Quản lý dễ dàng với phần mềm quản lý dự án tích hợp millestone
Ngày đăng 16-06-2023
Quản lý dự án là quá trình phức tạp và rườm rà trong mỗi doanh nghiệp. Để quản lý công việc – dự án hiệu quả và tối ưu nhiều quy trình đã ra đời như Kanban, Milenstone,..Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng Asoft tìm hiểu ý nghĩa của Milestone trong quản lý dự án và phần mềm quản lý dự án có Milestone sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng hơn như thế nào nhé.
Milenstone là gì ?
Milestone là một cột mốc để đo lường tiến độ của dự án
Milestone ( mốc dự án) là một cột mốc quan trọng để đo lường tiến độ của dự án và đánh giá xem liệu dự án có đang tiến hành theo kế hoạch hay không. Milestone được đánh dấu vào thời điểm bắt đầu và kết thúc dự án, hay đánh dấu việc hoàn thành một giai đoạn công việc chính hoặc những công việc nổi bật trong một dự án. Milestone thường được thiết lập tại các giai đoạn quan trọng của dự án và có thể bao gồm các hoạt động như phát triển sản phẩm, kiểm tra chất lượng, triển khai sản phẩm, và các hoạt động liên quan đến marketing hoặc bán hàng. Milestone giúp thúc đẩy tinh thần của các thành viên tham gia dự án bằng cách giúp mọi người hiểu mục tiêu của dự án và các bước hành động phải được thực hiện để đạt được chúng.
Các mốc quan trọng của dự án giúp các nhóm dự án tập trung vào các điểm tiến độ chính trong một dự án, giúp người quản lý dự án lập kế hoạch và lập lịch trình dự án. Giống như các nhiệm vụ chia một dự án lớn hơn thành các phần có thể quản lý được, các mốc quan trọng chia nhỏ các giai đoạn của dự án để giúp người quản lý dự án lập kế hoạch, lên lịch và thực hiện chúng.
Vai trò của milestone trong quản lý dự án
Milestone có vai trò quan trọng trong quản lý dự án
Theo dõi sát sao tiến trình
Bên cạnh việc lập kế hoạch dự án thì là Milestone còn cho phép quản lý giám sát việc thực thi các công đoạn trong dự án một cách liên tục theo thời gian thực tế. Các Milestone sẽ thể hiện được dự án đã được hoàn thành đến đâu và còn bao lâu nữa thì dự án hoàn thành.
Milenstone rất hữu ích cho nhà quản lý khi cung cấp thông tin tiến trình dự án có đang đi đúng tiến độ hay không. Quản lý chỉ cần xem các Milestone bạn đã hoàn thành trong tháng này hoặc các Milestone đang và sẽ được hoàn thành trong thời gian tới. Từ đó sẽ biết được rằng dự án đang theo đúng kế hoạch hay đã bị chậm trễ.
Lập kế hoạch dễ dàng
Milestone giúp các thành viên tham gia dự án có thể ước lượng thời gian hoàn thành dự án một cách chính xác. Cũng dựa trên milestone, người dùng có thể xác định tiến độ và các giai đoạn quan trọng của dự án.
Bên cạnh đó, milenstone tập trung nhiều vào các cột mốc quan trọng của dự án, tính toán độ chùng của dự án bằng cách chia nhỏ dự án để dễ kiểm soát hơn. Thay vì phải nhớ từng chi tiết công đoạn và việc phải làm trong một dự án tổng thể thì việc sử dụng milenstone giúp người dùng lập và quản lý kế hoạch một cách linh hoạt và khoa học.
Mang đến niềm vui, thúc đẩy động lực cho tập thể
Tuy milestone chỉ là những điểm đánh dấu nhỏ trên biểu đồ tổng thể của dự án, thế nhưng điểm nhỏ bé này lại mang một ý nghĩa và niềm vui lớn cho tập thể. Dựa vào milestone người dùng sẽ thấy những thành tựu mà đội nhóm đã gặt hái trong thời gian qua. Từ đó có thêm hứng khởi làm việc để đạt được các mục tiêu tiếp theo.
Xác định các cột mốc milestone như thế nào ?
Tách dự án thành các công việc nhỏ và xác định việc cần hoàn thành để đạt được mục tiêu
Phân tích công việc
Tách dự án thành các công việc nhỏ hơn và xác định các phần tử công việc cần hoàn thành để đạt được mục tiêu cuối cùng. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và xác định công việc quan trọng nhất.
Tập trung vào những ngày quan trọng
Khi quyết định các mốc quan trọng của dự án, cần lưu ý những sự kiện quan trọng như ngày bắt đầu và kết thúc. Các ngày này sẽ định hướng và giúp các nhóm tập trung nỗ lực để hoàn thành nhiệm vụ. Các sự kiện khác cũng cần được chú ý, như ngày nghỉ lễ, đào tạo, và các hoạt động khác có thể ảnh hưởng đến khả năng làm việc trong dự án. Đưa những ngày này vào lịch làm việc sẽ giúp xác định các mốc quan trọng và sắp xếp công việc để giải quyết mọi sự chậm trễ.
Tính toán những rủi ro gây chậm trễ
Đánh giá tác động của các yếu tố gây chậm trễ khi tính toán ngày hoàn thành dự án và đặt các mốc quan trọng. Bằng cách ước tính các vấn đề tiềm ẩn liên quan đến tài nguyên hoặc quy trình làm việc có thể giúp bạn đưa ra ước tính chính xác hơn về các ngày quan trọng.
Xác định thời hạn dự án
Xác định thời hạn cho các giai đoạn khác nhau của dự án cũng là một yếu tố không thể bỏ qua. Đây có thể là những thời hạn mềm, nhưng chúng giúp tạo ra những mốc thời gian thực tế cho phép các bên liên quan không thuộc nhóm thực hiện dự án đánh giá tiến độ công việc. Bạn có thể bắt đầu vào ngày hoàn thành được yêu cầu cuối cùng và làm việc lùi lại khi đặt thời hạn để ước tính thời gian giữa mỗi ngày.
Bắt đầu với nhiều mốc giai đoạn dự án
Khi ước tính ngày hoàn thành của mỗi cột mốc, chúng ta có thể so sánh nó với ngày hoàn thành dự án thực tế. Làm điều này cho phép các bên liên quan cung cấp phản hồi và theo dõi tiến độ của dự án liên quan đến ngày giao hàng. Thiết lập các giai đoạn trong dự án giúp tăng tính cấu trúc và quản lý dự án một cách hiệu quả hơn. Mỗi giai đoạn có thể có các mốc quan trọng riêng, giúp theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả.
Xác định sự phụ thuộc lẫn nhau một cách hợp lý giữa các cột mốc
Bạn cần xác định các mốc phụ thuộc vào nhau như thế nào. Làm điều này cho phép bạn tuân theo một thứ tự tuần tự của các sự kiện. Ví dụ, công nhân phải làm xong phần móng của một ngôi nhà trước khi dựng tường. Chỉ sau khi lắp dựng các bức tường, họ mới có thể lắp đặt mái nhà. Các mốc quan trọng phải tuân theo chuỗi sự kiện hợp lý này để đồng bộ hóa các nhiệm vụ và giai đoạn của dự án một cách hiệu quả.
Mỗi giai đoạn có các mốc quan trọng riêng giúp theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả
► Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý dự án được các doanh nghiệp tin dùng
Phần mềm quản lý dự án Asoft tích hợp milestone giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả
Phần mềm quản lý dự án Asoft với nhiều tính năng tối ưu hóa vận hành của doanh nghiệp
Với mong muốn tạo nên không gian làm việc 4.0 hiện đại, chuyên nghiệp. Phần mềm quản lý dự án Asoft ra đời với nhiều tính năng giúp tối ưu hóa mọi hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Đặc biệt, phần mềm được tích hợp nhiều quy trình quản lý công việc khoa học như: Kanban, Milestone, Gantt,..nhằm quản lý công việc – dự án khoa học và dễ dàng, loại bỏ những công việc dư thừa, giảm thiểu thời gian chết và cắt giảm những chi phí ẩn không cần thiết từ hoạt động phòng ban
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý dự án Asoft
- Thiết lập việc giám sát kế hoạch của dự án một cách chi tiết với Milestone. Đặc biệt, phần mềm quản lý dự án Asoft không giới hạn cấp độ của các cột mốc.
- Tiến hành theo dõi sát sao tiến độ; bám sát mục tiêu và báo cáo nhanh kết quả công việc.
Giám sát dự án 24/7: Tiến hành phối hợp, phia chia công việc trong dự án một cách hợp lý. Thiết lập milestone giúp đo lường; kiểm soát các mức độ hoàn thành dự án. Tự động báo cáo nếu phát hiện vấn đề và đề xuất nhanh chóng hướng xử lý, giải quyết vấn đề.
- Tự động hóa mọi quy trình phê duyệt; giảm đến 80% thời gian luân chuyển các giấy tờ hành chính liên quan đến dự án và doanh nghiệp.
- Tự động thiết lập không gian chia sẻ tài liệu linh hoạt trọng nội bộ của doanh nghiệp.
- Giám sát dự án theo biểu đồ: Phần mềm quản lý dự án Asoft sẽ theo dõi chi tiết từng quy trình; từng công việc liên quan đến dự án. Tiến hành quản lý, theo dõi một cách linh hoạt theo nhiều dạng biểu đồ khác nhau như: Gantt; Kanban; WBS;.... Thiết lập và quản lý chi tiết các nguồn ngân sách, nguồn tài chính, nguồn đầu tư, doanh thu, chi phí liên quan đến dự án.
- Tích hợp các tính năng giao tiếp như: nhắn tin; chat; tạo một mạng xã hội riêng biệt trong nội bộ doanh nghiệp; nhằm bảo mật thông tin cao độ.
► Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp cần đáp ứng những yếu tố nào
Tạm kết
Qua bài viết trên, Asoft hi vọng các bạn sẽ có thêm kiến thức về milenstone và vai trò của milenstone trong quản lý dự án.
Tại Asoft có cung cấp những giải pháp phần mềm quản lý dự án nhằm nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp, tối ưu hiệu quả. Công ty cổ phần Asoft - hơn 20+ năm kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực chuyển đổi số, cung cấp giải pháp phần mềm cho hơn 3500+ khách hàng. Nếu quý khách muốn hiểu rõ hơn về các giải pháp và sản phẩm quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với ASOFT qua hotline để được tư vấn, hỗ trợ và trải nghiệm demo phần mềm hoàn toàn miễn phí.
Ban biên tập Asoft
