► Xem thêm: 7 Nguyên nhân khiến Email không thể trở thành công cụ quản lý công việc trong thời đại 4.0

Đại dịch Covid-19 là một cú hích lớn quan trọng; mang xu hướng làm việc từ xa trở thành một sự chuyển đổi tất yếu. Tuy nhiên, mô hình mới mẻ này lại gây ra nhiều vướng mắc và trở ngại hơn; nhất là đối với thị trường Việt Nam – vốn chưa sẵn sàng về nhân lực và vật lực cần thiết cho sự thay đổi này.

Theo nghiên cứu của Nicolas Bloom & James Liang, các nhân viên khi làm việc từ xa cảm thấy hạnh phúc hơn; ít khả năng nghỉ việc hơn và năng suất làm việc cao hơn; so với các nhân viên khi làm việc tại văn phòng. Vậy điều quan trọng dành cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay; đó là tiếp cận đúng, xây dựng đúng và vận hành đúng mô hình Work From Home thông qua việc cải thiện 3 yếu tố nòng cốt được đề cập trong bài viết sau đây.

1. Xây dựng văn hóa làm việc từ xa Work-From-Home

Làm việc từ xa sẽ mang đến các nhân viên tâm lý thoải mái; thoát ly khỏi không khí căng thẳng của văn phòng và sự giám sát từ những người khác. Điều này có vẻ sẽ mang tính tiêu cực nhiều hơn là tích cực – nếu nhân viên ấy không tự giác và tự tạo động lực cho bản thân mình. Đây cũng là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đang lo lắng; nhất là khi không thể kiểm soát nhân viên trước mắt nữa, và nỗi lo khi hiệu suất làm việc bị giảm sút.

Tuy nhiên, điều này xuất phát từ các nguyên nhân, hệ quả khác biệt. Nhưng điều đầu tiên, yếu tố con người sẽ mang tính quyết định hầu hết kết quả.

1.1. Yếu tố con người

Những cá nhân có khả năng thỏa sức vùng vẫy trong điều kiện làm việc biệt lập; phải là người được trau dồi về tư duy self-ownership – tự chủ, tự tạo động lực, tự chịu trách nhiệm. Khi chính nội tại mỗi nhân viên có “quyết tâm thật”, “ý chí thật” để làm việc; họ mới có thể toàn tâm toàn ý cống hiến cho công việc và doanh nghiệp; bất kể trong môi trường và hoàn cảnh nào.

Nhưng tất nhiên, không phải khi đã sở hữu những con người thật sự phù hợp ấy; thì bạn có quyền được ngồi rung chân và để mặc họ “tự bơi” trong bể công việc. Ngoài động lực nội tại, nhân viên cũng cần được thúc đẩy từ phía doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp cần làm rõ việc công việc được ghi nhận như thế nào; và tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên một cách cụ thể, khách quan và liên tục.

Để làm được điều này, trước tiên, viêc phân chia công việc cho từng nhân viên phải được làm rõ; có thể theo nguyên tắc S.M.A.R.T; tức:
✔ S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu
✔ M – Measurable: Đo lường được
✔ A – Attainable: Khả năng có thể đạt được
✔ R – Relevant: Thực tế
✔ T – Time-Bound: Thời gian sẽ hoàn thành

Tiếp theo đó, hãy làm rõ việc đánh giá hiệu quả công việc sẽ thông qua các tiêu chí nào. Bằng việc xây dựng bộ KPI đo lường, bạn sẽ một cách tự nhiên thúc đẩy nhân viên hoàn thành công vuệc để đạt được KPI. Và đừng quên các hình thức ghi nhận, khen thưởng thành tíc; thông qua cách thức công khai, minh bạch bằng vật chất cũng như tinh thần.

1.2. Công cụ phù hợp với hoạt động làm việc từ xa

Một sai lầm thường thấy của các doanh nghiệp khi mới bắt tay vào triển khai mô hình làm việc từ xa; là có suy nghĩ mặc định nhân viên đã có sẵn trang thiết bị cần thiết giống như tại văn phòng. Nhưng thực tế thì không phải là tất cả đều sẵn sàng. Và chính sự thiếu hụt, thiếu đồng bộ về công cụ làm việc sẽ nhấn chìm hiệu suất cộng tác của tổ chức.

Bởi vậy, khi chuẩn bị tiến hành mô hình hoạt động từ xa; bạn cần nhanh chóng thực hiện form khảo sát trong nội bộ; để xác định đâu là những trang thiết bị còn thiếu mà nhân viên cần sử dùng. Nhìn chung, smartphone và laptop là 2 công cụ thiết yếu nhất cho mọi vị trí; nhưng một số cá nhân vẫn cần thêm những vật tư chuyên dụng; như: máy in cho chuyên viên pháp chế, webcam cho chuyên viên phỏng vấn tuyển dụng online, kết nối tổng đài ảo cho nhân viên sale/CSKH,…

1.3. Định hướng chính xác cho đội ngũ nhân viên

Trái ngược với mô hình làm việc truyền thống tại văn phòng; đội ngũ làm việc từ xa sẽ không có nhiều thời gian để kết nối với văn hóa và mục tiêu chung. Bởi vậy, bạn cần phải liên tục định hướng tư tưởng với tầm nhìn chung; đặc biệt là giá trị và sứ mệnh của doanh nghiệp. Để mọi hoạt động có thể diễn ra hiệu quả, hướng tới một kết quả thống nhất chung.

Theo đó, một cổng thông tin dành cho hoạt động truyền thông nội bộ nên được thực hiện đều đặn, liên tục cập nhật và bài bản nhất.

Khi hội tủ đủ 3 yếu tố: Tìm kiếm con người phù hợp; Cung cấp công cụ phù hợp và đảm bảo rằng họ nhìn được lối đi của công ty; lúc này văn hóa làm việc từ xa của doanh nghiệp mới thực sự hoàn thiện; và sẵn sàng đi vào vận hành để hỗ trợ nhân viên công tác hiệu quả.

► Xem thêm: Quản lý nguồn nhân lực hiệu quả trong môi trường làm việc công bằng

2. Xây dựng cách thức giao tiếp khi làm việc từ xa

Giao tiếp khi làm việc từ xa hiệu quả giúp nhân viên của bạn vui vẻ và ít bị áp lực hơn; nhưng nếu làm không đúng cách sẽ khiến luồng thông tin bị đứt gãy, mọi sự “không thông suốt”, đồng nghĩa với việc cộng tác giải quyết công việc cũng trở nên kém hiệu quả.

Vậy làm thế nào để giao tiếp khi làm việc từ xa hiệu quả?

2.1. Giao tiếp trong công việc hằng ngày

Trong giao tiếp thường nhật với đồng nghiệp, các ứng dụng chat miễn phí như Zalo, Facebook, Skype, Google Hangouts,… dường như là công cụ giao tiếp được sử dụng phổ biến nhất.

Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng, tất cả các ứng dụng chat đều được sinh ra với mục đích giao tiếp không trực tuyến đồng bộ (các cá nhân hoạt động ở những địa điểm và thời điểm khác nhau). Nhưng với khả năng truyền tải thông tin theo thời gian thực ngay lập tức; người dùng thường nhầm lẫn chúng với hình thức giao tiếp đồng bộ.

Hình thức giao tiếp không đồng bộ này khiến nhân viên liên tục phải trực chờ và kiểm tra tin nhắn; vô tình khiến những công việc quan trọng cần thiết họ đang làm bị ảnh hưởng. Giải pháp tốt cho vấn nạn này chính việc đội ngũ làm việc phải là phân tách rõ ràng mục đích và thời lượng giao tiếp khi làm việc từ xa. Như: Nhân viên không được phép nhắn tin ngoài lề trong nhóm chat chung công ty; hay là những tin tức hữu ích phải được gửi từ các đầu mối nhất định.

Lý tưởng nhất, công ty bạn nên có một khoảng không gian quản lý công việc hoàn toàn tách biệt. Như phần mềm quản lý công việc và dự án ASOFT-OO, mỗi nhân viên sẽ có một danh sách các công việc được giao; trong đó bao gồm các như thông tin mô tả, mức độ quan trọng, thời gian,…

Theo tiêu chí SMART. Bên trong từng công việc/nhiệm vụ, các nhân viên hỗ trợ và chịu trách nhiệm sẽ thảo luận chung về cùng nội dung. Nhằm hoàn thành công việc được giao thoe đúng kế hoạch.

2.2. Truyền đạt các thông báo chung quan trọng của công ty

Thông thường, các doanh nghiệp thường tạo và sử dụng các group chat Facebook; hoặc tạo nhóm chung trên Facebook để giao tiếp và tương tác chung. Tuy nhiên, đây cũng không phải là cách hay để truyền đạt các thông tin quan trọng; nhất là công việc. Ngoài việc nó rất nhanh bị trôi, quên sót, hay nhảy sang chủ đề khác; thì việc phải theo dõi thông báo từ các group Facebook dễ đưa nhân viên sao lãng qua Facebook và các vấn đề ngoài lề khác.

Theo đó, Email cũng tương tự. Dù không bị sao nhãng như công cụ MXH, nhưng email hoàn toàn có thể bị trôi; một số trường hợp email còn bị lạc vào các hòm thư spam, quảng cáo,… Khiến nhân viên bị bỏ lỡ các thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

Thay vào đó, một kênh truyền thông một chiều; được kiểm soát bởi công ty sẽ an toàn và hiệu quả hơn nhiều. Khi bạn sử dụng phần mềm quản lý công việc dự án ASOFT-OO; chức năng thông báo chung sẽ giúp bạn giải quyết vấn nạn này. Thông báo mới được cập nhật ngay trên Dashboard riêng của nhân viên; giúp nhân viên nhanh chóng truy xuất, tìm kiếm. Và hệ thống tự động thông báo khi có bất kỳ cập nhật/ hoạt đọng nào trên các công việc mà nhân viên ấy phụ trách.

3. Xây dựng quy trình làm việc từ xa hiệu quả

Ở yếu tố này, một vấn đề khiến các doanh nghiệp gặp khó trong việc hoạt động, làm việc từ xa; chính là tư duy cho rằng quy trình là phải chuẩn và phải cố định; và đã đưa ra quy trình thì 100% phải bám theo đó, không được linh động điều chỉnh. Đây chính là một suy nghĩ sai lầm nghiêm trọng; khi đặt trong tình huống của doanh nghiệp cần phải thích nghi với một mô hình làm việc hoàn toàn mới. 

Trên thực tế, quy trình phải luôn được cập nhật liên lục và chuẩn hóa liên tục. Khi có biến động thị trường (như ảnh hưởng từ đại dịch COVID-19); mô hình làm việc của công ty bị thay đổi; thì quy trình cũng phải thay đổi theo để tạo điều kiện cho nhân viên vận hành.

Những quy trình làm việc nhiều bước, phức tạp, chắc chắn khó lòng có thể được vận hành hiệu quả; trong môi trường từ xa, thiếu nhiều các tương tác vật lý. Quy trình mới để hỗ trợ bộ máy nhân viên, phải được cải tiến và tinh gọn lại, logic hơn; mới có thể đưa ra kết quả và giảm thiểu rủi ro khi work from home.

Một doanh nghiệp muốn cộng tác và làm việc từ xa hiệu quả; trước hết phải nhìn nhận được 3 yếu tố trụ cột về văn hóa – giao tiếp – quy trình. Và thông qua 3 yếu tố này; bạn sẽ không chỉ có thể hỗ trợ doanh nghiệp mình vượt qua tình trạng khủng hoảng; mà còn nhất thể biến tổ chức thành một cỗ máy vận hành chính xác, tinh gọn hiệu quả; có thể đối đầu được nhiều tình huống cấp bách khác trong tương lai.  

► Xem thêm: Phần mềm văn phòng điện tử – Liều thuốc thúc đẩy tinh thần chủ động cho nhân viên

Tạm kết

Đột ngột thay đổi mô hình làm việc chưa bao giờ là một nhiệm vụ dễ dàng đối với mọi doanh nghiệp. Đặc biệt là với bối cảnh tình huống bị động và gặp phải những thúc ép từ các yếu tố ngoại lực như thời gian gần đây. Vấn đề bất cập trong tiến trình cộng tác, làm việc đương nhiên là điều không thể tránh khỏi. Song, nếu bạn lựa chọn được những hướng đi đúng đắn và ‘trèo lái’ doanh nghiệp kịp thời. Thì, việc đưa tất cả hoạt động trở lại đúng nhịp điệu thông thường sẽ đơn giản hơn nhiều.

Hy vọng, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Giúp doanh nghiệp bạn vượt qua những khó khăn trong giai đoạn đầu Work From Home. Chúc bạn thành công!

Công ty Cổ phần ASOFT – Với 18 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý và tối ưu hóa nguồn lực.

Năng lực triển khai cho 3.000 doanh nghiệp trong đa dạng ngành nghề: Từ Thương mại – Dịch vụ, Khách sạn – Nhà hàng,… Đến các ngành sản xuất: Cơ khí, Dệt may, Gia công, Gỗ,… Với 40% doanh nghiệp FDI đến từ Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc,… ASOFT sẽ là đối tác đáng tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong chăng đường phát triển bền vững

Đăng ký ngay; hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT theo hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí.

► Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nhất định phải sở hữu phần mềm quản lý công việc dự án?

Ban Biên tập ASOFT