Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp là gì?

Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-on có khả năng tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất. Phần mềm tự động hóa từ A đến Z tất cả các hoạt động liên quan đến tài nguyên của doanh nghiệp, cụ thể là tài chính, kế toán, nhân sự, quan hệ khách hàng, hàng hóa,… Vì thế chúng còn được gọi là hệ thống ERP trong doanh nghiệp.

Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp là gì?

Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp được xây dựng với mục đích là tạo nên một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt giữa các phòng, ban, khâu hoạt động, tương tự như phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp, quản lý mua hàng, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…

► Xem thêm: Khó khăn của doanh nghiệp nhỏ trước những đổi mới công nghệ của thời đại 4.0

Các phân hệ chính của hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp

Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp giúp doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng trong hoạt động kinh doanh. Việc này trước đây được thực hiện bởi nhiều phần mềm độc lập nhỏ hơn, hoặc do nhiều đối tượng cá nhân theo dõi, quản lý. Việc ra đời phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như công sức trong quá trình quản lý.

Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp giúp doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng trong hoạt động kinh doanh

Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ có những phân hệ bao gồm:

Phân hệ Kế toán tài chính (Finance)

Phân hệ Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

Phân hệ Quản lý mua hàng (Purchase Control)

Phân hệ Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

Phân hệ Quản lý dự án (Project Management)

Phân hệ Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

Phân hệ Quản lý dịch vụ (Service Management)

Phân hệ Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

Phân hệ Báo cáo thuế (Tax Reports)

Phân hệ Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Ở một số hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp hiện đại sẽ có thêm giải pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ bao gồm: Thiết bị quét mã vạch, điện thoại di động, máy tính cầm tay,…

► Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ ASOFT-SME có tốt không?

Tiêu chí lựa chọn đơn vị triển khai hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp hiệu quả

Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp

Mỗi công ty, một ngành nghề lại có một quy trình làm việc, đặc thù sản xuất, quản lý… khác nhau. Thậm chí cùng một công ty nhưng ở các giai đoạn khác nhau, quy trình làm việc cũng có những điểm khác biệt. Cho nên hãy cân nhắc kỹ để tìm ra một nhà triển khai thực sự hiểu vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, nhằm đáp ứng tốt những nhu cầu và mong muốn được đề ra của doanh nghiệp bạn. Nên nhớ, không có nhà cung cấp giỏi nhất, chỉ có người hiểu rõ doanh nghiệp bạn nhất mà thôi.

Các chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp

Mức độ và cam kết hỗ trợ là một trong những tiêu chí mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn một nhà cung cấp hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp. Các chính sách hỗ trợ cần được đảm bảo trong và sau quá trình thực hiện dự án, bởi sẽ rất khó khăn nếu đến khi vận hành chính thức lại xảy ra các sai sót. Vì thế nếu nhà cung cấp chỉ đưa cho doanh nghiệp bạn một bản hệ thống ERP mà không có những hỗ trợ sau này thì đây cũng không phải một lựa chọn nhà cung cấp đúng đắn.

Chi phí và rủi ro

Khi triển khai một hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp, doanh nghiệp nên hiểu rõ những chi phí mà mình cần chi trả, bao gồm: chi phí phần mềm, chi phí triển khai thực hiện, chi phí hỗ trợ hàng năm… Đi kèm với chi phí là nhiều rủi ro tiềm ẩn. Hãy đánh giá thật kĩ yếu tố này, đừng vội triển khai nếu chi phí phải bỏ ra sẽ vượt qua ngân sách tối đa đã được đề sẵn.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị triển khai hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp hiệu quả

Lựa chọn một nhà cung cấp giàu kinh nghiệm làm việc với nhiều doanh nghiệp sẽ giúp phía bạn nắm rõ những lợi ích và rủi ro trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cũng nên đàm phán kĩ càng về thời gian thực hiện, triển khai, yêu cầu nhà cung cấp cam kết về thời hạn một cách chắc chắn, có mục tiêu rõ ràng. Đó là cách thức làm việc chuyên nghiệp và cũng cho thấy một tinh thần trách nhiệm cao của nhà cung cấp.

►Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng các công cụ, nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp

Nên đầu tư bao nhiêu cho hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp

Khi có ý định trang bị hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp, người dùng cần phải chuẩn bị nguồn ngân sách cho mình. Các doanh nghiệp đừng ngần ngại về giải pháp ERP ngoại hay ERP nội mà nên quan tâm đến chi phí tổng sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO), chủ yếu bao gồm các khoản mục:

Chi phí bản quyền

Chi phí triển khai và chuyển giao hệ thống

Chi phí bảo hành và bảo trì hệ thống

Chi phí cho phần cứng và hạ tầng truyền thông

Chi phí nội bộ DN (các khoản phát sinh do thay đổi cấu trúc, tiền lương, tiền thưởng nhân viên, tiền làm thêm giờ…)

Chi phí mở rộng và kết nối trong tương lai

►Xem thêm: Thế nào là một phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp tốt?

Tạm kết

Hệ thống quản trị toàn diện doanh nghiệp ASOFT ERP là sự lựa chọn hàng đầu 

Nếu cần thêm thông tin chi tiết, quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí. 

Ban Biên Tập ASOFT