Mỗi quốc gia đều phải quản lý tốt hoạt động tài chính của mình, bao gồm các nguồn thu thu ngân sách (thuế nội địa, thuế XNK, các loại phí nộp ngân sách như phí cầu phà, các khoản vay…) và các khoản chi từ ngân sách nhà nước (NSNN) như chi thường xuyên (lương, điện, nước...) của các đơn vị sử dụng ngân sách (ĐVSDNS), chi đầu tư mua sắm tài sản, chi cho các dự án, các chương trình xã hội... Trong bài này, chúng tôi xin được đề cập tới việc sử dụng giải pháp ERP trong quản lý phân bổ ngân sách và chi ngân sách (gọi chung là quản lý ngân sách - QLNS).

 

Việc tin học hóa QLNS đã được tiến hành từ khi máy tính điện tử có ứng dụng trong các hoạt động dân sự (từ những năm 1970). Cho đến cuối thập kỷ 90 của thế kỷ trước, những ứng dụng này chủ yếu được xây dựng trực tiếp từ các công nghệ nền (như cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình...) qua việc xây dựng các chương trình từ các ngôn ngữ lập trình (ví dụ như COBOL), hoặc tiên tiến hơn là từ các môi trường phát triển ứng dụng (ví dụ như Oracle Developer). Tuy nhiên cũng từ cuối thập niên 90 này, một xu hướng mới đã được nhiều quốc gia triển khai: ứng dụng giải pháp ERP trong QLNS. Đặc biệt, Ngân hàng thế giới (WB) và Quỹ tiền tệ quốc tế (IMF) đã cho công bố “Mô hình kho bạc tham khảo” (Treasury Reference Model - TRM), trong đó nêu ra mô hình hoạt động cơ bản của QLNS - một mô hình rất phù hợp với giải pháp ERP. Cũng vì thế mà WB đã tài trợ rất nhiều quốc gia, nhất là các nước đang phát triển (ở các nước này việc tin học hóa QLNS chưa có gì nhiểu) nhằm thực hiện triển khai mô hình tham khảo này dựa trên các giải pháp ERP. Có thể kể đến các nước đã đi theo hướng này như Kazakhstan, Mông Cổ, Slovakia, Kenia, Uganda, Indonesia... và Việt Nam với dự án TABMIS do WB tài trợ đang được Bộ Tài chính triển khai. Nhiều nước phát triển cũng đã lựa chọn hướng đi này như Pháp, Singapore, HongKong..., tuy rằng họ không sử dụng nguồn vốn của WB.

 

Do ngân sách (budget) là một khái niệm rất quan trọng trong hệ thống tài chính nên các hệ thống ERP lớn như của Oracle hoặc SAP đều đã có chức năng quản lý phân bổ và điều chuyển ngân sách. Việc phân bổ ngân sách được tiến hành theo các nguồn quỹ ngân sách, theo mô hình cha-con của phân cấp giữa các đơn vị được quyền cấp phát ngân sách. Với mỗi năm ngân sách, ĐVSDNS được phân bổ một khoản ngân sách (chi tiết theo các nhóm mục). Đơn vị này sẽ phải chi tiêu theo kế hoạch đã được phê duyệt. Như vậy mỗi ĐVSDNS có nguồn vốn được cấp từ NSNN, có nhiệm vụ chi (chi thường xuyên, chi đầu tư) và phải quản lý các tài sản cố định của mình. Chính vì thế mà các đơn vị này cần phải quản lý, theo dõi các khoản phải trả cho các nhà cung ứng hàng hóa, dịch vụ. Các khoản phân bổ ngân sách và chi tiêu được phân định theo Mục lục ngân sách nhà nước do Bộ Tài chính ban hành. Việc này đảm bảo việc chi tiêu ở tại ĐVSDNS được đúng mục đích và có kế hoạch. Tại VN, các khoản chi tiêu này được cơ quan Kho bạc theo dõi và kiểm soát theo các quy định của pháp luật trong việc sử dụng NSNN. Chẳng hạn việc thanh toán cho các nhà cung ứng được Kho bạc thanh toán từ tài khoản của Kho bạc sau khi ĐVSDNS hoàn thành các thủ tục mua sắm và nộp đủ giấy tờ cho Kho bạc.

 

Khái niệm Kế toán đồ (Chart of Accounts) nhiều phân đoạn trong ERP đã tỏ ra rất hữu ích trong việc quản lý phân bổ và chi tiêu NSNN. Nó cho phép quản lý được các cấp ngân sách, phân cấp địa lý hành chính, các chương trình và dự án, các loại nguồn vốn ngân sách, mục lục ngân sách, các niên độ ngân sách... Việc mua sắm tại ĐVSDNS hoàn toàn có thể thực hiện theo quy trình “Từ mua sắm đến thanh toán” - một quy trình cơ bản của ERP. Việc quản lý chi tiêu có kế hoạch, theo các khoản mục quy định, với các hạn mức đã được cấp và việc quản lý tài sản cố định tại ĐVSDNS cũng có thể dễ dàng được thực hiện qua các phân hệ của ERP. Ngoài ra các chức năng quản lý dòng tiền (Cash Management) của ERP cũng hỗ trợ rất tốt cho Kho bạc các cấp trong việc cân đối tiền nhằm thỏa mãn việc chi tiêu NSNN của các ĐVSDNS.

 

Với các ĐVSDNS có thu (như các bệnh viện, các phòng công chứng...), giải pháp ERP với các phân hệ Bán hàng hóa, dịch vụ, Quản lý kho hàng, Kế toán phải thu cũng có thể ứng dụng để phục vụ cho công tác quản lý các đơn vị này.

 

Tại Việt Nam, dự án TABMIS (Treasury and Budget Management Information System) do WB tài trợ đã được bắt đầu triển khai từ tháng 4/2006. Dự án với chi phí là 48 triệu USD được nhà tổng thầu IBM/BCS cùng phối hợp với nhà thầu phụ là Công ty FPT thực hiện trong 4 năm. Quy mô dự án bao gồm 5100 người khai thác trong hệ thống Kho bạc Nhà nước đến cấp quận/huyện và một số ĐVSDNS được thí điểm kết nối trực tuyến vào hệ thống ERP Oracle eBusiness Suites. Hệ thống cũng được giao tiếp với nhiều hệ thống khác như hệ thống thu thuế nội địa và XNK, hệ thống quản lý nợ, hệ thống quản lý trái phiếu chính phủ, hệ thống quản lý công sản, hệ thống thanh toán liên ngân hàng...

 

Chúng ta có thể hình dung quốc gia như một DN khổng lồ. Việc khéo ứng dụng ERP cho phép có thể quản lý chính xác, kịp thời toàn bộ tài sản, nguồn vốn, tất cảc các chi tiêu NSNN của một quốc gia bằng một hệ thống thông tin. Tất nhiên để đạt được mục tiêu này, còn phải làm nhiều việc hơn nữa ngoài TABMIS. 

 

TS.Bùi Quang Ngọc