Phần mềm quản lý kho hàng là gì?

Phần mềm quản lý kho là một ứng dụng giúp doanh nghiệp thống kê, theo dõi, quản lý và tổ chức mua bán, nguyên vật liệu. Với phần mềm quản lý kho bãi, doanh nghiệp có thể thống kê hàng hóa dựa trên mã vạch từ đó dễ dàng xem được chuyến hàng đi vào, vị trí nguyên vật liệu được đặt và thời gian sản phẩm xuất xưởng.

Bằng việc dùng phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức, tập trung vào việc phân tích, lên kế hoạch, gia tăng hiệu quả trong sản xuất.

►Xem thêm: Phần mềm quản lý kho giúp được gì cho doanh nghiệp?

Tại sao phải sử dụng phần mềm quản lý kho hàng?

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, mỗi kho có đến hàng trăm hàng ngàn sản phẩm khác nhau. Nếu chỉ quản lý bằng cách ghi chép truyền thống thì rất khó để kiểm soát và quản lý. Thủ kho sẽ không nắm rõ được các mặt hàng nào còn tồn kho, mặt hàng nào đã được nhập đi – nhập về với số lượng bao nhiêu? Hơn nữa đối với các công ty có nhiều kho, việc cập nhật và trao đổi các hàng hóa giữa các kho sẽ diễn ra vô cùng phức tạp nếu không có một phần mềm quản lý kho. 

Tại sao phải sử dụng phần mềm quản lý kho hàng?

Bởi vậy, chính sự rắc rối đó là cơ sở để các phần mềm quản lý kho ra đời. Mang đến cho các nhà quản trị công cụ tuyệt vời để kiểm soát, theo dõi hàng hóa, kịp thời đưa ra những kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp. Có thể nói, phần mềm quản lý kho hàng là một phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh. Chúng được coi là trợ lý đắc lực của các chuyên viên kế toán và nhân viên. 

►Xem thêm: Tối ưu hóa phương pháp kế toán hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý kho hàng mang lại rất nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, cụ thể là các bộ phận quản lý như kho hay bộ phận kế toán. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của chúng.

Tra cứu nhanh chóng và chính xác

Việc tra cứu, xác định số lượng, vị trí hàng trong kho, số lượng hàng đã nhập vào là cả một vấn đề đối với thủ kho nếu như không có phần mềm quản lý. Thông thường, khi hàng về kho, sau khi được kiểm tra họ tiến hành nhập thông tin vào phần mềm. Việc tra cứu giờ đây chỉ cần thực hiện bằng một thao tác đó là gõ mã/ tên sản phẩm. Ngay lập tức hệ thống trả về cho người dùng các kết quả liên quan đến mặt hàng như: số lượng tồn kho, thời gian nhập kho mới nhất, thời gian xuất kho, số lượng đã trung chuyển…

Từ đây, việc lưu kho, quản lý hàng tồn kho, thống kế số hàng xuất – nhập kho cũng diễn ra trên chính hệ thống này. Việc luôn nắm được số lượng hàng hóa không chỉ giúp cho các nhà quản trị có hướng đi chính xác nhất mà còn cung cấp cho khách hàng của doanh nghiệp thông tin sản phẩm mà họ mong muốn.

Lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng

Tiết kiệm nguồn nhân lực

Lãng phí nguồn nhân lực không chỉ lãng phí nhân tài mà còn lãng phí các khoản chi phí không đáng có của doanh nghiệp. Bởi, chi phí cho nhân viên là rất tốn kém. Khi sử dụng phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp sẽ giảm được một số nhân viên trực tiếp quản lý kho, đồng thời tạo điều kiện làm việc dễ dàng, đơn giản hơn cho đội ngũ nhân viên kiểm kho.

Xuất báo cáo xuất – nhập kho chi tiết, tức thì

Hầu hết các phần mềm quản lý kho hiện nay đều có khả năng tạo báo cáo dựa trên số liệu trung chuyển hàng hóa trên hệ thống. Báo cáo được thiết kế khoa học, đưa ra các nhận xét chính xác giúp các nhà quản lý có cái nhìn bao quát hơn về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài các báo cáo dạng excel, sơ đồ, biểu đồ hay bảng biểu, báo cáo trên hệ thống còn được phân chia theo từng nhóm hàng, từng khoảng thời gian chi tiết, mang đến cái nhìn thực sự chính xác và trực quan.

Không những vậy, hiện nay hầu hết các phần mềm đều hoạt động trực tuyến, phân quyền truy cập. Điều này giúp cho các nhà quản lý có thể truy cập hệ thống bất cứ khi nào, dù đang đi công tác hay làm việc đêm khuya… Tạo điều kiện thuận lợi nhất để theo sát công việc.

Theo dõi, giám sát kho hàng một cách chặt chẽ

Làm sao để giảm thất thoát hàng hóa là bài toán khó mà nhiều nhà quản lý vẫn chưa thể tối ưu chúng. Mặc dù đã theo dõi và ghi chép đầy đủ, thế nhưng việc nhầm mã hàng, lẫn sang vị trí khác là tình trạng  xảy ra thường ngày trong kho khiến các thủ kho bất lực. Chính vì vậy, nhờ có sự kết hợp của mã vạch, máy đọc mã vạch và hệ thống phần mềm quản lý kho mà quá trình xếp hàng vào kho, xuất hàng, nhập hàng được diễn ra chính xác hơn nhiều. Chỉ cần mặt hàng sai mã vạch, không có mã vạch đều được lưu trữ trong phần ghi chú trên phần mềm.

Lưu trữ thông tin, phân nhóm vật tư đa chiều

Việc lưu trữ thông tin, dữ liệu là yếu tố bắt buộc để hệ thống có thể kết nối với các bộ phận khác và cho ra các bản báo cáo chi tiết. Ngoài ra, phần mềm quản lý kho hàng còn có khả năng sắp xếp mặt hàng theo các nhóm, chủng loại. Chẳng hạn, các mặt hàng bút bi các chủng loại sẽ cùng một mã đầu sẽ được sắp xếp cùng một nhóm với nhau. Điều này thực tế rất quan trọng. Ví dụ, bộ phận kế toán có nhu cầu phân nhóm theo số lượng, bộ phận kinh doanh lại muốn phân nhóm theo giá cả hay bộ phần sản xuất muốn phần chúng theo mức độ tiêu thụ. Nhìn chung, tất cả các nhu cầu này sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng nhờ sự có mặt của phần mềm quản lý kho hàng.

Lưu trữ thông tin, phân nhóm vật tư đa chiều

Dễ dàng quản lý nhiều kho hàng cùng một lúc

Với mục tiêu mở rộng quy mô kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi phần mềm cũng phải có các khả năng mở rộng. Đối với hệ thống quản lý kho hàng phải đáp ứng được các nhu cầu quản lý nhiều kho hàng cùng một lúc. Trụ sở công ty, doanh nghiệp có thể đặt tại một địa điểm nhưng kho hàng lại được phân bổ khắp các thành phố để tiện cho việc phân phối. Điều này đặt ra câu hỏi làm sao để có thể quản lý kho hàng một cách chính xác mà không cần trực tiếp đến kho? Điều đáng mừng là hiện nay các phần mềm quản lý kho hàng đều được tích hợp quản lý chuỗi kho, việc trung chuyển hàng hóa giữa các kho cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

►Xem thêm: Phần mềm quản lý kho trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại

Tạm kết