► Xem thêm: 7 Bước xây dựng nghiệp vụ quản lý kho hàng hiệu quả cho chuỗi cửa hàng bán lẻ

SKU là gì?

SKU (Stock-Keeping Unit) có nghĩa là đơn vị lưu kho. Đối với quản lý hàng hóa, SKU là một dạng mã vạch dùng để quy ước loại hàng. Giúp doanh nghiệp phân loại các mặt hàng. Một mã SKU thường bao gồm các thông số về thuộc tính của mỗi loại sản phẩm riêng biệt. Qua đó, phân biệt chủng loại với các sản phẩm khác.

Một doanh nghiệp biết cách đặt mã SKU chuyên nghiệp, chất lượng sẽ tối ưu hóa phương thức lưu trữ và sắp xếp hàng hóa. Dựa trên những thuộc tính, thông số bao gồm: nhà sản xuất; ngày sản xuất; màu sắc; size; mẫu mã; chủng loại;… của từng loại sản phẩm. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng nhận biết và phân biệt các sản phẩm. Cũng như hạn chế tối đã những nhầm lẫn giữa các sản phẩm khác nhau. Rõ ràng, đây là điều mà mà các phương pháp nhập/ xuất kho theo cách thức truyền thống không thể nào làm theo được.

Tại sao phải đặt mã SKU sản phẩm?

Không phải ngẫu nhiên mà phương pháp đặt mã SKU để quản lý hàng hóa được ứng dụng rộng rãi trên thị trường hiện nay. Đây chắc chắn không phải là 1 dãy ký tự vô nghĩa; mà mang lại những công dụng lớn, hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi khối lượng tồn kho. Cũng như quản lý bán hàng và quản lý kho hàng hiệu quả.

➤ Đối với quản lý bán hàng

Xét về quản lý bán hàng, mã SKU hỗ trợ doanh nghiệp đơn giản hoá nghiệp vụ và tiết kiệm tối đa thời gian và nhân lực trong khâu quản lý sản phẩm. Đặc biệt, khi thanh toán hàng hóa. Các sản phẩm SKU có khả năng thanh toán nhanh hơn nhờ hiệu năng nhận biết thông minh của các công nghệ như: máy quét mã vạch, phần mềm bán hàng,…

➤ Đối với quản lý tồn kho

Xét về quản lý tồn kho, mã SKU cho phép doanh nghiệp nhanh chóng tìm được sản phẩm chỉ với vài thao tác nhập liệu mã trên các phần mềm hỗ trợ. Thông qua mỗi mã SKU khác nhau, vấn đề phân biệt các sản phẩm cũng sẽ dễ dàng, nhanh chóng và thuận lợi hơn. Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp có nhiều kho hàng hoặc nhiều chi nhánh khác nhau. Mã SKU còn giúp doanh nghiệp dễ dàng liên kết, quản lý hàng hoá trên nhiều chi nhánh hay dựa trên hình thức bán hàng đa kênh.

Song, để quản lý mã SKU chính xác nhất, doanh nghiệp nên đầu tư thêm các công cụ phần mềm quản lý kho hàng hoặc phần mềm bán hàng. Đây chắc chắn sẽ là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểu soát số lượng xuất nhập tồn, cũng như hiệu quả tiêu thụ của từng sản phẩm cụ thể.

► Xem thêm: 15 Phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần biết

Cách đặt mã SKU để tối ưu hiệu quả quản lý kho

Để tối ưu hiệu quả quản lý kho, ASOFT sẽ giới thiệu đến quý bạn đọc một số cách đặt mã SKU phù hợp nhất. Trong đó, một số thông tin nên dược đưa vào mã SKU có thể là: Tên hương hiệu; chi nhánh; mục sản phẩm; loại sản phẩm; size; màu sắc;…

➤ Cách đặt mã SKU trong những số đầu tiên: nhận dạng cấp cao nhất

Thông thường, những ký tự, chữ số đầu tiên của mã SKU phải đại diện cho những yêu cầu nhận dạng cao nhất. Mà không đâu khách chính là tên thương hiệu, nhà cung cấp, chi nhánh cửa hàng, hay một bộ phận đại diện,…

Bằng cách đặt mã này, người xem có thể dễ dàng nhận biết xuất sứ cụ thể của sản phẩm dựa trên các bảng mã đã quy định trước. Mà không cần phải tốn quá nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu.

➤ Cách đặt mã SKU trong chuỗi số giữa: chỉ định nhận dạng yếu tố duy nhất

Đối với các ký tự hay chữ số nằm ở dãy giữa; doanh nghiệp có thể sử dụng để chỉ định những yếu tố “duy nhất” của sản phẩm.

Một số yếu tố có thể dùng để lập các bộ mã trong chuỗi số ở giữa như:

• Dùng để chỉ các chi tiết của sản phẩm như: chất liệu, kiểu dáng, kích thước, màu sắc,…
• Dùng để chỉ ngày nhập hàng: thường được để hai chữ số cuối
• Dùng để chỉ mã kho lưu trữ: thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp có nhiều kho hàng, dùng để phân biệt nơi lưu trữ hàng hóa
• Dùng để chỉ tình trạng sản phẩm: thưởng để phân biệt sản phẩm còn nguyên vẹn, sản phẩm đã qua sử dụng hay sản phẩm có hư hỏng,…

Bằng những thành phần này, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân loại sản phẩm thông qua dãy kí hiệu.

➤ Cách đạt mã SKU ở vị trí kết thúc: phân loại với số thứ tự

Thông thường, trong một mã SKU; các số cuối cùng sẽ thường dùng để phân loại cũ/ mới của một sản phẩm. Với các số thứ tự sẽ tiếp diễn liên tục từ những sản phẩm đầu tiên đến các sản phẩm sản xuất tiếp theo. (Ví nhụ như: 001, 002, 003,…)

➤ Ví dụ về cách đặt mã SKU

Từ các thành phần trong bảng mã đã được giới thiệu ở phần trên; bạn có thể kết hợp thành một bảng mã hoàn hảo cho doanh nghiệp theo nguyên tắc riêng của mình. Để cụ thể hóa hơn, bạn có thể tham khảo cách đặt mã SKU như sau:

Theo cách đặt mã này; các thứ tự mã số/ ký hiệu sẽ được đặt theo 1 thứ tự nhất quán. Với độ dài không giới hạn; và có thể sử dụng kết hợp cả chữ, số và ký tự đặc biệt. Tùy theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.

• Ví dụ: WW80K5233YW/SV

Đây là một dạng bảng mã của các dòng sản phẩm công nghệ.

Trong đó, 2 chữ cái đầu tiên dùng để thể hiện kiểu máy; 2 chữ số tiếp theo chỉ số cân nặng (kg) của sản phẩm; chữ cái ở giữa là mã của năm sản xuất; số tiếp theo để phân loại serial; tiếp đến là số dùng để chỉ thiết kế cửa; sau đó đến mã màu; hai kí tự cuối cùng được phân biệt bởi dấu “/” để chỉ thị trường thương mại mà sản phẩm hướng đến.

Tùy theo từng loại hình doanh nghiệp và thuộc tính của sản phẩm mà các thức tự và cách đặt mã SKU sẽ đổi khác. Song, nhìn chung quản lý hàng hóa bằng mã vạch SKU được xem là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý kho.

► Xem thêm: 4 Cách sắp xếp kho hàng giúp tiết kiệm thời gian tối đa

Một số lưu ý chung về cách đặt mã SKU

Để tối ưu hiệu quả quản lý kho thông qua phương pháp quản lý hàng hóa bằng mã vạch; doanh nghiệp có thể tham thảo một số lưu ý chung như sau:

➤ Lưu ý về cách sắp thông tin trong mã SKU

Để tối ưu hóa cách tạo mã SKU; bạn có thể sắp xếp thông tin theo trình tự từ lớn đến nhỏ, từ bao quát đến chi tiết. Điển hình như khi bạn muốn tạo mã cho một sản phẩm máy tính bảng, bạn có thể bắt đầu từ danh mục sản phẩm đến những chi tiết để nhận biết sản phẩm. Cụ thể như:

Sản phẩm thuộc danh mục “Đồ điện tử” bạn có thể ký hiệu là E; phân loại sản phẩm là “Máy tính bản” có thể ký hiệu là T (tablet); sản phẩm thuộc thương hiệu Apple bạn có thể kí hiệu là A; tên sản phẩm là iPad Pro có thể ký hiệu là iPr; kích thước màn hình là 12,9″ ký hiệu là 129; bộ nhớ trong 128Gb có thể ký hiệu là 128; màu đen kí hiệu là B (black)… Vậy, sau khi tổng kết lại dãy số; bạn sẽ tạo được mã SKU cho sản phẩm Máy tính bảng Apple iPad Pro 12,9″ bộ nhớ 128Gb màu đen là: TAiPr129128B hoặc TA-iPr-129-128-B

Bằng cách sử dụng quy tắc đặt mã SKU từ yếu tố bao quát đến yếu tố chi tiết; bạn đã có thể dễ dàng định danh được sản phẩm nhanh chóng khi nhìn thấy bất kì mã SKU nào.

➤ Chú ý không nhồi nhét quá nhiều thông tin

Một mã SKU tối ưu không bắt buộc phải được nhồi nhét quá nhiều thông tin chi tiết. Thay vào đó, hãy cân nhắc sử dụng những thông tin nổi bật nhất của sản phẩm; giúp bạn dễ dàng phân biệt các sản phẩm với nhau. Đó chính là một mã SKU giúp bạn tối ưu hiệu quả quản lý kho.

Mặt khác, để mã SKU không quá dài và dằng dặc; bạn có thể tối ưu các thông tin bằng lý tự số. Tạo ra một quy ước nội bộ; giúp bạn dễ dàng nắm bắt thông tin. Ví dụ các sản phẩm của bạn có 10 mã màu; bạn có thể đặt ký tự số cho từng mã như: 01, 02, 03,04,…

➤ Lưu ý font chữ và ký tự

Một lưu ý đặt biệt khi tạo mã SKU để tránh gây nhầm lẫn đó là: Bạn nên hạn chế sử dụng những chữ và số quá tương đồng với nhau

• Ví dụ: O hay 0; I hay l;…

Nếu như gặp phải trường hợp bắt buộc phải đồng sử dụng những ký tự này; bạn có thể quy định phân cách các yếu tố bằng dấu gạch nối.

• Ví dụ: Thay vì đặt mã SKU là MIE119 thì bạn có thể đặt là MIE-119. Như vậy bạn đã có thể dễ dàng phân biệt các yếu tố khác nhau trong một mã sản phẩm.

Ngoài ra, bạn nên tránh sử dụng các ký tự đặc biệt trong mã SKU (ví dụ như các như dấu “&”, “@”, “#”,…) Bởi các ký tự đặc biệt sẽ khiến cho người xem khó phân định và dễ tạo ra các lỗi định dạng (khi quản lý mã SKU bằng phần mềm hoặc bằng các dạng file). Tuy nhiên, nếu để dùng để phân tách tiền tố, bạn vẫn có thể sử dụng một số ký tự đặc biệt như: “/”; “-“;…

Và cuối cùng, khi tạo mã SKU, bạn cũng nên tránh bắt đầu dãy mã bằng số 0. Bởi vì, khi quản lý kho hàng bằng file excell; các mã SKU bắt đầu bằng số 0 thường sẽ dễ bị mất số.

• Ví dụ: Mã SKU của bạn là 012345ABC thì phần mềm Excel sẽ đọc là 12345ABC.

➤ Sử dụng phần mềm để quản lý kho sản phẩm bằng mã SKU

Đương nhiên, bạn vẫn có thể quản lý mã SKU sản phẩm bằng các phần mềm truyền thống như: file excel; Google Sheets;… Song, nó lại khiến bạn khá mất thời gian và công sức. Cũng như dễ khiến bạn nhầm lẫn do vấn đề trùng lặp, thiếu sót, thao tác sai,… Tạo nên những sai lầm không đáng có trong vấn đề quản lý hàng hóa.

Ngược lại, khi đầu tư sử dụng một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp; vấn đề quản lý các mã SKU sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Khi ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng; bạn không chỉ dễ dàng quản lý những thông tin sản phẩm bằng giải pháp tự động hóa mã SKU thông qua phần mềm. Mà còn có thể theo dõi chính xác tồn kho; hiệu quả tiêu thụ; giá cả;…

► Xem thêm: Phần mềm quản lý hàng tồn kho – Công cụ gỡ rối bài toán kho bãi chuyên nghiệp

ASOFT-WM: Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp

ASOFT-WM là Phần mềm Quản lý Kho chuyên nghiệp do ASOFT nghiên cứu và phát triển hơn 18 năm. Bằng cách ứng dụng những công nghệ hiện đại và nổi tiếng nhất hiện nay; ASOFT-WM sẽ dễ dàng giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hàng tồn kho. Trong đó, bao gồm một số tính năng nổi bật như:

• ✔ Quản lý xuất nhập tồn
• ✔ Quản lý hàng tồn kho bằng mã SKU tự động (hoặc được doanh nghiệp thiết lập theo nhu cầu riêng)
• ✔ Quản lý kế toán kho
• ✔ Xác định chính xác số lượng tồn kho
• ✔ Cập nhật các báo cáo khi chi tiết thông qua nhiều dạng: Excel, Dashbroad, dữ liệu,…
• ✔ Giao diện thân thiện, đơn giản, phù hợp xu thế thời đại,…
• ✔ …

Với kinh nghiệm hợp tác cùng hơn 3.000 khách hàng trong/ ngoài nước và thuộc đa dạng các lĩnh vực/ ngành nghề. ASOFT sẽ luôn là người bạn đồng hành; cung cấp cho doanh nghiệp những sản phẩm phần mềm quản lý kho hàng tối ưu nhất. Tạo cho doanh nghiệp một nền tảng vững chắc, cùng tiến bước trên con đường thành công.

Tạm Kết

Ở bài viết này, ASOFT đã tổng hợp và dẫn chứng một số cách đặt mã SKU tối ưu nhất; cũng như đưa ra những lưu ý cần thiết khi quản lý kho hàng bằng mã SKU.

Để được tư vấn về các giải pháp công nghệ ứng dụng trong vấn đề quản lý kho hàng nói riêng và quản lý doanh nghiệp nói chung. Mời quý vị cùng Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Sơ đồ kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ – Phiên bản đơn giản và chuẩn nhất 2021

Ban Biên Tập ASOFT.