► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc (Online Office) là gì? Doanh nghiệp được gì từ phần mềm quản lý công việc?

Văn phòng điện tử là gì?

Được biết đến với cái tên là E-Office, hay Online Office, văn phòng điện tử là một ứng dụng trên nền tảng số Online. Được xây dựng nhằm mục đích hiện đại hóa các phương thức quản lý truyền thống cũ; hướng đến một không gian làm việc trực tuyến, không giấy tờ.

Về bản chất, có thể hiểu đây là một hệ thống phần mềm, được lập trình nhằm số hóa các quy trình, công việc; và tạo ra giá trị, lợi ích cho doanh nghiệp. Bên cạnh các chức năng đáp ứng và phục vụ cho nhu cầu quản lý, phân chia và xử lý công việc. Bao gồm: Quản lý hồ sơ, tài liệu, trao đổi thông tin; khởi tạo và quản lý quy trình làm việc; phân chia và quản lý công việc; kiểm tra, báo cáo, điều hành nghiệp vụ,… Phần mềm còn cung cấp không gian làm việc trực tuyến, mọi lúc mọi nơi. Giúp đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa, và làm việc đa quốc gia hiện nay.

Văn phòng điện tử của mỗi doanh nghiệp dần trở thành một môi trường và văn hoá làm riêng riêng của mỗi công ty. Sự vận hành của nó góp phần làm thay đổi và chuyển dịch các hoạt động của doanh nghiệp trên nền tảng công nghệ. Đó cũng là điều mà các doanh nghiệp hiện nay đnag hướng đến.

Văn phòng điện tử mang đến những lợi ích nào với doanh nghiệp 4.0?

✔ Tính năng phân việc và theo dõi công việc

Phần mềm văn phòng điện tử cung cấp các chức năng giúp việc phân công công việc và theo dõi tiến độ được tập trung, thống nhất và dễ dàng hơn. Thay vì trước kia, với các công cụ thủ công như: Zalo, Group chat, Email,.. hoặc giao miệng; rất khó để truy xuất lại thông tin, thảo luận thống nhất và theo dõi công việc đã được xử lý như thế nào, và tới giao nào,…

Với phần mềm văn phòng điện tử, đặc biệt phần mềm ASOFT-Online Office, công việc được phân công và theo dõi dễ dàng, nhờ:

• – Công việc được tạo và quản lý theo từng đầu việc, tránh nhầm lẫn, hiểu sai ý
• – Phân trách nhiệm, nhiệm vụ chi tiết cho từng nhân sự: Người phụ trách, người hỗ trợ, người giám sát
• – Chi tiết công việc với nguồn tư liệu đính kèm
• – Thảo luận, cập nhật công việc phát sinh, tiến độ, báo cáo một cách tập trung

Nhờ việc phân công rõ ràng và theo dõi tiến độ công việc tự động; người phụ trách có thể nhanh chóng nắm bắt việc phải làm, yêu cầu chi tiết của công việc,… Người giao việc có thể cập nhật tiến độ, các phát sinh cần xử lý của công việc ấy. Đồng thời tích hợp, và quản lý tiến độ chung của cả dự án. Từ đó tăng cao hiệu suất làm việc cũng như năng suất cạnh tranh của toàn thể tổ chức.

✔ Tiết kiệm chi phí quản lý – cắt giảm hao phí ẩn

Một điều dễ dàng nhìn thấy khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử; đó là cắt giảm được chi phí văn phòng phẩm và chi phí nhân sự quản lý, bảo quản tài liệu; chuyển dữ liệu số hóa lên hệ thống phần mềm. Việc này còn tạo nên sự hiệu quả trong chuyển giao thông tin, truy cứu nguồn tài nguyên liên quan một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian và công sức hơn.

Ngoài ra, các chi phí ẩn tồn tại trong quy trình làm việc cồng kềnh; các rủi ro sai sót, trễ, công việc,… được cắt giảm triệt để. Không chỉ thế còn mang lại lợi ích khi việc vận hành công việc hiệu quả. Đó cũng chính là lợi thế cạnh tranh của các doanh nghiệp trong thời đại 4.0 hiện nay.

✔ Thiết lập kho lưu trữ thông minh không giới hạn dung lượng

Một ưu điểm không thể không kể đến là cho phép các doanh nghiệp xây dựng kho dữ liệu số. Điều này giúp việc khai thác và sử dụng tài liệu của nhân sự trong trở nên dễ dàng hơn.

Một tính năng đặc biệt của hệ thống văn phòng điện tử mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần đó là: không giới hạn dung lượng lưu trữ tài liệu. Việc này giúp doanh nghiệp không cần lo lắng về việc mất đi các tài liệu quan trọng khi nhân viên nghỉ việc, xóa nhầm,… hay không còn chỗ bảo quản nữa. Và cũng không lo lắng với vấn đề tam sao thất bản khi nhân viên liên tục chỉnh sửa các bản gốc sau mỗi lần gửi. Một hệ thống lưu trữ các dữ liệu gốc, nguyên bản sẽ được lưu trữ và cập nhật tập trung, thống nhất cho toàn doanh nghiệp – với phần mềm ASOFT-OO (Online Office).

► Xem thêm: Làm việc từ xa hiệu quả với 3 yếu tố nòng cốt

✔ Vận hành linh hoạt – không giới hạn không gian và thời gian

Một trong những lợi thế mạnh mẽ nhất mà phần mềm văn phòng điện tử cung cấp, đó là khả năng làm việc Online mọi lúc mọi nơi. Trong giai đoạn giãn cách, làm việc từ xa, và xu hướng làm việc xuyên quốc gia hiện nay; tính năng này là một trong những lợi thế khiến các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Không chỉ là xu hướng, tính năng này mang lại lợi ích không thể không kể đến đối với những doanh nghiệp thường xuyên có đội/nhóm/nhân viên phải di chuyển, làm việc bên ngoài văn phòng.

Việc cập nhật dữ liệu và vận hành linh hoạt này là thế mạnh giúp doanh nghiệp cắt giảm được thời gian vận hành, luân chuyển giữa các bộ phận. Điển hình nhất là với các doanh nghiệp thương mại có đội ngũ Sale ngoài thị trường. Nhân viên có thể kiểm tra lượng tồn kho hiện có theo thời gian thực chỉ trên chiếc smartphone nhỏ gọn. Lên đơn hàng ngay với thông tin chính xác được chuyển giao ngay đến các bộ phận khác liên quan; như Kế toán, kho, vận chuyển,… Giúp rút ngắn thời gian giao hàng hơn, và độ chính xác cao hơn so với cách truyền thông tin thủ công trước kia.

✔ Xây dựng mạng thông tin nội bộ đồng nhất

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng và phát triển văn hóa. Tạo sự gắn kết chặt chẽ giữa các nhân viên trong phòng ban; hay lớn hơn là trong toàn doanh nghiệp. Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử vào tổ chức doanh nghiệp luôn là việc vô cùng cần thiết.

ASOFT Online Office cung cấp kênh truyền thông, giao tiếp trong nội bộ. Để thúc đẩy, phát triển văn hóa doanh nghiệp, gắn kết và truyền cảm hứng cho nhân viên. Bên cạnh các thông báo chung cho toàn công ty/cho từng phòng ban đội nhóm/ cho từng cá nhân; hệ thống còn là nền tảng thống nhất các công việc chung; như: đặt phòng hợp, đặt thiết bị, thông tin sự kiện chung,…

Không chỉ đồng bộ trong giao tiếp; đồng bộ về quy trình cũng là một điều thiết yếu giúp doanh nghiệp xây dựng văn hoá làm việc chủ động và hiệu quả.

Lựa chọn phần mềm văn phòng điện tử cho doanh nghiệp

Hiện nay trên thị trường, có rất nhiều nhà cung cấp với vô vàn các giải pháp phần mềm văn phòng điện tử cho doanh nghiệp. Với những tính năng, chức năng nghiệp vụ, cách vận hành khác nhau; không dễ để các doanh nghiệp xác định phần mềm nào phù hợp với mình. Tuy nhiên, để hỗ trợ cho việc đánh giá và ra quyết định; 2 yếu tố sau sẽ hỗ trợ bạn.

✔ Phần mềm văn phòng điện tử sở hữu các chức năng nghiệp vụ đầy đủ – giải quyết mọi nhu cầu vận hành của doanh nghiệp

Đa số các phần mềm trên thị trường hiện nay đều có các tính năng, chức năng tương đối đầy đủ; và đáp ứng các nghiệp vụ cơ bản của mọi doanh nghiệp. Không chỉ là quản lý công việc đơn thuần trong môi trường văn phòng; phần mềm văn phòng điện tử còn là công cụ đặc lực để quản lý dự án.

Nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên có các dự án; thì một phần mềm mạnh mẽ để quản trị dự án là một lựa chọn không thể bỏ qua. Các tính năng dễ nhận thấy nhất của công cụ này đó là: Phân chia công việc; Theo dõi tiến độ công việc; Dự đoán, phát hiện điểm nóng cần giải quyết; và hệ thống thông kê, báo cáo tiến độ công việc dự án theo thời gian thực.

✔ Hiệu quả của phần mềm văn phòng điện tử phụ thuộc vào khả năng cung ứng của nhà cung cấp phần mềm

Mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu, cách thức vận hành đặc thù riêng. Chính vì thế, phần mềm cũng cần những điều chỉnh, bổ sung nhất định để đáp ứng. Tính mềm dẻo và tùy chỉnh không phải giải pháp nào cũng có; nhưng phụ thuộc nhiều vào khả năng của nhà cung cấp phần mềm. Bạn hãy tìm hiểu và dự đoán về nhu cầu của donah nghiệp mình trong tương lai. Sau đó đánh giá các lựa chọn và các nhà cung cấp. Bởi trong tương lai, doanh nghiệp bạn sẽ có các thay đổi nhất định.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xem xét đến các khả năng mở rộng trong tương lai. Rằng, liệu nhà cung cấp ấy có khả năng cung ứng các giải pháp phù hợp với nhu cầu; khi doanh nghiệp bạn mở rộng hơn hay không? Hay khi doanh nghiệp bạn chuyển sang hình thức kinh doanh khác? Hoặc khi quy mô, số lượng công việc cần xử lý tăng lên? Bởi việc thay đổi phần mềm có thể là một “bước khựng” nguy hiểm tới đà phát triển của doanh nghiệp.

Tạm Kết

Văn phòng điện tử hay Online Office/ E-Office là tương lai của các doanh nghiệp 4.0; bởi những lợi ích vượt trội mà nó mang đến cho doanh nghiệp.

Phân hệ phân mềm ASOFT-OO: Văn phòng điện tử sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho mọi doanh nghiệp.

• – Bắt nhịp xu hướng Work-from-home với giải pháp văn phòng điện tử (Online Offlice).
• – Lập kế hoạch công việc và dự án thông minh.
• – Theo dõi tiến độ, tình trạng công việc một cách sát sao, chi tiết.
• – Quản lý đa dự án và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
• – Báo cáo thống kê trực quan, chính xác với biểu đồ và con số.

Để được tư vấn và Demo miễn phí phần mềm; Đăng ký ngay hoặc liên hệ ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả với mô hình BPM

Ban Biên tập ASOFT