Đặc điểm của phần mềm quản lý mua hàng

Được thiết kế chuyên biệt với khả năng tùy biến cao

Phần mềm quản lý mua hàng được nghiên cứu và phát triển có ưu thế nổi bật là được thiết kế chuyên biệt theo từng đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp, có khả năng tùy biến cao, phù hợp với mọi doanh nghiệp Việt.

Đặc điểm của phần mềm quản lý mua hàng

Hệ thống có thể tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp, quy mô hoạt động cũng như quy trình mua hàng của từng doanh nghiệp, đảm bảo công tác quản lý mua hàng diễn ra hiệu quả và chi tiết, chuyên nghiệp nhất.

Tự động hóa quy trình mua hàng

Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình mua hàng tối đa, cải thiện hiệu suất mua hàng và tồn kho với những quy tắc mua hàng riêng biệt theo định mức tồn kho, vận chuyển, đơn bán hàng hay đơn đặt hàng của nhà sản xuất.

Hệ thống tự động chọn phương pháp mua hàng riêng cho từng dòng sản phẩm dựa trên chiến lược sản xuất và phân phối của doanh nghiệp.

Đưa ra quyết định mua hàng thông minh áp dụng mức giá tốt nhất dựa trên chương trình khuyến mãi, số lượng mua hàng và điều kiện hợp đồng đặc thù. Theo dõi tình trạng còn hàng của sản phẩm trong kho của nhà cung cấp và kiểm tra tình trạng đặt hàng của doanh nghiệp từ ứng dụng.

► Xem thêm: Phần mềm E-CRM là gì? Phân biệt phần mềm CRM vs E-CRM

Hỗ trợ doanh nghiệp tăng cường kiểm soát chi tiêu

Phần mềm quản lý mua hàng là giải pháp thiết yếu giúp chủ doanh nghiệp, người quản lý phụ trách mua hàng có thể kiểm soát chi tiêu hiệu quả hơn.

Tính năng quản lý mua hàng trong phần mềm giúp các nhà quản lí sẽ nắm rõ hơn chi tiêu của doanh nghiệp cho các phòng ban, cũng như từng giai đoạn trong quá trình mua hàng.

Hệ thống cũng đảm bảo mọi việc mua hàng trong doanh nghiệp đều được mua từ những nhà cung cấp uy tín với mức giá ưu đãi được kí trong hợp đồng.

Phần mềm được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng, quản lý mua hàng toàn diện bao gồm xu hướng mua hàng trong quá khứ, chi tiêu hiện tại, và hiệu quả của các nhà cung cấp. Những thông tin này sẽ giúp chủ doanh nghiệp và người quản lý có thể nắm rõ được quy trình mua bán và đạt được khả năng thương lượng tốt hơn.

Tiết kiệm tối đa thời gian và công sức mua hàng

Không thể phủ nhận rằng việc sử dụng phần mềm quản lý mua hàng là giải pháp thiết yếu giúp các doanh nghiệp, chuỗi cửa hàng tiết kiệm tối đa thời gian và công sức mua hàng.

Hệ thống giúp người quản lý có thể phê duyệt cho yêu cầu và các đơn mua hàng đều được thực hiện ở bất cứ nơi nào, chỉ cần với một thiết bị di động có thể truy cập vào phần mềm.

Thông tin về các nhà cung cấp, giá cả, thủ tục và những thông tin khác đều được cập nhật tự động mà không cần có sự hỗ trợ kĩ thuật nào khác.

Phần mềm cũng có thể tùy chỉnh theo quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp, nhằm đáp ứng nhu cầu và ngân quỹ của công ty – chỉ mua những thiết bị, hàng hóa theo yêu cầu.

Giảm bớt thao tác khi tiến hành tạo chi tiết thanh toán ngay trên màn hình nhập mua hàng. Đảm bảo toàn bộ quy trình mua hàng đều thực hiện tự động và chính xác.

Quản lý mua hàng cùng lúc cho nhiều chi nhánh cửa hàng, đại lý phân phối

Phần mềm được thiết kế đồng bộ trên toàn hệ thống, giúp chủ doanh nghiệp có thể quản lý mua hàng cùng lúc tại nhiều chi nhánh hoặc đại lý phân phối khác nhau.

Hệ thống hỗ trợ tạo đơn bán hàng, chia sẻ khách hàng, nhà cung cấp và các sản phẩm và quản lý hóa đơn đồng thời cho tất cả các chi nhánh cùng một lúc. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian bằng việc tự động hóa quá trình lập hóa đơn giữa các chi nhánh trên hệ thống phần mềm.

►Xem thêm :8 Kỹ năng bán hàng thành công.

Chức năng của phần mềm quản lý mua hàng

Tự động tính toán số lượng cần đặt mua hàng.

Nếu đặt mua lượng hàng không cần thiết bạn sẽ tốn diện tích kho để lưu trữ hàng hóa,

Nếu đặt mua hàng không đúng lúc có thể bị thiếu hàng, gây trở ngại trong kinh doanh và sản xuất.

Ecount xét đến số lượng dự kiến nhập kho, số lượng dự kiến xuất kho, lượng tồn kho an toàn, tồn kho hiện có v.v...

từ đó tự động tính toán ra số lượng đặt mua phù hợp với tình hình thực tế, điều này giúp đảm bảo duy trì lượng tồn kho phù hợp.

Kiểm tra chi tiết đặt hàng, mua hàng dễ dàng.

Tất cả chi tiết đặt hàng, mua hàng đều được lưu ngay vào sổ sách.

Bạn có thể kiểm tra những chi tiết này phân theo từng mặt hàng/ từng ngày giao hàng với nhiều báo cáo đa dạng.

Đồng thời thuận tiện khi muốn kiểm tra chi tiết đặt hàng, mua hàng trong một khoảng thời gian nhất định.

Kiểm tra chi tiết đặt hàng, mua hàng dễ dàng.

Quản lý tự động các khoản phải trả.

Số tiền mua hàng được phản ánh tự động thành nợ phải trả.

Bạn có thể kiểm tra một lượt trong cùng một báo cáo về số tiền phải trả theo từng nhà cung cấp, theo từng khoảng thời gian

Và bạn có thể gửi báo cào này cho nhà cung cấp qua Email để hai bên dễ dàng quản lý được chi tiết mua hàng và nội dung thanh toán.

Ngoài ra, có thể giảm bớt thao tác khi tiến hành tạo chi tiết thanh toán ngay trên màn hình nhập mua hàng.

Công việc trở nên dễ dàng hơn với việc liên kết nhiều nghiệp vụ với nhau.

Nhân viên trực tiếp nhập chi tiết yêu cầu mua hàng cho mặt hàng mình muốn.

Người phụ trách mua hàng kiểm tra đơn đặt mua hàng tương ứng và gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp.

Nếu nhà cung cấp nhập ngay thông tin đơn giá trên email nhận được

Trên Ecount sẽ kiểm tra được đơn giá phân theo từng nhà cung cấp để chọn ra mức giá thấp nhất.

Áp dụng nguyên mức giá được chọn vào trong đơn đặt hàng và thông qua việc tải dữ liệu đơn đặt hàng tiến hành tạo đơn mua hàng.

Với những nghiệp vụ như trên, bằng Ecount bạn hoàn toàn có thể xử lý tất cả chúng thật dễ dàng do các nghiệp vụ này đều được liên kết với nhau.

Tiến hành đơn đặt hàng dễ dàng dựa vào dữ liệu Đơn bán hàng và Đơn sản xuất.

Nếu từ Đơn mua hàng bạn tải chi tiết Đơn sản xuất thì các thông tin nguyên/phụ liệu cần thiết được áp dụng y nguyên vào trong thành phẩm.

Trường hợp tạo Đơn mua hàng dựa trên dữ liệu Đơn bán hàng cũng áp dụng được tương tự.

Khi tạo Đơn đặt hàng và Đơn mua hàng bạn có thể tải chi tiết lên từ dữ liệu Đơn bán hàng.

Chỉ với thao tác tải dữ liệu để tạo phiếu nên từ đây có thể ngăn chặn những thao tác lặp lại không cần thiết.

Kiểm tra tồn kho theo thời gian thực.

Chỉ cần có kết nối mạng, bạn hoàn toàn có thể kiểm tra được tồn kho ngay trên máy tính và di động.

Khi có sự thay đổi về tồn kho bạn có thể nhận được cảnh báo từ máy tính và di động nên ngăn chặn được những thiếu sót về nghiệp vụ.

Đồng thời có thể kiểm tra lượng hàng tồn bất cứ khi nào bạn cần, giúp ích rất nhiều trong việc mua hàng cho phù hợp với lượng tồn kho hiện tại.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý quán cafe & trà sữa – Nên lựa chọn như thế nào?

Phần mềm quản lý mua hàng áp dụng được cho những doanh nghiệp nào?

Quản lý mua hàng điện máy, điện thoại

Hệ thống phần mềm quản lý mua hàng toàn diện cho các chuỗi cửa hàng điện máy với các tính năng:

- Quản lý đơn đặt mua hàng điện máy

- Quản lý phiếu nhập mua hàng

- Quản lý chi phí theo phiếu nhập mua hàng điện máy

- Quản lý phiếu xuất hàng trả lại nhà cung cấp

- Quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp

- Báo cáo lượng hàng điện máy nhập theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, nhà cung cấp.

Quản lý mua hàng thời trang – Phụ kiện

Hệ thống quản lý đơn đặt hàng thời trang, phụ kiện, nguyên vật liệu thiết kế thời trang.

Lập và quản lý phiếu nhập mua hàng, hạch toán chi phí mua hàng và chi phí sản xuất quần áo, phụ kiện thời trang ( nếu có ).

Quản lý phiếu xuất hàng trả lại nhà cung cấp

Báo cáo lượng quần áo, phụ kiện thời trang nhập theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, nhà cung cấp.

Quản lý mua hàng thời trang – Phụ kiện

Quản lý mua hàng nội thất, gia dụng

- Quản lý chi tiết nhập hàng đồ gỗ, nội thất, đồ gia dụng

- Quản lý chi phí theo phiếu nhập mua hàng đồ gỗ, nội thất

- Quản lý phiếu xuất hàng trả lại nhà cung cấp

- Quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp

- Báo cáo đồ gỗ, thiết bị nội thất theo từng chủng loại, nhà cung cấp.

Quản lý mua hàng xe máy – phụ tùng

Hệ thống bóc tách mua hàng xe và mua hàng phụ tùng riêng để dễ quản lý.

Quản lý danh sách chi tiết đơn hàng mua, hóa đơn mua hàng, in hóa đơn trực tiếp trên hệ thống phần mềm.

Quản lý toàn bộ quy trình nhập hàng của công ty: Quản lý lộ trình nhập hàng để có kế hoạch nhập hàng về hệ thống cửa hàng của công ty.

Quản lý nhu cầu đặt hàng của khách hàng từ đó tính toán lượng hàng cần đặt.

Quản lý quá trình trả hàng lại, tự động tính toán công nợ đối với nhà cung cấp.

Báo cáo Tính toán phụ tùng đặt hàng, cảnh báo mức phụ tùng tồn kho cao, số lượng phụ tùng cụ thể cần đặt.

Cuối ngày hệ thống tự động thống kê báo cáo sổ chi tiết mua hàng của nhà cung cấp.

Cùng nhiều ngành nghề kinh doanh khác…..!

► Xem thêm: Phần mềm POS là gì? 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS

Tạm kết

Ban Biên Tập ASOFT