơ sở nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai thành công. 

 

Để quy trình thông suốt như hiện nay, Savimex đã “thấm thía” qua ba lần thất bại. Năm 2004, họ quyết tâm tái cấu trúc doanh nghiệp để hỗ trợ cho việc xây dựng quy trình ERP. Nỗ lực đó đã giúp Savimex chấm dứt việc quản lý thủ công ở các bộ phận. Các thông tin về sản xuất - kinh doanh được cập nhật ngay lập tức và lãnh đạo có thể kiểm tra được bất cứ lúc nào và ở đâu để có những quyết định hợp lý, kịp thời. 

 

Ở Công ty Bibica, ông Phạm Phú Chiến, Chủ tịch Hội đồng quản trị, cho biết hiệu quả rõ nhất trong quy trình ứng dụng ERP là công việc không còn bị trùng lắp, chồng chéo ; các thông tin đưa vào hệ thống được tận dụng tối đa cho các phòng ban. Sự chia sẻ thông tin giữa các bộ phận liên quan giúp các vấn đề được giải quyết nhanh chóng, đồng thời việc quản lý cũng đơn giản và có hiệu quả hơn. 

 

Theo ông Chiến, khi quy trình mang lại lợi ích, tự bản thân nó sẽ thuyết phục người sử dụng. Ông Chiến cho biết, năm 2001 Bibica cũng đã từng thất bại trong việc xây dựng quy trình chuẩn do không tạo được cái hay, cái mới nên không tác động lên được hệ thống cũ, không thuyết phục được người sử dụng từ bỏ cái cũ. Khi quy trình mới ứng dụng thành công, cơ cấu nhân sự giữa các bộ phận và phạm vi trách nhiệm được phân chia rõ ràng. Hệ thống đặt ra yêu cầu quản trị và tác động lên tất cả các phòng ban tuân theo một quy trình chuẩn. 

 

Theo ông Đinh Quang Thái, chuyên viên của Trung tâm Triển khai ERP của Công ty FPT, việc có một quy trình chuẩn từ trước cũng ảnh hưởng tích cực đến thời gian triển khai thành công ERP và cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, mà Bibica là một điển hình. Bibica trước đó đã triển khai thành công hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO nên đã giúp ích rất nhiều cho việc chuẩn hóa quy trình để triển khai ERP. Việc triển khai vì thế nhanh hơn so với một số công ty khác. 

 

Ngược lại, việc ứng dụng ERP cũng tác động hữu hiệu đến việc xây dựng tiêu chuẩn ISO. Khi UBND quận 1 (TP.HCM) triển khai ERP trong lĩnh vực hành chính công, đơn vị triển khai đã xây dựng, tư vấn quy trình ứng dụng CNTT để giải quyết các vấn đề đặt ra như kiểm soát tiến độ giải quyết hồ sơ, thực hiện cơ chế một cửa… Sau khi hai bên thống nhất về quy trình mới, các quy trình được văn bản hóa đã được đưa vào ứng dụng. Trên cơ sở ERP, UBND quận 1 cũng đã nhanh chóng hoàn thành chuẩn ISO. 

 

Trong khi đó, với Savimex, những lần triển khai trước đó thất bại do quan niệm ERP là tin học hóa, đồng nghĩa với việc mô tả quy trình hiện có và tin học lập trình theo mô hình đang áp dụng. Ngay cả khi đã thuê riêng một công ty tư vấn về quy trình nhưng lại thiếu kiến thức về ERP cũng không thuyết phục được ban lãnh đạo rằng tại sao doanh nghiệp phải thay đổi và chuẩn hóa quy trình hiện tại của mình. 

 

Vấn đề là nhận thức

 

Theo ông Thái, ứng dụng ERP là đề tài được doanh nghiệp nhắc đến nhiều từ năm 2004. Trước đây, phần lớn doanh nghiệp quan niệm ứng dụng CNTT là tìm một công cụ xử lý nhanh công việc, chứ chưa tính đến tính cạnh tranh của giải pháp trong kinh doanh. Nay quan niệm đó đã bắt đầu thay đổi, “mở đường” cho ERP thâm nhập vào đời sống doanh nghiệp và hứa hẹn tạo nên sự khởi sắc trong ứng dụng ERP. 

 

Thời gian qua, đã có nhiều doanh nghiệp đạt được những thành công nhất định khi triển khai ứng dụng ERP như S-Fone, Bảo Minh, Perstima, SSC, Kinh Đô, Bibica, Savimex, Vinamilk, Saigon Co-op, Vietnam Airlines... Một số tổng công ty cũng đã có kế hoạch cụ thể cho việc áp dụng ERP tại tất cả các đơn vị thành viên và đã thu được các kết quả ban đầu khả quan như Tổng công ty Dệt may Việt Nam (Vinatex), Tổng công ty Điện lực Việt Nam (EVN), Tổng công ty Bưu chính Viễn thông (VNPT), Ngân hàng Ngoại thương (VCB)... Tuy nhiên, năng động nhất vẫn là khối doanh nghiệp tư nhân, nhất là các doanh nghiệp đang bắt đầu quá trình “vươn mình” phát triển từ quy mô nhỏ lên quy mô vừa hoặc lớn, chắc chắn họ sẽ phải tìm đến các giải pháp quản trị tổng thể. Đây là những khách hàng năng động, sẵn sàng thay đổi và chấp nhận cái mới. 

 

Tất cả những động thái nói trên hứa hẹn tạo nên một môi trường sinh động, thúc đẩy ứng dụng ERP trong các doanh nghiệp Việt Nam. Thế nhưng, vấn đề tồn tại lâu nay vẫn là triển khai và ứng dụng ERP như thế nào để đạt hiệu quả mong muốn. 

 

Theo ông Nguyễn Thanh Quang, chuyên gia tư vấn ứng dụng CNTT, mặc dù đã nhận thức được tầm quan trọng của ERP nhưng các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn rất lúng túng trong việc ứng dụng. “Vấn đề quan trọng nhất hiện nay vẫn là nhận thức của doanh nghiệp về hiệu quả của CNTT mang lại cho sản xuất để tránh được những lãng phí về lâu dài,” ông Quang nói. Doanh nghiệp sẽ phải tốn một khoản tiền không nhỏ để có thể có một nền tảng nhất quán nhằm giảm thiểu chi phí bảo trì và nâng cấp cũng như hỗ trợ có hiệu quả cho việc sản xuất - kinh doanh