► Xem thêm: Kaizen là gì? Quản lý công việc bằng phương pháp Kaizen mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc hay còn được gọi với một số tên gọi khác như: Phần mềm quản lý dự án; phần mềm văn phòng điện tử; phần mềm Online Office;… Đây là một phần mềm công nghệ được phát minh từ nhu cầu chuyển đổi số trong quy trình sản xuất, kinh doanh. Một phần mềm quản lý công việc tốt thường phải đảm bảo các yếu tố như: Hoạch định rõ ràng quy trình, sách lược quản lý công việc dự án; Đảm bảo ứng dụng đầy đủ các công nghệ và phương pháp quản lý nổi tiếng; Giao diện thân thiện, tích hợp sử dụng trên nhiều ứng dụng, trình duyệt khác nhau; Nắm chắc quy trình cơ bản, đảm bảo giải quyết được các vấn đề tồn đọng quy trình truyền thống;…

Nếu như trước đây, các doanh nghiệp phải chật vật trong việc quản lý bởi hàng tá giấy tờ và công cụ truyền thống. Thì ngày nay, dưới sự giúp sức của công nghệ; doanh nghiệp dễ dàng tiết kiệm được một khối lượng lớn thời gian, nhân công và tăng nhanh hiệu suất công việc.

Các tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý công việc

Một phần mềm tốt, cần đảm bảo giải quyết được đầy đủ những bài toán khó trong quy trình công việc của doanh nghiệp. Để doanh nghiệp có thể nắm bắt và lựa chọn được phần mềm phù hợp. ASOFT sẽ cụ thể hóa các tính năng thiết yếu của một phần mềm quản lý công việc tốt. Qua 4 tính năng nổi bật như sau:

Tính năng quản lý công việc

Để đẩy mạnh nâng cao năng suất công việc, một phần mềm tốt cần đảm bảo thực hiện được 4 vấn đề sau đây:

(1) Lập kế hoạch thực hiện công việc

• – Tính năng tạo lập các công việc định kì hằng ngày, hằng tuần,… Đảm bảo có khả năng tự động hóa kế hoạch công việc lặp lại
• – Tính năng lập kế hoạch phát sinh mỗi ngày
• – Tính năng lập kế hoạch công việc theo đội nhóm, phòng ban,…

(2) Theo dõi và giám sát công việc

• – Tính năng nhắc việc thông minh, tự động báo cáo khi công việc quá hạn
• – Tích hợp các phương pháp theo dõi từ sơ đồ Grantt, Kaban, Kaizen,…
• – Giao diện công việc checklist giúp dễ dàng nắm bắt tiến độ thực hiện từng công việc cụ thể
• – Theo dõi, giám sát các vấn đề phát sinh và rủi ro trực quan, dễ dàng
• – Giao việc công bằng nhờ tính năng thiết lập mẫu, định mức thời gian thực hiện mỗi công việc

(3) Báo cáo và đánh giá công việc thực hiện

• – Báo cáo công việc trực quan, từ chi tiết đến tổng hợp
• – Tích hợp xuất file báo cáo dưới dạng Excel, Dashboard,…
• – Phân loại báo cáo công việc theo cá nhân, phòng ban, đội nhóm,…
• – Đảm bảo báo cáo trực quan, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá KPIs thông qua các báo công việc

(4) Thảo luận công việc trực tiếp tại phần mềm

• – Hỗ trợ thảo luận trực tiếp ngay task công việc. Tránh trường hợp trôi tin, mất thông báo.
• – Hỗ trợ đính kèm trực tiếp tại task công việc các tệp tin, tài liệu, hình ảnh,…
• – Hỗ trợ tạo sự kiện, mời người tham gia. Đảm bảo các sự kiện/ công việc được thêm vào lịch trình hoạt động cá nhân

► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc tốt được đánh giá dựa trên những tiêu chí nào

Tính năng quản lý dự án

Việc quản lý dự án cần tích hợp các phương pháp quản trị nổi tiếng, nhằm đảm bao giúp doanh nghiệp quản lý trực quan và thuận tiện. Vì vậy, doanh nghiệp cần tham khảo các phần mềm có đầy đủ các tính năng như:

(1) Tạo lập dự án và phân bổ nguồn lực

• – Lập kế hoạch dự án chi tiết, thông báo đến các thồng ban liên quan
• – Tạo lập dự án hoặc lưu dự án mẫu và chỉnh sửa sau mỗi lần sử dụng
• – Tích hợp milestone giúp dễ theo dõi các dự án có quy mô lớn
• – Giao việc linh hoạt theo cá nhân, phòng ban, vị trí thực hiện
• – Thiết lập định mức thời gian thực hiện, mẫu thực hiện giúp nhà quản lý dễ dàng giao việc

(2) Giám sát quản lý dự án

• – Đảm bảo giám sát quản lý chi tiết quy trình thực hiện, công việc thực hiện và toàn bộ vấn đề liên quan
• – Đảm bảo theo dõi trực diện, chi tiết các vấn đề của dự án và những vấn đề phát sinh hoặc rủi ro để kịp thời xử lý
• – Đảm bảo theo dõi, quản lý dự án linh hoạt với nhiều dạng giao diện như WBS, Grantt, Grid,…

(3) Báo cáo tiến độ công việc dự án

• – Tự động thống kê và báo cáo tiến độ dự án theo ngày/ tuần/ tháng/ quý/ năm
• – Tự động cập nhật báo cáo tiến độ dự án
• – Đảm bảo giao diện thân thiện và trực quan, giúp nhà quản lý có thể theo dõi tình hình doanh nghiệp chỉ với những cái click chuột

► Xem thêm: Case-study 3 tình huống quản lý dự án thất bại và bài học kinh nghiệm dành cho các nhà quản lý mới

Tính năng quản lý quy trình

Mỗi doanh đều sở hữu rất nhiều quy trình trong một công việc dự án. Các quy trình này có thể chồng chéo, liên quan trực tiếp đến nhau. Nhằm thống nhất các quy trình; doanh nghiệp phải đảm bảo phần mềm quản lý có tích hợp đầy đủ các tính năng sau đây.

(1) Thiết lập khai báo các bước thực hiện theo quy trình

• – Đảm bảo thiết lập khai báo các bước thực hiện quy trình theo mẫu sẵn có, bao gồm số bước thực hiện, thời gian thực hiện, nội dung thực hiện,…
• – Đảm bảo tích hợp tính năng khai báo các bước theo quy trình mẫu có sẵn và khai báo quy trình mới theo nhu cầu người sử dụng

(2) Quản lý tiến độ thực hiện quy trình

• – Đảm bảo phần mềm hiểu và thiết lập được 100% các loại quy trình
• – Giao việc theo từng cấp độ vị trí nhân sự, phòng ban
• – Báo cáo tiến độ công việc một cách trực quan và chi tiết
• – Thiết lập các loại cảnh báo theo đặc thù doanh nghiệp
• – Đảm bảo việc trao đổi nội bộ hoàn chỉnh, dễ sử dụng

(3) Giao việc bằng sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

• – Đảm bảo liên kết chặt chẽ với sơ đồ nhân sự trong tổ chức. Người dùng được phép giao việc theo vị trí, phòng ban và quyền hạn công việc
• – Tự đông cập nhật và nhận diện đối tượng mới
• – Hiển thị chi tiết quy trình, toàn bộ các người dùng, bước thực hiện, thời gian liên quan để nhanh chóng xử lý nếu có vấn đề rủi ro

► Xem thêm: Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả với mô hình BPM

Tính năng văn phòng điện tử

Xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thăng tiến trong thương trường. Doanh nghiệp phải đảm bảo phần mềm có đầy đủ tính năng và phân hệ đủ đáp ứng “tinh thần Kaizen”.

• – Đảm bảo tích hợp quản lý thông báo toàn công ty, thông báo nội bộ theo từng phòng ban
• – Đảm bảo có thể quản lý email nhân viên. Các chiến dịch email chăm sóc khách hàng, quy trình bán hàng được thực hiện công khai và minh bạch
• – Tích hợp thiết lập Rules để email tự động cập nhật và gắn thẻ chính xác các vấn đề về công việc, dự án, khách hàng liên quan
• – Đảm bảo quản lý thông tin của toàn bộ các trang mạng xã hội, thương mại điện tử, website,…

► Xem thêm: Làm việc từ xa hiệu quả với 3 yếu tố nòng cốt

Doanh nghiệp nhận được gì khi đầu tư ứng dụng phần mềm quản lý công việc?

Việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc vào quy trình hoạt động mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Để dễ hình dung hơn, ASOFT sẽ cụ thể hóa các lợi ích thông qua 2 nhóm đối tượng sau đây.

Lợi ích của phần mềm quản lý công việc cho nhà quản lý

Không chỉ mang lại lợi ích chung cho hoạt động doanh nghiệp. Phần mềm quản lý cũng là một “nhân viên ưu tú” hỗ trợ các “sếp” dễ dàng hoạch định kế hoạch hoặc động.

• – Tăng tính chuyên nghiệp trong hoạt động quản lý: Nhờ có công cụ đắc lực, việc quản lý hoạt động công việc trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết. Nhà quản lý có thể theo dõi các hoạt động chi tiết của từng nhân viên thông qua và cái “click” chuột.
• – “Gỡ rối” quy trình: Việc ứng dụng phần mềm giúp hệ thống quy trình được cụ thể hóa, dễ kiểm định, loại trừ các giai đoạn thừa thãi của quy trình quản lý.
• – Giao việc đúng lúc, đúng người: Dễ dàng theo dõi khối lượng công việc và điểm mạnh/ điểm yếu của từng nhân viên cụ thể. Từ đó, thực hiện giao việc một cách chính xác và chuyên nghiệp.
• – Cung cấp cái nhìn toàn thể doanh nghiệp: Tích hợp các chức năng phân tích tự động và giao diện thân thiện. Giúp nhà quản lý dễ dàng nắm vững tình hình doanh nghiệp và đưa ra kế hoạch cho tương lai.
• – Tiết kiệm chi phí: Ứng dụng phần mềm vào quy trình quản lý công việc, doanh nghiệp sẽ loại bỏ được khá lớn các chi phí như chi phí giấy tờ; chi phí bảo trì máy móc in ấn; chi phí văn phòng phẩm; chi phí kho bãi;…

► Xem thêm: Quản lý nguồn nhân lực hiệu quả trong môi trường làm việc công bằng

Lợi ích của phần mềm quản lý công việc cho nhân viên

Phần mềm quản lý công việc được xem là một môi trường làm việc tích cực. Giúp toàn thể các nhân viên gắn kết tinh thần và hoạt động sôi nổi.

• – Báo cáo, nhắc nhở công việc: Phần mềm tự động cập nhật công việc và các màu sắc tương ứng với tiến độ thực hành công việc. Bằng cách này, nhân viên có thể dễ dàng phân cấp công việc thực hiện, tránh sai sót do quên, trôi tin nhắn,…
• – Đẩy mạnh hoạt động đội nhóm: Hoạt động đội nhóm cũng trở nên dễ dàng hơn nhờ giao diện mạng xã hội thông tin. Bằng cách này, các nhân viên có thể tương tác, thảo luận trực tiếp tại từng kế hoạch công việc. Tránh sai sót, nhầm lẫn do khối lượng công việc không được phân nhánh.
• – Làm việc mọi lúc mọi nơi: Nhờ các tính năng hỗ trợ thiết lập từ xa, thiết lập trên ứng dụng Mobile App, nhân viên có thể theo dõi báo cáo và làm việc dù ở bất cứ nơi đâu. Đặc biệt là đối với thời thế khủng hoảng do tác động của dịch bệnh, Work-From-Home luôn được đẩy mạnh hết mức có thể.
• – Dễ dàng xây dựng và theo dõi KPI cá nhân: Nhờ giao diện trực quan, nhân viên dễ dàng theo dõi toàn bộ hoạt động công việc của mình. Từ đó có thể tự xây dựng và đánh giá hiệu suất làm việc cá nhân.

► Xem thêm: KPI là gì? Các tiêu chí xây dựng KPI cho nhân viên mà doanh nghiệp cần biết

Nâng cao hiệu suất công việc với phần mềm ASOFT-OO

Nhằm đáp ứng mọi nhu cầu chuyển đổi của doanh nghiệp trong thời đại số 4.0. ASOFT với hơn 18 năm kinh nghiệm, luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết mọi vấn đề khó khăn trong tiến trình quản lý công việc – dự án.

Bằng cách ứng dụng những công nghệ tối tân cùng với những phương pháp quản lý nổi bật trên toàn thế giới. Phần mềm ASOFT-OO luôn đảm bảo nổi bật với các điểm mạnh như:

• – Tiêu chuẩn và tự động hóa hơn 80% công việc lặp lại
• – Tối ưu kiểm soát hơn 20% các công việc phát sinh từ cá nhân, đội nhóm, phòng ban
• – Ứng dụng đầy đủ các công nghệ tối ưu của thời đại 4.0 như: Cảm biến vân tay; nhận diện khuông mặt; định vị vị trí; giao việc tự động; nhắc việc, báo cáo tự động; quản lý email, chat, điện thoại nhân viên; mô hình BPM; phương pháp Kaizen; sơ đồ Grantt;…
• – Kết hợp nhuần nhuyễn giữa trình duyệt Website và App Mobile. Giúp người dùng có thể hoạt động mọi lúc mọi nơi
• – Hệ thống API phong phú; kết nối đa kênh đa chiều. Giúp các dữ liệu từ nhiều nơi tập kết về một chỗ như: Sàn thương mại điện tử, Facebook, Website,…
• – Tích hợp quản trị theo nhiều phương pháp nổi tiếng bao gồm:

Phần mềm ASOFT-OO (Online Office) đảm bảo được xây dựng trên nền tảng khoa học kinh tế động tác. Song song kết hợp với nguyên lý 80/20; giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và lâu dài.

Để được tư vấn chi tiết và cụ thể, Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí và phổ biến nhất hiện nay

Ban Biên Tập ASOFT.