CÔNG TY CỔ PHẦN ASOFT

Quản lý kho bằng Excel: Lợi ích và rủi ro

Ngày đăng 22-06-2023

Trong hoạt động kinh doanh hiện đại, quản lý kho là một phần quan trọng trong việc duy trì và tối ưu hoá hoạt động của doanh nghiệp. Trong khi nhiều công ty đã chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, việc sử dụng Excel vẫn là một lựa chọn phổ biến. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá lợi ích và rủi ro của việc quản lý kho bằng Excel.

Quản lý kho bằng Excel là gì ?

Excel là một ứng dụng bảng tính phổ biến được sử dụng để tổ chức, tính toán và phân tích dữ liệu

Quản lý kho có lẽ là một trong những công việc khiến nhiều người "ngán ngẩm". Tuy nhiên, việc sử dụng Excel để quản lý kho cũng có thể mang lại hiệu quả và lợi ích đáng kể.

Excel là một ứng dụng bảng tính phổ biến được sử dụng để tổ chức, tính toán và phân tích dữ liệu. Khi áp dụng vào quản lý kho, Excel cung cấp một cách đơn giản và linh hoạt để ghi lại thông tin về xuất nhập kho, tồn kho và các hoạt động liên quan.

Bằng cách sử dụng file Excel để quản lý hàng tồn, xuất và nhập kho, và tạo báo cáo, chủ cửa hàng có thể biết chính xác lượng hàng cần hạn chế nhập và cũng có thể nhận biết các mặt hàng còn thiếu nếu quản lý kho trên Excel được thực hiện tốt.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý kho trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại

Những cách quản lý kho bằng Excel

Có nhiều cách quản lý kho bằng Excel

Tạo bảng tính tồn kho

Tạo một bảng tính trong Excel để lưu trữ thông tin về các mặt hàng, số lượng tồn kho, giá cả và thông tin khác liên quan. Sử dụng các cột để lưu trữ thông tin và áp dụng các hàm như SUM, COUNT, AVERAGE để tính toán tồn kho tự động. Ví dụ: Sử dụng hàm SUM(B2:B10) để tính tổng số lượng hàng từ ô B2 đến B10.

Theo dõi xuất nhập kho

Sử dụng một bảng tính riêng để ghi lại thông tin về các giao dịch xuất nhập kho. Theo dõi số lượng, ngày tháng, nhà cung cấp, khách hàng và các thông tin khác. Sử dụng hàm IF, VLOOKUP và các hàm khác để tìm kiếm và trả về thông tin theo điều kiện. Ví dụ: Sử dụng hàm IF(D2="Xuất", B2, "") để trả về số lượng hàng khi có điều kiện là giao dịch là "Xuất".

Tạo báo cáo tồn kho

Sử dụng các hàm như COUNTIF, SUMIF, AVERAGEIF để tạo báo cáo thống kê về tồn kho. Ví dụ: Sử dụng hàm COUNTIF(D2:D10, "Áo thun") để đếm số lượng hàng "Áo thun" trong kho từ ô D2 đến D10. Kết hợp với các hàm khác như SUM và AVERAGE để tính toán giá trị và trung bình của hàng tồn kho.

Tính toán thời gian lưu trữ hàng tồn kho

Sử dụng hàm DATEDIF để tính toán số ngày hoặc tháng mà hàng tồn kho đã được lưu trữ. Ví dụ: Sử dụng hàm DATEDIF(E2, TODAY(), "d") để tính số ngày từ ngày E2 (ngày nhập kho) đến ngày hiện tại. Điều này giúp bạn theo dõi thời gian lưu trữ hàng và đưa ra quyết định về việc thanh lý hoặc tái đặt hàng.

Tạo biểu đồ và đồ thị

Sử dụng tính năng biểu đồ và đồ thị của Excel để thể hiện dữ liệu về xuất nhập kho, tồn kho và xu hướng bán hàng. Bằng cách sử dụng các hàm tính toán và chức năng của Excel, bạn có thể tạo biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn và nhiều loại biểu đồ khác để trực quan hóa dữ liệu và phân tích tình trạng kho hàng. Biểu đồ và đồ thị giúp bạn dễ dàng nhận thấy xu hướng, sự biến đổi và sự tương quan trong dữ liệu, từ đó đưa ra các quyết định quản lý kho hiệu quả.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý kho giúp được gì cho doanh nghiệp

Lợi ích khi sử dụng Excel quản lý kho

Ưu điểm lớn khi sử dụng Excel trong quản lý kho hàng là khả năng thống kê dữ liệu chi tiết

Thống kê chi tiết

Một trong những ưu điểm lớn khi sử dụng Excel trong quản lý kho hàng là khả năng thống kê dữ liệu chi tiết. Excel cho phép người dùng tạo các bảng tính với nhiều thông tin chi tiết về sản phẩm, thời gian nhập xuất kho, số lượng tồn kho, kích thước, trọng lượng và nhiều thông tin khác. Các tính năng và hàm số có sẵn trong Excel giúp việc nhập liệu và theo dõi dữ liệu trở nên đơn giản và dễ dàng.

Tạo báo cáo và thống kê dữ liệu

Người dùng có thể sử dụng các biểu đồ và đồ thị có sẵn trong Excel để tạo ra báo cáo chi tiết về tình hình quản lý kho hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất kho hàng theo các chỉ số và thông số quan trọng.

Không phải mất chi phí sử dụng

Excel là một phần mềm miễn phí và được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp. Doanh nghiệp không cần trả bất kỳ khoản phí nào để sử dụng Excel trong quản lý kho hàng. Đây cũng là một trong những ưu điểm lớn nhất của Excel so với các phần mềm quản lý kho trả phí khác.

► Xem thêm: Tối ưu hoá hoạt động xuất, nhập, tồn với phần mềm quản lý kho

Rủi ro khi quản lý kho bằng Excel

Nhập dữ liệu vào Excel một cách thủ công đòi hỏi nhiều công sức và thời gian

Nhập liệu thủ công và tốn thời gian: Việc phải nhập dữ liệu vào Excel một cách thủ công đòi hỏi nhiều công sức và thời gian. Điều này tạo ra rủi ro sai sót khi người sử dụng gặp phải những sai sót khi nhập liệu, từ việc ghi sai số lượng hàng, mã hàng hoặc các thông tin khác. Điều này có thể gây ra lỗi trong hệ thống quản lý kho và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Thiếu tính bảo mật và rủi ro mất dữ liệu: Khi dữ liệu được lưu trữ trên file Excel, việc bảo mật thông tin trở thành một vấn đề. File Excel có thể dễ dàng chia sẻ và truy cập bởi nhiều người, điều này gây ra nguy cơ rò rỉ thông tin và tiềm ẩn rủi ro mất dữ liệu. Ngoài ra, mất dữ liệu cũng là một vấn đề lớn khi người dùng không thực hiện sao lưu dữ liệu đều đặn hoặc khi xảy ra sự cố về máy tính.

Thiếu tính cập nhật liên tục: Excel không cung cấp khả năng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Điều này có nghĩa là thông tin trong kho không được cập nhật tự động khi có các giao dịch xuất nhập kho mới. Điều này gây khó khăn trong việc theo dõi và xử lý thông tin liên quan đến kho hàng, đồng thời cản trở quy trình vận hành hiệu quả.

► Xem thêm: P hần mềm quản lý kho - Công cụ chuyên nghiệp hóa quy trình kho bãi

So sánh quản lý kho bằng Excel và phần mềm quản lý kho

Dưới đây là bảng so sánh Excel với phần mềm quản lý kho dựa trên các tiêu chí

Tiêu chí	Phần mềm quản lý kho	Microsoft Excel
Khả năng quản lý hàng tồn kho	Có khả năng quản lý và theo dõi số lượng hàng tồn kho, nhập/xuất hàng, quản lý vị trí lưu trữ và thông tin sản phẩm.	Có thể quản lý hàng tồn kho, nhưng cần thiết kế và tạo công thức để tính toán số lượng tồn kho, và không cung cấp các tính năng chuyên biệt cho việc quản lý kho.
Tính tự động hóa	Cung cấp tính năng tự động hoá, cho phép lập kế hoạch tự động nhập hàng, quản lý chuyển đổi hàng tồn kho và tạo báo cáo tự động.	Yêu cầu việc thiết kế công thức và quy trình thủ công để thực hiện các tác vụ quản lý kho tự động.
Độ chính xác	Có tính năng kiểm tra và giám sát hàng tồn kho một cách chính xác, giảm thiểu sai sót con người.	Phụ thuộc vào sự chính xác của dữ liệu và công thức được thiết kế, có thể gây ra sai sót nếu có lỗi trong quy trình.
Quản lý thông tin sản phẩm	Cho phép lưu trữ thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm mã hàng, mô tả, giá, nhà cung cấp, hạn sử dụng,..	Thông tin sản phẩm có thể được lưu trữ trong các cột của bảng tính, nhưng không có cấu trúc chuyên biệt và tính năng quản lý thông tin.
Quản lý vị trí lưu trữ	Cung cấp tính năng quản lý vị trí lưu trữ của hàng tồn kho, giúp tìm kiếm và sắp xếp hàng hóa dễ dàng.	Excel không cung cấp tính năng quản lý vị trí lưu trữ, việc tìm kiếm và sắp xếp hàng hóa có thể phức tạp và tốn thời gian.
Báo cáo và phân tích	Cung cấp các báo cáo và phân tích hàng tồn kho để giúp theo dõi hiệu suất, xu hướng và nhận diện vấn đề.	Không có chức năng báo cáo, doanh nghiệp không có cái nhìn toàn cảnh về xuất /nhập /tồn, về các quy trình trong kho.
Đồng bộ hóa dữ liệu	Có khả năng đồng bộ hóa dữ liệu tự động giữa các bộ phận và hệ thống khác, như kế toán, bán hàng,..	Yêu cầu việc nhập liệu và cập nhật thủ công, không có tính năng đồng bộ hóa dữ liệu tự động.
Quản lý đặt hàng	Cung cấp tính năng quản lý đặt hàng và tối ưu hóa tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.	Excel không cung cấp tính năng quản lý đặt hàng, việc tính toán và tối ưu hóa tồn kho phải được thực hiện bằng tay.
Bảo mật và quản lý quyền truy cập	Cung cấp khả năng bảo mật dữ liệu và quản lý quyền truy cập, chỉ cho phép người dùng cần thiết được phân quyền truy cập vào thông tin kho.	Excel cung cấp một số tùy chọn bảo mật, nhưng không phải là một giải pháp quản lý quyền truy cập hoàn chỉnh.
Khả năng mở rộng	Phần mềm quản lý kho thường có khả năng mở rộng, cho phép tích hợp các tính năng và tương thích với các hệ thống khác.	Excel có khả năng mở rộng hạn chế và không dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác.

► Xem thêm: Quản lý chính xác từng mặt hàng trong kho với phần mềm quản lý kho

Quản lý kho hiệu quả hơn với phần mềm quản lý kho Asoft

Phần mềm quản lý kho Asoft chuyên nghiệp, hiện đại

- Quản lý hoạt động xuất/nhập/tồn và luân chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh, kho, nhà cung cấp và khách hàng.

- Quản lý hàng hóa đặc thủ theo barcode, imei/serie, theo lot, theo hạn sử dụng, theo vị trí.

- Quản lý kế hoạch giao-nhận, tình hình luân chuyển hàng hóa giữa các kho và đối tác (hàng đi thẳng, hàng qua kho).

- Quản lý không giới hạn mặt hàng, số kho và có thể phân quyền dữ liệu theo hàng hóa, theo kho.

- Kiểm kê hàng hóa định kỳ theo kho, theo hàng, theo lot....

- Đồng bộ thông tin, dữ liệu với đơn hàng bán/mua, kế toán theo thời gian thực.

- Hệ thống báo cáo đa dạng, linh hoạt cho các tiêu chí lọc về hàng hóa, tồn theo kho, tồn theo sản phẩm...

► Xem thêm: Sự cần thiết của phần mềm quản lý kho đối với doanh nghiệp

Tạm kết

Quản lý kho bằng Excel mang lại lợi ích như tính linh hoạt, tiết kiệm chi phí và dễ sử dụng. Tuy nhiên, cũng cần nhìn nhận rủi ro có thể xảy ra, như hạn chế chức năng, khả năng mắc lỗi và hạn chế mở rộng. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc sử dụng Excel có thể là một giải pháp tạm thời, nhưng cần xem xét việc nâng cấp lên các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp để tối ưu hoá quá trình quản lý kho và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Tại Asoft có cung cấp những giải pháp phần mềm quản lý kho nhằm nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp, tối ưu hiệu quả. Công ty cổ phần Asoft - hơn 20+ năm kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực chuyển đổi số, cung cấp giải pháp phần mềm cho hơn 3500+ khách hàng. Nếu quý khách muốn hiểu rõ hơn về các giải pháp cho doanh nghiệp quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với ASOFT qua hotline để được tư vấn, hỗ trợ và trải nghiệm demo phần mềm hoàn toàn miễn phí.

Ban biên tập Asoft