► Xem thêm: 10 Sai lầm to lớn trong quá trình quản lý dự án đến từ sự chủ quan

1. Thiếu cái nhìn toàn diện khi sử dụng Email làm công cụ quản lý công việc

Trong một quy trình dự án nói riêng, và trong việc điều hành một doanh nghiệp nói chung; doanh nghiệp luôn phải nắm bắt được tổng quan hoạt động và hiệu suất công việc. Đây là vấn đề tiên quyết trong quản lý giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện; từ đó đưa ra những kế hoạch phát triển chỉnh chu và tức thời nhất.

Tuy nhiên, Email lại không thể đáp ứng cho các doanh nghiệp nhu cầu này. Khi sử dụng Email làm công cụ quản lý công việc; doanh nghiệp chỉ có thể nhận được những “mảnh” báo cáo dự án rời rạc. Dự án nhỏ thì khả năng “chắp ghép” còn có thể xảy ra. Nhưng thử hỏi, nếu quy mô dự án lên đến hàng trăm, hàng nghìn “mảnh ghép” thì làm sao doanh nghiệp có thể “chắp ghép” từng mảnh nhỏ công việc lại?

Không chỉ là vấn đề thời gian, việc làm này còn khiến doanh nghiệp tiêu hao quá nhiều nhân lực, công sức; tạo ra nhiều loại chi phí hoạt động, chi phí máy móc, chi phí phát sinh,… Và quan trọng nhất! Không ít thì nhiều, không sớm thì muộn – công cụ quản lý công việc mang tên “Email” chắc chắn sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến các dự án nói riêng; và toàn thể doanh nghiệp nói chung.

2. Email – công cụ quản lý công việc gây nhập nhằng khi phân quyền xử lý

Có một sự thật là: Không ai muốn đứng ra chịu trách nhiệm khi chưa được chỉ đích danh. Dù muốn dù không, chúng ta cũng phải chấp nhận một điều rằng “trách nhiệm” trong công việc sẽ luôn bị đùn đẩy khi có vấn đề sai sót. Mà nguyên nhân dẫn đến sự đùn đẩy này lại bởi việc phân quyền xử lý quá nhập nhằng và thiếu tính cụ thể hóa đối tượng.

Bằng hình thức phân quyền công việc qua công cụ Email; các doanh nghiệp thường có thói quen gửi cho một nhóm nhân sự hoặc gắn thẻ thêm nhiều người liên quan bằng tính năng “Cc”. Lẽ đương nhiên, khi nhân được một văn bản không có đích danh cụ thể; không được phân quyền nhóm chịu trách nhiệm chính và nhóm hỗ trợ. Nhân viên sẽ có nhiều lý do để thoái thác trách nhiệm; đùn đẩy công việc cho nhau.

Đó là chưa kể đến các vấn đề rắc rối do phân quyền nhầm; phân quyền không đồng đều; phân quyền thiếu sót;… Bởi vì công cụ quản lý công việc – Emai – không thể cho doanh cái nhìn tổng quát về nhân sự triển khai.

3. Tệp đính kèm trong công cụ Email quá nhiều, khó nắm bắt, chọn lọc

Khi lựa chọn Email để làm công cụ quản lý công việc; tất nhiên tất cả các công việc đều sẽ được báo cáo trên nền tảng Email. Bao gồm luôn cả: Các loại đơn biểu; xuất/ nhập hàng; kiểm kê chi tiết; kho bãi;… Và đôi khi còn là: Đơn xin nghỉ việc; đơn xin tạm nghỉ; đơn xin đi trễ/ về sớm;… Và “một nghìn lẻ một” loại đơn biểu/ báo cáo khác nhau. Các báo cáo, đơn biểu này được gửi dưới dạng file đính kèm. Đôi khi là Excel; đôi khi là Word; đôi khi là Power Point; đôi khi là Hình ảnh;… Rất nhiều các loại thể khác nhau.

Tuy nhiên, vấn đề được đặt ra là: Với người gửi thì dễ thực hiện – nhưng còn người nhận thì sao?

Rõ ràng ta thấy một khó khăn lúc này rằng: Sẽ rất khó để “người nhận” có thể chọn lọc; sắp xếp các báo cáo theo từng loại thể. Với doanh nghiệp có ít nhân sự thì vấn đề này có lẽ còn khả quan; nhưng với những doanh nghiệp đang trên đà phát triển và mở rộng quy mô công việc. Đây chắc chắn là một rào cản “khổng lồ”; gây cản trở không ít đến sự phát triển của doanh nghiệp.

4. Số lượng Email rác “đồ sộ”, dễ gây nhầm lẫn trong tiến trình quản lý công việc

Một vấn đề đau đầu cho các chủ doanh nghiệp khi sử dụng Email làm công cụ quản lý công việc nữa là: Khối lượng Email rác; Email quảng cáo quá “đồ sộ”.

Trong khi Email công việc đang rối rắm, khó phân luồng thì doanh nghiệp lại còn phải đối mặt với các Email rác, Email quảng cáo từ nhiều nguồn gửi đến. Để xử lý vấn đề này, một số doanh nghiệp chọn cách chặn từng địa chỉ quảng cáo; một số doanh nghiệp lại chọn cách lọc, xóa các Email quảng cáo. Nhưng nói cho cùng, dù làm cách nào cũng xảy ra những ruit ro nhất định.

Với cách chặn các địa chỉ quảng cáo; doanh nghiệp phải thao tác liên tục và thường xuyên. Bởi, đâu chỉ có duy nhất một nhà quảng cáo; mà rất nhiều rất nhiều các nguồn quảng cáo từ các vấn đề doanh nghiệp khác nhau gửi đến. Doanh nghiệp không thể tốn quá nhiều thời gian biểu của mình cho việc chặn từng nhà quảng cáo được. Với cách xóa các tin nhắn quảng cáo; doanh nghiệp lại phải đối diện với một rủi ro lớn hơn: Xóa nhầm Email quan trọng!

Nhìn chung, dù lựa chọn cách ngăn chặn quảng cáo nào; doanh nghiệp cũng chịu một số rủi ro nhất định và tốn kém không ít thời gian.

► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất với giải pháp quản lý công việc

5. Công cụ quản lý công việc Email trở thành “tội đồ” khiến doanh nghiệp thường xuyên mất mác dữ liệu

Như một số trường hợp đã nói ở trên; Email bỗng chốc trở thành “tội đồ” khiến doanh nghiệp mất mác khá nhiều dữ liệu quan trọng. Vì xóa nhầm; vì gửi nhầm địa chỉ; vì “quên”; vì Email quá nhiều nên không thể lọc được dữ liệu;… Vô vàng những nguyên nhân khác nhau dẫn đến việc mất mác dữ liệu của doanh nghiệp.

Nghe thì có vẻ đây là vấn đề không quan trọng và khó xảy ra. Nhưng thực tế cho thấy, đã rất nhiều doanh nghiệp bị đánh mất dữ liệu bởi những thiếu sót trong cách quản lý. Dữ liệu nhỏ lẻ thì không vấn đề gì quan trọng. Nhưng đặt trường hợp đó là những hợp đồng lớn, những báo cáo liên quan trực tiếp đến nguồn lực doanh nghiệp,… Thì rõ ràng, đây không còn là một vấn đề mang tính chất “giả định” nữa.

Phía trên chỉ mới là những vấn đề liên quan đến tiến trình xử lý công việc của doanh nghiệp. Chưa kể đến các vấn đề mang tính nghiêm trọng hơn từ các nhóm nguồn bên ngoài như: Hack tài khoản doanh nghiệp; đánh cắp dữ liệu mật;… Và vô vàng những vấn đề rủi ro khác.

6. Báo cáo dự án qua Email làm tiến độ xử lý thiếu linh hoạt, tiến trình khó kiểm định

Một khó khăn khi xử dụng Email để xử lý công việc đó là: Công việc trì hoãn, đình trệ. Mà nguyên nhân là vì gì?
✔ Quên check Email
✔ Không thấy Email
✔ Email không thông báo
✔ Internet không hoạt động
✔ “Tưởng” đây là Email không quan trọng
✔ …

Đây không chỉ là “lý do” của nhân viên, mà đôi khi chính các nhà quản lý cũng gặp phải các vấn đề tương tự. Nhân viên và nhà quản lý khi phải xử lý một công việc qua Email thì phải tốn quá nhiều công sức và thời gian. Có thể cụ thể hóa vấn đề này bằng một ví dụ như sau:

Nhân viên đề xuất công việc bằng Email -> Nhà quản lý phê duyệt bằng Email -> Nhân viên triển khai gặp vấn đề và gửi Email hỏi nhà quản lý -> Nhà quản lý gửi Email trả lời nhân viên -> Nhân viên tiếp tục làm việc, hoàn thành và gửi Email kết quả cho nhà quản lý -> Nhà quản lý phái hiện lỗi sai và gửi Email lại cho nhân viên -> Nhân viên sửa lỗi và gửi Email lại cho nhà quản lý -> Nhà quản lý phê duyệt bằng Email

Chỉ mới giả định quy trình xử lý công việc mà chúng ta đã thấy rằng nó dài và khá rắc rối. Tính cả khoảng thời gian khấu trừ cho các vấn đề phát sinh như lỗi mạng, “quên”, Email không thông báo,… Thì có lẽ tiến trình công việc sẽ càng thêm miên man và không hồi kết.

7. Email “ăn cướp” quá nhiều quỹ thời gian của doanh nghiệp

Từ tất cả các vấn đề trên, rõ ràng ta thấy rằng bất cứ một công việc gì được xử lý bằng Email cũng tiêu tốn khá nhiều quỹ thời gian của doanh nghiệp.

Bỏ qua các rắc rối phát sinh do sử dụng Email, chỉ nói riêng về vấn đề thời gian; thì chúng ta phải chấp nhận một thực tế rằng: Công cụ quản lý công việc Email đã “ăn cướp” của các doanh nghiệp đến gần 50% quỹ thời gian thực tế.

Một số trở ngại thời gian khi sử dụng công cụ Email có thể kể đến như:
✔ Mất nhiều thời gian trống giữa báo cáo và phê duyệt
✔ Mất nhiều thời gian để tra cứu dữ liệu/ tập tin
✔ Mất nhiều thời gian xóa các Email không cần thiết
✔ Mất nhiều thời gian để liên kết các dữ liệu lại với nhau
✔ …

Dù rằng các doanh nghiệp luôn phải đấu tranh với thời gian để tạo ra các sản phẩm nhanh nhất, hiệu nghiệm nhất. Nhưng Email lại luôn ngăn chặn và “ăn cướp” thời gian của các doanh nghiệp. Vậy liệu rằng, Email có còn là một công cụ quản lý công việc phù hợp với thời đại 4.0 nữa hay không?

► Xem thêm: 4 Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả với giải pháp văn phòng điện tử

Thời thế thay đổi, hãy để Email nhường chỗ cho các công cụ quản lý chuyên nghiệp!

Qua các vấn đề thực nghiệm bên trên; ta thấy rằng Email không còn là một công cụ quản lý công việc hữu ích và phù hợp với các doanh nghiệp nữa. Thời đại thay đổi, công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ. Dưới bộ óc sáng tạo và thông minh của con người; nhiều phần mềm quản lý công việc dự án ra đời, phục vụ cho các doanh nghiệp với rất nhiều những nhu cầu riêng biệt.

Một phần mềm quản lý công việc hiểu quả luôn chắc chắn phải đem đến cho doanh nghiệp những tiện ích như:
✔ Kiểm soát tốt công việc định kỳ, công việc phát sinh
✔ Tiêu chuẩn hóa/ tự động hóa các dữ liệu công việc
✔ Phân quyền công việc minh bạch, rõ ràng
✔ Đảm bảo các chế độ theo dõi, giám sát công việc
✔ Giao diện thân thiện, phân luồng rõ ràng
✔ …

ASOFT – Nhà cung cấp phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp

Với hơn 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm; ASOFT luôn tự hào khi đã hỗ trợ, triển khai thành công cho hơn 3.000 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Chúng tôi luôn tự tin gửi đến quý doanh nghiệp những giải pháp tối ưu nhất; phù hợp với đặc thù doanh nghiệp nhất.

Ứng dụng nhiều công nghệ tiên tiến của thời đại 4.0; sản phẩm ASOFT-OO (ASOFT Online Office) luôn đảm bảo thân thiện với mọi thiết bị như trình duyệt Website, Mobile App,… Tích hợp các công nghệ như: cảm biến; định vị vị trí; nhận diện khuông mặt; tự động nhắn tin; phân tích dữ liệu theo Big Data;… Cũng như tích hợp API của 5 ông lớn đầu ngành (Google, Apple, Facebook, Amazon, Microsoft). Giúp người dùng có thể theo dõi công việc trực quan, chính xác, mọi lúc mọi nơi.

Để biết thêm chi tiết về Phần mềm Văn phòng điện tử – Online Office (ASOFT-OO), hoặc tư vấn – Demo miễn phí. Mời quý doanh nghiệp Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123. Xin cảm ơn!

► Xem thêm: Văn phòng điện tử – giải pháp không thể thiếu đối với các doanh nghiệp trong thời đại 4.0

Ban Biên Tập ASOFT