► Xem thêm: Tìm hiểu nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa và phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả

1. Bỏ qua bước chuẩn bị không gian sắp xếp kho hàng

Để việc kiểm kê hàng tồn kho đơn giản và nhanh chóng hơn; doanh nghiệp cần phải chú trọng lựa chọn và chuẩn bị không gian sắp xếp kho hàng. Để làm tốt điều đó, doanh nghiệp có thể tham khảo một số câu hỏi để chuẩn bị tốt cho kiểm kê hàng tồn kho như:

• ✔ Không gian kho hàng có ẩm mốc hay dột mưa không?
• ✔ Các giá đỡ và kệ hàng có được sắp xếp ngăn nắp không?
• ✔ Nơi chứa sản phẩm có dễ lấy ra/ bỏ vào không?
• ✔ Có nơi chứa sản phẩm nào quá cao hoặc quá thấp không?
• ✔ Kho hàng đã có bản đồ chi tiết chưa?
• ✔ …

Một số doanh nghiệp vì chuẩn bị không cẩn thận mà đã bỏ qua các bước trên. Điều này khiến kho hàng trở nên lộn xộn, việc kiểm kê cũng trở thành một thách thức lớn. Thay vào đó, nhằm đảm bảo tiết kiệm tối đa thời gian kiểm kê hàng tồn kho; doanh nghiệp nên đảm bảo chuẩn bị không gian sắp xếp kho hàng thật kĩ ngay từ những bước ban đầu.

2. Không chỉ định nhân sự chịu trách nhiệm kiểm kê kho

Ngoài vấn đề chuẩn bị không gian kho hàng; doanh nghiệp cần lựa chọn nhân sự chịu trách nhiệm chính trong vấn đề kiểm kê hàng tồn kho. Hãy lưu ý rằng, khi nhân viên (hoặc dịch vụ thuê ngoài) không được đào tạo thật kỹ các vấn đề liên quan đến kiểm kê kho hàng, cũng như nắm rõ nhiệm vụ cần phụ trách; thì vấn đề kiểm kê kho hàng của doanh nghiệp sẽ trở nên khó khăn hơn.

Bởi vì không chú trọng đào tạo nhân viên nghiệp vụ quản lý kho hàng; nhiều doanh nghiệp đã gặp phải nhiều thất thoát do nhân viên thiếu kiến thức chuyên môn; cũng như không nắm bắt được tính chất công việc quản lý kho. Nếu không nhanh chóng chấn chỉnh; doanh nghiệp có thể lãng phí hàng chục đến hàng trăm triệu đồng cho hao phí hàng tồn kho. Vì vậy, vấn đề đào tạo nhân viên, cũng như lựa chọn nhân viên chịu trách nhiệm kiểm kê kho hàng thường xuyên là một vấn đề vô cùng cấp thiết.

3. Sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho do không xác minh bảng kiểm kê ban đầu

Vấn đề xác minh kiểm kê ban đầu là điều tối quan trọng đối với các nhân viên kho. Xác minh kiểm kê kho ban đầu giúp bạn chắc chắn khối lượng và chất lượng hàng hóa nhận quản lý. Trường hợp không xác minh kiểm kê ban đầu; bạn có thể là đối tượng phải gánh trách nhiệm cho những mặt hàng hư hỏng hay thất thoát mà không rõ nguyên nhân.

 Để vấn đề quản lý hàng hóa trở nên minh bạch và dễ kiểm soát; bạn có thể dành thời gian giao kho giữa 2 ca khoảng 30 phút để trao đổi; cũng như đồng kiểm tra hàng hóa. Nếu thời gian nhận ca là đầu ca hoặc cuối ca; bạn cũng có thể xác nhận vào mỗi đầu buổi và cuối buổi. Nhằm xác nhận những thất thoát (nếu có) trong khoảng thời gian không có người quản lý là do yếu tố bên ngoài. Lúc này, nhà quản lý có thể nhờ đến sự hỗ trợ của Camera trong khoảng thời gian trống, để tìm ra nguyên nhân thất thoát hàng hóa.

4. Quá phụ thuộc vào các dịch vụ thuê ngoài

Một số nhà bán lẻ thường lựa chọn dịch vụ thuê ngoài để thực hiện quản lý và kiểm kê hàng tồn kho. Song, lời khuyên dành cho các nhà bán lẻ là bạn không nên quá tin tưởng vào các dịch vụ thuê ngoài; mã hãy có kế hoạch kiểm tra thường xuyên, nhằm đảm bảo vấn đề lưu trữ và kiểm kê minh bạch tuyệt đối.

Một điều quan trọng khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài là vấn đề đàm phán và xác nhận các chi tiết về hậu cần, hay các thủ tục dành cho những trường hợp đặc biệt. Cũng như những quy định chung để giải quyết lỗi và thất thoát trong quá trình lưu trữ và kiểm kê kho hàng.

5. Không theo dõi hiệu quả quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Vấn đề theo dõi, kiểm soát tình hình kiểm kê và đo lường hiệu quả hoạt động quản lý kho hàng sẽ giúp bạn nhanh chóng ứng phó với các rủi ro trong quá trình quản lý hàng hóa. Để đảm bảo kiểm soát tốt; bạn cần nắm rõ tất cả các thông tin liên quan đến quá trình quản lý kho hành như: xuất kho; nhập nho; tồn kho; sản phẩm lỗi;… cũng như quy trình xuất nhập kho hằng ngày.

Từ những thông tin này, bạn có thể phân tích số liệu hàng tồn kho với nhu cầu đơn hàng cần đáp ứng. Qua đó rà soát hoạt động quản lý xuất nhập kho; và đưa ra những phương án cải thiện phù hợp.

Hãy đảm bảo rằng bất kì hoạt động xuất/ nhập kho hay vận chuyển, giao hàng, hủy đơn,… đều được thống kê chi tiết và cụ thể. Đây là hoạt động quan trọng; giúp nhà quản lý kiểm kê hàng tồn kho chính xác và minh bạch nhất. 

6. Thiếu sót trong kiểm kê hàng tồn kho từ những chi tiết của sản phẩm

Nghe qua thì đây có vẻ là một việc khá bình thường, song, nó lại gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình kiểm kê hàng hóa. Hãy tưởng tượng một cách đơn giản như sau: Một doanh nghiệp có sản phẩm áo với 3 size S, M, L. Thay vì thống kê sản phẩm dựa theo từng size áo như size S: 18 chiếc, size M: 20 chiếc, size L: 30 chiếc; thì nhân viên kiểm kho lại thống kê tổng số áo là 68 chiếc.

Nếu chỉ dừng lại ở vấn đề kiểm kho thì khá đơn giản. Song, doanh nghiệp còn phải dựa trên số lượng tồn và nhu cầu mua hàng của khách để nhập kho. Thì cách kiểm kê tổng hàng sẽ khiến doanh nghiệp gặp khá nhiều rắc rối khi lựa chọn nhập thêm loại hàng, size hàng,…

7. Vấn đề sắp xếp hàng hóa thiếu khoa học

Kho hàng không được sắp xếp một cách khoa học khiến tình hình kho bãi luôn lộn xộn. Gây mất nhiều thời gian trong quá trình kiểm kê; xuất/ nhập hàng; hay bán hàng. Ngoài ra, điều này còn gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình xác định vị trí hàng hóa; thời gian nhập hàng; hoặc các mặt hàng đã lỗi mốt, hư hỏng;…

Sắp xếp hàng hóa khoa học được xem là là đệm lớn giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả. Một kho hàng được sắp xếp hợp lý, ngăn nắp theo trình tự sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm hàng hóa, tiết kiệm diện tích kho bãi; cũng như vấn đề kiểm kê hàng tồn kho cũng đơn giản và tối ưu hơn.

► Xem thêm: 4 Cách sắp xếp kho hàng giúp tiết kiệm thời gian tối đa

8. Sai sót trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Doanh nghiệp bạn vẫn đang kiểm kê tồn kho một cách thủ công với một chuỗi quy trình kiểm kê hàng tồn kho đầy rắc rối? Doanh nghiệp bạn phải đầy tư một lượng nhân công lớn với khoảng thời gian khá dài để kiêm kê hàng tồn kho? Quá trình kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp bạn nảy sinh nhiều sai xót khó kiểm duyệt? Tất cả điều này là do đâu?

Rõ ràng, sử dụng quy trình kiểm kê hàng tồn kho theo cách truyền thống đã khiến bạn gặp không ít rắc rối. Để cắt giảm hao phí thời gian; bạn nên tham khảo những quy trình kiểm tra hàng tồn kho tiêu chuẩn. Từ đó chỉnh sửa phù hợp với doanh nghiệp mình. Ngoài ra, bạn còn có thể tối ưu phương pháp kiểm kê hàng tồn kho bằng những phần mềm, công cụ hỗ trợ.

► Xem thêm: Hàng tồn kho và các bước xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả

9. Thiếu kiến thức trong việc bảo quản hàng hóa

Không chỉ vấn đề lưu kho và kiểm kê hàng hóa; bảo quản hàng hóa đúng cách cũng là một trong những phương pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa hao phí thất thoát do hư hỏng.

Điển hình như đối với những hàng thời trang hay may mặc thì mặt hàng chính là vải vóc và quần áo. Vì vậy, để giảm thiểu vấn đề hư hỏng chất lượng sản phẩm; nhà quản lý cần có những phương pháp quản lý chặt chẽ về nơi lưu trữ, những vật dụng lưu trữ,… để tránh làm hỏng, xước, hay mốc vải và quần áo.

Còn đối với doanh nghiệp thực phẩm, vấn đề bảo quản cần phải chú ý quan trọng đến: nhiệt độ; không gian lưu trữ; và cách sắp xếp hàng hóa. Nhằm đẩy nhanh tiêu thụ những sản phẩm/ nguyên liệu cận hạn sử dụng; và hạn chế tối đa vấn đề ẩm mốc, thiếu vệ sinh trong bảo quản sản phẩm.

Để đảm bảo quy trình quản lý kho hàng được thực hiện đúng đắn; nhà quản lý cần chú trọng đào tạo nhân viên kho đầy đủ kiến thức về mặt kĩ thuật; cũng như đảm bảo đầy đủ trách nhiệm và tinh thần tự giác khi quản lý kho hàng.

10. Không tự động hóa kiểm kê bằng phần mềm

Khi doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho bằng excel hoặc công cụ truyền thống; doanh nghiệp sẽ lãng phí khá nhiều thời gian và hao phí cho những rắc rối trong kiểm kê. Theo đó, một số nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng: ngay cả một nhà khai thác dữ liệu chuyên nghiệp cũng dễ dàng mắc lỗi trong 1/300 ký tự nhập tay. Vì vậy, khi quản lý kho hàng bằng phương pháp nhập liệu truyền thống; doanh nghiệp có thể rất dễ tạo ra những sai phạm khác nhau. Mà đôi khi, những sai phạm này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu chung của doanh nghiệp.

Thay vào đó, một phần mềm quản lý kho hàng thông minh lại có thể cho phép doanh nghiệp kiểm kê hàng hóa dễ dàng. Khi phần mềm này cho phép nhiều người dùng đăng nhập và theo dõi các mặt hàng cùng lúc tại ở nhiều vị trí khác nhau. Cũng như cho doanh nghiệp cái nhìn tổngquan về quá trình quản lý; tình hình vận chuyển thời gian xuất/ nhập; và tình trạng đơn hàng của nhiều mặt hàng khác nhau.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý kho giúp được gì cho doanh nghiệp?

Kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả với phần mềm ASOFT-WM

Phần mềm ASOFT-WM với sứ mệnh giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý kho hàng; chắc chắn sẽ là một người bạn trung thành với doanh nghiệp trên con đường phát triển bền vững. Một số hiệu năng mà phần mềm ASOFT-WM mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến như:

• ✔ Quản lý xuất/ nhập/ tồn hàng hóa
• ✔ Quản lý hàng tồn kho dựa theo mã SKU tự động
• ✔ Quản lý kế toán kho với công nghệ phân tích thông minh
• ✔ Số lượng sản phẩm tồn kho được xác định minh bạch
• ✔ Cập nhật báo cáo chi tiết theo ngày/ tháng/ quý/ năm/… thông qua nhiều dạng: Excel, Dashbroad, dữ liệu,…
• ✔ Giao diện đơn giản, đề cao tính thực dụng
• ✔ Tích hợp API đa kênh đa chiều giúp doanh nghiệp quản lý mọi lúc mọi nơi
• ✔ …

Với kinh nghiệm hơn 18 năm đồng hành cùng 3.000 doanh nghiệp trong và ngoài nước. ASOFT chắc chắn sẽ là một người bạn đáng tin cậy; vững vàng kinh nghiệm trong tư vấn và triển khai phần mềm quản lý kho hàng cho doanh nghiệp.

Để được tư vấn chi tiết về phần mềm quản lý kho hàng ASOFT-WM nói riêng và các giải pháp công nghệ ứng dụng trong quản lý doanh nghiệp nói chung. Mời quý vị cùng Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: SKU là gì? Doanh nghiệp có biết cách đặt mã SKU để tối ưu hiệu quả quản lý kho?

Ban Biên Tập ASOFT.