► Xem thêm: 5 Thế mạnh của công cụ quản lý quy trình đối với doanh nghiệp

Quy trình quản lý công việc là gì?

✔ Khái niệm chung về quy tình quản lý công việc

Quy trình quản lý công việc là một quy trình trình tự thực hiện một hoạt động đã được quy định mang tính chất bắt buộc; nhằm đáp ứng các mục tiêu cụ thể trong hoạt động quản trị. Quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp thường được quy định và lưu trữ dưới nhiều hình thức. Ví dụ như dạng văn bản, các file hướng dẫn, hoặc được thiết lập trên hệ thống phần mềm quản lý công việc. Quy trình thường được phân chia, và soạn thảo tùy mức độ công việc, dạng công việc,… Hoặc theo vị trí, chức vụ công việc.

Một cách khác, có thể hiểu quy trình quản lý công việc là một khuôn khổ pháp lý nội bộ để các công việc được diễn ra đúng phép tắc trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. Phương pháp quản lý theo quy trình là phương pháp quản lý mà ở đó doanh nghiệp đưa ra các quy tắc chung; hoặc các công việc mẫu và đưa ra thứ tự thực hiện chuẩn; nhằm thực hiện công việc theo đúng tiêu chuẩn đặt ra.  

✔ Lợi ích mà quy trình quản lý công việc đem lại

Nhìn chung thì quy trình quản lý sẽ giúp doanh nghiệp:

• – Thống nhất thứ tự và các thức thực hiện công việc của doanh nghiệp
• – Hỗ trợ công việc được diễn ra suông sẻ, hạn chế gián đoạn

Một quy trình rõ ràng sẽ giúp nhân viên, dù mới hay cũ đều có thể nắm bắt và thực hiện một cách chính xác, tuần tự từng bước. Những công việc phải làm đối với dạng công việc này là gì? Làm việc với bộ phận nào? Kết quả cần đạt được là điều gì? Kết quả công việc sẽ báo cáo với bộ phận nào?…

Không chỉ giúp nhân viên thực hiện chính xác, hiệu quả; mà nhà quản lý cũng không tốn nhiều thời gian và công sức cho việc hướng dẫn và kiểm soát. Từ đó doanh nghiệp sẽ vận hành trôi chảy, nhịp nhàng và tối ưu hiệu quả hoạt động. Nhân viên nắm bắt được cách thực hiện tuần tự và đạt mục tiêu cho công việc ấy.

Những ‘rắc rối’ khi chưa có quy trình quản lý công việc

Tầm quan trọng của quy trình quản lý công việc là điều đã được chứng minh. Trong doanh nghiệp thường có rất nhiều các quy trình được vận hành đan xen và đồng thời. Vì vậy cần phải có sự quản lý tập trung, đồng nhất. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp, công ty lại không có cách thức để quản lý; cụ thể hơn là chưa có công cụ để quản lý quy trình cho từng công việc.

Trong phần lớn doanh nghiệp hiện nay đang tồn tại vô số dạng quy trình ngầm hiểu khác nhau và không thống nhất. Dẫn đến mỗi nhân sự, mỗi phòng ban “chạy” theo một hướng khác nhau; dễ sinh ra các mâu thuẫn, rối ren khi xử lý công việc. Bên cạnh đó, các công việc giao tiếp, phân việc được thực hiện bằng các công cụ thủ công như: email, group chat,… hay qua excel, giấy tờ, giao miệng,… khiến quy trình đã rối ren, công việc lại dễ bị quên, thiếu, sót. Dưới đây là một số “rắc rối” phổ biến.

✔ Nhắc nhở, đốc thúc công việc

Việc nhắc nhở, đốc thúc công việc cho phòng ban 10 nhân viên, có thể là một điều dễ dàng. Nhưng phòng ban lên đến 20 người, 50 người hay thậm chí hàng trăm người; với hàng chục dự án khác nhau thì sao. Đó là điều không thể. Hơn nữa, nhân viên cũng rất dễ bị quên việc, sót việc, hiểu sai ý,.. khiến công việc bị trì truệ, ảnh hưởng nghiêm trọng.

Khi chưa có quy trình quản lý và kiểm soát, nhà quản lý thường xuyên phải nhắc nhwor thủ công đến từng nhân viên, từng đầu việc cụ thể. Đối với nhân viên, việc này có thể sinh ra tính ỷ lại, thụ động. Đối với nhà quản lý lại tiêu tốn nhiều thời gian quan trọng; mất đii cái nhìn tổng quát về những vấn đề rộng hơn.

✔ Tốn quá nhiều thời gian cho việc hướng dẫn, đào tạo

Với mỗi doanh nghiệp đều có một quy trình, cách thức làm việc và giao tiếp riêng biệt; không thể mỗi lần có nhân viên mới, quản lý cũng có thể đào tạo và hướng dẫn tất tần tật những điều ấy. Chính vì thế, mà khi đụng một việc nào đó mới, quản lý phải cầm tay chỉ việc từng ly từng tí. Điều này là không thể đối với một quản lý đúng nghĩa. Nhất là khi vấn đề nhân sự của một doanh nghiệp không lúc nào là ổn định.

✔ Không thể thống kê kết quả, hiệu suất thực hiện công việc

Nhà quản lý sẽ không thể biết được kết quả công việc nếu không yêu cầu nhân viên thống kê báo cáo. Điều này dẫn đến nhiều hệ lụy. Liên quan đến tính cấp thiết và nhanh chóng của việc ra quyết định; mà còn liên quan đến tính chính xác, đồng bộ của dữ liệu thống kê.

Vấn đề đặt ra cho nhà quản lý là họ cần có một công cụ hỗ trợ.

► Xem thêm: Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả với mô hình BPM

Quy trình quản lý công việc mang đến lợi ích gì đối với các doanh nghiệp.

Xu thế số hóa ngày nay trở thành hình thức được nhều doanh nghiệp ưa chuộng. Vì không chỉ cắt giảm được các hao phí vật chất, hạn chế các ràng buộc với “thế giới offline”; mà còn giúp việc tổ chức, vận hành doanh nghiệp đồng nhất, tối ưu hơn. Chuyển đổi số với việc ứng dụng các giải pháp phần mềm được xem là “con đường” giúp nâng cao hiệu suất công việc, đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Những lợi ích mà phần mềm quản lý mang lại cho các doanh nghiệp, có thể kể đến:

✔ Nắm bắt được tiến độ công việc

Nhà quản lý có thể dễ dàng nắm rõ tiến độ thực hiện công việc của nhân viên; từ việc bắt đầu thực hiện, đang thực hiện ở mức độ nào; và sẽ hoàn thành trong khoảng thời gian bao lâu. Từ đó họ có những nhắc nhở kịp thời đến nhân viên của mình. Đặc biệt là với tính chất “hiện đại” mà có thể xem xét tiến độ mọi lúc, mọi nơi – trên một chiếc smartphone nhỏ gọn.

✔ “Nhắc nhở” người trong quy trình quản lý, không bị lỡ công việc

Trong một quy trình công việc luôn có rất nhiều những công việc con, thời hạn để hoàn thành. Điều đó cũng có thể khiến cho nhân viên, những người làm việc trong quy trình đó dễ bị quên việc, bị lỡ việc. Chính vì thế, khi hệ thống “cảnh báo” thông minh thường xuyên nhắc nhở thời hạn công việc; không chỉ giúp cho nhân viên và cả chính bản thân nhà quản lý cũng luôn đảm bảo tiến độ công việc đúng thời hạn.

✔ Không cần training lại nhân sự nhiều lần

Mỗi khi có nhân sự mới vào, họ sẽ không biết nên bắt tay làm việc từ đâu; hoặc sẽ không hiểu công việc này sẽ được thực hiện như thế nào. Nhà quản lý sẽ phải hướng dẫn, đào tạo lại nhân sự từ những điều nhỏ nhặt nhất. Và cứ mỗi lần có nhân sự mới thì việc training lại lặp lại vòng lẩn quẩn. Vấn đề này sẽ được giải quyết ngay “trong một nốt nhạc” một khi doanh nghiệp đã có quy trình quản lý công việc và công cụ hỗ trợ – phần mềm quản lý.

✔ Bao quát được mọi vấn đề đang diễn ra trong quy trình

Công việc này kết thúc, công việc tiếp theo sẽ được tiếp tục tiến hành. Chuỗi công viêc sẽ cứ tiếp tục diễn ra cho đến khi công việc được hoàn thành. Nếu không có công cụ quản lý rõ ràng; thì khi có một công việc trong quy trình bị chậm, hoặc bị chạy sai hướng; nhà quản lý không thể nhìn ra được vấn đề xảy ra ở đâu để giải quyết kịp thời.

✔ Tiết kiệm nhân lực, thời gian, chi phí

Có công cụ, máy móc hỗ trợ, chắc chắn sẽ tiết kiệm thời gian lẫn công sức của người dùng hơn các công cụ thủ công trước. Chỉ với vài cái “click chuột”, vấn đề đã dễ dàng được giải quyết triệt để. Nhà quản lý thay vì tốn quá nhiều thời gian vào một công việc và chưa thể giải quyết ngay được; thì nay vấn đề này đã phần nào được khắc phục, cải thiện.

✔ Nhiều tính năng hỗ trợ quản lý nguồn lực doanh nghiệp

Một công cụ phần mềm tốt sẽ có nhiều tính năng hỗ trợ để giải quyết mọi vấn đề; giải quyết những vấn đề trực tiếp; những vấn đề có thể phát sinh xung quanh. Các tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp ứng dụng, vận hành doanh nghiệp bài bản; tự động hóa các công việc lặp lại để tận dụng nguồn lực cho các công việc tạo ra lợi ích.

Tạm Kết

Quy trình quản lý công việc là điều mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện, nếu muốn tồn tại trong nền kinh tế thị trường và xu hướng chuyển đổi số. Một quy trình quản lý tốt sẽ giúp doanh nghiệp vận hành đồng bộ; tăng hiệu quả công việc và tính tự giác của nhân viên.

Là công cụ quản lý công việc và dự án theo quy trình chuẩn đặc thù của doanh nghiệp; ASOFT-OO – Giải pháp văn phòng điện tử cho doanh nghiệp 4.0 sẽ là nền tảng cho mọi công việc trong doanh nghiệp được vận hành trơn tru.

Đăng ký ngay TẠI ĐÂY; Hoặc liên hệ đến Hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo giải pháp phần mềm miễn phí.

► Xem thêm: Làm việc từ xa hiệu quả với 3 yếu tố nòng cốt

Ban Biên tập ASOFT