► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc (Online Office) là gì? Doanh nghiệp được gì từ phần mềm quản lý công việc?

Phần mềm quản lý công việc tốt là gì?

Giữa thời thế công nghệ lên ngôi và thị trường cạnh tranh khốc liệt, các phần mềm quản lý công việc đã được ra đời. Không chỉ mang nhiều lợi thế về tốc độ, tăng cao năng suất; mà phần mềm quản lý công việc còn là”cánh tay phải” đắc lực cho các nhà lãnh đọa trong thời đại 4.0 hiện nay. Nhờ ứng dụng phần mềm, các doanh nghiệp đã có thể hiệu quả hóa hoạt động quản trị tiến độ và thông tin toàn thể doanh nghiệp. Do đó cũng hạn chế tối đa nhất việc lạm dụng công văn, giấy tờ. Và thay vào đó là một hệ thống quản lý công việc dự án trực tuyến.

✔ Thực tế thị trường ngày nay

Ngày càng có nhiều công cụ tương tự được ra đời. Với nền tảng trực quan, đơn giản và miễn phí như: Trello, Asana, Backlog, Jira,.. Tuy nhiên dưới sự biến đổi nhanh chóng của khoa học công nghệ, những công cụ này ngày càng bộc lộ nhiều yếu điểm trong công tác tổ chức và quản lý công việc đặc thù trong doanh nghiệp.

Và sự ra đời của phần mềm quản lý công việc chính là lời giải đáp cho nỗi băn khoăn này. Các phần mềm được xây dựng để đáp ứng độ phức tạp của các dạng công việc và dự án đặc thù. Tùy theo nhà cung cấp mà phần mềm quản lý công việc sẽ có các giao diện và tính năng chuyên biệt khác nhau.

Hiện nay trên thị trường, có rất nhiều nhà cung cấp với các công cụ giúp quản lý công việc khác nhau. Thay vì vui mừng vì có thêm nhiều sự lựa chọn; các doanh nghiệp lại đau đầu, vì không biết phải lựa chọn và đánh giá như thế nào? Thế nào là phần mềm quản lý công việc tốt? Liệu nó có tốt với điều kiện, nhu cầu của doanh nghiệp tôi hay không? Và hàng trăm câu hỏi khác. Sau bài viết này sẽ giúp bạn nhận biết, đánh giá và lựa chọn chính xác.

Phần mềm quản lý công việc tốt sẽ có thể giúp ích cho doanh nghiệp như thế nào?

Bài toán phổ biến của các nhà quản trị là làm sao để kiểm soát những công việc và dự án đang diễn ra; tối ưu nguồn lực và nâng cao năng suất, hiệu suất doanh nghiệp. Để giải được bài toán này, phần mềm quản lý công việc tốt sẽ hỗ trợ giải quyết 2 việc:

• (1) Minh bạch hóa quá trình giao việc – nhận việc giữa nhà quản lý và nhân viên; từ đó minh bạch hóa trách nhiệm và cung cấp đầy đủ chi tiết công việc
• (2) Giúp nhà quản lý xây dựng kế hoạch công việc; và giúp nhân viên cộng tác, làm việc tập trung trên một nền tảng duy nhất.

Tóm lại, lợi ích của việc sử dụng một phần mềm quản lý công việc tốt có thể quan sát ở 2 góc độ.

✔ Phần mềm quản lý công việc tốt đối với nhân viên

Phần mềm quản lý công việc tốt có thể giúp nhân viên:

• – Theo dõi và kiểm soát được tất cả công việc của mình, không sót việc, quên việc.
• – Phân loại được tính ưu tiên, quan trọng của từng công việc
• – Tính toán, phân chia và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.
• – Cộng tác tốt với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.

✔ Phần mềm quản lý công việc tốt đối với nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc tốt đem lại những lợi ích như sau:

• – Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận liên quan
• – Ra quyết định quan trọng và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời
• – Sắp xếp và phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả nhất
• – Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng yêu cầu tốt nhất

► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc dự án mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Các tính năng cần thiết đối với một phần mềm quản lý công việc tốt

Dựa vào những nhu cầu và lợi ích bên trên, các tính năng cơ bản cần có đối với một phần mềm quản lý công việc tốt là:

✔ Tính năng cộng tác

Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu khi làm việc theo nhóm và dự án. Nhà quản lý và nhân viên phải giao tiếp với nhau khi phân công nhiệm vụ và góp ý cho công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp hiệu quả để phối hợp nhịp nhàng.

Do đó, phần mềm quản lý công việc tốt cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: Tạo việc, giao việc; theo dõi công việc trực quan; chat/ comment trong các công việc cụ thể; tích hợp nhiều tiện ích khác như: lịch, email,…

✔ Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái công việc

Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù từng công việc; hoặc theo workflow của dự án. Đồng thời giúp theo dõi trạng thái của công việc theo thời gian thực; giúp nhà quản lý có thể nắm bắt sát sao tiến độ thực hiện chung cả dự án, và theo từng cá nhân riêng biệt.

Tính năng phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc chính là biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban; thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan nhất. Ngoài ra, trong phần mềm quản lý công việc dự án ASOFT-Online Office còn tích hợp đa dạng các công cụ, bảng biểu; như: WBS, Milestone,.. hỗ trợ tối đa cho nhà quản lý.

✔ Tính năng báo cáo

Hệ thống cho phép tổng hợp báo cáo, thống kê chi tiết, trực quan về công việc của thành viên theo thời gian thực. Bên cạnh đó là các báo cáo thống kê tổng quát tình hình của từng dự án. Góc nhìn này cho phép nhà quản lý dự án có thể nắm bắt tiến độ, phân bổ nguồn lực và hỗ trợ kịp thời. Đảm bảo tiến độ dự án theo kế hoạch.

Bên cạnh đó, với các phần mềm ưu việt, thì việc dự đoán, dự toán ngân sách, mức độ công việc cũng được tích hợp; cung cấp cái nhìn tổng quan và hỗ trợ nhà quản lý trong các tình huống phát sinh.

✔ Tính năng phân quyền sử dụng

Đây là tính năng quan trọng khi phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, đây sẽ là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỷ luật trong tổ chức.

Theo đó, với một công việc nhất định, nhân viên có thể dễ dàng biết được vai trò của mình. Là người thực hiện chính, người hỗ trợ hay người giám sát cho công việc ấy. Ngoài ra, với một số dạng thông tin hạn chế người truy cập; hay giúp tránh nhiễu loạn thông tin của mình với người khác; tính năng phân quyền này là điểm mạnh sẽ hỗ trợ, không chỉ nhà quản lý mà cả với từng nhân viên thực hiện.

Lựa chọn phần mềm quản lý công việc tốt

Khi lựa chọn và đánh giá phần mềm quản lý công việc tốt cho doanh nghiệp mình, bạn nên review qua những tính năng được kể trên. Liệu nó có thể đáp ứng tốt với nhu cầu hiện tại và trong tương lai của doanh nghiệp hay không?

✔ Tình hình hiện tại

Trong hiện tại với các nhu cầu vận hành và quản lý, liệu phần mềm ấy có khả năng đáp ứng, giải quyết các khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải hay không? Xem xét các tính năng, công cụ bổ trợ và những lợi ích bạn sẽ nhận được; để đánh giá về tính hiệu quả của phần mềm. Hiện nay trên thị trường, có rất nhiều nhà cung cấp cho phép dùng thử sản phẩm trong vài tháng. Điều này sẽ tốt để bạn nhìn sâu và thấu hiểu khả năng ứng dụng của phần mềm. Tuy nhiên, hãy cân nhắc, nếu bạn không đủ quyết liệt và thời gian; thì lời khuyên là bạn không nên dùng thử. Vì nó chỉ gây xáo trộn và tốn nhiều thời gian của bạn và đội ngũ.

✔ Nhu cầu tương lai

Chắc chắn doanh nghiệp không thể lúc nào cũng chỉ có từng ấy công việc/ dự án. Trong quá trình phát triển, nhu cầu doanh nghiệp cũng sẽ nhiều hơn, đòi hỏi hơn. Vậy trong thời điểm ấy, liệu phần mềm hiện tại có thể đáp ứng được các nhu cầu ấy. Chính vì vậy, tính linh hoạt và khả năng tuỳ chỉnh của phần mềm; và khả năng cùng sự hỗ trợ của nhà cung cấp sẽ là điều kiện lọc giúp bạn lựa chọn đúng phần mềm quản lý công việc tốt.

Tạm Kết

Đừng quên rằng phần mềm là một công cụ để nâng cao hiệu suất công việc; chứ không phải để khiến quy trình làm việc trở nên rối rắm, phức tạp không cần thiết. Chính vì thế, lựa chọn đúng phần mềm phù hợp với nhu cầu là điều quan trọng nhất.

Để được tư vấn chính xác nhất và Demo về phần mềm, Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ đến phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nhất định phải sở hữu phần mềm quản lý công việc dự án?

Ban Biên tập ASOFT.