Các giai đoạn trong vòng đời của một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện

Đầu tiên hãy xác định rõ thuật ngữ vòng đời ERP - ERP life Cycle được xác định từ lúc ERP bắt đầu triển khai, hoàn tất triển khai đưa vào ứng dụng và cuối cùng bị loại bỏ. Quá trình này sẽ diễn ra từ 10 đến 20 năm phụ thuộc vào sự thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp và sự thích ứng thay đổi của phần mềm ERP.

Các giai đoạn trong vòng đời của một nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp

Vòng đời phần mềm ERP gồm những giai đoạn quan trọng sau:

• ERP Roll Out - ERP đưa vào vận hành.
• Optimization: Tối ưu hóa hoạt động ERP.
• Maintenance: Bảo hành phần mềm.
• Extending Values: Mở rộng các giá trị của phần mềm.
• Decaying Performance: Sự suy giảm về hiệu suất hoạt động phần mềm.
• Re-Implementation: Tái triển khai phần mềm cải tiến chất lượng hoạt động.

Dấu hiệu cho thấy nên thay thế nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện

Để xác định phần mềm ERP bạn đang sử dụng đã cần thay thế chưa, bạn cần dựa vào nhiều yếu tố. Những yếu tố này bao gồm mô hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp, quy tắc triển khai. Thường tuổi đời của một giải pháp ERP là 5 -10 năm trước khi bạn thay thế chúng bởi một phiên bản tốt hơn, phù hợp hơn với nhu cầu và tình hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. 

Một trong những dấu hiệu cho thấy bạn cần thay thế hệ thống ERP mới đó là bạn không thể trích xuất tất cả các thông tin quan trọng ra khỏi hệ thống hoặc hệ thống vận hành quá chậm chạp. Hoặc đơn giản là bạn cần đợi các bản báo cáo từ chuyên gia, từ các trường phòng thay vì nhận được bản báo cáo được tổng hợp tự động từ phần mềm ERP.

Một trong những dấu hiệu khác cho thấy bạn cần thay thế hệ thống ERP đang sử dụng là nhân viên của bạn đang dựa nhiều hơn vào các bảng tính và cách giải quyết khác thay vì sử dụng phần mềm.

Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên thay thế phần mềm ERP

Một dấu hiệu khác bạn đã vượt quá hệ thống ERP của bạn là bạn tìm thấy doanh nghiệp đang dựa nhiều hơn vào các bảng tính và cách giải quyết khác để cung cấp thông tin kinh doanh quan trọng.

Bên cạnh đó việc sáp nhập hoặc cắt bỏ một bộ phận cũng là yếu tố thúc đẩy nhanh sự thay đổi hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp.

Nếu nhà cung cấp ngừng hỗ trợ hệ thống ERP của bạn hoặc nhà cung cấp xóa bỏ phần mềm, đó có thể là tín hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn nên thay đổi hệ thống ERP đang sử dụng.

Hiện nay các hệ thống ERP đang phát triển nhanh chóng, ngày càng dễ sử dụng hơn, nhiều tính năng hơn, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người dùng hơn. Điều đó cho thấy các hệ thống ERP đời mới chắc chắn sẽ tốt hơn các hệ thống ERP cũ.

Nhiều doanh nghiệp thậm chí không cần đặt câu hỏi về tuổi đời bởi nhà cung ứng của họ đã cung cấp tính năng tự động cập nhật và tự động đề xuất nâng cấp khi cần thiết.

Vì sao doanh nghiệp cần nâng cấp nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện

Thông thường một hệ thống ERP thường sẽ có tuổi thọ từ 7 -15 năm và có thể lâu hơn. Trong quãng thời gian này đủ để giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí quản lý, phát triển…Nhưng nếu so với tốc độ phát triển kỹ thuật hiện nay thì đây là một quãng thời gian dài, rất nhiều chuyện có thể xảy ra trong khoảng thời gian này. Để tăng lợi thế cạnh tranh thì đột phá trong công nghệ là cần thiết có thể giúp các doanh nghiệp đạt được điều đó. Vì vậy luôn cập nhật những thay đổi trong ngành cũng như lĩnh vực công nghệ là rất quan trọng.

Khi hệ thống ERP lỗi thời sẽ rất khó để duy trì và hỗ trợ khiến năng suất suy giảm, thất thu cũng như bỏ lỡ nhiều cơ hội. 

► Xem thêm: Lựa chọn công ty gia công phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp

Khi nào nên nâng cấp nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp ERP?

Mặc dù việc nâng cấp có thể không đắt bằng việc triển khai một hệ thống ERP hoàn toàn mới, nhưng vẫn cần phải cân nhắc nhiều và lưu ý những vấn đề gì ? Hãy nâng cấp hệ thống nếu doanh nghiệp bạn gặp những dấu hiệu dưới đây.

• Phiên bản ERP hiện tại không còn được nhà cung cấp hỗ trợ nữa. Việc tìm hỗ trợ đủ tiêu chuẩn trở nên khó khăn hơn
• Phiên bản ERP mới nhất có thể tùy chỉnh hoặc cung cấp các chức năng đặc biệt mà doanh nghiệp của bạn đang thiếu.
• Việc đào tạo và sử dụng hàng ngày trở nên khó khăn do phiên bản ERP hiện tại khó sử dụng.
• Không thể thu thập được dữ liệu mới nhất, có liên quan nhất.
• Giải pháp hiện tại bạn không thể truy cập từ xa.
• Hệ thống ERP hiện tại không mang lại cho doanh nghiệp bạn lợi thế cạnh tranh phù hợp với thị trường năng động hiện nay.

Khi nào nên nâng cấp nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp ERP?

Khi hệ thống ERP đã được nâng cấp mới nhất thì doanh nghiệp bạn có các cơ hội mới, những sự hợp tác tốt hơn, tích hợp dữ liệu… giúp đối phó với các nhu cầu thay đổi liên tục trong thị trường hiện nay. Do đó việc nâng cấp hệ thống ERP là cực kỳ cần thiết và quan trọng.

► Xem thêm: Phần mềm ERP đặc thù: Hướng đi mới của tương lai

Tạm kết

Nếu không có mục tiêu chiến lược cụ thể thì rất có thể doanh nghiệp sẽ mắc phải sai lầm lãng phí thời gian, tiền bạc, sản phẩm không phù hợp. Chi phí bỏ ra cho một hệ thống ERP là rất lớn, doanh nghiệp hãy xem thời gian sử dụng của một phần mềm quản trị doanh nghiệp là bao lâu nhằm hỗ trợ trong công tác quản trị chi phí giúp giải quyết một phần vấn đề nhức nhối trong doanh nghiệp.