Trong kỷ nguyên CNTT như hiện nay, nhu cầu quản lý công việc không chỉ là của riêng các nhà quản lý. Mà để guồng công việc trở nên trơn tru và hiệu quả; mọi nhân viên trong doanh nghiệp đều cần có một công cụ để hỗ trợ. Bài viết sau dành riêng cho bạn – Những nhà quản lý hiện đại – những gợi ý về top 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí và phổ biến nhất hiện nay.

► Xem thêm: Văn phòng điện tử – giải pháp không thể thiếu đối với các doanh nghiệp trong thời đại 4.0

Thị trường các nhà cung cấp phần mềm quản lý công việc và dự án đang trở nên sôi động hơn bao giờ hết. Không chỉ mang đến cải thiện về tốc độ, hiệu suất; mà còn giúp nâng cao hiệu quả quản lý cho các nhà quản trị hiện đại thời 4.0. Với vô số sự lựa chọn, không chỉ từ các nhà cung cấp trong nước mà cả ngoài nước; cho đến các công cụ miễn phí hoặc có khả năng tùy chỉnh theo đặc thù. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một giải pháp phù hợp theo những đặc thù kinh daonh riêng biệt.

1. Trello – công cụ quản lý công việc miễn phí thân thiện

Trello là phần mềm quản lý công việc miễn phí được xây dựng dựa trên mô hình Kanban. Giao diện của Trello được đánh giá là rất dễ nhìn, trực quan với các cột trạng thái tùy chỉnh. Các danh mục công việc nhỏ được phân vào các nhóm trạng thái tương ứng; và chuyển đổi trạng thái nhanh chóng với thao tác kéo thả đơn giản. Thiết kế tối giản giống như một bảng thông tin; mà bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng thông thạo cách sử dụng và thực hiện. 

Trong mỗi công việc, bạn có thể cài đặt các thuộc tính mô tả; như: chi tiết công việc; gắn thẻ thuộc tính tùy chọn; thêm người theo dõi, tạo checklist công việc; ghi chú, hay gắn tập tin/tài liệu liên quan,…

Ưu điểm

✔ Dễ dàng sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống như một bảng tin trực quan với những tờ giấy note. Do vậy, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng nắm bắt thông tin sử dụng; mà không cần quá nhiều thời gian để đào tạo hướng dẫn.

✔ Khả năng cộng tác tốt: Các tính năng trong trello đã khá đầy đủ với một nhu cầu quản lý vừa phải. Khả năng cộng tác và theo dõi nhóm rất dễ dàng; giúp Trello là một trong những công cụ được nhiều đội nhóm và dự án ưa chuộng. Bên cạnh ưu điểm lớn nhất, đó là Trello là công cụ quản lý công việc hoàn toàn miễn phí.

Nhược điểm

Vì tính đơn giản và dễ sử dụng của mình, Trello sẽ không đáp ứng nhu cầu quản trị phức tạp. Cụ thể:

❌ Không phân cấp quản trị: Tất cả các thành viên trong nhóm sẽ có đều cùng phân cấp như nhau. Điều này là hạn chế đối với các doanh nghiệp hoặc dự án quan trọng sự phân cấp này.

❌ Không hiệu quả khi quản lý công việc theo thời gian: Mặc dù trong Trello cũng có chức năng đặt lịch hoàn thành cho từng công việc; nhưng chức năng này vẫn chưa có những nhắc nhở và thông báo đủ tốt; để quản trị và sắp xếp tối ưu hơn.

❌ Không có thống kê báo cáo: Đây là hạn chế lớn nhất của Trello; nếu như doanh nghiệp/dự án mong muốn các đúc kết, tổng hợp sau từng giai đoạn.

❌ Không bảo mật thông tin tốt: Việc bảo mật trở nên khó khăn khi việc chia sẻ thông tin rất dễ dàng.

❌ Không thống nhất chung một nền tảng: Với mỗi nhóm/dự án, bạn cần tạo một bảng (board) riêng biệt. Đối với các nhân sự tham gia trong nhiều nhóm khác nhau; việc quản lý thông tin và cân đối công việc sẽ trở nên khó khăn dần. 

Trello là một công cụ quản lý công việc miễn phí và thông dụng. Tuy nhiên, với những chức năng nhất định và sự tối giản của mình, Trello chỉ phù hợp với các nhóm/dự án dưới 10 người; với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, nhanh gọn, ghi chú thay vì quản trị.

2. Asana – công cụ quản lý công việc được ưa chuộng với các tính năng nâng cao.

Cũng tương tự như Trello, nhưng Asana có những tính năng vượt trội và sâu sắc hơn. Theo dõi dự án, công việc, thời gian, nguồn lực với một giao diện vô cùng đơn giản và trực quan. Công việc được trình bày theo dạng Kanban hoặc To-do-list. Và ở phiên bản miễn phí, Asana có thể quản lý công việc khá đầy đủ nhu cầu của nhà quản lý tầm trung; muốn kiểm soát khối lượng công việc tương đối đồ sộ của công ty.

Ưu điểm: 

✔ Khả năng cộng tác: Vốn là một ứng viên nặng ký trong quản lý công việc và dự án, Asana có đầy đủ các tính năng cần thiết; như: Tạo công việc, giao việc; lên lịch cho công việc; sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét, thảo luận về công việc. Một trong những tính năng đặc biệt của Asana là khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án cùng lúc – mà không cần sao chép hay nhân bản. Điều này rất hữu ích khi một nhiệm vụ đồng thời sẽ liên quan đến nhiều mục tiêu. Hoặc khi ngày hết hạn được áp dụng cho nhiều dự án khác biệt. Ngoài ra, Asana còn có thể tích hợp với các nền tảng khác như Slack, DropBox, Github…

✔ Lập kế hoạch và Theo dõi trạng thái công việc: Tuỳ nhu cầu, bạn có thể xem dự án dựa trên trạng thái, nhiệm vụ hay ngày hết hạn; hoặctheo tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án. Asana không có biểu đồ dạng Gantt; nhưng có tính năng Timeline để có thể thấy được tổng quan công việc của tất cả dự án. Nếu Timeline chưa thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp; nhà quản lý có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để có thể theo dõi tiến độ trực quan hơn.

✔ Báo cáo thống kê: Ở phiên bản miễn phí, Asana chỉ có biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report) mà thôi. Cho biết số nhiệm vụ đã được hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại cần thực hiện. Các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ được ứng dụng ở phiên bản trả phí.  

✔ Phân quyền sử dụng giới hạn: Asana có tính năng phân quyền riêng tư/ công khai cho từng dự án và nhiệm vụ.

Nhược điểm:

❌ Chi phí sử dụng: Asana có bản miễn phí với tối đa là 15 thành viên. Tuy nhiên, nếu số thành viên lớn hơn; bạn phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$/ người dùng/ tháng. Với phiên bản này, Asana mới mở thêm các tính năng quan trọng như tìm kiếm công việc nâng cao; thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, và báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án, công việc,… Có thể thấy, để được sử dụng trọn vẹn tất cả các tính năng ưu việt của Asana; các doanh nghiệp sẽ phải chịu một mức phí thường niên không hề nhỏ.  

Với các tính năng trên, Asana là sự lựa chọn thích hợp nhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng; tức một người cần phải tham gia vào nhiều dự án/ phòng ban khác nhau. Khi đó, Asana không chỉ giúp team/ dự án cộng tác hiệu quả; mà còn giúp người quản lý theo dõi tổng thể công việc ở tất cả các phòng ban và dự án chính xác và dễ dàng.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc tốt được đánh giá dựa trên những tiêu chí nào

3. Wrike – lựa chọn quản lý công việc dự án miễn phí cho các start-up

Bên cạnh Asana, Wrike cũng là một giải pháp phần mềm quản lý dự án miễn phí và mạnh mẽ. Nếu như Asana giúp bạn làm việc không cần đến email; thì Wrike thay thế không chỉ email mà còn hầu hết công cụ làm việc trung gian khác.

Theo đánh giá của Business News Daily, Wrike được bình chọn là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp phần mềm quản lý dự án và dự án miễn phí. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho những team quy mô nhỏ; hoặc các start-up không có nhiều kinh phí đầu tư.

Ưu điểm:

✔ Tính cộng tác: Giống như Asana; Wrike cũng có đầy đủ các tính năng cần thiết; như tạo công việc, giao việc, bình luận, thảo luận; tag tên, hay khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án khác nhau… Wrike còn có thể cộng tác nhanh hơn nữa với tính năng là Chỉnh sửa trực tuyến (Live Editing) cùng với các tài liệu đính kèm. Nhờ đó người dùng có thể tạo công việc trực tiếp qua email chỉ bằng một cú nhấp chuột.

✔ Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc: Wrike quản lý thời gian của từng đầu việc rất sát sao. Có nhiều tuỳ chọn khi đặt thời hạn hoàn thành cho công việc; ví dụ như đặt thời hạn theo backlog (khoảng thời gian); theo deadline cụ thể (công việc sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể); hoặc theo milestone (đến bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc)… Bên cạnh đó, với nhiều chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt; theo Workload của từng nhân sự; Wrike giúp nhà quản lý tối ưu nguồn lực vô cùng hiệu quả và tối ưu.

✔ Báo cáo theo thời gian thực: Tính năng này giới hạn đối với phiên bản trả phí, Wrike có thể xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực. Tuỳ chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý, người dùng có thể yêu cầu báo cáo theo dự án hoặc theo công việc; với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc theo tên từng thành viên…  

✔ Phân quyền giới hạn sử dụng: Wrike cho phép phân các quyền sử dụng cơ bản ở phiên bản miễn phí. Như quyền truy cập vào bảng quản trị, quyền cài đặt ngày làm việc và ngày nghỉ, quyền xoá tài khoản thành viên,… Tuy nhiên một số quyền nâng cao hơn như quyền tạo, sửa và tuỳ chỉnh Workflow; quyền xem lịch làm việc của nhân sự khác,… thì chỉ có ở phiên bản trả phí.

Nhược điểm:

❌ Chi phí sử dụng: Wrike sẽ miễn phí cho 5 người dùng với những tính năng cơ bản; Như quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu, khả năng tích hợp với các công cụ khác như Google Drive, Dropbox, Office365. Với bản miễn phí này, người dùng chỉ có 2Gb dung lượng để lưu trữ. Với các tính năng ưu việt và thông minh hơn nữa; như tuỳ chỉnh workflow; báo cáo theo thời gian thực; phân tích và dự báo… Thì chỉ có ở gói Business, với mức giá khoảng 24.8$/ người dùng/ tháng. Đây là một mức giá khá cao để được sử dụng trọn vẹn phần mềm ưu việt này.  

Với những phân tích bên trên, Wrike sẽ là phần mềm quản lý dự án phù hợp với những doanh nghiệp tầm trung; với nhu cầu quản lý dự án chuyên sâu hơn. Với các team nhỏ khoảng dưới 5 thành viên, Wrike phiên bản miễn phí vẫn là một lựa chọn quản lý công việc tốt. Với các tính năng tuy giới hạn nhưng rất hữu ích và cần thiết cho nhu cầu cơ bản.

4. Slack – phần mềm quản lý công việc miễn phí tích hợp đa dạng tính năng

Slack là một ứng dụng văn phòng, phần mềm quản lý công việc với phiên bản miễn phí hết sức hữu ích. Ứng dụng này có rất nhiều các ưu điểm mà bạn cần phải biết tới. Điển hình như:Trực tiếp trao đổi thông qua trình duyệt mà không cần đến mail hay gọi điện trao đổi phức tạp. Gửi file, gửi ảnh không giới hạn, không sợ làm giảm dung lượng.

Với Slack, việc trao đổi thông tin trong văn phòng trở nên quy củ và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Mỗi phòng ban, dự án hoàn toàn có thể thiết lập một nhóm trao đổi riêng biệt. Thành viên có thể tùy ý gia nhập hoặc rời nhóm. Slack cũng hoàn toàn tương thích với các công cụ khác như Google Drive, Dropbox hoặc SalesForce.

Công cụ quản lý công việc này có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí. Bạn cũng có thể bỏ thêm một chút tiền mỗi tháng để sử dụng các tính năng cao cấp hơn của Slack.

Ưu điểm:

✔ Thay thế và tích hợp tất cả trong một: Nhắn tin, gửi thông tin, chia sẻ tài liệu, quản lý công việc,.. trong một ứng dụng duy nhất.

✔ Gọi video: Bắt đầu cuộc gọi video hoặc hội nghị bằng giọng nói với các thành viên khác trong bất kỳ nhóm nào trong Slack một cách nhanh chóng.

✔ Đặt lời nhắc: Đặt lời nhắc cho chính bạn hoặc người khác – Bạn có thể sử dụng lời nhắc tích hợp của Slack hoặc của Google Calendar; và nhiều danh sách việc cần làm khác có thể được thêm vào để được nhắc về các sự kiện hoặc thời hạn sắp đến.

✔ Tạo một không gian cộng đồng: “Sân chơi” vui vẻ có thể truy cập bởi nhân viên và tình nguyện viên của doanh nghiệp, cho dù họ có ở trong văn phòng hay không!

Nhược điểm:

❌ Khó sử dụng: Nếu nhiều thành viên trong nhóm không phải là người đam mê và thống hiểu về công nghệ; thì sẽ khó để sử dụng Slack. Tuy nhiên, nếu trình độ đội ngũ của bạn tốt; Slack hoàn toàn có thể khiến đội ngũ của bạn ngạc nhiên về tính hiệu quả mà nó mang lại.

❌ Không phù hợp với dự án lớn: Slack ít lý tưởng hơn cho các cuộc thảo luận mang tính quyết định lớn; hoặc mang ý nghĩa hợp tác trong các dự án quy mô lớn (ví dụ như các tài liệu lớn).

5. Jira Software – công cụ quản lý công việc miễn phí dành cho ngành IT

Là một ứng dụng quản lý công việc miễn phí nổi tiếng từ Atlassian; Jirra được thiết kế giúp các nhóm phần mềm lập kế hoạch và thoe dõi dự án. Bằng

Bằng cách sử dụng phương pháp quản lý dạng agile (phương pháp tập trung vào hiệu quả; các phiên bản sản phẩm nâng cấp được phát hành liên tục dựa trên phản hồi của khách hàng). Các nhóm phần mềm có thể sử dụng Jira để lên kế hoạch, theo dõi và phát hành; báo cáo phần mềm mới hoặc khi phần mềm nâng cấp. Họ cũng có thể theo dõi bất kỳ vấn đề nào trong quá trình phát triển và hoàn thiện của sản phẩm.

Ưu điểm:

✔ Lập kế hoạch & theo dõi tình trạng:
Jira hỗ trợ phương pháp làm việc agile với giao diện là bảng Scrum và bảng Kanban. Người dùng có thể sử dụng một số mẫu dự án được thiết lập sẵn trong Jira; như mẫu Lead Generation, Document Approval hay Software Development; trong đó có sẵn các luồng công việc tiêu chuẩn mà nhà quản lý cũng có thể tự tuỳ chỉnh luồng công việc cho riêng mình.

✔ Báo cáo:
Jira cung cấp hơn một chục dạng báo cáo khác nhau để chia nhỏ dữ liệu; giúp bạn kiểm tra khối lượng của công việc; tiến trình công việc và những công việc đang tồn đọng một cách dễ dàng. Biểu đồ nhiều màu sắc giúp phân tích báo cáo một cách nhanh chóng và đơn giản.

✔ Phân quyền sử dụng:
Jira còn có chức năng phân quyền truy cập cực kì chi tiết. Không chỉ phân quyền trong dự án chung; mà nó còn cho phép phân quyền đối với từng nhiệm vụ. Việc hạn chế quyền xem đối với các vai trò khác nhau trong dự án là rất hữu ích. Nhất là khi có những đối tác bên ngoài tổ chức (như freelance, clients) cùng làm việc trong cùng hệ thống. Giúp team công nghệ thông tin bảo vệ thông tin dữ liệu độc quyền của mình.

✔ Khả năng tích hợp:
Jira có khả năng tương thích cao với các ứng dụng của bên thứ ba bên ngoài. Với khả năng tích hợp các công cụ cho nhà phát triển; mạng lưới với hàng nghìn tiện ích bổ sung và API mở của của Atlassian; Jira có thể giao tiếp với một loạt các công cụ quản lý khác nhau.

Nhược điểm:

❌ Giao diện phức tạp: Jira được đánh giá là khá phức tạp. Cần mất thời gian dài để làm quen, thích nghi thì mới áp dụng workflow một cách hiệu quả.

❌ Chi phí sử dụng: Hiện Jira có bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày; bạn có thể trải nghiệm tất cả các tính năng không giới hạn trên. Sau 7 ngày, bạn sẽ có lựa chọn sử dụng bản trả phí với mức giá tuỳ theo theo quy mô team/doanh nghiệp; và tuỳ theo lựa chọn sử dụng dạng cloud hay server. Đối với bản Cloud, team 10 nhân sự có chi phí là 10$/ tháng; còn team từ 11 – 100 nhân sự có chi phí là 7$/ người dùng/ tháng.

Jira là lựa chọn hoàn hảo nhất cho các team công nghệ thông tin, phát triển phần mềm; hoặc các team làm việc theo phương pháp agile trước kia.

Có nên lựa chọn phần mềm quản lý công việc miễn phí?

Phần mềm quản lý công việc và dự án là một công cụ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Dù là doanh nghiệp nhỏ start-up, với những quy trình đơn giản; nhưng để hoạt động nhóm và phối hợp giữa các thành viên trong nhóm/dự án diễn ra đồng bộ; phần mềm quản lý công việc và dự án sẽ giúp bạn tối ưu sắp xếp và quản lý công việc hợp lý hơn. 

Nhưng đừng quên, phần mềm chỉ là một công cụ ứng dụng nhằm nâng cao hiệu suất công việc; chứ không phải khiến quy trình làm việc trở nên rối rắm và phức tạp không cần thiết. Chính vì thế, lựa chọn đúng phần mềm phù hợp với nhu cầu đội nhóm/doanh nghiệp là điều rất quan trọng.

Nếu nhu cầu quản trị của bạn đã vượt quá khả năng đáp ứng của các công cụ trên, phần mềm Văn phòng điện tử – quản lý công việc dự án ASOFT-Online Office sẽ là một giải pháp quản trị dành riêng cho bạn

Để được tư vấn và Demo miễn phí. Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: 10 Sai lầm to lớn trong quá trình quản lý dự án đến từ sự chủ quan
 

Ban Biên Tập ASOFT.