Phần mềm quản lý mua hàng là gì?

Mua hàng là một khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần không nhỏ trong việc quyết định giá bán, ảnh hưởng trực tiếp đến dây chuyền sản xuất và lưu thông hàng hóa của doanh nghiệp nếu không cung cấp đủ nguyên vật liệu và đúng thời điểm.

Phần mềm quản lý mua hàng ra đời dựa trên những áp dụng những công nghệ, quy trình mới nhất trong việc theo dõi và  kiểm soát việc mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, giá mua, công nợ… đảm bảo việc mua hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hóa phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại, chất lượng tốt với chi phí hợp lý.

► Xem thêm: Phần mềm E-CRM là gì? Phân biệt phần mềm CRM vs E-CRM

Lợi ích của phần mềm quản lý mua hàng

Phần mềm mềm quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp sử dụng mọi lúc, mọi nơi thông qua internet : Giúp người quản lý bộ phận có thể nhanh chóng xem yêu cầu hoặc duyệt đơn hàng thông qua các thiết bị di động.

Dễ dàng tìm kiếm thông tin hàng hóa theo mã sản phẩm, nhà cung cấp, số lượng tồn,…: Phân hệ mua hàng có thể giúp người dùng nhanh chóng có được các thông tin cần thiết như so sánh giá của các nhà cung cấp, xem số lượng tồn kho của mặt hàng cần mua, … từ đó đưa ra được yêu cầu mua hàng cần thiết với chi phí hợp lý, giảm thời gian mua hàng và công sức mua hàng.

Lợi ích của phần mềm quản lý mua hàng

Giúp người quản lý bộ phận mua hàng kiểm soát được chi tiêu: Với Phân hệ Quản Lý Mua Hàng, các nhà quản lý sẽ nắm rõ hơn chi tiêu của doanh nghiệp cho các phòng ban, cũng như từng giai đoạn trong quá trình mua hàng.

Quy trình chuyên nghiệp, tối ưu hóa dữ liệu, tăng năng suất làm việc của nhân viên: Phần mềm quản lý mua hàng giúp các doanh nghiệp có thể vận hành chuyên nghiệp, dữ liệu đồng bộ với các bộ phận khác, tiết kiệm thời gian so với làm thủ công.

Hệ thống dễ sử dụng, phát triển trên nền tảng web: với giao diện đẹp, đơn giản, dễ sử dụng giúp người dùng nhanh chóng tiếp cận và quen với thao tác trên phần mềm.

Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Phần mềm quản trị mua hàng hỗ trợ đa ngôn ngữ Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Trung,…

Dễ dàng truy xuất, xem báo cáo nhanh chóng với vài cú click chuột. Không mất nhiều thời gian chờ đợi nhân viên tổng hợp báo cáo. Dữ liệu chính xác tránh trường hợp sai sót khi tổng hợp báo cáo theo phương pháp thủ công.

Dữ liệu đồng bộ, nhất quán với các phòng ban Kế toán, Kho hàng: dữ liệu được xuyên suốt giữa các phòng ban, giúp việc quản lý được dễ dàng, hạn chế những sai sót không đáng có.

Các tính năng cần có của một phần mềm quản lý mua hàng tốt

Quản lý yêu cầu mua hàng

Quản lý các yêu cầu mua hàng theo lệnh sản xuất, dự án hay nhu cầu của các phòng ban…

Kiểm tra tồn kho tối thiểu, tối đa để lên kế hoạch mua hàng

Duyệt trực tiếp trên các phiếu yêu cầu, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Đánh giá mức độ ưu tiên của phiếu yêu cầu

Quản lý yêu cầu mua hàng

Quản lý thông tin nhà cung cấp

Lưu báo giá của nhà cung cấp

Chọn và so sánh giá của các nhà cung cấp.

Duyệt giá mua hàng

Truy vấn lịch sử báo giá

Quản lý công nợ của nhà cung cấp

Quản lý đơn hàng mua

Quản lý đơn hàng mua trong nước/nhập khẩu

Tự động hạch toán thuế GTGT, thuế nhập khẩu và nhiều loại thuế khác.

Quản lý và phân bổ các chi phí mua hàng

Theo dõi đơn hàng, số lượng, giá trị hàng nhập

Quản lý hàng mua trả lại NCC

Hệ thống báo cáo và nhắc việc giúp doanh nghiệp kiểm tra nhanh tình hình thực tế của việc mua hàng, đẩy nhanh tiến độ mua hàng giữa các phòng ban:

Các báo cáo

Báo cáo so sánh giá mua

Báo cáo công nợ phải trả, hạn nợ

Báo cáo tiến độ mua hàng

Báo cáo các đơn hàng cần mua gấp

Báo cáo chi phí mua hàng

Báo cáo theo dõi VAT đầu vào

Quản lý sản phẩm

Phần mềm quản lý mua hàng hỗ trợ người dùng quản lý chi tiết các sản phẩm & biến thể sản phẩm, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và thao tác trên hệ thống:

Dễ dàng thao mới/sửa/xóa sản phẩm, tìm kiếm sản phẩm với bộ lọc tiện ích

Quản lý sản phẩm

Tạo mới/sửa/xóa biến thể sản phẩm, tra cứu biến thể sản phẩm thông qua bộ lọc tiện ích

Thông qua đó, người dùng (cụ thể là nhà quản trị) có thể dễ dàng kiểm soát thông tin về số lượng sản phẩm, các biến thể sản. 

Tự động hóa yêu cầu báo giá

Nhằm tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, ứng dụng quản lý mua hàng thuộc phần mềm phần mềm quản lý mua hàng cung cấp cho người dùng tính năng quản lý yêu cầu báo giá. Theo đó người dùng có thể tự động gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp dựa theo các thông số được thiết lập trước đó. Cụ thể là:

Tự động gửi yêu cầu báo giá tới nhà cung cấp dựa trên mức độ tồn kho, cho phép tạo yêu cầu mua hàng trực tiếp từ các bộ phận

Cải thiện hiệu suất hoạt động mua hàng và quản lý kho, gia tăng hiệu suất lưu kho với các quy tắc cung ứng linh hoạt dựa theo mức độ tồn kho tối thiểu, các quy tắc vận chuyển, đơn đặt hàng, dự báo lệnh sản xuất,...

Người dùng có thể lựa chọn các phương thức mua hàng bổ sung khác nhau cho từng sản phẩm tùy thuộc vào chiến lược sản xuất và phân phối của doanh nghiệp

► Xem thêm: Phần mềm POS là gì? 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS

Quản lý nhà cung cấp

Với tính năng này, người dùng sẽ được hỗ trợ tốt hơn trong quá trình mua hàng, giảm thiểu tối đa các thao tác thủ công, hỗ trợ quá trình tìm kiếm, đưa ra quyết định mua thông minh dựa trên các thông tin được cung cấp.

Quản lý nhà cung cấp: cho phép người dùng thêm mới/sửa/xóa/cập nhật thông tin nhà cung cấp, tra cứu nhà cung cấp, quản lý danh mục hàng hóa theo nhà cung cấp, đánh giá nhà cung cấp theo lịch sử cung cấp

Quản lý nhà cung cấp

Quản lý bảng giá nhà cung cấp: dễ dàng cấu hình công thức giá và bảng giá cho từng nhà cung cấp. Theo đó, người dùng có thể tạo và lưu trữ nhiều bảng giá khác nhau, tạo thuận lợi cho quá trình mua hàng. Để tạo các bảng giá của Nhà cung cấp, người dùng có thể thực hiện thông qua việc import bảng giá vào hệ thống chỉ với một vài thao tác click chuột

Quản lý hàng sắp về và hóa đơn nhà cung cấp

Nhằm theo dõi tiến độ hàng về và hóa đơn nhà cung cấp, ứng dụng quản lý mua hàng cung cấp hai tính năng quan trọng:

Quản lý hàng sắp về: cho phép nhân viên mua hàng có thể theo dõi được các mặt hàng sắp về, số lượng để nắm được tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, lịch sử giao nhận hàng của nhà cung cấp

Quản lý hóa đơn nhà cung cấp: cho phép người dùng theo dõi chi tiết trạng thái các hóa đơn của từng nhà cung cấp, tra cứu nhanh trạng thái hóa đơn của nhà cung cấp

► Xem thêm: Phần mềm bán hàng phù hợp cho kinh doanh bán lẻ

Tạm kết: 

Tại ASOFT, bạn sẽ được cung cấp các phần mềm quản lý mua hàng, nhằm mang đến những giải pháp làm việc hiệu quả. Với hơn 19 năm nghiên cứu và phát triển các nền tảng công nghệ phần mềm, phần mềm ASOFT đã trở nên tối ưu và được sử dụng phổ biến. Với hơn 3200 doanh nghiệp trong và ngoài nước lựa chọn và tin dùng, ASOFT tin rằng giải pháp phần mềm này sẽ không làm bạn thất vọng. 

Nếu cần thêm thông tin chi tiết, quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí. 

Ban Biên Tập ASOFT