Các bước để triển khai phần mềm quản lý dự án hiệu quả. 

Nhận thức và quyết tâm cao của người lãnh đạo và nhân viên

Phần mềm chỉ được triển khai và có được những thành công nhất định trong quá trình sử dụng khi ban lãnh đạo doanh nghiệp, công ty nhận thức được tầm quan trọng của phần mềm quản lý. Người lãnh đạo chính là người định hướng, xác định mục tiêu và tạo nền tảng cho giải pháp đi vào hoạt động cùng với bộ máy doanh nghiệp. Triển khai và áp dụng phần mềm quản lý dự án là một quá trình phức tạp, đòi hỏi rất nhiều thời gian. Chính vì vậy, dự án sẽ bị bỏ dở khi không có sự quyết tâm cao độ của ban lãnh đạo.

Xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai

Trước khi sử dụng phần mềm quản lý, bạn cần xác định mục tiêu sử dụng phần mềm của mình là gì? Bạn đang gặp phải những rắc rối nào trong quá trình quản lý? Bạn cần phần mềm hỗ trợ những công việc nào? Và điều quan trọng nhất là bạn cần có quy trình quản lý chuẩn để có thể đưa ra yêu cầu dành cho nhà cung cấp giải pháp. Chỉ khi xác định được những vấn đề đó, bạn mới có sự lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp.

Xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai

Hiểu rõ những tính năng và hiệu quả của phần mềm 

Doanh nghiệp chỉ có thể sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý khi hiểu được những tính năng cơ bản, tác dụng nổi bật của phần mềm quản lý. Nếu không có hiểu biết về phần mềm, bạn sẽ không biết tận dụng tối đa chức năng, không sử dụng linh hoạt và hiệu quả các chức năng của phần mềm. Không hiểu rõ và kỹ càng các chức năng của phần mềm quản lý, doanh nghiệp bạn cũng có thể vấp phải nhiều sai lầm: trong quá trình xử lý số liệu, bảo mật kém hiệu quả, rắc rối trong việc phân quyền quản lý và xử lý số liệu,… Do đó, nhà cung cấp giải pháp đúng đắn sẽ có kèm dịch vụ đào tạo sử dụng phần mềm cùng tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết. 

►Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc dự án hiệu quả nhất hiện nay

Lựa chọn phần mềm phù hợp, áp dụng đúng quy trình

Có rất nhiều loại phần mềm quản lý khác nhau, với những đặc trưng và chức năng khác nhau. Nhiệm vụ của người quản lý là phải tìm được phần mềm phù hợp với quy trình việc của từng doanh nghiệp. Lựa chọn phần mềm phù hợp không những giúp cho doanh nghiệp phát huy được thế mạnh của mình, mà còn giải quyết được những khó khăn và không lãng phí các tính năng của phần mềm. Ngược lại, nếu như bạn không có sự cân nhắc và lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp, bạn vừa không giải quyết được những vấn đề của doanh nghiệp mình, vừa lãng phí tiền bạc, công sức và thời gian triển khai sử dụng phần mềm.

Đào tạo chi tiết và triển khai sử dụng công nghệ đầy đủ

Phần mềm quản lý chỉ được sử dụng hiệu quả khi tất cả bộ phận nhân viên trong doanh nghiệp đều hiểu và sử dụng được nó. Một mình người lãnh đạo, quản lý sử dụng thôi sẽ không giải quyết được những vấn đề của doanh nghiệp. Để giải quyết khó khăn và khiến cho hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện khoa học, hiệu quả, tất cả các bộ phận nhân viên phải sử dụng tốt phần mềm. Như thế phần mềm quản lý mới phát huy được tác dụng của nó. 

Phần mềm quản lý dự án ASOFT được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng

Công nghệ cũng sẽ chỉ nằm yên một chỗ và không mang lại lợi ích gì nếu như con người không đặt ra cho mình những yêu cầu và nguyên tắc để phát huy những tính năng nổi bật của nó. Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, sẽ phản tác dụng nếu như không sử dụng đúng cách. Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

►Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án giải quyết được những vấn đề gì của doanh nghiệp?

Một phần mềm quản lý dự án tốt cần tính năng gì?

Dễ sử dụng

Phần mềm có thể được sử dụng bởi người mới bắt đầu và các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không? Một giao diện thân thiện với người dùng là rất quan trọng!

Theo dõi Tiến độ công việc

Có dễ dàng biết mọi người đang ở giai đoạn nào trong dự án không? Bạn và nhóm của bạn đạt được mục tiêu của mình như đã đề ra? Bạn có thể hình dung dự án từ nhiều góc nhìn khác nhau không?

Tích hợp toàn diện

Phần mềm này có tích hợp với nhiều ứng dụng như Lịch Google, Slack, Salesforce, Zapier,... không?

Các bản cập nhật và nâng cấp tính năng thường xuyên

Nhà cung cấp dịch vụ có dành thời gian cho việc khắc phục lỗi, cung cấp các tính năng mới và lắng nghe phản hồi của người dùng không?

Những ưu điểm của phần mềm quản lý dự án

Quản lý tổng thể dự án

Bạn có thể giám sát và theo dõi một cách tổng thể quá trình thực hiện dự án: từ việc vạch ra kế hoạch, phân tầng các hạng mục và dự kiến các công việc, nguồn nhân lực cần có, theo sát tiến trình hoạt động, báo cáo,… Nhờ đó, bạn có thể quản lý tất cả các bộ phận, các công đoạn của dự án mà không cảm thấy rời rạc.

Quản lý đồng bộ

Là hệ thống làm việc tập trung nên tất cả chủ doanh nghiệp và nhân viên đầu tư đều làm việc trên một hệ thống duy nhất, điều này giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý và cập nhật tình hình làm việc, đồng thời cũng có thể theo dõi được tiến độ dự án tới đâu, nhân viên nào quản ý để đốc thúc, hay ra quyết định nhanh chóng ngay trên phần mềm.

Quản lý mọi lúc mọi nơi

Phần mềm chạy trên nền web, bạn có thể cập nhật vào hệ thống mọi lúc, mọi nơi miễn là có sự kết nối Internet.

Dễ dàng tùy chỉnh

Mỗi một dự án, một công việc lại có những đặc tính quy trình làm việc khác nhau. Để thuận lợi cho công việc của mỗi dự án, phần mềm có thể được tùy chỉnh để phù hợp hơn với các giai đoạn. Đây là một đặc điểm quan trọng, nổi bật hơn hẳn so với những phần mềm đóng gói sẵn khác, giúp cho doanh nghiệp không cần thay đổi quy trình vẫn có thể làm việc hiệu quả, quản lý tối đa công việc.

►Xem thêm: Cách lựa chọn phần mềm quản lý công việc dự án theo đặc thù doanh nghiệp

Tạm kết: 

Bài viết trên là tổng hợp thông tin về phần mềm quản lý dự án mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng bạn và doanh nghiệp sẽ lựa chọn được cho mình một giải pháp phần mềm phù hợp nhằm khắc phục khó khăn của doanh nghiệp .

Ngoài ra, nếu có nhu cầu tư vấn về các phần mềm khác, quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí