Chuẩn bị ngân sách phù hợp để đầu tư hệ thống ERP 

Trước khi xây dựng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần xác định và chuẩn bị sẵn nguồn ngân sách phù hợp để thực hiện. Chi phí triển khai phụ thuộc vào các yếu tố sau:

Phương thức triển khai ERP: Sử dụng hệ thống ERP điện toán đám mây, lưu trữ tại chỗ hay kết hợp cả hai.

Quy mô, đặc thù doanh nghiệp: Các hệ thống phần mềm ERP thường tính phí dựa vào số lượng người dùng. Do vậy quy mô doanh nghiệp khác nhau dẫn đến chi phí triển khai khác nhau.

Chuẩn bị ngân sách phù hợp để đầu tư hệ thống ERP 

Tình trạng sử dụng công nghệ: Doanh nghiệp đang dùng hệ thống công nghệ nào? Lượng dữ liệu nhiều hay ít? Dữ liệu đã được xử lý chưa? Người dùng cần tích hợp hệ thống ERP với những phần mềm khác không?

Khả năng tùy chỉnh: Nhiều doanh nghiệp có nhu cầu tùy chỉnh phần mềm ERP sao cho phù hợp với nhu cầu, đặc thù của tổ chức hoặc ngành kinh doanh 

►Xem thêm: Khác biệt của ASOFT ERP so với các phần mềm rời rạc?

Tối ưu quy trình quản lý doanh nghiệp

Trước khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần hiểu rõ về quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Nhà quản lý nên xem xét lại các quy trình trong từng phòng ban và tìm cách cải thiện. Hãy xây dựng bản đồ quy trình, kiểm tra từng bước đồng thời đảm bảo các bước không chồng chéo lẫn nhau. Khi đã có một quy trình quản lý phù hợp, việc triển khai phần mềm ERP sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.

Xác định nhu cầu, kỳ vọng thực tế 

Do chưa có kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP, chưa hiểu về hệ thống và xác định rõ đâu là những nhu cầu thực sự cần thiết đối với mình, nhiều doanh nghiệp đưa ra những kỳ vọng không thực tế. Nhà quản trị cần hiểu rõ về vai trò, chức năng, các tính năng của hệ thống ERP, cũng như xác định các khó khăn, thách thức mà phần mềm ERP có thể giải quyết được. Ngoài ra, nhà lãnh đạo cũng cần xác định phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai để phù hợp so với lộ trình phát triển từ 3- 5 năm nữa. 

Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm ERP chuyên nghiệp

Sau khi xác định rõ các vấn đề gặp phải, doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn đối tác triển khai phù hợp. Công ty cần dựa vào các yếu tố sau để lựa chọn đối tác triển khai phù hợp:

Năng lực: Đội ngũ tư vấn và triển khai có kiến thức và kỹ năng chuyên sâu về các giải pháp, cũng như am hiểu về các vấn đề của doanh nghiệp. 

Kinh nghiệm: Đã từng thực hiện các dự án cho các doanh nghiệp có cùng lĩnh vực, quy mô với công ty bạn.

Chi phí: Chi phí cho đội ngũ triển khai phải phù hợp với ngân sách mà doanh nghiệp đề ra.

Ngoài ra, bên triển khai cần hiểu rõ quy định, đặc điểm và văn hóa của công ty Việt Nam để đưa ra phương thức trao đổi, phối hợp và các phương án phù hợp cho doanh nghiệp. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu về các dịch vụ đi kèm do đối tác cung cấp như chăm sóc khách hàng, đào tạo sử dụng phần mềm, bảo trì,…

Nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp ASOFT ERP

Công ty ASOFT đã cho ra mắt hệ thống quản trị toàn diện doanh nghiệp ASOFT-ERP. Đây có thể xem là một công cụ tuyệt vời, hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển đổi số thành công. Với những ưu điểm như tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức; phần mềm được phát triển với nhiều tính năng ưu việt, giao diện bắt mắt. Hứa hẹn sẽ đem lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

Suy tính kỹ càng về việc tùy chỉnh giải pháp ERP

Khi đã xác đinh rõ các nhu cầu và mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp cần biết đâu là những tính năng mình cần có, liệu có cần tùy chỉnh hệ thống ERP nhiều hay không. Khi điều chỉnh lại các tính năng trong ERP, doanh nghiệp sẽ mất thêm thời gian và chi phí. Do đó, nhà quản lý cần xác định liệu việc tùy chỉnh hệ thống có phục vụ các nhu cầu và mục tiêu doanh nghiệp hay không? Liệu có cách nào đạt được mục tiêu đó đơn giản và nhanh chóng hơn không?

►Xem thêm: Thị trường ERP Việt Nam và định hướng ứng dụng ERP tại các Doanh nghiệp

Lựa chọn nhân sự phù hợp để tham gia triển khai hệ thống ERP

Việc triển khai giải pháp ERP tiến hành ở tất cả phòng ban của doanh nghiệp, đồng thời tác động đến mọi cấp bậc từ quản lý cấp cao, cấp trung đến nhân viên tác nghiệp. Công ty cần huy động nhân sự tham gia xây dựng hệ thống ERP trong một khoảng thời gian ngắn, khoảng từ 4 đến 6 tháng. Trong một dự án ERP, các vai trò tham gia thường bao gồm: 

Chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo

Đây là những người có thẩm quyền cao nhất để xác định các hoạt động, mục tiêu và phạm vi triển khai, như Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc… Họ hiểu đầy đủ các bộ phận và quy trình hoạt động của công ty. Chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo có vai trò: 

Đưa ra định hướng, mong muốn tổng thể.

Nhìn bức tranh toàn cảnh của hệ thống.

Quyết định về quy trình của doanh nghiệp.

Bộ phận kỹ thuật của doanh nghiệp

Thông thường là giám đốc công nghệ thông tin, quản trị dự án… Đây là những người đã nắm rõ công việc, hoạt động kinh doanh của công ty và có khả năng kết nối, phối hợp với những bộ phận khác để triển khai dự án. Bộ phận kỹ thuật doanh nghiệp sẽ có vai trò: 

Hỗ trợ người dùng và xử lý các vấn đề hệ thống.

Phối hợp với đơn vị triển khai ERP để được tư vấn về kỹ thuật.

Đưa ra tư vấn ban đầu cho ban lãnh đạo.

Lựa chọn nhân sự phù hợp để tham gia triển khai hệ thống ERP

Chuyên viên tư vấn

Họ là những người của đối tác triển khai ERP, chuyên tư vấn và đưa ra các giải pháp công nghệ phù hợp cho các doanh nghiệp. Chuyên gia tư vấn đóng vai trò cực kỳ lớn đối với dự án ERP. Thông thường, họ sẽ thực hiện các hoạt động bao gồm:

Tư vấn nghiệp vụ và kỹ thuật.

Hỗ trợ người điều hành doanh nghiệp trong việc đưa ra định hướng và quy trình.

Tư vấn rủi ro và hướng dẫn người dùng.

Đội ngũ vận hành

Đội ngũ vận hành thuộc doanh nghiệp, có vai trò triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Họ sẽ là người sử dụng hệ thống ERP đầu tiên trong công ty. Trong một dự án, đội ngũ vận hành thường đảm nhiệm các công việc gồm:

Thao tác trực tiếp, đưa ra những ý kiến và đóng góp thực tế.

Báo lỗi và đề xuất cải thiện tính năng.

Bám sát quy trình triển khai hệ thống ERP

Để đảm bảo triển khai hệ thống ERP thành công, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình triển khai ERP do chính nhà cung cấp giải pháp ERP đã đề ra. Quy trình này được xây dựng dựa trên các nghiên cứu và kinh nghiệm đã được tích lũy trong một thời gian dài. Đây đều là những quy trình chuẩn nhất mà công ty cần thực hiện theo để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn doanh nghiệp. Việc ứng dụng quy trình chuẩn lúc triển khai ERP sẽ đem đến những lợi ích sau: 

Đảm bảo việc triển khai và vận hành hệ thống ERP hiệu quả hơn.

Cắt giảm các khoản chi phí và nguồn lực cho việc nghiên cứu và xây dựng quy trình triển khai hệ thống.

Hạn chế các rủi ro phát sinh từ hệ thống.

Quản lý thời gian chặt chẽ

Trong quá trình triển khai, để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, doanh nghiệp cần theo sát quá trình thực hiện và quản lý thời gian chặt chẽ. Nhà quản lý hãy yêu cầu đơn vị xây dựng hệ thống báo cáo tình trạng dự án định kỳ từng tuần. Việc có một phương pháp phối hợp, làm việc với đối tác triển khai hệ thống sẽ đảm bảo dự án được hoàn thiện trong khoảng thời gian theo kế hoạch đã đề ra. 

Đào tạo và triển khai hệ thống

Đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ vận hành của doanh nghiệp để sử dụng hệ thống thành thạo. Sau đó, những nhân sự này sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận tình trạng hệ thống. Cuối cùng, khi hệ thống được đảm bảo sẽ được đưa vào sử dụng, dự án sẽ đưa vào giai đoạn chuyển đổi để vận hành chính thức. Đội ngũ vận hành sẽ lên kế hoạch và đào tạo người dùng cuối – những nhân viên của doanh nghiệp. 

Phương pháp này sẽ giúp các nhà quản lý kiểm soát tốt và làm chủ hệ thống. Họ sẽ trực tiếp đào tạo và hướng dẫn cho người mới về hệ thống khi có sự thay đổi về nhân sự. 

►Xem thêm: Lợi ích nổi bật của ERP đối với mọi doanh nghiệp Việt Nam

Tạm kết 

Công ty Cổ phần ASOFT, với 19 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp giải pháp ERP cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước; tự tin khẳng định chất lượng các dự án trên thực tế và nhận được công nhận của hơn 3.200 quý khách hàng. ASOFT  cam kết cung cấp cho quý đối tác các giải pháp và phần mềm quản trị doanh nghiệp tối ưu nhất; theo phương châm “Bán giải pháp, không bán phần mềm”. Quý khách hàng có thể đăng ký thông tin TẠI ĐÂY; để nhận thêm những thông tin về các giải pháp mà ASOFT cung cấp.

Để được tư vấn chi tiết hơn liên quan đến đặc thù doanh nghiệp, Đăng ký ngay; hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123

Ban biên tập ASOFT.