► Xem thêm: Quy trình quản lý công việc có vai trò gì đối với doanh nghiệp?

Chuẩn hóa quy trình nhờ mô hình BPM (Bussiness Process Management)

Thoạt đầu, việc tạo dựng một quy trình quản lý công việc sẽ có phần khó khăn, tiêu tốn nhiều thời gian và công sức của người thực hiện. Song, xét về tính khả thi lâu dài. Xây dựng quy trình làm việc được xem là bước đệm; giúp doanh nghiệp quản lý nguồn lực hiệu quả, gia tăng năng suất lao động.

Các nhà nghiên cứu đã chỉ ra lợi ích và công thức xây dựng mô hình BPM Life Cycle. Bao gồm 5 giai đoạn:

• 1. Design: Giai đoạn thiết kế quy trình công việc trong doanh nghiệp
• 2. Modeling: Mô hình hóa quy trình hoạt động
• 3. Execution: Ứng dụng công cụ quản lý quy trình
• 4. Monitoring: Đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình và phần mềm quản lý quy trình từ chất lượng đầu ra
• 5. Optimization: Hiệu chỉnh và tối ưu hóa quy trình quản lý

Trong đó, giai đoạn thiết kế được xem là quan trọng nhất. Đây là tiền đề giúp các hoạt động sau sớm hoàn thiện và chuẩn mực hơn.

Giai đoạn 1: DESIGN – Thiết kế và xây dựng quy trình làm việc

Để thiết kế được một quy trình quản lý hoàn chỉnh, người thực hiện cần tuân thủ 5 nguyên tắc chủ đạo như sau:

1.1. Xác định đúng các yếu tố để xây dựng quy trình làm việc

Để xây dựng được một quy trình quản lý công việc đạt chuẩn. Yêu cầu nhà quản lý phải đảm bảo xác định đầy đủ và chính xác nhu cầu, phạm vi và mục đính hướng đến. Sau khi đã xác định được các yếu tố trên, việc thiết kế quy trình mới đảm bảo thực hiện đúng hướng. Từ đó, quy trình cũng có thể đi vào vận hành trơn tru, hạn chế các thiếu sót. Nhằm tạo ra những hiệu quả nhất định.

1.2. Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả bằng cách đảm bảo mô tả công việc đầy đủ

Để quy trình có tính khả thi khi ứng dụng vào thực tế; nhà quản lý bắt buộc phải “mô hình hóa” các vấn đề thiết yếu trong quy trình. Bằng cách tạo ra các bản mô tả; nhà quản lý có thể lưu trữ và truyền đạt, hướng dẫn nhân viên thực hiện theo đúng quy trình. Bản mô tả này đóng vai trò là khung tham chiếu để toàn thể doanh nghiệp có thể ứng dụng và điều chỉnh côn việc trong thực tế.

Một bản mô tả đạt chuẩn phải được xây dựng trên công thức 5W – 1H – 5M. Với nội dung như sau:

✔ 5W bao gồm: Why – What – Where – When – Who

Why – Đặt câu hỏi “tại sao” để xác định yêu cầu công việc

Để xây dựng một quy trình hoàn thiện, bạn cần đặt ra các câu hỏi “tại sao”. ừ đó kiểm soát và đánh giá hiệu quả cuối cùng mà quy trình bổ trợ công việc:

• – Tại sao quy trình này phải được xây dựng?
• – Tại sao nó mang ý nghĩa lớn đối với tổ chức, phòng ban của bạn?
• – Tại sao không có quy trình thì bạn không thể quản lý công việc tốt?

What – Đặt ra kiểu câu hỏi “là gì gì” để xác định nội dung cần thiết của công việc

Nhờ vạch rõ yêu cầu công việc, bạn có thể nắm rõ nội dung công việc chi tiết của bạn là gì:

• – Chi tiết công việc bạn cần thực hiện là gì?
• – Công việc đó được thực hiện theo từng bước như thế nào?
• – Quy tắc thực hiện chung và thực hiện từng phần của công việc là gì?

Where, When, Who – Ở đâu? Khi nào? Và ai sẽ thực hiện công việc?

Tùy vào đặc thù và chuyên môn của mỗi quy trình; nhà quản lý có thể đặt ra những câu hỏi khác nhau để cụ thể hóa yêu cầu công việc. Bao gồm:

• – Where: Nơi thực hiện công việc của bạn ở đâu? Sẽ được đưa về thực hiện ở bộ phận nào? Địa điểm giao hàng ở đâu?
• – When: Khi nào công việc thực hiện? Khi nào công việc được bàn giao? Khi nào công việc kết thúc?…
• – Who: Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện công việc? Ai là người giám sát, kiểm tra? Ai là người tho dõi, hỗ trợ?…

✔ 1H nghĩa là: How – Xác định phương pháp thực hiện công việc

Ở bước này, bản mô tả quy trình cần đảm bảo vạch rõ các phương pháp thực hiện công việc. Cũng như các tài liệu liên quan; tiêu chuẩn hoàn thành của công việc; phương pháp vận hành máy móc;… Xác định những vấn đề này sẽ giúp nhà quản lý cụ thể hóa được phương pháp thực hiện từng công việc; tạo ra một quy trình tối ưu.

✔ 5M bao gồm: Man – Money – Material – Method

Nhiều nhà quản lý khi xây dựng quy trình làm việc; thường chỉ quan tâm chú trọng các bước thực hiện việc. Mà bỏ qua vấn đề nguồn lực. Tuy nhiên khi ứng dung vào thực tế; vấn đề quản lý và phân phối nguồn lực lại chính là yếu tố cốt yếu để đảm bảo quy trình được xây dựng hiệu quả.

Các yếu tố của nguồn lực cần lưu ý bao gồm:

• – Man = nhân lực: Người thực hiện công việc cần đảm bảo đủ trình độ, kinh nghiệm, kĩ năng và phẩm chất nghề nghiệp.
• – Money = Chi phí: Cần bao nhiêu chi phí để thực hiện công việc? Giải ngân chi phí bao nhiêu lần?…
• – Material = nguyên vật liệu cung ứng: Nguyên vật liệu cần đạt tiêu chuẩn thế nào? Yêu cầu dành cho nguyên vật liệu là gì?…
• – Machine = công nghệ/ máy móc: Máy móc cần đảm bảo những tiêu chuẩn gì? Những công nghệ nào được áp dụng thực hiện? Công cụ quản lý quy trình nào được sử dụng?…
• – Method = phương pháp thực hiện: Công việc cần thực hiện thế nào? các phương pháp nào được ứng dụng vào quy trình làm việc?

► Xem thêm: Lập kế hoạch quản lý dự án từ 4 bước cơ bản

1.3. Phân loại các đối tượng tham gia vào thực hiện công việc

Nhằm giúp quy trình được thực hiện chặt chẽ; nguồn lực con người – đối tượng trực tiếp thực hiện công việc – phải được cụ thể hóa vai trò. Trong đó, cụ thể là các đối tượng tham gia vào quy trình sẽ được chia thành 3 nhóm:

• – Nhóm người thực thi công việc: Đây Là những cá nhân thực tiếp đảm nhận trách nhiệm công việc. Họ luôn phải đảm bảo hoàn thành đúng các bước và đầu công việc trong quy trình thực hiện.
• – Nhóm người theo dõi/ giám sát: Đây là nhóm người có trách nhiệm về kết quả thực thi công việc của người thực thi công việc. Họ mang trọng trách góp ý và phản hồi trong quá trình theo dõi, giám sát. Nhờ đó người thực hiện có thể khắc phục và xử lý quy trình hiệu quả hơn.
• – Nhóm người hỗ trợ: Đây là các nhóm người không trực tiếp thực hiện quy trình công việc. Họ gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành công việc. Bằng cách góp ý, truyền tải kiến thức/ kinh nghiệm hoặc thực hiện một số công việc hỗ trợ người thực thi công việc.

1.4. Kiểm tra và kiểm soát sau bước xây dựng quy trình làm việc

Sau khi đã xây dựng được một quy trình chỉnh chu qua các bước thực hiện trên; nhà quản lý cần phải xác định các phương pháp kiểm soát và kiểm tra quy trình. Điều này nhằm đánh giá mức độ tối ưu của quy trình. Từ đó, nhà quản lý cũng có thể phát hiện ra các lỗi sai và điều chỉnh kịp thời. Nhà quản lý có thể tham khảo các phương pháp kiểm soát và kiểm tra quy trình như sau:

✔ Về phương pháp kiểm soát

Phương pháp kiểm soát quy trình được thực hiện bằng cách xác định các yếu tố sau:

• – Xác định đơn vị đo lường công việc thực hiện
• – Xác định các công cụ quản lý quy trình, hoặc dụng cụ cần thiết để đo lường
• – Xác định số điểm kiểm soát và số điểm kiểm soát trọng yếu 

✔ Về phương pháp kiểm tra

Đây được xem là bước quan trọng; cần đảm bảo tuân thủ theo nguyên tắc Pareto: Nghĩa là chỉ kiểm tra 20% số lượng liền có thể tìm ra 80% khối lượng sai sót.

Để việc kiểm tra đạt được hiệu quả tối ưu; nhà quản lý cần đảm bảo xác định được những vấn đề sau:

• – Các bước công việc nào cần kiểm tra?
• – Cần kiểm tra với tần suất bao nhiêu?
• – Ai sẽ là người thực hiện kiểm tra?
• – Những điểm kiểm tra trọng yếu là điểm nào?

1.5. Hoàn thiện tài liệu xây dựng quy trình làm việc

Sau khi hoàn tất việc thiết kế xây dựng quy trình làm việc. Quý doanh nghiệp nên tập hợp và cụ thể hóa quy trình bằng cách tạo nên các tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng. Điều này sẽ góp phần giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý quy trình; cũng như trainning nhân sự bằng những tài liệu cụ thể. Tránh mất thời gian và công sức trong việc đào tạo.

Giai đoạn 2: MODELING – Mô hình hóa quy trình hoạt động

“Modelling” tức là mô hình hóa quy trình hoạt đông. Đây là giai đoạn thứ hai, cũng là một hoạt động tối quan trọng để quản lý quy trình hiệu quả. Mục đích của hoạt động mô hình hóa quy trình:

• – Quy trình vận hành tiêu chuẩn: dễ dàng đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra
• – Bản tham chiếu: hỗ trợ sử dụng khi tái thiết kế quy trình. Bằng cách này, khi thực hiện ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ; nhà quản lý có thể nhận rõ những vấn đề, công đoạn cần thêm hoặc bớt.
• – Tài liệu hướng dẫn: Giúp nhân viên dễ dàng hiểu được phương thức hoạt động của quy trình. Đặc biệt là đối với nhân viên mới, nhà quản lý sẽ tiết kiệm được khoảng thời gian khá lớn để trainning lại.

Có nhiều phương pháp mô hình hóa quy trình. Trong đó, phổ biến nhất là phương pháp Flowchart. Gọi theo cách dễ hiểu là lưu đồ – sơ đồ quy trình. Đây được xem là phương pháp đồ họa. Bằng cách trực quan/ cụ thể hóa các bước trong quy trình. Biến chúng thành những hình ảnh đơn giản, thân thiện, dễ hiểu, dễ theo dõi. Trong đó gồm: các bước thực hiện; công việc thực hiện; các điều kiện thay đổi kết quả;…

Giai đoạn 3: EXECUTION – Ứng dụng công cụ quản lý quy trình

Khi đã hoàn tất 2 giai đoạn xây dựng quy trình làm việc và mô hình hóa chúng. Thì, ở giai đoạn này, bạn nên đưa quy trình vào vận hành trong thực tiễn. Theo đó, việc triển khai vận hành này có thể được lựa chọn thực hiện theo 2 phương án:

Vận hành quy trình bằng phương thức giấy tờ

Nếu lựa chọn phương án (1), bạn sẽ ít tiêu tốn chi phí triển khai hơn. Tuy nhiên, là bạn phải đối mặt với hàng tá quy trình phức tạp; và những phương pháp tổng hợp thủ công. Đồng thời, quản lý quy trình bằng phương pháp thủ công cũng khiến bạn khó kiểm soát tiến trình làm việc thực tế của nhân viên.

Vận hành bằng phương thức ứng dụng các phần mềm quản lý quy trình

Ngược lại, ứng dụng phương án (2) lại nhận được sự ủng hộ của khá nhiều nhà quản lý thời nay.

Một số lợi ích của việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc, quy trình vào hoạt động doanh nghiệp. Có thể kể đến như:

• – Giảm thiểu không gian và dung lượng lưu trữ văn bản/ tài liệu hướng dẫn quy trình
• – Tiết kiệm thời gian hướng dẫn nhờ tính tương tác cao, dễ hiểu
• – Tối ưu khả năng phân luồng, thiết lập trật tự ưu tiên cho công việc 
• – Lưu trữ các tác vụ quy trình cùng với các file tác vụ trên cùng hệ thống
• – Thống kê, đo lường hiệu quả thực hiện công việc của từng cá nhân, phòng ban nhằm tiếp tục nâng cao chất lượng quy trình
• – …

Bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý công việc, quy trình; nhà quản lý đã dễ dàng “quy trình hóa” các hoạt động truyền thống của doanh nghiệp. Giúp hoạt động doanh nghiệp trở nên tối ưu.

► Xem thêm: 5 Thế mạnh của công cụ quản lý quy trình đối với doanh nghiệp

Giai đoạn 4: MONITORING – Đánh giá hiệu quả quy trình, phần mềm quản lý quy trình từ chất lượng đầu ra

Giai đoạn Monitoring được xem là nền tảng vững chắc cho việc cải tiến và phát triển. Không chỉ riêng với quy trình, đây còn được xem là nền tảng cải tiến cho toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Theo dõi các chỉ số PPIs (Process Performance Indicators) là một phương pháp để đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình. Các chỉ số này chủ yếu để đánh giá 3 nhóm chính, bao gồm:

• – Nhóm chỉ số để đáng giá chất lượng sản phẩm/ dịch vụ đầu ra: Tùy vào từng kiểu kết quả đầu ra; chỉ số này được đo lường bằng những cách khác nhau. Việc đo lường chỉ số này phần lớn phụ thuộc vào việc khảo sát. Bao gồm khảo sát độ hài lòng của khách hàng, người tiếp nhận kết quả đầu ra,…
• – Nhóm chỉ số để đánh giá thời gian để thực hiện: Độ tối ưu của quy trình còn được đánh giá dựa trên thời gian thực hiện. Nhằm thúc đẩythời gian tạo ra các sản phẩm; nhanh chóng gửi đến với khách hàng/ người tiếp nhận.
• – Nhóm chỉ số để đánh giá chi phí thực tế: Gồm chi phí chênh lệch giữa 2 yếu tố đầu vào và đầu ra; chi phí sai sót/ hỏng hóc trong quy trình; chi phí sửa chửa, làm lại; chi phí lợi nhuận thu về từ kết quả đầu ra;…

Giai đoạn 5: OPTIMIZATION – Hiệu chỉnh và tối ưu hóa quy trình quản lý

Dựa vào các chỉ số được đánh giá từ giai đoạn 4; nhà quản lý có thể xác định được những vấn đề thiếu sót, hạn chế trong việc xây dựng quy trình làm việc hiện tại. Từ đó có thể điều chỉnh hay thiết kế xây dựng quy trình làm việc (Quay lại giai đoạn 1). Nhằm hướng tới những kết quả tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Tạm kết

Ở bài viết này, chúng tôi đã thống kê và phân tích chi tiết phương pháp xây dựng quy trình công việc theo mô hình BPM. Cũng như giải trình chi tiết về công thức 5W – 1H – 5M. Hy vọng nó sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình thiết kế, xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Nếu quý vị đang có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm quản lý công việc/ phần mềm quản lý quy trình. Đăng ký ngay để được tư vấn và Demo giải pháp phần mềm miễn phí; Hoặc liên hệ Hotline: 1900 6123