► Xem thêm: Quy trình quản lý công việc có vai trò gì đối với doanh nghiệp?

Điểm qua những dự án thất bại trên thế giới

Case-study từ quản lý các dự án xây dựng…

Vào thập niên 1820, khi xây dựng tuyến đường sắt từ Liverpool đến Manchester; George Stephenson đã bội chi 45% so với dự toán; và nhiều lần bị trễ hạn do tuyến đường đi qua đầm lầy Chat Moss nguy hiểm.

Hay việc xây dựng sân vận động Wembley – thành đường của bóng đá Anh có nguy cơ đổ vỡ. Khi Multiplex – đơn vị thi công của Úc thú nhận đang ngày càng lỗ nặng. Do giá thép đột ngột tăng gấp đôi trong năm 2004; và cần thêm nhân công để đảm bảo công trình hoàn tất kịp thời cho chung kết FA vào tháng 5 năm sau.

Sự kiện khánh thành rầm rộ của đường ống dẫn dầu dài 1.770 km chạy qua Azerbaijan, Gruzia và Thổ Nhĩ Kỳ cũng là một dữ án trễ hạn nhiều tháng của tập đoàn BP. Tuy dầu đã đi vào đường ống tại Baku, những phải mất đến 6 tháng nữa đường ống mới đầy. Không chỉ thế, dự án này cũng đã bội chi 5-10% so với dự toán.

…Đến case-study quản lý các dự án công nghệ thông tin

Những dự án xây dựng thường bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau là thế; nhưng những dự án công nghệ thông tin cũng chẳng khá hơn; về cả thời hạn và cả mục tiêu công việc.

Một dự án trị giá 6 tỷ bảng nhằm đưa hồ sơ y tế của 50 triệu người anh lên mạng đã bội chi quá nhiều và bị trì hoãn liên tục nhiều tháng. Thậm chí, trong lịch sử, FBI đã phải từ bỏ một dự án CNTT nội bộ trị giá 170 triệu đô la sau 2 năm triển khai với hàng loạt trục trặc.

Với những dự án CNTT, Standish Group nhận định rằng trong năm 2022; chỉ có 35% dự án như thế thành công. Tính trung bình, các dự án đã bị bội chi 56% so với dự toán; và kéo dài 70% lâu hơn so với kế hoạch ban đầu.

Điều nào dẫn việc quản lý dự án thất bại?

Trung bình mỗi ngày trên thế giới có hàng chục dự án thất bại. Cùng tìm hiểu về nguyên nhân dẫn đến các thất bại này nhé.

✔ Năng lực quản trị của nhà quản lý dự án

Mỗi dự án luôn có đến hàng trăm, thậm chí hàng ngàn đầu mục công việc khác nhau; liên quan đến hàng chục nhân sự. Những công việc này chồng chéo nhau và ảnh hưởng, tác động đến nhau vô cùng phức tạp. Chính vì thế mà gây ra không ít khó khăn trong quản trị, theo dõi và khắc phục vấn đề.

Quản lý dự án không hề dễ dàng, nếu nhà quản trị không có năng lực và kinh nghiệm. Khối lượng công việc khổng lồ trên sẽ nhanh chóng vây hãm, khiến quỹ đạo dự án dần trì trệ, và đi trật hướng. Phân chia công việc, quản lý tiến độ và chất lượng để nắm được tổng thể vận hành dự án là 3 yếu tố quan trọng trong quản trị dự án.

✔ Tác động từ môi trường xung quanh

Giống như dẫn chứng từ công trình xây lại sân vận động Wembley – dự án thất bại được cho là do ảnh hưởng từ việc tăng giá thép chóng mặt và thay đổi về thời hạn dự án; tác động từ môi trường xung quanh là không thể dự đoán được. Điển hình như thời gian gần đây, tác động tiêu cực từ đại dịch Covid-19 là một ví dụ. Ảnh hưởng của nó đến nền kinh tế không hề nhỏ; và trên diện rộng. Khiến không ít doanh nghiệp rơi vào khủng hoảng, rối ren và phá sản. Chắc chắn, các dự án cũng không nằm ngoài tầm ảnh hưởng.

Đây là những yếu tố mà không ai có thể lường trước được toàn bộ. Nhưng các nhà quản trị có thể lường trước các rủi ro ấy; để có các phương án đối phó phù hợp. Cụ thể, khi lên kế hoạch, nhà quản trị dự án cần nhận định và quản lý các rủi ro có khả năng phát sinh từ môi trường; có khả năng gây ảnh hưởng đến thành công của dự án. Tiếp theo đó là xây dựng các phương án dự phòng, phản ứng nhanh khi gặp vấn đề và tim ra hướng đi để xử lý các tình huống phát sinh. Sau đó cân nhắc dự trù ngân sách phù hợp.

✔ Lời “nói điêu” của các nhà thầu dự án phần mềm

Các nhà thầu dự án – nhằm trúng thầu đã đưa ra những kế hoạch “quá lạc quan” so với khả năng thực tế có thể đạt. Hoặc đấu thầu với giá trị thấp mà không đảm bảo được chất lượng, cũng như tiến độ của dự án.

Đây là một hiện thực thường thấy ở hầu hết các doanh nghiệp theo hình thức đấu thầu. Sự “nói khống” này không chỉ khiến kết quả cuối cùng của dự án thất bại, gây ra nhiều hao phí phát sinh; mà theo một khía cạnh nào đó, việc này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của thành phẩm và hiệu quả ứng dụng của thành phẩm ấy trong tương lai. Nhất là đối với các dự án xây dựng, hậu quả để lại là vô cùng nghiêm hiểm.

► Xem thêm: Lập kế hoạch quản lý dự án từ 4 bước cơ bản

Tương lai của quản lý dự án

✔ Chức danh Giám đốc Quản lý dự án

Nếu như trước kia, các doanh nghiệp không chú trọng vào việc tuyển dụng và đào tạo những nhân sự chuyên nghiệp để quản lý dự án; thì một phát hiện gần đây cho thấy rằng 3 phần 4 công ty Châu Âu có tuyển dụng giám đốc để quản lý dự án.

Cách đây ba năm, Hội đồng Quản trị của Siemens (Đức) đã triển khai một chương trình toàn cầu để cải tiến công tác quản lý dự án của mình. Bởi họ đã phát hiện một điều rằng, gần nửa lợi nhuận thu về của toàn bộ doanh nghiệp xuất phát từ những hoạt động mang tính chất giống như một dự án công việc. Bên cạnh đó tính toán rằng nếu toàn bộ những dự án này có thể hoàn tất đúng hạn và đúng dự toán, lợi nhuận của hãng có thể tăng được thêm 3 tỉ euro (3,7 tỉ đô-la Mỹ) trong ba năm. Bằng cách lập ra các giám đốc dự án để quản trị các nhóm kinh doanh của doanh nghiệp. Nhằm tạo ra thử thách; cũng như kiểm soát mọi hoạt đông hay lời hứa quá mức của họ.

Ở gian đoạn công nghệ đang trên đà phát triển vượt bậc như hiện nay. Thì các Giám đốc dự án phải thật sự rất đa năng. Không riêng về vấn đề kỹ năng quản lý chuyên nghiệp; các vị giám đốc này còn cần phải hiểu biết thông thạo về công nghệ. Nhằm ứng dụng chuyên sâu và thông thạo các công cụ thông minh vào hoạt động quản trị dự án công việc chung; hướng đến tính hiệu quả toàn năng. Đó cũng là sự ra đời của Phần mềm Quản lý Công việc Dự án phổ biến hiện nay.

✔ Các công ty Quản lý Dự án

Hiện nay, xuất hiện càng nhiều các doanh nghiệp tập trung vào việc tổ chức và điều phối dự án. Họ không còn là nhà sản xuất hay cung ứng dịch vụ đơn thuần; mà tập trung vào chuyên môn quản trị của mình. Đó chính là Hoạch định và quản lý dự án cho các công ty khác. Với thế mạnh chuyên môn và kinh nghiệm; các công ty Outsource này dần trở thành xu hướng lựa chọn của các doanh nghiệp.

Một ví dụ cho điều này:

• – Coca-Cola đã giao phần lớn hoạt động đóng chai và tiếp thị cho doanh nghiệp bên ngoài. Hiện này hãng này gần như là một tập hợp những dự án được kiếm soát bởi nhiều doanh nghiệp bên ngoài khác nhau.
• – Công ty sản xuất xe của Đức BNW xem mỗi dòng xe mới là một dự án riêng biệt
• – Tập đoàn tài chính Capital One có một nhóm đặc nhiệm chuyên xử lý các “dự án” sát nhập và mua lại các công ty.

Đối với các công ty trên; quản lý dự án đã trở thành một công cụ cạnh tranh quan trọng. Một số công ty còn gọi đó là một năng lực cốt lõi của mình.

✔ Các công cụ Quản lý dự án

Song song với việc đào tạo tư duy và con người; các ứng dụng, công cụ hỗ trợ quản lý dự án là một phân khúc được phần lớn doanh nghiệp quan tâm. Sở dĩ như thế, là do văn hoá và cách nhìn nhận về “dự án” của các doanh nghiệp dần có chuyển biến. Trong doanh nghiệp, bất kể quy mô lớn hay nhỏ; đều có những nhóm công việc được xem là dự án. Nhờ sự phân chia và phân rõ ấy, công việc trong doanh nghiệp được vận hành đồng bộ và hướng đến mục tiêu chung dễ kiểm soát. Và các doanh nghiệp dần quan tâm đến các công cụ hỗ trợ quản lý dự án.

Với nhiều tên gọi khác nhau như: Phần mềm quản lý công việc dự án; hệ thống hoạch định nguồn lực; phần mềm quản lý dự án,… Các công cụ trên đều có những chức năng phổ biến như: Quản lý, phân chia công việc; Hoạch định tiến độ, nguồn lực và theo dõi với biểu đồ Grantt, WBS,.. Kiểm soát tiến độ với hệ thống báo cáo, thống kê theo thười gian thực,..

Tạm Kết

Quản lý Dự án không còn là vấn đề mới mẻ và to tát nữa. Bởi bất kì công việc gì cũng là một Dự án cần phải quản trị tốt. Khả năng quản trị dự án cũng là một tiêu chí quan trọng với mỗi doanh nghiệp; nhất là trong giai đoạn CNTT như hiện nay.

Để được tư vấn về các giải pháp phần mềm; Đăng ký ngay, Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Sơ đồ Grantt – Công cụ quản lý dự án đắc lực cho doanh nghiệp

Ban Biên tập ASOFT.