Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng

Tự động hóa yêu cầu báo giá

Nhằm tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, phần mềm quản lý mua hàng cung cấp cho người dùng tính năng quản lý yêu cầu báo giá. Theo đó người dùng có thể tự động gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp dựa theo các thông số được thiết lập trước đó. Cụ thể là:

Tự động gửi yêu cầu báo giá tới nhà cung cấp dựa trên mức độ tồn kho, cho phép tạo yêu cầu mua hàng trực tiếp từ các bộ phận

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng

Cải thiện hiệu suất hoạt động mua hàng và quản lý kho, gia tăng hiệu suất lưu kho với các quy tắc cung ứng linh hoạt dựa theo mức độ tồn kho tối thiểu, các quy tắc vận chuyển, đơn đặt hàng, dự báo lệnh sản xuất,...

Người dùng có thể lựa chọn các phương thức mua hàng bổ sung khác nhau cho từng sản phẩm tùy thuộc vào chiến lược sản xuất và phân phối của doanh nghiệp.

► Xem thêm: Phần mềm POS là gì? 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS

Quản lý đơn hàng mua

Với tính năng quản lý đơn hàng mua, người sử dụng ứng dụng quản lý mua hàng có thể thực hiện các thao tác sau:

Thêm mới/sửa/hủy đơn hàng mua

Theo dõi luồng trạng thái của từng đơn hàng

Theo dõi lịch sử mua hàng theo từng nhà cung cấp

Nhờ đó, người dùng sẽ tiết kiệm tối đa thời gian để xử lý dữ liệu trong khi vẫn đảm bảo hiệu suất công việc. 

Quản lý nhà cung cấp và bảng giá nhà cung cấp

Với tính năng này, người dùng sẽ được hỗ trợ tốt hơn trong quá trình mua hàng, giảm thiểu tối đa các thao tác thủ công, hỗ trợ quá trình tìm kiếm, đưa ra quyết định mua thông minh dựa trên các thông tin được cung cấp.

Quản lý nhà cung cấp: cho phép người dùng thêm mới/sửa/xóa/cập nhật thông tin nhà cung cấp, tra cứu nhà cung cấp, quản lý danh mục hàng hóa theo nhà cung cấp, đánh giá nhà cung cấp theo lịch sử cung cấp

Quản lý bảng giá nhà cung cấp: dễ dàng cấu hình công thức giá và bảng giá cho từng nhà cung cấp. Theo đó, người dùng có thể tạo và lưu trữ nhiều bảng giá khác nhau, tạo thuận lợi cho quá trình mua hàng. Để tạo các bảng giá của Nhà cung cấp, người dùng có thể thực hiện thông qua việc import bảng giá vào hệ thống chỉ với một vài thao tác click chuột.

Quản lý và biến thể sản phẩm

Phần mềm quản lý mua hàng hỗ trợ người dùng quản lý chi tiết các sản phẩm và biến thể sản phẩm, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và thao tác trên hệ thống:

Dễ dàng thao mới/sửa/xóa sản phẩm, tìm kiếm sản phẩm với bộ lọc tiện ích

Tạo mới/sửa/xóa biến thể sản phẩm, tra cứu biến thể sản phẩm thông qua bộ lọc tiện ích

Thông qua đó, người dùng (cụ thể là nhà quản trị) có thể dễ dàng kiểm soát thông tin về số lượng sản phẩm, các biến thể sản. 

► Xem thêm: Phần mềm E-CRM là gì? Phân biệt phần mềm CRM vs E-CRM

Quản lý hàng sắp về và hóa đơn nhà cung cấp

Nhằm theo dõi tiến độ hàng về và hóa đơn nhà cung cấp, ứng dụng quản lý mua hàng cung cấp hai tính năng quan trọng:

Quản lý hàng sắp về: cho phép nhân viên mua hàng có thể theo dõi được các mặt hàng sắp về, số lượng để nắm được tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, lịch sử giao nhận hàng của nhà cung cấp

Quản lý hàng sắp về và hóa đơn nhà cung cấp

Quản lý hóa đơn nhà cung cấp: cho phép người dùng theo dõi chi tiết trạng thái các hóa đơn của từng nhà cung cấp, tra cứu nhanh trạng thái hóa đơn của nhà cung cấp

Báo cáo & cấu hình

Thông qua báo cáo mua hàng được tổng hợp tự động theo thời gian thực, người dùng có thể dễ dàng xem và theo dõi các thông tin chính xác để đưa ra quyết định mua hàng thông minh.

Ngoài ra, người dùng có thể tự thực hiện cấu hình các thông tin cần thiết để phục vụ tốt hoạt động mua hàng từ nhà cung cấp. Theo đó người dùng có thể thiết lập các thông số sau: 

Đơn hàng (thỏa ước mua hàng, cảnh báo,...)

Lên hóa đơn (kiểm soát thanh toán, khớp 3 chiều mua - nhận - hóa đơn nhà cung cấp)

Sản phẩm (bảng giá nhà cung cấp)

Kho vận (vận chuyển giao hàng)

Quản lý thông tin và phân nhóm nhà cung cấp phục vụ cho công tác phân tích số liệu.

Quản lý tình hình thực hiện giao hàng, đơn giá của các nhà cung cấp.

► Xem thêm: Tự động hóa quy trình kinh doanh của bạn bằng phần mềm quản lý mua hàng

Phần mềm quản lý mua hàng ASOFT- Giải pháp quản lý mua hàng được ưa chuộng hiện nay 

Quản lý kế hoạch mua hàng

Quản lý kế hoạch mua hàng dựa trên tính toán tự động vòng luân chuyển vật tư – hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính tối ưu tồn kho cho vật tư hàng hóa.

Quản lý kế hoạch giao hàng phục vụ cho công tác chủ động lựa chọn được nhà cung cấp tối ưu nhất cũng như có kế hoạch tài chính luôn tốt nhất.

Chủ động trong công tác sản xuất của đơn vị

Quản lý đơn hàng 

Quản lý đơn hàng mua trong nước và nhập khẩu.

Hỗ trợ lập đơn hàng từ nhiều nguồn số liệu: Lấy từ phiếu nhu cầu, lấy từ hợp đồng.

Lập đơn hàng khung hoặc hợp đồng đặt mua hàng; Đơn mua hàng phụ.

Gọi ra giá mua và chiết khấu theo báo giá hoặc bảng giá của nhà cung cấp.

Linh động trong khi duyệt đơn hàng.

Quản lý các khoản chi phí mua hàng nhập khẩu phát sinh, hỗ trợ cho việc phân bổ chi phí vào giá mua hàng theo nhiều tiêu thức phân bổ được định nghĩa trước.

Giải pháp quản lý mua hàng được ưa chuộng hiện nay

Quản lý hàng hóa nhập kho

Hỗ trợ lập phiếu nhập hàng từ nhiều nguồn số liệu khác nhau.

Xác định các loại hàng đạt chất lượng nhập kho và các loại hàng chờ kiểm định lại.

Hỗ trợ kiểm định theo nhiều kết quả kiểm định khác nhau: Hàng đạt, hàng trả lại nhà cung cấp, hàng mẫu, hàng bị loại, hàng nhập không qua kiểm định.

Xuất trả hàng lại cho nhà cung cấp, phục vụ cho việc bù trừ công nợ khi thanh toán. Ngoài ra, còn hỗ trợ thêm việc cập nhập lại trạng thái đơn hàng này.

►Xem thêm :8 Kỹ năng bán hàng thành công.

Tạm kết:

Trên đây là bài viết phần mềm quản lý mua hàng mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn. Hy vọng bài viết sẽ phần nào giúp bạn có thêm nhiều kiến thức về lĩnh vực này. Nếu cần thêm thông tin chi tiết, quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí. 

Ban Biên Tập ASOFT