Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning)  là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp. Cho phép tổ chức sử dụng một hệ thống các ứng dụng tích hợp để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa nhiều chức năng văn phòng liên quan đến công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực.

Phần mềm Erp là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp. Giúp bạn quản trị tài chính, nhân sự, tiền lương bán hàng và dịch vụ. Hỗ trợ mua bán hàng biết được tình trạng tồn kho, sản xuất cho tới chăm sóc khách hàng và tiếp thị sản phẩm. Bạn có thể phân tích đánh giá thống kê đưa ra dự báo. Hoạch định là xây dựng các quy trình giải quyết công việc giữa các phòng ban trong công ty một cách tự động

Phần mềm ERP sẽ kết nối mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp với nhau để phục vụ điều hành khai thác tối đa nguồn lực của doanh nghiệp. Giúp tăng năng suất lao động tiết kiệm thời gian tối đa. Cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty.

►Xem thêm: Thế nào là một phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp tốt?

Khác biệt cơ bản của phần mềm ERP so với việc duy trì hệ thống quản lý đơn lẻ

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc phần mềm ERP so với cách áp dụng nhiều hệ thống quản lý đơn lẻ khác (như kế toán, quản lý nhân sự, bán hàng, chăm sóc khách hàng ...) là tính tích hợp. ERP chỉ cần một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý riêng cho từng bộ phận. Tính tích hợp của phần mềm ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể.

Khác biệt cơ bản của phần mềm ERP so với việc duy trì hệ thống quản lý đơn lẻ

Các phần mềm quản lý riêng lẻ thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát.

Các module của phần mềm ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.

►Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng các công cụ, nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp

Yếu tố cần có của một phần mềm ERP

Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ

Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một module tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v... Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, doanh nghiệp có thể mua phần mềm ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.

Có tính tích hợp chặt chẽ

Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.

Có khả năng phân tích quản trị

Phần mềm ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng... Đây là điều các doanh nghiệp rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.

Yếu tố cần có của một phần mềm ERP

Tính mở

Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong doanh nghiệp. Với cách này doanh nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau trong hệ thống.

Phần mềm ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép doanh nghiệp học tập các quy trình quản lý doanh nghiệp  trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.

► Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ ASOFT-SME có tốt không?

Phần mềm ERP sẽ giải quyết khó khăn gì trong quản trị doanh nghiệp?

Quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ của phần mềm ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.

Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

Phần mềm ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin chính xác. Nếu không có phần mềm ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau (Tài chính kế toán có con số doanh thu riêng, kinh doanh có một con số khác và những đơn vị khác có thể có số liệu khác để tổng hợp thành doanh thu của cả công ty). Với ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ bởi vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực.

Phần mềm ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng.

Chuẩn hóa thông tin nhân sự

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

Phần mềm ERP sẽ giải quyết khó khăn gì trong quản trị doanh nghiệp?

Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chính nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn người dùng về các nghĩa vụ và quyền lợi. Phần mềm ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó.

Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của hệ thống ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.

Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

Với phần mềm ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống  ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

Giảm lượng hàng tồn kho

Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh.

► Xem thêm: Khó khăn của doanh nghiệp nhỏ trước những đổi mới công nghệ của thời đại 4.0

Tạm kết

Phần mềm ASOFT ERP là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp

Nếu cần thêm thông tin chi tiết, quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí. 

Ban Biên Tập ASOFT