Quản lý mua hàng là một hoạt động quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, tuy nhiên vẫn tồn tại nhiều khó khăn và thách thức. Trong đó, thời gian là một trong những vấn đề chính khiến cho các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý mua hàng. Sự dựa vào kinh nghiệm của nhân viên mua hàng để tính toán, dự trù thời điểm cần mua hàng đã khiến cho các doanh nghiệp không thể kiểm soát được thời điểm cần thiết để thực hiện mua hàng.
 

Doanh nghiệp khó kiểm soát được thời điểm cần thiết để thực hiện mua hàng

 

Ngoài ra, việc không kiểm soát được số lượng hàng đặt mua cũng là một thách thức lớn trong quản lý mua hàng. Để tính toán được số lượng hàng cần đặt mua thêm, các doanh nghiệp cần phải thu thập thông tin từ nhiều bộ phận liên quan như dự báo thị trường, các chiến dịch Marketing, số lượng tồn kho thực tế, lệnh sản xuất dở dang, hàng đã đặt mua nhưng chưa nhận về kho, và nhiều thông tin khác. Tuy nhiên, việc kiểm soát tiến độ của các đơn đặt hàng lại là một vấn đề khác cần được xử lý một cách hiệu quả.

 

Các doanh nghiệp cũng thường gặp phải vấn đề trùng lặp dữ liệu trong quản lý mua hàng. Ví dụ như cùng một thông tin mua hàng được nhập vào hệ thống bởi phòng quản lý mua hàng, khi hàng về kho thì kho nhập lại thông tin đó, khi nhận hóa đơn thì kế toán lại nhập lại thông tin đó. Việc này dẫn đến việc phải tiêu tốn nhiều thời gian và công sức để kiểm tra và xử lý thông tin trùng lặp

► Xem thêm: Doanh nghiệp đạt được lợi ích gì khi sử dụng phần mềm quản lý mua hàng ?

 

Đúng thời gian là một trong những yêu cầu quan trọng trong quản lý mua hàng

Có năm yếu tố quan trọng cần được đảm bảo đó là: mặt hàng đúng, số lượng đúng, giá hợp lý - chất lượng tốt, đúng thời gian và thông tin chính xác.

 

Đáp ứng đúng mặt hàng: Mua sắm đúng các loại hàng hóa, vật tư để đáp ứng yêu cầu của bộ phận sản xuất hoặc bộ phận bán hàng.

 

Đúng số lượng: Đặt mua số lượng hàng hóa, vật tư đúng với nhu cầu để tránh mua thừa, làm chậm quá trình luân chuyển hàng hoá và tiêu tốn nguồn vốn. Đồng thời, tránh mua thiếu để đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất, bán hàng và tiến độ.

 

Giá hợp lý - chất lượng tốt: Để đáp ứng yêu cầu này, cần phải thực hiện đánh giá các nhà cung cấp khác nhau để có thể chọn ra những nhà cung cấp có giá hợp lý và chất lượng tốt nhất. Điều này giúp công ty tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ được mua.

 

Đúng thời gian: Đúng thời gian là một trong những yêu cầu quan trọng trong quản lý mua hàng. Việc nhập hàng hóa, vật tư về đúng thời điểm giúp giảm thiểu tồn kho và đảm bảo tiến độ sản xuất, kinh doanh được thực hiện đúng hạn. Nếu hàng về quá muộn, sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và giao hàng. Ngược lại, nếu hàng về quá sớm, sẽ làm tăng chi phí lưu kho và gây mất thời gian quản lý.

Thông tin chính xác: Tránh nhập thông tin mua hàng nhiều lần, giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu và đảm bảo tính chính xác của thông tin.

► Xem thêm: Ưu điểm của phần mềm quản lý mua hàng so với phương pháp quản lý truyền thống
 

Xác định rõ nhu cầu và các tính năng cần có

Đánh giá nhu cầu: Trước khi triển khai phần mềm quản lý mua hàng, cần xác định rõ nhu cầu và các tính năng cần có để đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.

 

Chọn phần mềm phù hợp: Cần chọn phần mềm quản lý mua hàng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và đảm bảo tính ổn định, dễ sử dụng, tương thích với các phần mềm khác.

 

Thử nghiệm và kiểm tra: Trước khi triển khai phần mềm quản lý mua hàng, cần thử nghiệm và kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính ổn định và chính xác.

 

Đào tạo nhân viên: Sau khi triển khai phần mềm quản lý mua hàng, cần đào tạo nhân viên để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả và đạt được hiệu quả tối đa.

 

Cập nhật và bảo trì: Cần cập nhật và bảo trì phần mềm quản lý mua hàng để đảm bảo tính ổn định và đáp ứng được các yêu cầu mới của doanh nghiệp.

 

Đảm bảo bảo mật: Cần đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu về mua hàng để tránh rủi ro về an ninh thông tin và gian lận.

 

Tối ưu hóa quy trình: Phần mềm quản lý mua hàng cần được tích hợp vào quy trình mua hàng của doanh nghiệp để tối ưu hóa quy trình và đạt được hiệu quả cao nhất.
 

 

Cần thử nghiệm và kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính ổn định và chính xác

Trên đây là một số lưu ý cần chú ý khi triển khai phần mềm quản lý mua hàng trong doanh nghiệp. Việc triển khai phần mềm quản lý mua hàng có thể giúp cho doanh nghiệp đạt được hiệu quả trong quản lý mua hàng, giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng hoá, tăng cường tính chính xác trong quản lý thông tin, tiết kiệm thời gian và chi phí, cải thiện quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc triển khai phần mềm quản lý mua hàng cần được thực hiện đúng cách và cẩn thận để đạt được hiệu quả tối đa. Hy vọng những lưu ý trong bài viết này sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thể triển khai phần mềm quản lý mua hàng một cách hiệu quả và thành công.