Cần chuẩn bị kỹ lưỡng, đầy đủ trước khi triển khai phần mềm ERP

Nhiều doanh nghiệp thường dành rất ít thời gian để chuẩn bị cho quá trình tiền triển khai như: yêu cầu phân tích nghiệp vụ chi tiết, Phân tích khoảng trống, chuẩn bị cơ sở vật chất, đội ngũ nhân viên, chi phí dự trù– thời gian triển khai hệ thống, tham vấn từ đội ngũ chuyên gia….Ở giai đoạn này, doanh nghiệp càng chuẩn bị chu đáo bao nhiêu thì việc triển khai phần mềm ERP  sẽ càng suôn sẻ và thành công bấy nhiêu.

Lập kế hoạch triển khai rõ ràng 

Trình tự triển khai một phần mềm ERP đã được nhà sản xuất, chuyên gia tư vấn thống nhất và có một kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn. Nếu doanh nghiệp muốn thay đổi, phải có sự tham vấn từ phía họ. Việc triển khai phần mềm ERP theo trình tự các giai đoạn là việc vô cùng quan trọng. Thời gian triển khai phần mềm ERP khá lâu nên nhiều doanh nghiệp thường nỗ lực đẩy nhanh tiến độ. Họ bỏ qua hoặc thực hiện song song nhiều giai đoạn cùng 1 lúc, điều này sẽ dẫn đến việchỗn loạn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Lập kế hoạch triển khai rõ ràng 

Phân tích khả năng và nhu cầu của doanh nghiệp

Việc phân tích nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp quyết định các chức năng cần thiết mà phàn mềm ERP cung cấp. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu của hệ thống, các hoạt động, lợi nhuận kinh doanh..của doanh nghiệp. Vì vậy nên trước khi quyết định chọn hệ thống phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc tư vấn từ các chuyên gia ERP.

Đẩy mạnh chất lượng nhân sự

Người dùng phần mềm ERP đóng vai trò quyết định trong sự thành công của dự án ERP. Họ đã có khoảng thời gian dài làm việc trên các hệ thống cũ . Việc so sánh giữa cái cũ và cái mới là điều không thể tránh khỏi. Chính vì vậy, việc hướng dẫn, đào tạo thích hợp sẽ khiến người sử dụng cảm thấy thoải mái, từ đó nhanh chóng thích nghi với ứng dụng mới của phần mềm ERP. Ngoài ra, người quản lý còn phải làm cho họ thấy được lợi ích mang lại từ hệ thống mới và những lợi ích mà nhân sự nhận được, tiếp thu được từ hệ thống này. Từ đó, ngăn chặn những rủi ro phản kháng, cắt được nguồn lực dư thừa và phần mềm sẽ phát huy toàn bộ hiệu quả với các chức năng của mình.

Tính đồng bộ giữa các phân hệ

Khi doanh nghiệp tập hợp các nhà cung cấp phần mềm ERP khác nhau để thực hiện các phân hệ khác nhau, cần phải lưu ý rằng điều này có thể khiến hệ thống quản trị toàn diện doanh nghiệp của công ty chẳng khác gì một bức tranh chắp vá nếu sản phẩm dịch vụ mà đơn vị cung cấ đem đến không tương thích. Chọn một nhà cung cấp hay nhiều nhà cung cấp cho toàn bộ hệ thống đều phải đảm bảo rằng tất cả các phân hệ trong phần mềm ERP đều đồng bộ, tương thích và có thể tích hợp với nhau. Và sẽ tuyệt vời hơn nữa nếu hệ thống linh hoạt, đơn vị cung cấp sẵn sàng mở rộng, thay đổi theo nhu cầu phát triển sau này của doanh nghiệp. 

Tính đồng bộ giữa các phân hệ

Việc triển khai 1 phần mềm ERP cần nhiều thời gian, công sức cũng như tiền bạc. Nên bên cạnh sự nỗ lực của các thành viên trong đội dự án thì sự quan tâm hỗ trợ từ người quản lý không chỉ đẩy nhanh tiến độ triển khai mà còn giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định hiệu quả, kịp thời. Hơn nữa, việc những người sử dụng nhanh chóng thích nghi cũng giúp phần mềm ERP nhanh chóng phát huy được sức mạnh của nó.  

Việc áp dụng phần mềm ERP vào công tác quản lý của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả mọi nguồn lực của mình. Tuy hệ thống này không phải là công cụ giúp doanh nghiệp tạo ra doanh thu hàng năm, nhưng nó chính là chìa khóa trong việc gia tăng lợi nhuận và cơ hội, tạo đà cho tổ chức phát triển bền vững.

► Xem thêm: Khó khăn của doanh nghiệp nhỏ trước những đổi mới công nghệ của thời đại 4.0

Chọn đơn vị cung cấp phần mềm ERP như thế nào?

Đơn vị cung cấp phần mềm ERP uy tín

Việc đầu tư vào phần mềm ERP chiếm một phần chi phí không hề nhỏ đối với một doanh nghiệp. Để khoản đầu tư được hiệu quả, doanh nghiệp nên chọn những đơn vị cung cấp giải pháp đã có chỗ đứng trên thị trường. Tìm hiểu và đưa ra các so sánh đánh giá từ nhiều khía cạnh là điều cần thiết khi lựa chọn đơn vị giúp hỗ trợ triển khai hệ thống ERP.

Giá cả hợp lý

Yếu tố này là một bài toán khó mà doanh nghiệp cần phải lưu tâm. Thông thường một phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp ERP có giá khá cao. Vì thế,  ngoài việc đánh giá uy tín của nhà cung cấp, doanh nghiệp cần phải cân đối khoản chi phí với những lợi ích thu được từ phần mềm ERP mà mình được cung cấp.

Giải quyết được những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải

Mỗi doanh nghiệp có một quy mô, cách thức hoạt động khác biệt nhau. Vì thế, để tìm kiếm một nhà cung cấp hiểu và có những giải pháp theo từng vấn đề riêng biệt là điều vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, bản thân đơn vị cung cấp không thể hiểu được các nhu cầu được đề nghị nếu như doanh nghiệp không hỗ trợ cung cấp thông tin cho họ. Doanh nghiệp cần cung cấp cho các đơn vị tư vấn và triển khai phần mềm những yêu cầu cụ thể của mình đối với một hệ thống phần mềm ERP. Từ đó họ sẽ xây dựng các đề xuất, kế hoạch tương ứng để doanh nghiệp tham khảo, cân nhắc.

Giải quyết được những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải

Tạm Kết

Bài viết trên đã cung cấp cho quý bạn đọc những thông tin về chức năng của phần mềm ERP và những lưu ý khi sử dụng hệ thống. Ngoài ra, nếu quý khách hàng quan tâm đến các vấn đề phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ; quản trị quan hệ khách hàng; quản lý nhân sự và tiền lương… Mời quý vị xem chi tiết tại đây:

• → Phần mềm Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ASOFT-ERP
• → Phần mềm Quản trị doanh nghiệp nhỏ và vừa ASOFT – SME
• → Một số hệ thống phần mềm khác của ASOFT.

Nếu quý khách hàng cần hỗ trợ tư vấn thêm và demo miễn phí: đăng ký ngay. Hoặc liên hệ hotline: 1900 6123.

Ban Biên Tập ASOFT