Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho là phần mềm chuyên dụng thực hiện các chức năng hướng dẫn, kiểm soát và theo dõi các hoạt động xuất hàng, nhập hàng, lưu trữ, tồn kho, lao động,… trong kho hàng. Phần mềm quản lý kho hỗ trợ tích hợp các phần mềm khác như: quản lý mua hàng (ERP), quản lý đơn hàng, quản lý sản xuất, phần mềm quản lý vận tải. Phần mềm quản lý kho cũng có nhiều loại như quản lý bằng excel, access, quản lý online… 

►Xem thêm: Vì sao phần mềm quản lý kho lại quan trọng với cửa hàng bán lẻ

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng?

Quản lý kho hàng bằng thủ công không còn phù hợp với hiện tại

Thông thường, những doanh nghiệp quản lý tồn kho bằng file excel quản lý kho đơn giản hay những database quản lý kho hàng rời rạc, sẽ dễ bị nhầm lẫn. Ảnh hưởng đến vận hành cũng như báo cáo tồn kho, gây mất thời gian lao động.

Quản lý kho hàng bằng thủ công không còn phù hợp với hiện tại

Thêm vào đó, hiện nay có khá nhiều những công ty vận chuyển, doanh nghiệp logistics… vận hành hoàn toàn trên những nền tảng công nghệ. Vì thế mà những doanh nghiệp này đều yêu cầu những đối tác có những phần mềm hoặc hệ thống có thể tích hợp vào phần mềm này của doanh nghiệp. Điều này giúp việc chia sẻ, trao đổi thông tin một cách dễ dàng và đơn giản hơn, đặc biệt là minh bạch, rõ ràng hơn.

Phần mềm quản lý kho hàng toàn diện

Thông qua phần mềm quản lý kho, nhà quản lý, thủ kho cũng như nhân công và hầu hết những hoạt động vận hành kho hàng đều sẽ được thiết lập trên phần mềm nhằm quản lý kho hàng rất toàn diện.

Những tính năng quan trọng cũng như đặc thù của phần mềm bán hàng quản lý kho tương thích với những doanh nghiệp 3PL, chủ hàng, nhà phân phối, doanh nghiệp sản xuất…

→ Thống kê báo cáo từ đơn hàng, kiện hàng đến tổng đơn hàng như nhập, xuất và tồn.

→ Báo cáo nhập. xuất theo ngày.

→ Quản lý nhập và xuất kho.

→ Báo cáo nhập và xuất hàng theo SKU, IMEI.

→ Báo cáo lịch sử tồn kho.

→ Sắp xếp và kiểm tra hàng hóa theo phân loại hàng hóa như hình dáng, kích cỡ, màu sắc và quy cách.

→ Phân quyền cho nhân viên quản lý kho hàng theo mong muốn.

→ Chuyển hàng các kho lẫn nhau dễ dàng và nhanh chóng.

→ Đồng bộ các kho hàng như: Shopee, Lazada… lại với nhau giúp việc kiểm soát được hiệu quả hơn.

►Xem thêm: Phần mềm quản lý kho trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại

Ưu điểm của phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản trị kho miễn phí giúp việc kiểm soát hàng tồn kho 

Do tính chất phức tạp của hoạt động quản lý kho nên rất nhiều chủ cửa hàng bán lẻ thường ngại ngần tiến hành công tác kiểm kho thường xuyên, dẫn đến tình trạng hàng hoá thất thoát, không kiểm soát được. Nhưng khi sử dụng các phần mềm quản lý kho thì công việc này trở nên dễ dàng hơn, bởi vì phần mềm bán hàng có thể tích hợp với các thiết bị đọc mã vạch. Người sử dụng hoàn toàn có thể tiến hành kiểm kho sản phẩm theo mã vạch, mã imei, số serial…. Việc kiểm kho sẽ rất nhanh chóng và có thể tiến hành thường xuyên.

Phần mềm quản trị kho miễn phí giúp việc kiểm soát hàng tồn kho 

Nắm bắt chính xác lượng hàng tồn kho

Doanh nghiệp cần phải nắm rõ số lượng hàng còn, hết để có thể đưa ra quyết định nhập hàng, xả hàng một cách đúng đắn. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng sẽ cho người quản lý con số chuẩn xác. Số lượng hàng hóa sẽ được tự động điều chỉnh tăng, giảm tương ứng với mỗi lần nhập hàng, bán hàng hay kiểm hàng tồn kho.

Lập kế hoạch chính xác

Quản lý tốt lịch sử hàng tồn kho giúp nhà quản lý dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn. Người quản lý cũng có thể đưa ra quyết định đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác nhờ vào tính năng kiểm tra kho của phần mềm này. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm và thêm thông tin về số lượng hàng muốn nhập là có thể tiến hành tạo đơn đặt hàng và hóa đơn 1 cách dễ dàng.

►Xem thêm: Tối ưu hóa phương pháp kế toán hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tăng hiệu quả sử dụng

Nắm được lượng hàng tồn kho, nhà quản lý có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng hỏng, quá hạn sử dụng. Phần mềm có tính năng kiểm hàng tồn kho sẽ đưa cho bạn một báo cáo tồn kho chi tiết với các mặt hàng vượt định mức tối đa hay dưới định mức tối thiểu. Điều này sẽ hỗ trợ người quản lý đưa ra quyết định ngừng nhập hay bổ sung nhập hàng với từng mặt hàng cụ thể. Qua đó, tăng hiệu quả sử dụng vốn, giảm tình trạng vốn bị ứ đọng.

Tiết kiệm chi phí nhờ phần mềm quản lý kho

Tồn kho được xem là tài sản lưu động quan trọng của cửa hàng, đó là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu. Tuy nhiên, quản lý hàng tồn kho thế nào để vừa giảm được chi phí, vừa đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng là không hề dễ dàng. Muốn làm được điều đó, cửa hàng cần có biện pháp tiết kiệm chi phí lưu kho, duy trì chi phí quản lý hợp lý. Ứng dụng phần mềm, công nghệ hiện đại có thể giúp cửa hàng tiết kiệm chi phí.

Tiết kiệm chi phí nhờ phần mềm quản lý kho

Tiết kiệm chi phí sử dụng thiết bị lưu kho, bảo quản hàng hóa

Chi phí thiết bị, bảo quản hàng hóa thường chiếm 8-10% tổng giá trị hàng tồn kho. Hàng tồn kho nhiều, cửa hàng phải  sử dụng nhiều thiết bị lưu kho, bảo quản hàng hóa, phát sinh thêm chi phí điện, mua hoặc thuê thiết bị. Do vậy, phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn sẽ giúp cửa hàng có biện pháp xử lý kịp thời, tiết kiệm chi phí lưu kho. Phần mềm cho phép cửa hàng quản lý kho dễ dàng, cập nhật liên tục hàng tồn kho, thống kê chi tiết những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí. Qua đó, giúp cửa hàng có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí bảo quản, thiết bị lưu kho không đáng có.

►Xem thêm: Phần mềm quản lý kho giúp được gì cho doanh nghiệp?

Tạm kết