Phần mềm quản lý công việc dự án là gì? 

Phần mềm quản lý công việc dự án là một giải pháp toàn diện cho các nhu cầu quản lý công việc dự án của bạn, từ bước lập kế hoạch công việc cho đến bước thực hiện dự án. Phần mềm giúp người dùng điều hướng, làm chủ các yếu tố như thời gian, tiền bạc, tài liệu, nhân sự, nguồn lực, khách hàng và các khâu liên quan, hóa đơn, báo cáo… - tất cả từ một nền tảng duy nhất. 

Phần mềm quản lý công việc dự án là gì? 

Phần mềm quản lý công việc dự án cung cấp nhiều công cụ quản lý, giám sát dự án và tùy chọn phần mềm trực tuyến giúp người dùng quản lý công việc hiệu quả. Từ danh sách đầu việc cần làm đơn giản đến những giải pháp theo dõi toàn diện, hệ thống sẽ đảm nhiệm nhiều khía cạnh khác nhau trong công việc, dự án. 

►Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc dự án hiệu quả nhất hiện nay

Khi nào doanh nghiệp cần triển khai phần mềm quản lý công việc dự án?

Số lượng công việc phải giải quyết tăng lên ngày khi doanh nghiệp triển khai thực hiện dự án mới. Nhân viên không thể ghi nhớ hết những đầu việc cần lầm dẫn tới bỏ sót công việc

Nhân sự không phải ai cũng có ý thức trách nhiệm cao, chủ động hoàn thành công việc được phân công. Trong khi đó, quản lý không đủ thời gian để đốc thúc, theo dõi tiến độ làm việc của từng người

Sắp xếp, phân loại  công việc ngày càng trở nên phức tạp và khó khăn do sự tham gia của nhiều dự án và các bộ phận khác nhau. Người quản lý phải đau đầu với rất nhiều file dữ liệu hàng ngày.

Khoa học công nghệ đã phát triển hiện đại, quản lý công việc dự án cần đến sự trợ giúp của phần mềm nhằm nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian, chi phí. Nếu doanh nghiệp vẫn cố giữ phương pháp quản lý cũ kỹ, có thể sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội phát triển trong tương lai. 

►Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án giải quyết được những vấn đề gì của doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý công việc dự án mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Phần mềm giúp quản lý và bao quát được toàn bộ danh sách các công việc và hoạt động của doanh nghiệp trong từng khoảng thời gian khác nhau. Từ đầu mục công việc, thời gian triển khai, tiến độ cho đến kết quả của dự án. Nói cách khác, phần mềm quản lý công việc dự án giúp quản lý theo dõi mọi khía cạnh liên quan đến công việc mà doanh nghiệp cần phải thực hiện một cách hiệu quả và khoa học nhất có thể.

Phần mềm có thể lên chi tiết danh sách các đầu mục và tiểu mục. Khi bổ sung một công việc bất kì vào hệ thống, phần mềm sẽ tự động cập nhật. Nhờ đó, việc kiểm tra chất lượng được cụ thể và dễ dàng hơn.

Phần mềm quản lý công việc dự án mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Giao việc cho nhân viên sẽ đơn giản hơn bao giờ hết. Mỗi nhân sự  sẽ được cấp một tài khoản đăng nhập để tiếp nhận, theo dõi công việc của mình. Nhờ đó, người quản lý có thể kiểm soát đối tượng thực hiện công việc,  trách nhiệm thuộc về ai nếu xảy ra sai sót. Tính khoa học, từ đó hiệu quả của công việc sẽ tăng lên.

Tăng hiệu quả làm việc nhóm, phần mềm quản lý công việc dự án là phương tiện liên kết các bộ phận và nhân sự. Trao đổi thông tin, dữ liệu cùng các vấn đề liên quan được thực hiện trực tiếp trên hệ thống mà không cần thiết phải thông qua bất kỳ công cụ nào khác như email, zalo,điện thoại.

Lên báo cáo kết quả công việc cụ thể, chi tiết. Chỉ với những thao tác đơn giản, nhà quản lý không cần xử lý những con số thống kê rắc rối, phức tạp mà phần mềm sẽ tự tính toán đồng thời cho ra kết quả nhanh chóng, chính xác tuyệt đối.

Cần lưu ý gì khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc dự án? 

Trên thị trường, không phải bất cứ phần mềm nào cũng phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Chính vì thế, khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc dự án  , doanh nghiệp cần lưu ý tới một số vấn đề sau:

Phần mềm phải phù hợp với mô hình quản lý của công ty

Mỗi doanh nghiệp với lĩnh vực, đặc thù khác nhau sẽ có những yêu cầu riêng cho phần mềm. Chính vì vậy, để phát huy hiệu quả và tiết kiệm thời gian thì phần mềm đó phải tương thích với mô hình quản lý doanh nghiệp. Cần tham khảo nhiều nhà cung cấp để tìm ra phần mềm quản lý công việc dự án phù hợp với doanh nghiệp về cả mức ngân sách cùng tính năng.

Phần mềm phải phù hợp với mô hình quản lý của công ty

Sử dụng đơn giản

Nhân viên không phải ai cũng có đủ khả năng sử dụng một phần mềm phức tạp. Vì vậy, một phần mềm quản lý công việc dự án với thiết kế trực quan, giao diện bắt mắt, thao tác đơn giản chắc chắn sẽ đem đến hiệu quả cao hơn. Phần mềm đơn giản nhưng đáp ứng đủ tính năng sẽ mang đến kết quả tốt hơn so với một phần mềm rườm rà, phức tạp, khó sử dụng.

Phù hợp với khả năng chi trả của doanh nghiệp

Giá cả luôn là vấn đề then chốt để doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định có nên đầu tư sử dụng hay không. Hãy đánh giá một cách khách quan về chất lượng và chi phí, tránh việc ham rẻ mà chọn một phần mềm ít tính năng và hiệu quả không cao.

Tính bảo mật cao

Bảo mật thông tin luôn phải đặt lên hàng đầu. Tránh việc rò rỉ những dữ liệu bí mật của doanh nghiệp ra bên ngoài. Doanh nghiệp nên cân nhắc vấn đề này khi lựa chọn các phần mềm quản lý công việc dự án và mọi phần mềm khác nếu có ý định sử dụng.

►Xem thêm: Cách lựa chọn phần mềm quản lý công việc dự án theo đặc thù doanh nghiệp

Tạm kết: 

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp đến bạn đọc thông tin về phần mềm quản lý công việc sự án phù hợp và những tiêu chí để đánh giá một phần mềm chất lượng... Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn có thể lựa chọn được phần mềm quản lý công việc dự án phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình nhé.

Để được tư vấn kĩ hơn về các phần mềm và giải pháp của ASOFT. Mời quý doanh nghiệp Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123 để nhận tư vấn miễn phí.

Ban Biên Tập ASOFT