Phần mềm ERP là gì?

ERP được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one. ERP là một hệ thống tập hợp các phần mềm khác nhau giúp quản lý và nhân viên,… Xây dựng quy trình chuẩn mực để tương tác với nhau trên cơ sở tài nguyên doanh nghiệp. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể quản lý một cách toàn diện, giúp sức mạnh doanh nghiệp phát triển.

Phần mềm có khả năng hợp nhất mọi quy trình để quản lý, sản xuất kinh doanh. Các phòng ban, cá nhân và quy trình làm việc được kết nối thành một hệ thống rõ ràng, liền mạch.

Phần mềm ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động và quản lý tốt hơn chứ không thể thay thế hoàn toàn con người.

ERP được hoạt động theo nguyên tắc là kế hoạch cụ thể. Mỗi thành viên chỉ cần xác định đúng nhiệm vụ của mình từ đó có thể dễ dàng áp dụng vào việc sản xuất kinh doanh đã được lập trình sẵn (tuần, tháng, quý, năm).

Dó có tính liên kết chặt chẽ và linh hoạt giữa các phòng ban với nhau nên nhờ đó mà có thể trao đổi dễ dàng để nâng cao hiệu suất làm việc.

► Xem thêm: Khó khăn của doanh nghiệp nhỏ trước những đổi mới công nghệ của thời đại 4.0

Phần mềm quản trị ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?

Phần mềm ERP đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng cần cân nhắc thêm các vấn đề trước khi đưa vào sử dụng. Để xác định xem doanh nghiệp của mình đã cần sử dụng ERP hay chưa, bạn có thể dựa trên các dấu hiệu sau:

Doanh nghiệp của bạn đang có một lương các giao dịch “khổng lồ”, quy mô lớn và khó khăn trong việc quản lý thì phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp phòng tránh được những rủi ro không đáng có.

Tình trạng sai sót trong khi nhập liệu thường xuyên xảy ra. Ví dụ như:  số lượng hoàng hóa chênh lệch, sai tỷ giá, giao nhầm đơn hàng, thông tin hóa đơn lẫn lộn,hông xác định được hàng tồn kho hoặc số lượng quá lớn, nhiều khách hàng khiếu nại về chất lượng dịch vụ, sản phẩm.

Phần mềm quản trị ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?

Bộ máy quản lý cồng kềnh, không linh động trong công việc.

Khó khăn khi sử dụng các ứng dụng hoặc công cụ rời rạc để quản lý. Tốn nhiều chi phí nhưng không đem lại hiệu quả

Các doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, đem lại hiệu quả tức thì có thể áp dụng ERP để hỗ trợ điều hành và quản lý công việc.

Các phân hệ của phần mềm ERP

Một hệ thống ERP thường sẽ bao gồm các phân hệ sau:

Finance – Kế toán tài chính

Sales and Distribution – Quản lý phân phối và bán hàng

Purchase Control – Quản lý mua hàng

Stock Control – Quản lý tồn kho

Production Planning and Control – Lập kế hoạch và quản lý sản xuất

Project Management – Quản lý dự án

Service Management – Quản lý dịch vụ

Human Resource Management – Quản lý nhân sự

Management Reporting – Báo cáo quản trị

Tax Reports – Báo cáo thuế

Ở mỗi phân hệ sẽ có các module với chức năng nhỏ hơn. Hiện nay hệ thống phần mềm ERP sẽ được liên kết với nhau, liên kết với máy tính, điện thoại di động để thuận tiện cho việc truy cập từ xa.

► Xem thêm: Phần mềm ERP đặc thù: Hướng đi mới của tương lai

Phân loại phần mềm ERP

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có 3 loại cơ bản đó là:

ERP đóng gói

Là loại phần mềm được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.

ERP viết theo yêu cầu

Đây là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu để phát triển. Tuy nhiên, các phần mềm erp viết theo yêu cầu của doanh nghiệp thường có mức chi phí đầu tư lớn cũng như thời gian triển khai lâu (từ 6 tháng trở lên). Kiểu này thường thích hợp những doanh nghiệp, tập đoàn quy mô rất lớn.

Phân loại phần mềm ERP

ERP nước ngoài

Loại này thường có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn nhưng về giá khá là cao và nhiều phần còn chưa hợp lý với tình hình các doanh nghiệp trong nước hiện nay.

Một số thương hiệu phần mềm ERP nước ngoài có thể nhắc đến như SAP, Oracle, Sage,…hầu hết đều có chi phí rất cao so với các doanh nghiệp quy mô vừa ở Việt Nam.

► Xem thêm: Giải pháp ERP các ngành sản xuất – Hướng đi mới cho doanh nghiệp

Lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP để quản trị doanh nghiệp

Mục đích của phần mềm quản trị ERP được xây dựng lên là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban, giữa các khâu hoạt động như: quản lý tài chính, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự…

Quản lý tài chính – kế toán

Với phần mềm quản trị ERP thì mọi thứ liên quan đến tài chính sẽ được tổng hợp lại một cách đồng nhất. Dữ liệu sẽ được lưu trữ ở một nơi với một phiên bản xuyên suốt tất cả các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh.

Khi có bất kì một sự thay đổi nào từ con số thì tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế những sai sót từ những phép tính thủ công, tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Khi áp dụng phần mềm quản lý ERP, chủ doanh nghiệp không cần phải chờ đến cuối tháng, cuối quý để có thể tổng hợp được các số liệu, báo cáo. Thay vì thế, bất cứ lúc nào muốn xem thì người lãnh đạo đều có thể theo dõi và bám sát tình hình tài chính của công ty. Từ đó, kịp thời có những phân tích, đánh giá, sửa đổi để có những hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp.

Quản lý quan hệ khách hàng 

ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn thực hiện tốt nhất nhiệm vụ này bằng cách lưu trữ thông tin khách hàng như: Họ tên, tuổi, địa chỉ, sử dụng những sản phẩm gì, đang gặp những vướng mắc gì,… để có thể chăm sóc và phục vụ khách hàng một cách tối ưu nhất, chiếm được cảm tình trong lòng khách hàng. 

Lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP để quản trị doanh nghiệp

Trên phần mềm ERP doanh nghiệp có thể lưu trữ, phân tích và báo cáo toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử tương tác, lịch sử giao dịch, lịch sử tiếp cận giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện thông tin khách hàng, thấu hiểu khách hàng từ đó giúp DN chăm sóc khách hàng tốt hơn và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Quản trị nguồn nhân lực

Để quản lý nhân sự không phải là điều dễ dàng, nhất là với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân sự lên đến hàng nghìn người. Nhưng với phần mềm quản lý ERP, công tác quản lý này sẽ trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Người quản lý hoàn toàn có thể nắm được khung giờ làm việc, khối lượng và chất lượng công việc của nhân viên để có thể đưa ra mức lương và chính sách đãi ngộ sao cho phù hợp nhất.

Mọi công tác liên quan đến quản lý nhân sự như: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công, lương, thưởng, bảo hiểm xã hội,…. cũng đều được cập nhật tự động hóa, giúp cho việc tra cứu, kiểm soát và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trở nên dễ dàng.

Không những thế, phần mềm quản trị erp còn cho phép chủ doanh nghiệp giao tiếp với nhân viên thông qua mạng xã hội nội bộ để luôn thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của nhân viên cũng như kịp thời giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên.

Nâng cao năng suất làm việc

Trong khi vận hành và sản xuất, doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng công việc càng nhiều, các khâu, các công đoạn làm việc sẽ càng trở nên phức tạp. Lúc này, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ là một công cụ tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều công đoạn khác.

Sử dụng hệ thống máy tính duy nhất nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm được khối lượng thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết trong công ty.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Việc kiểm soát hàng tồn kho, nguyên vật liệu,…. sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và nhân lực nếu chúng ta thực hiện kiểm kê thủ công. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý ERP, việc quản lý sẽ được thực hiện tự động hóa mà không hề tốn thời gian hay công sức.

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp giúp kiểm soát xem trong kho hiện tại đang còn bao nhiêu hàng, hàng hóa nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra làm sao. Từ đó, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể nắm được tình hình hàng hóa trong kho và điều chỉnh lượng hàng nhập vào sao cho phù hợp để tránh sự lãng phí, thất thoát.

Tương tự các phần mềm quản lý kho khác, erp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo mã quy cách, đơn vị tính khác nhau, thời gian nhập kho, thời hạn sử dụng…

Thuận tiện liên lạc

Phần mềm quản trị ERP sẽ giúp cho việc giao tiếp, liên lạc và tương tác giữa các phòng ban trong công ty trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Quan trọng hơn nữa là sẽ giúp cho việc xung đột quyền lợi giữa các bộ phận làm cùng nhau giảm thiểu đi rất nhiều.

Không những thế, phần mềm quản lý ERP còn được kỳ vọng thay thế toàn bộ các phần mềm quản lý rời rạc khác nhằm tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc cho doanh nghiệp.

Thuận tiện liên lạc

ERP còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, bắt đầu bằng việc chuẩn hóa số liệu, thống nhất quy trình làm việc và số hóa thông tin. Phần mềm quản trị ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp ở mọi mặt khác nhau khi vận hành.

► Xem thêm: Lựa chọn công ty gia công phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp

Tạm kết

Công ty Cổ phần ASOFT tự tin khẳng định chất lượng của các dự án thực tế và đã nhận được sự công nhận của hơn 3.200 khách hàng. ASOFT luôn cam kết sẽ cung cấp cho quý doanh nghiệp các giải pháp phần mềm quản trị tổng thể tối ưu nhất; theo phương châm “Bán giải pháp, không bán phần mềm”. Quý doanh nghiệp có thể đăng ký thông tin TẠI ĐÂY; để nhận thêm thông tin về các giải pháp mà chúng tôi cung cấp.

Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm ERP phù hợp với đặc thù doanh nghiệp bạn, Đăng ký ngay; hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123

Ban biên tập ASOFT.