►Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp chất lượng

Phân hệ chức năng chính của phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp

Phân hệ chức năng chính hay còn được gọi là module là tập hợp các nhóm tính năng, ứng dụng khác nhau trong phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp nhằm phục vụ một quy trình vận hành, nghiệp vụ lớn của doanh nghiệp. Một số phân hệ chức năng phổ biến của phần mềm ERP của doanh nghiệp phải kể đến như: 

Phân hệ tài chính kế toán

Tài chính, kế toán được ví như “trái tim” của doanh nghiệp. Phân hệ tài chính, kế toán trong phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp có nhiệm vụ tự động hóa các bút toán phát sinh, tổng hợp toàn bộ dữ liệu về tài chính trong doanh nghiệp về một nơi và tự động lên báo cáo phân tích chi tiết các dữ liệu đó. Nhờ đó, phân hệ này trong phần mềm ERP mang đến cái nhìn chính xác, toàn diện, đúng đắn nhất về tình hình tài chính của doanh nghiệp. 

Phân hệ chức năng chính của phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp

Phân hệ quản lý nhân sự 

Mọi công việc liên quan đến nhân sự như: tuyển dụng, quản lý nhân viên, thời gian nghỉ, tính toán lương thưởng, v.v sẽ được xử lý và lưu trữ tại module nhân sự. Hiện nay, các doanh nghiệp lớn đã ứng dụng phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp với phân hệ quản lý nhân sự để quản lý nhân viên một cách toàn diện và đạt được hiệu quả tối ưu. 

►Xem thêm: Vai trò của nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp trong thời đại số

Phân hệ quản lý dự án, công việc 

Đây là module cầu nối nhằm liên kết các chức năng khác của doanh nghiệp, giúp các phòng ban và nhân viên làm việc với nhau đạt hiệu quả tốt nhất. Phân hệ quản lý dự án của phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp sẽ đảm nhiệm các chức năng: lập kế hoạch, tổ chức phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ thực thi, tổng hợp kết quả và thống kê ngân sách. 

Phân hệ lập kế hoạch và quản lý sản xuất 

Module sản xuất có vai trò lập kế hoạch và quản lý sản xuất, đảm bảo tiến độ công việc, tối giảm chi phí cũng như tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Phân hệ này có tính năng: đưa ra kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguồn lực sản xuất, nguyên vật liệu, quản lý quá trình thực hiện và khai báo sau hoàn thiện.

Phân hệ quản lý bán hàng  

Module quản lý bán hàng trong phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa các công việc liên quan đến bán hàng, qua đó nâng cao doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Phân hệ này có đầy đủ các nghiệp vụ quản lý bán hàng, quản lý điểm bán, v.v. Ngoài ra, phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp còn liên kết chặt chẽ với phân hệ quản lý kho, giúp doanh nghiệp kiểm soát và điều phối được các mặt hàng cần thiết dựa trên tình hình thực tế.

Phân hệ mua hàng 

Module này là bước đầu trong quá trình chuyển hóa vốn từ tiền tệ sang hàng hóa, là một trong những phân hệ cốt lõi củaphần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp. Với một số tính năng như: tạo và phê duyệt đề nghị mua hàng, in hóa đơn, theo dõi tiến trình mua hàng, đổi trả,...

Phân hệ quản trị quan hệ khách hàng (CRM) 

Đúng như tên gọi, module này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả, chặt chẽ toàn bộ dữ liệu liên quan đến khách hàng trên mọi giai đoạn. Khi kết hợp cùng các phân hệ khác trong phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp, phân hệ CRM mang tới cái nhìn toàn diện nhất về chân dung khách hàng. Hệ thống báo cáo của phân hệ CRM có thể giúp người quản lý nhìn nhận, xử lý các bài toán về tỷ lệ giữ chân khách hàng, đánh giá xu hướng và thói quen khách hàng, phân tích các cơ hội kinh doanh, nguồn khách hàng, hiệu quả bán hàng, v.v.

Phân hệ quản trị quan hệ khách hàng (CRM) 

Phân hệ quản lý kho

Module quản lý hàng hóa trong kho được thiết lập nhằm giúp doanh nghiệp biết chính xác thông tin về hàng hóa, dịch vụ như: số lượng, vị trí, quy tắc sắp xếp, phân loại sản phẩm theo nhóm,... Qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất tận cùng nguồn gốc của hàng hóa (từ khách hàng đến nhà cung cấp ở mọi địa điểm kho hàng khác nhau) và tiết kiệm thời gian xử lý các nghiệp vụ kho. Bên cạnh đó, việc quản lý kho hàng còn tự động hóa các công việc, các hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng, giữ lượng hàng tồn kho ở mức tối ưu và báo cáo phân tích cụ thể vào mỗi kỳ. 

►Xem thêm: 5 điều cần cân nhắc khi lựa chọn nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp

Đối tượng sử dụng phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp

Phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc quản lý, vận hành và hoạt động của doanh nghiệp với những phân hệ đa công năng. Tuy nhiên có phải tất cả doanh nghiệp đều có thể sử dụng phần mềm ERP hay không?

Câu trả lời là có, mọi doanh nghiệp đều có thể ứng dụng phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp vào quy trình sản xuất và kinh doanh của mình. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô và đặc thù hoạt động, không phải doanh nghiệp nào cũng nên ứng dụng phần mềm ERP vào việc quản lý. Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc một trong bốn trường hợp dưới đây, thì phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp sẽ là lựa chọn phù hợp.

Doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi số

Trong thời đại công nghệ 4.0, khi mọi việc đều hoạt động dựa trên công nghệ, phần mềm thì nhu cầu chuyển đổi mô hình quản lý từ thủ công sang tự động là mong muốn của phần lớn các doanh nghiệp. 

Đối tượng sử dụng phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp

Muốn chuyển đổi số nhanh, toàn diện, doanh nghiệp nên tìm đến với giải phápphần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp thay vì các phần mềm riêng lẻ, bởi việc kết nối các phần mềm này và bắt chúng “nói chuyện” với nhau là một công việc phức tạp, tốn kém. Các giải pháp ERP với cấu trúc lắp ghép từng phần sẽ là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí.

Doanh nghiệp gặp khó khăn trong truy xuất và nhập dữ liệu

Trong quá trình hoạt động, không ít các doanh nghiệp thường xuyên gặp các vấn đề sai sót, chênh lệch số liệu giữa các phòng ban, bộ phận với nhau. Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc cũng như kết quả kinh doanh. Lúc này, với khả năng tập trung toàn bộ dữ liệu từ các phân hệ nghiệp vụ trong doanh nghiệp, phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp  sẽ hỗ trợ doanh nghiệp loại bỏ các vấn đề liên quan đến dữ liệu này.

Bộ máy quản lý cồng kềnh

Với mô hình quản lý phức tạp, doanh nghiệp sẽ mất khá nhiều thời gian, chi phí để vận hành và đi vào hoạt động, đồng thời hiệu quả làm việc cũng sẽ không cao. Chuyển đổi số nói chung và việc ứng dụng phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp nói riêng sẽ giúp doanh nghiệp tinh gọn bộ máy quản trị, nâng cao hiệu suất công việc hơn. 

Khối lượng giao dịch tăng nhanh

Với nhu cầu mở rộng quy mô, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn mở thêm các chi nhánh, cửa hàng khiến số lượng các giao dịch tăng nhanh. Cùng với bộ máy ngày càng lớn mạnh, doanh nghiệp sẽ cần tới công cụ quản trị mạnh mẽ, toàn diện hơn. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần cân nhắc và sử dụng phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp

►Xem thêm: Những nguyên nhân khiến bạn cần đến một hệ thống quản trị toàn diện doanh nghiệp