Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Một giải pháp đúng đắn có thể đơn giản hóa cách bạn quản lý công việc kinh doanh của mình, làm cho các thông tin dễ dàng hơn để tìm thấy, và giảm thiểu những sai sót. Nó cũng cho phép bạn phục vụ khách hàng tốt hơn và nâng cao trải nghiệm mua sắm của họ, từ đó xây dựng lòng trung thành.

Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Một phần mềm quản lý bán hàng, nói ngắn gọn, đem lại rất nhiều lợi ích. Đó là lý do tại sao bạn cần phải dành thời gian tìm kiếm và rà soát cho một lựa chọn phù hợp với mình. Và bài viết này sẽ giúp bạn làm điều đó. Nó bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết trong quá trình lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng và những gì bạn cần biết để thiết lập.

► Xem thêm: Phần mềm POS là gì? 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS

5 bước ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả

Xác định nhu cầu cần thiết của cửa hàng

Ở bước này, bạn cần xác định rõ nhu cầu của bạn đối với 1 phần mềm. Bạn hãy liệt kê ra các câu hỏi như: Bạn có cần quản lý tồn kho không? Bạn có cần quản lý khách hàng không? Có cần rút ngắn thời gian thanh toán không? Liệt kê như vậy để bạn biết nắm được những nhu cầu mà bạn cần một cách đầy đủ nhất.

Trong trường hợp bạn đã sử dụng phần mềm và muốn nâng cấp. Hãy xác định các tính năng còn thiếu trong hệ thống quản lý hiện tại. Hãy chắc chắn rằng khi bổ sung những tính năng thiếu thì việc quản lý bán hàng sẽ hiệu quả hơn. Tốt nhất, bạn nên tham khảo ý kiến của nhân viên để có những đánh giá chính xác nhất.

Tìm hiểu các thiết bị phần cứng cần thiết

Những phần cứng này là những công cụ cấp thiết và quan trọng trong việc sử dụng phần mềm bán hàng. Phần cứng bao gồm máy quét mã vạch, in mã vạch, máy in hóa đơn,… Các phần cứng này đều là công cụ quan trọng để việc quản lý kinh doanh thông qua phần mềm hiệu quả hơn. Chúng cần được tích hợp với những thiết bị được cài đặt phần mềm bán hàng. Các thiết bị máy tính, ipad, smartphone…Bạn cần lên danh mục những thiết bị cần có và số lượng phù hợp của mỗi loại.

5 bước ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả

Xác định mức ngân sách cho việc mua hệ thống phần mềm

Tùy thuộc vào quy mô của từng cửa hàng thì có mức chi phí cho hệ thống phần mềm khác nhau. Quy mô cửa hàng được xác định bởi: Số lượng nhân viên, khách hàng, sản phẩm, điểm bán hàng,…

Việc lựa chọn phần mềm offline hay một phần mềm online tùy thuộc và bản chất và tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên đừng “tiếc tiền” mà lựa chọn phần mềm không uy tín, không đảm bảo cho nhu cầu của bạn. Lựa chọn phần mềm rẻ tiền đồng nghĩa với việc tính năng sẽ bị hạn chế và ngược lại.

►Xem thêm: Phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ tốt nhất cho nhà hàng, quán ăn

So sánh các hệ thống phần mềm

Bạn nên tham khảo kinh nghiệm của những người kinh doanh cùng mô hình với mình. Bởi lẽ họ là những người có kinh nghiệm trong việc vận hành việc kinh doanh. Có thể để có được phần mềm như hiện tại đang sử dụng, họ đã sử dụng qua rất nhiều phần mềm khác để tìm kiếm phần mềm phù hợp nhất. Vì thế những chia sẻ của họ là vô cùng hữu ích cho bạn.

Tìm kiếm và nghiên cứu phần mềm trên các trang web của các nhà cung cấp khác nhau. Liên hệ với họ để được tư vấn kỹ hơn về phần mềm. Từ đó cân nhắc đưa ra lựa chọn cho mình.

Dùng thử phần mềm

Hiện nay hầu hết các nhà cung cấp đều có bản trải nghiệm cho khách hàng. Trên các website của các nhà cung cấp bạn nên liên hệ để được trải nghiệm các tính năng của phần mềm. Nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn một tài khoản dùng thử  miễn phí. Hãy tận dụng để tìm hiểu kỹ về phần mềm bạn định sử dụng.

Kiểm tra chức năng, tốc độ và sự thân thiện của từng phần mềm. Cũng cần phải suy nghĩ về việc làm thế nào để chuyển đổi từ phần mềm cũ sang một phần mềm mới. Làm thế nào để quá trình chuyển dữ liệu về khách hàng và sản phẩm, nhà cung cấp,… sang để làm việc? Hỏi kinh nghiệm từ các nhà kinh doanh cùng ngành hoặc yêu cầu chính nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ.

Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. 

Hiểu rõ các bước sử dụng phần mềm

Đây là một điều cơ bản nhất và là bước đệm cho cả quá trình khi bạn sử dụng phần mềm. Với các hàm lượng công nghệ khác nhau, mỗi phần mềm có một quá trình tiến hành khác nhau và các bước cũng khác nhau tùy vào từng đối tượng. Chính vì vậy, với bất kỳ các phần mềm nào, việc hiểu và nắm chắc các bước tiến hành sẽ giúp bạn sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất, tận dụng được hết các ưu việt của phần mềm vào quá trình quản lý bán hàng.

Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. 

Mỗi phần mềm khác nhau sẽ đưa đến cho bạn những trải nghiệm hoàn toàn khác nhau. Việc hiểu rõ về cách sử dụng phần mềm giúp bạn thuận tiện trong quá trình sử dụng. Bên cạnh đó, bạn có thể tận dụng được hết các chức năng của nó để phục vụ cho quá trình quản lý kinh doanh của mình. 

Hiện nay, khi bạn sử dụng những phần mềm quản lý bán hàng thông minh thì sẽ có rất nhiều nguồn tài liệu giúp bạn cách sử dụng các phần mềm sao cho có hiệu quả. Vấn đề ở đây, chính bạn là người sử dụng thì bạn nên chủ động tìm hiểu, nắm bắt được những thông tin về cách sử dụng cũng như vân hành phần mềm.

Phân chia công việc hợp lý

Tùy vào từng đặc điểm của các phần mềm quản lý đồng thời quy mô công ty và nguồn nhân lực sẵn có mà phân chia công việc phù hợp. Vì phần mềm hoạt động tốt hay không phụ thuộc vào cả một hệ thống quản lý từ yếu tố đầu vào cho đến các sản phẩm đầu ra nên hiểu phần mềm và phân chia công việc phù hợp cho nhân viên sẽ giúp chuỗi dây chuyền hoạt động tốt nhất và theo một hệ thống. Ví dụ, các sản phẩm bán trên thị trường, sẽ nhập, hay tồn kho sẽ được gom vào sản phẩm và do các nhân viên nhất định quản lý còn chăm sóc khách hàng sẽ do người khác đảm nhận để tối đa hóa chất lượng làm việc.

Phần mềm quản lý bán hàng thông minh cũng đã được thiết kế giúp bạn phân chia các đầu mục công việc khác nhau. Bạn nên nắm bắt được toàn bộ quá trình kinh doanh và từ đó đưa ra những đầu mục công việc, phân chia cho từng người đảm nhiệm những công việc riêng. Từ đó mà công việc hay việc quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý quán cafe & trà sữa – Nên lựa chọn như thế nào?

Tạm kết: 

Tại ASOFT, bạn sẽ được cung cấp các phần mềm quản lý bán hàng, nhằm mang đến những giải pháp làm việc hiệu quả. Với hơn 19 năm nghiên cứu và phát triển các nền tảng công nghệ phần mềm, phần mềm ASOFT đã trở nên tối ưu và được sử dụng phổ biến. Với hơn 3200 doanh nghiệp trong và ngoài nước lựa chọn và tin dùng, ASOFT tin rằng giải pháp phần mềm này sẽ không làm bạn thất vọng. 

Nếu cần thêm thông tin chi tiết, quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí. 

Ban Biên Tập ASOFT