► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc (Online Office) là gì? Doanh nghiệp được gì từ phần mềm quản lý công việc?

Tổng quan về phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án được biết với vai trò là một công cụ dùng để theo dõi và quản lý toàn bộ quá trình triển khai dự án. Các hoạt động có thể kể đến bao gồm: lập kế hoạch dự án; điều phối, phân bổ lực lược tham gia; theo dõi và quản lý tiến trình dự án từ những bước chi tiết nhất; đánh giá quá trình thực hiện triển khai và hiệu quả hậu triển khai;…

Nhìn sơ qua, phần mềm quản trị dự án tưởng chừng như không được đánh giá cao. Song, nếu doanh nghiệp đặt giá trị phần mềm vào toàn bộ tiến trình phát triển và quản lý dự án của doanh nghiệp; hay so sánh phần mềm quản lý dự án với các công cụ quản trị truyền thống riêng lẻ. Rõ ràng, doanh nghiệp sẽ nhận thấy rất nhiều vấn đề tồn đọng trong quy trình quản lý được cải thiện.

Để hiểu chi tiết hơn; phần tiếp theo, ASOFT sẽ nói về những điểm mạnh nổi bật của phần mềm quản lý dự án.

Điểm mạnh của phần mềm quản lý dự án

Một phần mềm quản lý dự án tốt sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích to lớn. Điển hình là 4 điểm mạnh lớn nhất của phần mềm quản lý dự án như sau.

✔ Quản lý hoạt động tổng thể và chi tiết

Phần mềm quản lý dự án cho phép nhà quản lý theo dõi; và kiểm soát dự án toàn bộ dự án từ chi tiết đến tổng thể. Trong đó bao gồm tất cả vấn đề diễn ra xuyên suốt toàn bộ quá trình triển khai dự án; từ bước lập kế hoạch, đến thực hiện, đến nghiệm thu,… Nhờ phương pháp theo dõi thông minh này; nhà quản lý dễ dàng kiểm định được mức độ thực thi của dự án đối với kế hoạch ban đầu. Cũng như hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch; ngăn chặn tình trạng vượt ngoài phạm vi dự án.

✔ Quản lý thông tin đồng bộ và duy nhất

Quản lý thông tin đồng bộ và duy nhất hay còn được gọi theo cách rác là chế độ “all in one”. Tức nghĩa là; tất cả các thông tin được nhập liệu từ đội ngũ nhân viên; hoặc các thông tin từ nhiều nguồn riêng lẻ như: mạng xã hội; sàn thương mại điện tử; website; email;… đều sẽ được đồng bộ dữ liệu về phần mềm. Điều này giúp nhà quản lý có một cái nhìn chi tiết và toàn diện về dự án. Dễ dàng tra cứu thông tin, dữ liệu; hạn chế thất thoát do các phương pháp quản trị thủ công gây ra.

✔ Khả năng dự đoán thông minh

Không chỉ có thế mạnh ở các vấn đề quản lý thông tin dữ liệu và hoạt động toàn doanh nghiệp; phần mềm quản lý công việc dự án còn có khả năng dự đoán các nguy cơ có thể xảy ra trong tương lai. Điều này thường xảy ra khi các dự án vượt quá giới hạn về thời gian và chi phí. Lúc này, phần mềm sẽ lập tức cảnh báo rủi ro cho nhà quản lý; đề xuất cho doanh nghiệp các hướng giải quyết. Giúp doanh nghiệp nhanh chóng sửa chữa quy trình công việc trước khi có những rủi ro lớn xảy ra.

✔ Tích hợp các phương pháp quản trị nổi tiếng

Nhằm hướng tới một giải pháp toàn diện trong việc quản lý công việc dự án; các chuyên gia đã tích hợp hầu hết các phương pháp quản trị nổi tiếng trên toàn thế giới vào các phần mềm. Một số mô hình và phương pháp quản lý có thể kể đến như:

• – Mô hình BPM: Công thức xây dựng mô hình BPM Life Cycle bao gồm 5 giai đoạn: Thiết kế – Mô hình hóa – Ứng dụng – Đánh giá – Hiệu chỉnh. Đây được xem là bước đệm để tạo dựng một quy trình chuẩn hóa.
• – Sơ đồ Grantt: Đây là sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện trên một trục thời gian. Bao gồm hai phần chính là trục tung (thể hiện tên các công việc, sự kiện,…); trục hoành (thể hiện mốc thời gian dự kiến và hoàn thiện). Bằng phương pháp này; sơ đồ Grantt cho người dùng nắm bắt được các thông tin, trình tự và tiến độ thực hiện từng công việc.
• – Phương pháp Kaizen: Hướng đến sự cải tiến liên tục từ những điều nhỏ nhất. Phương pháp Kaizen tập trung vào chuẩn hóa và xem xét toàn bộ quá trình thực hiện công việc. Nhằm tìm ra các vấn đề sai sót để hiệu chỉnh; dần hoàn thiện quy trình công việc và chất lượng sản phẩm đạt mức tối ưu nhất.

Ngòa ra, phần mềm công việc dự án còn tích hợp nhiều công nghệ quản trị tân tiến khác như: Hệ thống API phong phú; tích hợp App Mobile; cảm biến; định vị; phương phát Kaban;… Nhằm hướng tới một công cụ hỗ trợ quản lý dự án đắc lực nhất dành cho các nhà quản lý.

► Xem thêm: Lập kế hoạch quản lý dự án từ 4 bước cơ bản

Vì sao nói: Phần mềm quản lý dự án là cánh tay phải đắc lực của doanh nghiệp?

Nếu như trước đây, các nhà quản lý thường khó khăn trong việc quản lý do sử dụng quá nhiều công cụ truyền thống như: Email, Excel, giấy tờ,… hoặc rất nhiều các group chat lớn nhỏ. Ở trường hợp những công việc nhỏ thì chưa gặp quá nhiều rủi ro. Nhưng ở trường hợp đảm nhiệm các công việc có quy mô lớn; các doanh nghiệp sẽ gặp khá nhiều vấn đề rắc rối phát sinh. Gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến dự án; và cả hoạt động chung của doanh nghiệp.

Sự xuất hiện của phần mềm quản lý dự án được xem là một pha “cứu cánh”. Giúp doanh nghiệp loại bỏ phần lớn các rắc rối về chi phí, về thời gian, cũng như giải quyết được tối đa các bài toán khó trong quy trình quản lý doanh nghiệp.

Lập kế hoạch dự án và phân bổ nguồn lực dễ dàng

Nhờ tích hợp chế độ tư động thông minh; phần mềm quản lý công việc dự án đã mang lại nhiều lợi ích lớn cho các nhà quản lý như:

• – Lập kế hoạch thông minh: Hỗ trợ người dùng lập kế hoạch quản lý dự án chi tiết. Trong đó, người dùng có thể sử dụng lại các kế hoạch dự án mẫu và thay đổi thông tin mới; hoặc tạo lập một kế hoạch dự án mới.
• – Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Gắn thẻ trực tiếp đến những phòng ban, nhân sự hỗ trợ thực hiện dự án. Giao việc linh hoạt theo người thực hiện, nhóm thực hiện hoặc phòng ban thực hiện.
• – Giao việc công bằng: Thiết lập các công việc mẫu, định mức thời gian thực hiện, các bước thực hiện,… Giúp nhà quản lý gia việc nhanh chóng và công minh.
• – Theo dõi chi tiết: Thiết lập các Milestone giúp việc theo dõi dễ dàng hơn đối với các dự án quy mô lớn.

Quản lý tiến độ dự án sát sao, minh bạch

Phần mềm quản lý dự án có thể nói là một “nhân viên giám sát” tiêu biểu. Giúp nhà quản lý theo dõi sát sao quá trình thưc hiện dự án từ những công việc chi tiết nhất. Có thể kể đến một số lợi ích nổi bật như:

• – Giám sát theo quy trình thực hiện: Theo dõi chi tiết từng bước thực hiện theo quy trình dự án. Cho nhà quản lý cái nhìn chi tiết nhất từ các công việc nhỏ nhất.
• – Giám sát vấn đề phát sinh, rủi ro: Phân thành 3 loại công việc thực hiện gồm công việc định kì, công việc dự án và công việc phát sinh. Giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi các vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch ban đầu. Nhằm kiểm sát và hạn chế tối đa các trường hợp rủi ro.
• – Giám sát theo tiêu chuẩn mô hình quản lý: Ứng dụng các phương pháp, mô hình quản lý toàn thế giới giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi toàn dự án. Điển hình như: Kanban, Grantt, WBS, Grid, BPM, Kaizen,…

Hoạch định dự án bằng chế độ tự động báo cáo, thống kê

Phần mềm quản lý công việc dự án cung cấp cho nhà quản lý một cái nhìn tổng thể dự án; bằng cách tổng hợp và báo cáo thông minh. Trong đó:

• – Thống kê tiến độ dự án: Tiến độ dự án, công việc được tự động thống kê theo thời gian mặc định. Giúp nhà quản lý theo dõi chi tiết từng vấn đề và cập nhật tổng hợp tiến độ dự án.
• – Cập nhật báo cáo theo tiến độ: Các báo cáo tiến độ dự án tự động cập nhật mỗi ngày. Giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về hoạt động công việc trong ngày, tuần, quý, tháng, năm,…
• – Đánh giá hiệu suất công việc từ hệ thống báo cáo: Dựa trên các báo cáo, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất hoạt động của từng nhân viên, phòng ban cụ thể. Đây cũng là nền tảng để nhà quản lý tạo ra các tiêu chí KPI cho từng cá nhân, phòng ban.

Tạm Kết

Nhìn chung, phần mềm quản lý dự án mang lại khá nhiều lợi ích doanh nghiệp. Nhờ có phần mềm; nhà quản lý có thể hạn chết tối đa các vấn đề rủi ro xảy ra. Nhằm hướng đến một tương lai phát triển bền vững; tăng cao năng suất lao động.

Hy vọng rằng, bài viết này có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các lợi ích mà phần mềm mang lại cho doanh nghiệp.

ASOFT – Với hơn 18 năm kinh nghiệm; cùng đồng hành “chinh chiến” với hơn 3000 đối tác để tìn ra các giải pháp phát triển vững bềnh. Chúng tôi luôn tự tin mang lại những giá trị thiết yếu; hỗ trợ doanh nghiệp phát triển toàn diện, tăng cao năng suất hoạt động.

Để được tư vấn và Demo trải nghiệm trực tiếp phần mềm ASOFT-OO; Mời quý doanh nghiệp Đăng ký ngay Hoặc liên hệ Hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nhất định phải sở hữu phần mềm quản lý công việc dự án?

Ban Biên Tập ASOFT.