► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc tốt được đánh giá dựa trên những tiêu chí nào

Giải pháp quản lý công việc trong xu hướng quản trị e-management

Trong giai đoạn số hóa, sự hỗ trợ của các công cụ truyền thống như Excel. Email, Spreedsheet,… Các nhà quản lý đã có thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, chỉ trong vài năm gần đây, với sự xuất hiện của làn sóng cách mạng 4.0; sự khắc khe của thị trường và khách hàng; các công cụ 4.0 thông minh hơn đã dần chiếm ưu thế. Không chỉ bởi những lợi ích to lớn mà đó đem lại trong vận hành; mà còn giúp doanh nghiệp tiết giảm các khoảng hao phí; nâng cao hiệu quả và hiệu suất nhân sự hơn. Chính sự nổi trội ấy, các công cụ quản lý 4.0 đã trở thành nền tảng thiết yếu và mang tính sống còn của doanh nghiệp.

Các công cụ này chính là sự kết hợp hài hòa giữa hai yếu tố quản lý và công nghệ. Để từ đó thay đổi bộ mặt của hoạt động vận hành và quản trị. Điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc của tổng thể doanh nghiệp. Sự bùng nổ của Internet 4.0 đã kéo theo sự hình thành của một loạt các thuật ngữ mới hiện nay; như: E-commerce, e-learning, e-hiring và bây giờ chính là e-management. Hiểu theo một cách đơn giản, e-management chính là quản lý công việc và dự án theo hình thức online và thông minh. 

Giải pháp phần mềm quản lý công việc là gì?

Trong thị trường công nghệ lên ngôi, cạnh tranh khốc liệt và yêu cầu cao từ khách hàng; các phần mềm quản lý công việc đã được ra đời. Các giải pháp phần mềm hứa hẹn đem đến tốc độ, năng suất vượt trội cho doanh nghiệp. Phần mềm hạn chế tối đa sự xuất hiện của các công văn, giấy tờ. Thay vào đó là một hệ thống quản lý công việc online trực tuyến.

Đồng thời giải pháp phần mềm là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị hiện đại. Bỏ qua những giới hạn thủ công về không gian và thời gian; mang đến lợi thế tốc độ trong giai đoạn cần sựu ra quyết định nhanh chóng như hiện nay.

Các giải pháp phần mềm hiện nay xuất hiện với muôn hình vạn trạng. Từ tính năng, quy mô, đến mức giá khác nhau,.. đáp ứng nhu cầu quản trị cho các doanh nghiệp với nhiều mức nhu cầu khác nhau. Những nền tảng trực quan, đơn giản và miễn phí hiện nay có thể kể đến như:. Trello, Asana, Backlog, Jira,.. Hoặc phức tạp hơn như Microsoft Project; hoặc đặc thù hơn cho một số đối tượng nhóm nhất định (như Jira dành cho các nhóm lập trình IT).

Tuy nhiên do sự biến đổi nhanh chóng của khoa học và công nghệ, những công cụ này ngày càng bộc lộ nhiều yếu điểm trong công tác tổ chức, sắp xếp và quản lý công việc. Và sự ra đời của các phần mềm quản lý công việc chính là lời giải đáp cho nỗi băng khoăng này. Các phần mềm này được xây dựng nhằm đáp ứng độ phức tạp của các dạng công việc; dự án đặc thù. Với nhu cầu quản trị cao hơn, hoặc đặc thù cho nhóm công việc/ văn hóa làm việc nhất định; các nhà cung cấp giải pháp có thể đáp ứng cho bạn như: ASOFT, Base, 1Office,..

Giải pháp phần mềm quản lý công việc giúp được gì cho doanh nghiệp?

Giải quyết khó khăn cho các nhà quản lý

Khi phải quản lý một số lượng lớn nhân viên, nhà quản lý thường bị rơi vào trạng thái “ngợp” thông tin. Nhất là khi có quá nhiều công việc, nhóm dự án, chiến dịch cùng lúc. Nếu chỉ quản lý công việc bằng các công cụ đơn giản ví dụ như Email, Group chat; hay các báo cáo cập nhật tiến độ từng tuần, từng nhân sự, thì nhà quản lý không thể tối ưu hiệu suất công việc của chính mình và của nhân viên được. Cụ thể:

❌ Khó phân chia công việc: Phải đến tận nơi nhắc từng việc cho từng nhân viên. Giao việc trong các Group Chat thì thường xuyên bị trôi. Hoặc công việc chuyển giao không chính xác. Việc không đến đúng nơi, đúng người, đúng việc.  Thậm chí việc giao bị trùng lặp, nhầm lẫn với các nhân sự khác. Khiến một việc thì nhiều người làm, nhưng có việc lại bị bỏ quên sót.

❌ Khó theo dõi được tiến độ dự án, nhân viên: Với những cách thông thường, mỗi ngày/tuần; nhà quản lý phải họp hoặc yêu cầu từng nhân viên báo cáo tiến độ. Điều này không chỉ gây mất thời gian, công sức; mà không đảm bảo được tính chính xác, khách quan nhất. 

❌ Khó khăn khi đánh giá nhân viên:. Khi bắt đầu giao việc cho đến khi hoàn thành, nhà quản lý không hề có dữ liệu và cơ sở đánh giá cụ thể nào với nhân viên ấy. Hoặc những đánh giá sẽ mang tính chủ quan, không minh bạch được. Khiến người nhân viên không thỏa mãn, hoặc không nỗ lực để hoàn thành công việc cách chỉnh chu và tốt nhất. 

Giải quyết khó khăn tồn đọng của nhân viên

Với các công cụ quản lý thủ công trước kia, nhân viên thường sẽ gặp những khó khăn sau:

❌ Phân công công việc không cụ thể chính xác. Dẫn đến nhân viên bị “đạp chân nhau” khi cùng làm một việc; hay xu hướng đổ lỗi trách nhiệm cho nhau vì những công việc bị sót

❌ Sự thiếu vắng của teamwork từ đồng nghiệp và sự đôn thúc từ cấp trên; công việc ấy sẽ khiến chậm trễ trong xử lý công việc.

❌ Khó khăn vì bị thiếu thông tin: Khi việc lưu trữ rời rạc, không nhất quán; hoặc lưu trữ ở công ty khiến việc giải quyết công việc ngay lập tức gặp trở ngại

❌ Không thể ghi nhớ công việc, thường xuyên bị trễ deadline.

❌ Mất nhiều thời gian để tổng hợp và báo cáo công việc cách thủ công thông qua excel, tự vẽ biểu đồ, nhập liệu,..

❌ Nhân viên thường bắt đầu một ngày mà không biết phải làm gì trước

► Xem thêm: Văn phòng điện tử – giải pháp không thể thiếu đối với các doanh nghiệp trong thời đại 4.0

Chức năng chính của Giải pháp Phần mềm quản lý công việc ASOFT

Lập kế hoạch thông minh

Mỗi khi bắt đầu một dự án hay một nhiệm vụ mới với Excel trống; chúng ta thường mất rất nhiều thời gian cho việc thiết kế, căn chỉnh mẫu kế hoạch cho phù hợp với tính chất của từng công việc. Nhất là khi có nhiều công việc với các đặc thù khác biệt nhau. 

Tuy nhiên sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn với giải pháp phần mềm quản lý công việc. Tất cả những việc nhà quản lý cần làm đó là liệt kê ra những đầu công việc cần thiết cần phải triển khai. Gán công việc cho nhân sự tương ứng theo các mốc thời gian khác nhau. Hệ thống sẽ hỗ trợ nhân sự hoàn thành những công việc còn lại. 

Kết quả thu được là một bản kế hoạch được trình bày một cách trực quan, đẹp và khoa học. Có thể linh hoạt thay đổi để phục vụ tốt nhu cầu của nhà quản lý cho từng dạng công việc khác nhau. Dù cho đó là dự án phát sinh hay những công việc mang tính thường xuyên lặp lại của doanh nghiệp.

Theo dõi, giám sát tiến độ chi tiết

Thay vì phải liên tục lắng nghe hay xem các báo cáo; hay thậm chí phải chủ động đi đốc thúc nhân viên cập nhật tiến độ. Giờ đây nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát nhân viên của mình – cùng với sự giúp sức của giải pháp phần mềm quản lý công việc. Với từng đầu việc cụ thể được phân công cho từng nhân viên cụ thể; chắc chắn nhà quản lý sẽ hoàn toàn có thể chủ động trong việc nắm bắt tiến độ; hạn chế tối đa thời gian cho các khâu báo cáo trung gian. Từ đó tiết kiệm được một lượng lớn thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Từ đó hướng đến việc xây dựng nên một doanh nghiệp cập nhật theo thời gian thực. 

Vấn đề phân bổ nguồn lực hiệu quả và quản lý đa dự án

 Trên thực tế, hiếm có khi nào doanh nghiệp có thể tập trung toàn bộ nguồn lực của mình vào chỉ một dự án duy nhất. Việc phải đảm đương cùng lúc nhiều dự án và nhiều công việc khác nhau đã trở thành “lẽ dĩ nhiên”; không chỉ đối với bất kì nhân viên mà cả nhà quản lý ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên do tính thiếu liên kết của các công cụ truyền thống; các nhà lãnh đạo dù cho có cố gắng đến đâu vẫn chẳng thể kiểm soát nổi tất cả các đầu việc này. Từ đó gây ra tình trạng phân bổ nguồn lực không được đồng đều; và xa hơn là làm việc không mang lại hiệu quả.

Sự ra đời của phần mềm quản lý công việc chính là lời giải cho bài toán vô cùng khó khăn tồn tại suốt nhiều năm này. Tính liên kết cao của phần mềm quản lý công việc sẽ cho phép nhà quản lý theo dõi, tìm kiếm; và lọc ra những công việc đang được thực hiện bởi từng cá nhân một; những công việc hiện tại vẫn đang còn thiếu người phụ trách hoặc gặp trở ngại. Để từ đó có những sự phân bổ hợp lý, tận dụng được tối đa nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp.

Lưu trữ và chia sẻ tài liệu dễ dàng

 Email đã từng là công cụ rất đắc lực trong việc chia sẻ, gửi thông tin; và luân chuyển tài liệu giữa các phòng ban hay giữa các thành viên của một dự án với nhau. Tuy nhiên điểm hạn chế lớn nhất của Email là nó đã không tối ưu cho việc lưu trữ tốt nhất. Theo Lifewire, trung bình một người sẽ nhận được khoảng 121 Email mỗi ngày. Bao gồm cả những Email công việc hay những Email quảng cáo ngoài lề khác. Vậy làm thế nào để họ dễ dàng tìm được những tài liệu và thông tin chính xác trong đống email “ngập ngụa” đó?

Đây chính là lúc mà một nền tảng quản lý công việc thể hiện được tính ưu việt của nó. Với giao thức API (Application Programming Interface – Giao diện lập trình ứng dụng) tích hợp, nhân viên và nhà quản lý giờ đây có thể chia sẻ tài liệu trực tiếp trên một nền tảng duy nhất. Hạn chế phân tán dữ liệu từ nhiều nguồn như OneDrive, Google Drive, Dropbox,… hay từ máy tính cá nhân. Tất cả sẽ được tổng hợp lại vào một nguồn chung thống nhất và mọi người sẽ có thể dễ dàng tìm kiếm, truy xuất lại những tài liệu thông qua các công việc thực hiện, chủ đề thực hiện,…

Báo cáo, thống kê bằng biểu đồ và con số

 Sau khi đã hoàn tất một chu trình công việc hay một dự án nào; phần mềm quản lý công việc sẽ đưa ra một bản báo cáo tự động mang đầy đủ tính trực quan; đánh giá lại toàn bộ về tính hiệu quả của từng cá nhân, hay từng nhóm dự án. Từ bản báo cáo này, nhà quản lý có thể đối chiếu với những kết quả thu được; để tìm ra nguyên nhân, vấn đề của sự thành công hay thất bại. Để tiếp tục phát huy hay rút kinh nghiệm trong những công việc và dự án sắp tới tốt nhất.

Đã đến lúc cho một giải pháp quản lý công việc linh hoạt, phù hợp

Trong kỷ nguyên 4.0, công nghệ sẽ là lĩnh vực nắm giữ vai trò quyết định đối với sự thành bại của doanh nghiệp. Ứng dụng những tiến bộ công nghệ sẽ là đòn bẩy giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường. Từ đó tạo ra những khác biệt mới ngay từ khâu quản lý. Còn bạn, với cương vị là một người dẫn dắt doanh nghiệp khi tiến bước vào kỷ nguyên 4.0; bạn đã sẵn sàng cho một cú nhảy vọt cùng ASOFT hay chưa?

Công ty Cổ phần ASOFT – Với 18 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp; với mục tiêu nâng cao năng lực quản lý và tối ưu hóa nguồn lực. Năng lực triển khai cho hơn 3,000 doanh nghiệp trong đa dạng ngành nghề: Từ Thương mại – Dịch vụ, Khách sạn – Nhà hàng,.. đến các ngành sản xuất: Cơ khí, Dệt may, Gia công, Gỗ,.. với 40% doanh nghiệp FDI đến từ Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc,.. ASOFT sẽ là đối tác đáng tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong chăng đường phát triển bền vững sắp tới.

Đăng ký ngay để nhận tư vấn và Demo phần mềm miễn phí. Hoặc liên hệ ngay đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí và phổ biến nhất hiện nay

Ban Biên tập ASOFT.