► Xem thêm: Quy trình quản lý công việc có vai trò gì đối với doanh nghiệp?

Quy trình công việc là gì?

Để hiểu và nắm được các yếu điểm do nhà quản lý chưa thể quản lý được quy trình công việc; cũng như lý do mà các nhà quản lý lớn cần thiết phải có sự hỗ trợ của công cụ quản lý quy trình. Đầu tiên, ta phải có cái nhìn tổng quan về “quy trình công việc”. Vậy quy trình công việc là gì? Có nhiều cách lý giải khác nhau về quy trình công việc. Song, chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản như sau:

Quy trình công việc là một chuỗi những quy định, hướng dẫn thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chí cụ thể. Được đặt ra nhằm mục đích giúp công việc được tối ưu hóa thời gian; nhân lực; cũng như tuân thủ các nguyên tắc, quy định chung của công ty chủ quản.

Nếu quy trình được xử lý tốt, doanh nghiệp có thể đạt được những ích lợi to lớn như:

• ✔ Nâng cao hiệu quả làm việc toàn doanh nghiệp
• ✔ Đảm bảo công việc được thực hiện trơn tru, không ngắt quãng
• ✔ Cắt giảm một khoảng hao phí lớn cho những hoạt động không cần thiết
• ✔ Tạo ra những đột phá trong công việc; là bước đệm giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế
• ✔ Giảm tối đa các vấn đề rủi ro trong quá trình vận hành

Tuy nhiên, không phải “tất cả con đường đều trơn láng”. Các doanh nghiệp đều sẽ gặp phải nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành quỳ trình công việc. Vậy vấn đề phát sinh là gì? Doanh nghiệp sẽ gặp những rắc rối thế nào khi chưa quản lý được quy trình công việc?

Doanh nghiệp sẽ gặp những rắc rối nào khi chưa thể quản lý quy trình công việc?

Áp dụng quy trình vào công việc là một điều vô cùng cần thiết mà tất cả các doanh nghiệp đều phải làm. Tuy nhiên, một doanh nghiệp khi vận hành; không thể chỉ sử dụng một quy trình duy nhất mà cần đến cả một “hệ thống quy trình”. Tức có nghĩa, họ phải vận hành rất nhiều quy trình khác nhau. Quy trình này đan xen quy trình kia; quy trình kia chồng chéo quy trình nọ;… các công đoạn làm việc ít nhiều đều phải có sự liên kết. Vì vậy, rất khó để có thể quản lý quy trình một cách trơn mượt. Rất nhiều các rắc rối sẽ phát sinh khi nhà quản lý chưa thể quản lý tốt quy trình công việc doanh nghiệp. Có thể kể đến các rắng rối như:

• ✔ Khó kiểm soát được tiến độ làm việc của nhân viên
• ✔ Không có cái nhìn bao quát toàn doanh nghiệp
• ✔ Không thể thống kê được kết quả chung của phòng ban, nhóm làm việc
• ✔ Nhân viên dễ quên việc
• ✔ Nhà quản lý phải thường xuyên đốc thúc, nhắc nhở nhân viên
• ✔ Quy trình quá rắc rối, nhiều vấn đề trùng lặp xảy ra
• ✔ Một bước sai trong quy trình sẽ dẫn đến hệ lụy chung cho nhiều vấn đề khác
• ✔ Dễ xảy ra tranh cãi trong nội bộ do hệ lụy của việc không kiểm soát được quy trình
• ✔ …

Lúc này, phương hướng giải quyết cấp thiết chính là: Doanh nghiệp cần công cụ quản lý quy trình công việc để tối ưu hóa những rắc rối chung của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên lựa chọn công cụ quản lý quy trình công việc như thế nào?

Như đã phân tích phía trên, chúng ta thấy rằng mỗi doanh nghiệp đều phải sở hữu một hệt thống quy trình quản lý công việc. Song, việc quản lý các quy trình này không phải là một việc dễ dàng. Rất nhiều các thách thức đặt ra. Yêu cầu về sự đồng bộ, thống nhất trong quy trình trở thành vấn đề nhức nhối. Giữa bối cảnh đầy thách thức đó, các nhà lập trình đã nghiên cứu và sáng tạo ra các công cụ quản lý quy trình công việc. Với mong muốn giúp các doanh nghiệp hệ thống hóa quy trình; vận hành công việc trơn tru, dễ dàng hơn.

Ở thời đại số 4.0 hiện nay; việc tìm kiếm cho mình một công cụ quản lý quy trình không khó. Song, trước khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm. Doanh nghiệp nhất định phải tìm hiểu về các thế mạnh nổi bật của phần mềm quản lý quy trình. Từ đó, làm cơ sở để đưa ra quyết định sáng suốt nhất.

Thế mạnh nổi bật của công cụ quản lý quy trình là gì?

Sử dụng công cụ quản lý quy trình mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung, nổi bật nhất vẫn là 5 thế mạnh nổi bật sau:

1. Công cụ quản lý quy trình giúp nắm bắt tiến độ công việc

Chỉ với những cái “click chuột”, nhà quản lý đã có thể nắm bắt được tiến độ làm việc của toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp. Trong đó, bao gồm cả việc quản lý dự án chung; quản lý công việc cụ thể; quản lý các task nhỏ lẻ;…

Nhờ có công cụ quản lý quy trình, nhà quản lý còn có thể nắm rõ từng chi tiết thực hiện của công việc. Điển hình như công việc nào đã được lập kế hoạch; đã được thực đến bước nào; mức độ thực hiện công việc như thế nào; thời gian hoàn thành dự kiến; thời gian hoàn thành thực tế; chêch lệch trong thời gian thực hiện; chi phí công việc; chi phí phát sinh;…

Ngoài ra, ở một số phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp; còn được tích hợp khả năng thích ứng cao trên nhiều giao diện. Tích hợp công nghệ API của các đầu mạng lớn trên thế giới. Giúp phần mềm hoạt động trơn mượt trên cả các giao diện như: Trình duyệt Web; Mobile App; Máy tính bảng;… Và còn cả chế độ online/ offline; tránh các trường hợp mất điện bất ngờ, gặp vấn đề gián đoạn,…

► Xem thêm: Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả với mô hình BPM

2. Tính năng “nhắc nhở” của công cụ quản lý quy trình

Mỗi dự án đề sẽ có các bước thực hiện công việc; trong mỗi bước thực hiện lại có những công việc riêng lẻ hơn. Để kiểm soát thời gian thực hiện công việc đúng quy định nhất; các nhà lập trình phần mềm quản lý quy trình đã tích hợp các tính năng cảnh báo thời gian. Cho cả người quản lý và người thực hiện đều có thể theo dõi. Báo cáo này sẽ giúp các bên liên quan có thể biết được công việc nào đã lố hạn thời gian; công việc nào đến giờ vẫn chưa xử lý;…

Ngoài ra, list công việc được thể hiện trực quan trên màn hình. Mỗi bước thực hiện đều sẽ được ký hiệu bằng các màu sắc khác nhau. Giúp người dùng dễ nắm bắt được tiến độ thực hiện của từ công việc cụ thể. Cũng như phân biệt được công việc nào quan trọng, cần ưu tiên; và cả công việc nào ít được ưu tiên hơn.

3. Tích hợp bảng hướng dẫn làm việc theo quy trình vào hệ thống

Nếu như doanh nghiệp quản lý quy trình công việc bằng những phương pháp “cổ truyền”; việc thay đổi nhân sự thường xuyên sẽ gặp phải nhiều rắc rối về mặt thời gian và công sức. Theo đó, mỗi khi có nhân sự nghỉ việc và được thay thể bởi nhân sự khác; nhà quản lý đều phải tổ chức hướng dẫn công việc lại từ đầu. Điều này sẽ chẳng có vấn đề gì quá khó khăn nếu bạn quản lý các doanh nghiệp nhỏ lẻ; với quy mô nhân viên chỉ trên dưới 10 người. Nhưng chắc chắn sẽ là một chuyện không hề đơn giản; nếu quy mô nhân sự của bạn lên đến hàng trăm, hàng nghìn người.

Tích hợp các bảng hướng dẫn công việc vào công cụ quản lý quy trình; sẽ góp phần giúp doanh nghiệp hạn chế tiêu tốn thời gian và công sức cho việc training nhân sự. Đồng thời, hỗ trợ nhân sự mới có thể tìm hiểu chuyên sâu về doanh nghiệp; về các công việc cụ thể; cũng như những kinh nghiệm khắc phục sự cố mà người đi trước để lại. Dễ dàng tra khảo, dễ dàng làm việc mà không phải làm phiền quá nhiều đến cấp trên.

4. Quy trình làm việc minh bạch, tổng quan, dễ nắm bắt

Các công việc của người dùng được cập nhật thường xuyên và chi tiết trên phần mềm. Hỗ trợ nhà quản lý có thể kiểm soát một cách minh bạch, công khai và có cái nhìn tổng quan nhất. Hạn chế tối đa các công việc ngoài giờ; thời gian rỗi; thời gian chết;… Hạn chế tiêu hao thời gian của nhân sự nhất có thể.

Nếu không có công cụ quản lý rõ ràng; nhà quản trị khó có thể nắm bắt được thời gian làm việc thực tế của người dùng. Khi xảy ra các vấn đề lỗi như: công việc đi chệch hướng; công việc chậm trễ; công việc “ảo”;… nhà quản lý cũng khó lòng nắm bắt kịp thời để đưa ra hướng giải quyết chính xác nhất.

5. Nhiều phân hệ hỗ trợ tiết kiệm thời gian, chi phí cho công việc

Ngoài các thế mạnh nổi bật của công cụ quản lý quy trình mà chúng ta đã tham khảo phía trên; vẫn còn có rất nhiều công dụng khác hỗ trợ cho doanh nghiệp kiểm soát quy trình công việc như: Phân tích tự động; các đề xuất từ công cụ; hỗ trợ kiểm duyệt dự án theo từng đặc thù riêng của doanh nghiệp;…

Bằng cách sử dụng sự hỗ trợ của các công nghệ mới, máy móc, phần mềm,… Các doanh nghiệp cũng hạn chế tối đa thời gian, chi phí và cả công sức cho các hoạt động công việc. Bởi, từ nay chỉ cần một cái “click chuột”; các doanh nghiệp đã có thể kiểm soát toàn bộ doanh nghiệp trên diện rộng. Hiểu rộng và hiểu sâu về các vấn đề khó khăn, hạn chế cũng như ưu điểm, thế mạnh; của từng nhân viên hay từng phòng ban cụ thể.

ASOFT – Hỗ trợ “gỡ rối” doanh nghiệp với công cụ quản lý quy trình tối ưu

Với hơn 18 năm “chinh chiến” trong giới lập trình; ASOFT đã tích lũy được vô số linh nghiệm trong quá trình hợp tác cùng hơn 3.000 doanh nghiệp trong và ngoài nước. Chúng tôi luôn tự tin hiểu được những điểm khó khăn trong nhiều lĩnh vực. Với đội ngũ tư vấn viên đa tài và đội ngũ kĩ thuật viên chuyên sâu kinh nghiệm. Chúng tôi chắc chắn sẽ “gỡ rối” thành công các vướng mắt của doanh nghiệp. Với cam kết làm tới cùng – nếu chưa có kết quả thì sẽ làm MIỄN PHÍ cho đến khi có kết quả; chúng tôi luôn mong muốn hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động tối ưu với những nền móng công nghệ tốt nhất, hiện đại nhất.

Để được tư vấn chi tiết hơn về các sản phẩm của ASOFT. Mời quý doanh nghiệp Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất với giải pháp quản lý công việc

Ban Biên Tập ASOFT