► Xem thêm: 10 Sai lầm nghiêm trọng trong kiểm kê hàng tồn kho mà doanh nghiệp cần lưu ý

1. Thông minh khi sắp xếp vị trí kho hàng để quản lý kho hàng hiệu quả

Một trong những việc đầu tiên cần quan tâm đó là phải sắp xếp kho hàng, bố trí lại đồ đạc trong kho một cách thông minh; giúp cho quá trình nhặt hàng/tìm kiếm diễn ra thuận lợi. Việc này mặc dù quan trọng nhưng lại thường bị các doanh nghiệp ít chú trọng và hay ngó lơ. Dẫn đến hậu quả là các công việc nhặt hàng/tìm kiếm hàng sau này trở nên khó khăn; thậm chí tạo nên căng thẳng với các nhân viên ở đây.

Nhằm giảm thiểu những khó khăn và giúp quản lý kho hàng hiệu quả; doanh nghiệp cần lưu ý vài điều sau đây:

• ✔ Các sản phẩm, mặt hàng trong kho được sắp xếp theo mức độ tần suất tìm kiếm và mức độ có liên quan
• ✔ Thiết lập những nguyên tắc sắp xếp với tất cả nhân viên. Thống nhất rõ ràng và phổ biến để mọi người cùng nắm và thực hiện.

2. Dán nhãn và mã hàng cho từng sản phẩm

Dán nhãn và mã hàng từng sản phẩm trong kho là một việc làm hết sức cần thiết để quản lý kho hàng hiệu quả. Thông thường, các doanh nghiệp thường sẽ đóng hàng vào các kiện, hộp để bảo quản chúng. Nhờ có việc dán nhãn mà quá trình tìm kiếm, nhặt hàng diễn ra nhanh và chính xác hơn. 

3. Cần kiểm tra kỹ về số lượng và thông tin hàng khi xuất kho

Sự sai lệch về số lượng hàng hóa thường xuyên xảy ra ở giai đoạn xuất nhập kho hàng hóa. Nguyên nhân có thể là do sai sót từ người kiểm hàng ít kinh nghiệm, đếm sai số lượng hàng được nhập hoặc xuất kho. Do đó, để quản lý kho hàng hiệu quả, tránh các sai lầm thường xảy ra này; thì người chịu trách nhiệm chuyển hàng cần phải có phiếu ghi nhận. Nhân viên kho cần phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng hàng hóa xuất nhập kho ít nhất 2 lần trước khi kho nhận phiếu. Sau đó sẽ được so sánh số lượng với phiếu chuyển. Nếu trùng khớp thì số lượng hàng hóa này mới chính thức được ghi nhận; và chuyển thẳng vào kho hàng.

Bên cạnh đó, cần phải có sự thống nhất trước khi chuyển hàng; để nhân viên kho chuẩn bị trước công việc, dành thời gian cho việc xuất nhập hàng. Tránh tình trạng khi xuất nhập kho, không có ai giám sát.

4. Giao việc cụ thể cho từng nhân viên để quản lý kho hàng hiệu quả

Ở các doanh nghiệp sở hữu nhiều kho hàng và các kho hàng rộng; thì việc quản lý nên được phân chia thành nhiều tầng quản lý khác nhau; và từng mảng việc nhỏ sẽ có những người quản lý riêng. Nhân viên khi được giao trách nhiệm riêng sẽ ý thức được hơn về việc làm của mình; đặc biệt là đối với các nhân viên chưa có hoặc ít kinh nghiệm quản lý kho. Tránh được tối đa việc hàng hóa bị thất thoát. Góp phần làm công tác quản lý kho hàng hiệu quả hơn.

► Xem thêm: Hàng tồn kho và các bước xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả

5. Thực hiện kiểm kho định kỳ

Sau một thời gian nhất định (thông thường sẽ là 1 tháng); nhân viên cần kiểm kê toàn bộ kho một lần để chắc chắn các số liệu khớp nhau, cũng như tìm ra các lỗi và sửa đổi. Việc này góp phần làm quá trình lưu kho được diễn ra hiệu quả hơn.

6. Sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả

Cho dù đã làm đầy đủ các công việc quản lý kho ở trên; nhưng trên thực tế doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng thêm một phần mềm quản lý kho hiệu quả. Ngày xưa, các doanh nghiệp đa phần quản lý kho bằng Excel. Nhưng hiện nay, với sự phát triển như vũ bão của các ứng dụng và phần mềm quản lý; rất nhiều doanh nghiệp đã suy xét và quyết định lựa chọn các phần mềm quản lý kho đơn giản, thân thiện với người dùng; nhưng vẫn đảm bảo quản lý kho hàng hiệu quả.

7. Lắp camera giám sát

Đây gần như là điều bắt buộc. Vì chủ doanh nghiệp không phải lúc nào cũng có mặt ở nhà kho nên vấn đề theo dõi kho hàng từ xa rất cấp thiết. Thông qua thiết bị này, doanh nghiệp có thể nắm được tình hình hoạt động diễn ra ra sao. Trong trường hợp bị trộm đột nhập hay mất cắp, doanh nghiệp cũng có thể trích xuất dữ liệu từ camera để trình báo và phục vụ công tác điều tra.

8. Sử dụng thẻ kho

Thẻ kho được dùng cho mỗi loại sản phẩm khác nhau và được nhân viên bán hàng hoặc nhân viên quản lý kho thường xuyên cập nhật số liệu. Đây là một loại sổ tờ rời; mục đích dùng để theo dõi biết được số lượng hàng hóa đã xuất/nhập kho hay còn tồn trong kho. Nhờ vậy mà trong trường hợp có sai lầm xảy ra; doanh nghiệp dễ dàng tìm ra chỗ sai phạm để xử lý nhanh chóng, quản lý kho hàng hiệu quả hơn.

9. Quản lý kho hàng hiệu quả bằng cách xây dựng quy trình quản lý khoa học

Quy trình quản lý kho là một chuỗi các hoạt động cần thực hiện trong công tác quản lý kho; nhằm phục vụ cho các hoạt động diễn ra suôn sẻ và trôi chảy nhất. Doanh nghiệp cần đặt câu hỏi: Khi nhập/xuất hàng thì cần thực hiện các bước nào? Tuần tự thực hiện như thế nào? Do ai trực tiếp làm hay chịu trách nhiệm?

Mỗi công ty tùy vào tính chất hàng hóa và quy mô hoạt động mà sẽ có những quy trình quản lý kho khác nhau. Nhưng cho dù như thế nào cũng cần phải thống nhất quy trình này càng sớm càng tốt; và nhân viên cần phải tuân thủ theo để hạn chế sai sót và công việc diễn ra hiệu quả.

10. Sử dụng các dịch vụ lưu trữ

Dịch vụ lưu trữ là cách thuê một hay một số đơn vị kiểm soát kho hàng; thay doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả. Nói đơn giản hơn, dịch vụ này cung cấp các kho hàng và các điều kiện đủ tiêu chuẩn để lưu trữ hàng hóa ở trạng thái tốt nhất. Nhờ vậy mà doanh nghiệp không cần bỏ phí ra để đầu tư cho việc xây dựng; hay thuê mặt bằng, kho bãi và nhân sự quản lý kho. Và cũng không cần phải thực hiện các công việc như quy hoạch sắp xếp, lắp camera, kiểm tra vệ sinh hàng. Vì mọi vấn đề sẽ do bên được thuê chịu trách nhiệm thực hiện.

11. Tổ chức nhân sự cẩn thận

Hàng hóa trong kho bị thất thoát thường có 2 nguyên nhân chính: nội bộ và ngoại bộ. Trong đó tỷ lệ hàng bị thất thoát do nguyên nhân nội bộ thường sẽ cao hơn. Vì vậy, doanh nghiệp khi tuyển dụng và giao việc, cần phải lựa chọn những người có lý lịch rõ ràng, đáng tin cậy. Ngoài ra cũng cần quy rõ trách nhiệm từng người; để tránh việc đùn đẩy trách nhiệm cho nhau khi xảy ra thất thoát.

12. Vẽ sơ đồ lưu trữ để kiểm soát

Sơ đồ kho hàng là một trong những thứ cần thiết để quản lý kho hàng hiệu quả. Kho hàng càng rộng thì càng cần sơ đồ kho chi tiết. Căn cứ vào sơ đồ kho, người quản lý có thể nắm được vị trí của các khu vực kho và các kệ hàng có sẵn trong kho; để linh động thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế, tăng hiệu quả khai thác kho hàng.

► Xem thêm: Sơ đồ kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ – Phiên bản đơn giải và chuẩn nhất 2021

13. Quy hoạch kho theo từng khu vực

Đây là một trong những công việc cần quan tâm ngay từ khi sử dụng kho để quản lý kho hàng hiệu quả; tránh lãng phí thời gian sau này. Cụ thể kho hàng cần được bố trí, sắp xếp theo từng khu vực riêng. Hàng hóa sẽ được sắp xếp vào các vị trí này tùy theo tính chất và mức độ bán chạy trên thị trường. Ví dụ như với các loại hàng hóa được nhập xuất thường xuyên; thì nên đặt ở các tầng thấp và các khu vực gần cửa ra vào để dễ tiến hành xuất nhập kho.

14. Sử dụng phương pháp FIFO và LIFO để quản lý kho hàng hiệu quả

FIFO (first in – first out) là phương pháp xuất trước những hàng hóa được nhập vào trước. Thường sẽ được áp dụng khi hàng hóa có thời gian sử dụng ngắn như sản phẩm công nghệ, thực phẩm, bánh kẹo,… Theo đó, các kệ chứa hàng cần được ưu tiên bố trí cho thông thoáng và khoa học, để thuận tiện xuất nhập.

LIFO (last in – first out) là phương pháp xuất trước những hàng hóa được nhập vào sau. Nhằm đảm bảo cập nhật kịp thời về giá, cân đối chi phí. Thường dùng cho những hàng hóa có thể giữ được trong thời gian lâu như vật liệu xây dựng.

15. Nguyên tắc “Việc hôm nay chớ để ngày mai”

Theo đó, để quản lý kho hàng hiệu quả thì mọi công việc đều cần được tiến hành theo lịch trình, không nên hoãn lại nếu không có lý do đặc biệt và hợp lý. Trước khi nhập kho cần dọn dẹp để tạo không gian cho việc xuất nhập hàng. Khi hết ngày, cần dọn dẹp lại kho hàng. Mọi việc này giúp tạo thói quen làm việc tốt cho nhân viên, tăng sự hứng thú về công việc cho nhân viên.

Tạm Kết

Bài viết trên đã tóm tắt lại 15 nguyên tắc quản lý kho hàng mà các doanh nghiệp cần ghi nhớ. Ngoài ra, cung cấp thêm một thông tin hữu ích là hiện nay, các doanh nghiệp đã không còn quản lý kho bằng excel hay các cách thủ công nữa. Thay vào đó, họ chuyển sang sử dụng hẳn các phần mềm chuyên dụng cho quản lý kho bãi. Một trong những phần mềm quản lý hiệu quả nhất đang được tin dùng là phần mềm ASOFT – POS; vì hệ thống đảm bảo cung cấp mọi tính năng cho công việc quản lý kho bãi.

Song song đó, phần mềm quản lý kho này còn được kết hợp chặt chẽ với hệ thống phần mềm của các bộ phận liên quan; nhằm kiểm soát được chính xác số lượng hàng hóa đang có trong kho. Các bộ phận có liên quan như kế toán, bán hàng,… cũng đều có thể dễ dàng kiểm tra được số lượng hàng tồn trong kho; giúp cho việc buôn bán hàng hóa được diễn ra thuận lợi hơn.

Để được tư vấn chính xác về các giải pháp và phần mềm quản lý cho doanh nghiệp bạn; Đăng ký ngay hoặc liên hệ Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: 4 Cách sắp xếp kho hàng giúp tiết kiệm thời gian tối đa

Ban Biên Tập ASOFT