► Xem thêm: 4 Cách sắp xếp kho hàng giúp tiết kiệm thời gian tối đa

1. Sơ đồ kho hàng là gì?

Là bản vẽ thể hiện mọi khu vực ở bên trong kho hàng; ví dụ như các vị trí của giá kệ để xếp hàng hóa lên, các khu vực để nhận hàng và đóng gói hàng,… Ngoài các khu vực chính trong kho; một sơ đồ kho hàng chuẩn cũng sẽ thể hiện luôn các vị trí phụ khác như: cửa sổ, cửa ra vào,… Nhờ vậy mà nhân viên có thể biết cách lựa chọn để bố trí các giá kệ và thiết bị; đồng thời tạo lối đi thuận tiện và hợp lý trong kho.

2. Cách vẽ sơ đồ kho hàng

Không quá khó khăn để có thể tạo ra một sơ đồ kho hàng để quản lý hàng tồn kho trong bán lẻ hiệu quả. Sau đây là 3 bước gợi ý để giúp bạn vẽ được một sơ đồ kho hàng chuẩn, hợp lý.

Bước 1: Chuẩn bị sơ đồ mặt bằng cho kho hàng

Rất nhiều người cho rằng mình có thể nắm được mọi ngóc ngách kho hàng rõ ràng như lòng bàn tay. Vì thế họ sẽ tùy tiện sắp xếp kho hàng theo những gì mình hình dung; mà không rõ là điều đó có hợp lý hay không. Và khi bắt buộc phải lập một sơ đồ kho hàng; không ít người sẽ bị lúng túng, mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm, khảo sát lại. Và trường hợp không chuẩn bị được một sơ đồ mặt bằng chính xác; thì sẽ làm mất thời gian cho các công tác tìm kiếm, nhặt hàng, đóng gói hàng sau này.

Trong trường hợp bạn là người đi thuê mặt bằng; nên yêu cầu chủ kho gửi cho mình một bản vẽ mặt bằng kho hoàn chỉnh và chính xác. Trong trường hợp bên chủ kho không thể thực hiện; thì bạn cần trực tiếp đến kho để tiến hành đo đạc cho chính xác; nhằm lên bản vẽ mặt bằng kho cho chuẩn. Bản vẽ càng chi tiết càng tốt.

Bước 2: Phương pháp lập sơ đồ kho hàng, nên chọn cách nào?

Có nhiều cách để lập sơ đồ kho. Doanh nghiệp cần chọn phương pháp phù hợp với quy mô kinh doanh và ngân sách hoạt động của mình. Có 3 cách thường được sử dụng nhất hiện nay như sau:

• ✔ Thuê kiến trúc sư vẽ: Thường dùng khi quy mô kinh doanh lớn, kho bãi rộng; hoặc khi doanh nghiệp có rất nhiều hàng hoá cũng như nhiều loại máy móc thiết bị được sử dụng trong kho hàng; ví dụ như băng chuyền, xe nâng, băng chuyền,…
• ✔ Sử dụng các công cụ online: Ngoài người vẽ ra thì còn có một số công cụ online để doanh nghiệp có thể vẽ hoàn chỉnh sơ đồ kho hàng dễ dàng và chuyên nghiệp. Một trong những công cụ đó là SmartDraw. Đây là công cụ online hoàn toàn miễn phí, đơn giản dễ dùng và hiệu quả cao. Nó còn có các gợi ý sẵn để sắp xếp các khu vực cơ bản và vị trí phù hợp. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể vẽ sơ đồ kho hàng hoàn chỉnh; không lo thiếu sót chi tiết nào hay đi sai hướng.
• ✔ Sử dụng Excel để vẽ sơ đồ kho hàng: Cũng là một công cụ miễn phí để vẽ nên một sơ đồ kho hàng hoàn chỉnh. Với công cụ quen thuộc này, người vẽ có thể bố trí các khu vực trong kho; và tự ý sắp xếp lại các trang thiết cho phù hợp với nhu cầu của mình.
• ✔ Sử dụng phần mềm chỉnh sửa file miễn phí như Canva để lưu file thiết kế của mình dưới dạng file PDF hoặc các file ảnh dễ dàng

Bước 3: Xem xét và bố trí hợp lý các khu vực kho

Mặc dù là bước cuối cùng trong quy trình lập sơ đồ kho hàng nhưng nó không kém phần quan trọng. Bởi vì muốn vẽ được một sơ đồ kho hợp lý; trước nhất kho cần phải có đủ các khu vực chính căn bản nhất; sau đó mới tiến hành sắp xếp chúng thành các kho hàng nhỏ hơn. Bình thường, một kho hàng tiêu chuẩn sẽ bao gồm 3 khu vực chủ yếu:

• ✔ Khu vực hoạt động: Đây là các khu vực chính yếu; nơi diễn ra các hoạt động vận hành chính của kho. Ví dụ như thực hiện việc nhận hàng, tiếp nhận và đóng gói hàng. Đây cũng là nơi chứa các thiết bị; tấm pallet để di chuyển vị trí hàng hoá trong kho,…
• ✔ Khu vực lưu trữ: Đây là chỗ để các giá, kệ hoặc dùng để lưu kho các sản phẩm. Nhằm thuận tiện cho việc sắp xếp hàng hoá; hay là nhặt hàng cho các đơn hàng nên cần thiết kế khu vực này thật hợp lý và thuận tiện cho di chuyển.
• ✔ Các khoảng trống: Đây là nơi không dùng để chứa kệ hay hàng hóa khác; nhưng vẫn là một yếu tố vô cùng quan trọng và thiết yếu trong sơ đồ kho hàng. Chúng là nơi tạo ra các lối đi; nên cần phải đủ rộng để cho hàng hóa và các thiết bị đi vào đi ra; nhân viên cũng có thể di chuyển cũng như lấy hàng dễ dàng.

► Xem thêm: Hàng tồn kho và các bước xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả

3. Các trang thiết bị và khu vực cần xuất hiện trong sơ đồ kho hàng

Sau đây sẽ là 1 số lưu ý giúp bạn vẽ được một sơ đồ kho hàng hoàn chỉnh, hợp lý, an toàn và tất nhiên là phải hiệu quả.

Cần có không gian đủ rộng ở khu vực nhận hàng

Sự nhanh chóng chính là cái cần thiết trong quá trình nhận hàng để tránh làm ùn tắc không gian. Vì vậy, để tránh xảy ra vấn đề này, quy trình nhận hàng cần phải được đầu tư. Trong đó khu vực nhận hàng cần phải được thông thoáng; đủ rộng; để thuận tiện cho việc hàng hóa được nhanh chóng luân chuyển tới nơi sẽ được lưu trữ; hoặc đôi khi là xuất đi ngay trong nhiều trường hợp.

Máy móc có không gian để di chuyển

Máy móc là các thiết bị đôi khi có kích thước khá lớn và cần cẩn thận trong quá trình vận chuyển để tránh bị hư hại. Vì vậy nó được di chuyển trong một khu vực đủ rộng lớn; mà không bị vướng vào hay đụng các vật khác trong kho. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những đơn hàng lớn.

Cần có cửa thông gió

Rất nhiều hàng hóa lưu trữ dễ bị cháy. Do đó, cần phải có các cửa thông gió trong kho hàng, phù hợp theo quy mô kho. Để kho không bị ẩm mốc, giữ được sự thoáng mát sạch và đảm bảo an toàn cho các hàng hóa trong kho.

Ánh sáng phải được đảm bảo

Ánh sáng tất nhiên cũng là một yếu tố vô cùng. Đèn chiếu sáng sử dụng trong kho cần được bố trí  với số lượng và mật độ phù hợp; nhất là với những khu vực đang lưu trữ các sản phẩm bán chạy. Không đủ ánh sáng sẽ dẫn đến nhầm lẫn khi nhặt hàng.

Sử dụng máy nâng/ thang

Nhằm tối ưu không gian, người ta thường sử dụng thêm các giá hàng cao cho mọi kho hàng. Do đó, không thể không sử dụng máy nâng. Nếu kho nhỏ, có thể sử dụng thang để có thể dễ dàng đặt để và lấy hàng thuận lợi, an toàn và nhanh chóng.

Trang bị sẵn bình cứu hoả

Kho hàng là một trong những khu vực dễ xảy ra cháy nổ, hỏa hoạn hơn cả vì lượng hàng hoá ở đây rất dày đặc; thêm nữa là các vật liệu, hàng hóa dễ bắt lửa, ví dụ như: pallet, carton,… Do đó nhất định hãy trang bị cho kho hàng những thiết bị và dụng cụ chữa cháy đầy đủ như bình chữa cháy phòng hoả hoạn.

Tạo lối thoát hiểm khẩn cấp

Kho hàng cũng cần phải được thiết kế thêm lối thoát hiểm và cần thể hiện rõ trong sơ đồ kho hàng; để nhân viên làm việc ở đây có thể thoát ra ngoài an toàn nếu xảy ra các trường hợp khẩn cấp.

4. Các kinh nghiệm cần để vẽ sơ đồ kho hàng hiệu quả

Vẽ và lập sơ đồ kho hàng là một bước cực kỳ quan trọng. Sau đây là một số những kinh nghiệm để bạn hoàn thiện việc thiết kế mặt bằng kho hàng.

• ✔ Trước khi thiết kế, cần chọn sẵn mẫu giá, kệ đỡ, loại pallet,… Việc này sẽ giúp bạn có được những kích thước của các thiết bị một cách chính xác để thiết kế cho hợp lý
• ✔ Thực hiện trao đổi, bàn bạc với thủ kho và các nhân viên đang làm việc trong kho. để tìm ra các cách bố trí mọi khu vực trong kho hàng; để thuận tiện và phù hợp cho các công việc trong kho của họ
• ✔ Cần thiết kế kho rõ ràng theo một quy trình hoạt động khép kín. Đảm bảo sao cho mọi bước trong quy trình đều diễn ra thuận lợi, không gặp khó khăn hay bị khúc mắc gì
• ✔ Nên chọn thiết kế kho theo bố cục chữ I hoặc chữ L nếu như bạn cần kho được bảo mật tốt nhất
• ✔ Cần sắp xếp các mặt hàng bán chậm ở phía sau; các mặt hàng bán chạy cần sắp xếp ở chỗ trước
• ✔ Cần lập thêm sơ đồ cho các kho dự phòng, nhằm chuẩn bị cho những giai đoạn cao điểm khác; hoặc khi dự trù cho trường hợp hàng hoá tồn kho nhiều lên; giúp việc quản lý kho hàng được linh hoạt và hiệu quả
• ✔ Cần kiểm tra bản thiết mặt bằng kho hàng trước khi đưa vào thực hiện ít nhất là 3 lần 

5. Ví dụ một số sơ đồ kho hàng cho doanh nghiệp bán kẻ

Nếu chưa thể vẽ được một bản kế mặt bằng kho hàng; thì sau đây là một số mẫu để áp dụng riêng cho các cửa hàng bán lẻ nhé!

Tạm Kết

Bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết về quy trình vẽ sơ đồ của một mặt bằng kho hàng hợp lý; và giới thiệu một số mẫu sơ đồ kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ tham khảo. Hy vọng sẽ giúp được bạn trong việc quản lý kho hiệu quả; nhằm tối quy trình bán hàng và tối ưu doanh thu.

Để được tư vấn chính xác về các giải pháp và phần mềm quản lý cho doanh nghiệp bạn; Đăng ký ngay hoặc liên hệ Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: 7 Bước xây dựng nghiệp vụ quản lý kho hàng hiệu quả cho chuỗi cửa hàng bán lẻ

Ban Biên tập ASOFT