► Xem thêm: Tìm hiểu nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa và phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả

Sắp xếp kho hàng giúp được gì cho doanh nghiệp?

Sắp xếp kho hàng khoa học được xem là công việc quan trọng nhất trong quá trình quản lý hàng hóa tại doanh nghiệp.

Đặc biệt là đối với thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay; nhu cầu mua sắm trực tuyến tại các sàn thương mại điện tử ngày càng tăng cao. Thì vấn đề lưu trữ, xuất/ nhập hàng hóa được xem là một trong những điểm then chốt để tối ưu trải nghiệm khách hàng.

Hãy tưởng tượng, nếu một khách hàng nhận được gói hàng móp méo; hay hàng hóa bên trong không đúng với đơn hàng mua; hay điển hình nhất là trường hợp giao hàng lâu do thất lạc đơn hàng;… Thì rõ ràng lúc này, khách hàng sẽ có những trải nghiệm không tốt về doanh nghiệp. Nếu rơi vào trường hợp khách hàng dễ tính, có thể doanh nghiệp chỉ lắng nghe những lời phàn nàn của khách hàng. Nhưng nếu trường hợp này rơi vào các khách hàng khó tính; thì có khi, họ sẽ lan truyền những tin tức gây hại cho doanh nghiệp. Gây mất bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp; hay nghiêm trọng hơn là ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu trong tương lai của doanh nghiệp.

Vì vậy, có thể nói sắp xếp kho hàng một cách khoa học và hợp lý là một trong những vấn đề tối quan trọng của doanh nghiệp. Nhờ đó, việc tìm kiếm hay kiểm định số lượng hàng hóa trở nên dễ dàng và tối ưu hơn. Giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa thất thoát; loại trừ các hao phí phát sinh do quá trình quản lý yếu kém.

Một số phương pháp sắp xếp kho hàng hiệu quả

Nhằm giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những thất thoát và thiệt hại do quá trình quản lý hàng hóa yếu kém gây nên. ASOFT đã tổng hợp được một số phương pháp quản lý hàng hóa tối ưu như sau:

1. Sắp xếp kho hàng dựa theo theo mã SKU

Mã SKU (Stock Keeping Unit) tức chỉ mã nội bộ của sản phẩm. Loại mã này bao gồm ký hiệu cho mã hàng và những con số đã được doanh nghiệp quy định trước nhằm giúp nhân viên dễ dàng nhận biết và theo dõi.

Khi doanh nghiệp tối ưu hóa hàng hóa theo mã SKU; nghiệp vụ bán hàng và quản lý hàng hóa cũng trở nên đơn giản hơn với các hiệu năng chủ yếu như:

• Mã SKU hỗ trợ doanh nghiệp định danh sản phẩm. Giúp việc quản lý bán hàng và quản lý hàng hóa hiệu quả hơn
• Mã SKU được tạo theo mỗi sản phẩm với chủng loại khác nhau. Giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận diện các phiên bản sản phẩm ngay cả khi chưa nhìn thấy chúng
• Mã SKU được tạo ra để doanh nghiệp quản lý đơn giản hơn và dễ dàng theo dõi số lượng tồn. Giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hết hàng hay thất thoát hàng hóa
• Mã SKU được xem là điểm mấu chốt liên kết các sản phẩm giữa các kênh khi doanh nghiệp bán hàng đa kênh
• Mã SKU giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm chi phí đầu tư phần cứng nhưng vẫn đảm bảo quản lý kho hàng hiệu quả

Nhìn chung, sắp xếp kho hàng theo mã SKU giúp nhân viên theo dõi và nhận diện mặt hàng đơn giản; khi chỉ cần đi đến đúng khu vực có loại mà và tìm kiếm sản phẩm.

► Xem thêm: SKU là gì? Doanh nghiệp có biết cách đặt mã SKU để tối ưu hiệu quả quản lý kho?

2. Sắp xếp theo nguyên tắc FIFO: “Hàng nhập trước xuất trước”

Hàng nhập trước xuất trước (FIFO – First In First Out) được biết là một nguyên tắc kế toán khi quản lý nhập và xuất kho. Áp dụng nguyên tắc FIFO để sắp xếp kho hàng giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa lượng sản phẩm tồn kho cũ. Bởi vì theo nguyên tắc này; khi nhập hàng mới về thì các lô hàng được lưu trữ trước đó sẽ được đẩy lên đầu tiên để được tiêu thụ trước.

Nguyên tắc FIFO đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cần chú trọng thời hạn sử dụng như thực phẩm – đồ uống; mỹ phẩm; dược phẩm;… Hay các các sản phẩm cần chú trọng đến xu hướng xã hội như: thời trang; quần áo – giày dép;… Hoặc các sản phẩm công nghệ, được cập nhật liên tục và nhanh chóng bị lỗi thời như: tivi; điện thoại; máy tính bảng; laptop;…

Các sản phẩm này đòi hỏi lượt tiêu thụ phải được đẩy nhanh hết mức có thể. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không đẩy mạnh tiêu thụ những sản phẩm cũ trước; thì vấn đề thua lỗ vì sản phẩm quá hạn sử dụng, lỗi mốt, lỗi thời,… chỉ là vấn đề thời gian. Và đương nhiên, điều này không chỉ khiến doanh nghiệp thất thoát doanh thu; mà còn phải chi trả một khoản chi phí không nhỏ để tiêu hủy hay thanh lý khối lượng hàng tồn kho lâu năm.

3. Sắp xếp theo nguyên tắc LIFO: “Hàng nhập sau xuất trước”

Hàng nhập sau xuất trước (LIFO – Last In First Out) là một nguyên tắc phổ biến. Nguyên tắc này đã được áp dụng hiệu quả trong các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh các mặt hàng hàng khó hư hỏng; hay không đòi hỏi chú trọng yêu cầu cao về tính thười thượng hay hạn sử dụng. Điển hình như các doanh nghiệp kinh doanh các nhóm ngành thuộc lĩnh vực vật liệu như: than đá; thép; gỗ; gạch; vật liệu xây dựng;…

Khi ứng dụng nguyên tắc LIFO, doanh nghiệp có thể ưu tiên tiêu thụ những mặt hàng có đơn đặt hàng nhiều hay giá trị cao; mà không lo lắng những sản phẩm cũ bị hư hỏng hay lỗi mốt.

Ngoài ra, sắp xếp kho hàng theo nguyên tắc LIFO còn giúp doanh nghiệp tức thời tiêu thụ sản phẩm dựa trên thời giá trên thị trường. Bằng cách so sánh thời giá với chi phí đầu ban đầu để cân đối và sản xuất với mức giá phù hợp.

4. Sắp xếp kho hàng bằng cách ứng dụng Pallet

Pallet (hay còn gọi là kệ kê hàng) là một công cụ có cấu trúc phẳng; có chức năng như một đơn vị lượng tải giúp doanh nghiệp di chuyển sản phẩm và sắp xếp kho hàng một cách hiệu quả. Các Pallet thường được sản xuất bằng gỗ. Tuy nhiên, vẫn có một số loại Pallet được làm bằng kim loại; nhựa; giấy; vật liệu tái chế;… Tùy theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Nhìn chung, sắp xếp hàng hóa bằng cách sử dụng pallet sẽ mạng cho doanh nghiệp một số lợi ích như:

• – Hạn chế tối đa vấn đề hư hỏng hay vỡ, bể hàng hóa
• – Hạn chế tối đa ẩm mốc từ đất nhờ sản phẩm được kê cao trên các Pallet
• – Dễ dàng di chuyển hàng hóa với số lượng lớn
• – Dễ dàng nâng cả pallet chứa hàng lên các kệ hoặc xe tải – Container
• – Đảm bảo bảo quản hàng hóa một cách khoa học và cơ giới hóa
• – Tiết kiệm tối đa công sức lao động từ bốc xếp thủ công, và làm tăng cao hiệu suất lao động tăng
• – Tiết kiệm không gian lưu trữ nhờ sử dụng hệ thống giá đỡ nhiều tầng
• – …

Sắp xếp hàng hóa dựa trên nền tảng là các Pallet giúp doanh nghiệp dễ dàng cố định hàng hóa. Cũng như đơn giản hóa vấn đề bốc xếp, vận chuyển hay lư trữ hàng hóa trong kho. Dựa vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp; có thể lựa chọn những loại Pallet khác nhau. Đảm bảo tiết kiệm chi phí và chất lượng luân chuyển và lưu trữ hàng hóa nhất có thể.

► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất quản lý với phần mềm quản lý xuất nhập kho

Một số lưu ý quan trọng khi sắp xếp kho hàng

Để sắp xếp hàng hóa một cách hiệu quả nhất. Doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý một số vấn đề sau:

Nói không với trèo lên kệ hàng

Bất cứ kệ hàng nào cũng không thể chịu đựng sức nặng quá lớn từ một phía. Vì vậy, nếu có một cá nhân nào cố tình trèo lên kệ hàng dù bất cứ lý do gì; cũng có thể khiến kệ hàng dễ đổ vỡ vì thiếu cân bằng tọng lực.

Hãy nhớ rằng, các sản phẩn trên các Pallet đều là tài sản quý gái của doanh nghiệp. Vì vậy, hãy nói tuyệt đối không với vấn đề trèo lên Pallet. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các loại thang để hỗ trợ trèo lên cao; khi có nhu cầu kiểm kê hoặc lấy hàng.

Đảm bảo hàng không chất quá cao gây che khuất tầm nhìn

Chất hàng hóa quá cao là nguyên nhân chính khiến nhân viên bị che khuất tầm nhìn. Dẫn đến tình trạng khó tìm kiếm hàng hóa. Vì vậy, sắp xếp hàng hóa ở độ cao vừa phải sẽ giúp việc quan sát và quản lý hàng hóa được thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn.

Mặt khác, vấn đề sắp xếp hàng hóa chất chồng quá cao cũng làm mất thẩm quan kho hàng; khiến kho hàng trông trật chội và khó kiểm soát hơn.

Hạn chế sắp xếp hàng hóa ở khu vực gần cửa ra vào

Khu vực cửa ra vào là khu vực tiếp xúc gần nhất với thời tiết; vì vậy, nó dễ nhận lấy các tác động xấu do thời tiết mang lại. Để hạn chế tối đa các ảnh hưởng từ thời tiết đến hàng hóa; doanh nghiệp nên sắp xếp hàng ở những khu vực tránh xa cửa ra vào và cửa sổ.

Đặc biệt là với những mặt hàng cần đảm bảo yêu cầu quan trọng về độ ẩm không khí hay các tác động từ thời tiết. Chẳng hạn như: Thời trang; trang sức; thực phẩm; dược phẩm; công nghệ;… Là những sản phẩm cần đặc biệt chú trọng vấn đề bảo quản nhất.

Tạm Kết

Ở bài viết này, ASOFT đã nên ra 4 cách quản lý hàng hóa hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Trong đó bao gồm những phương pháp phù hợp với từng đặc thù riêng. Tuy nhiên, nếu chỉ quản lý bằng cách sắp xếp thù công cũng chưa thể khiến doanh nghiệp tối ưu nghiệp vụ quản lý kho bãi. Vấn đề cấp thiết là doanh nghiệp cần phải có một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp; hỗ trợ theo dõi và kiểm soát chính xác nhất các vấn đề xuất/ nhập và lưu trữ hàng hóa.

Và để tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm quản lý kho hàng ASOFT-WM; mời quý doanh nghiệp Đăng ký ngay Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý kho giúp được gì cho doanh nghiệp?

Ban Biên Tập ASOFT.