Những lợi ích của phần mềm quản lý mua hàng đối với doanh nghiệp

Tự động tính toán số lượng cần đặt mua hàng.

Nếu đặt mua lượng hàng không cần thiết bạn sẽ tốn diện tích kho để lưu trữ hàng hóa,Nếu đặt mua hàng không đúng lúc có thể bị thiếu hàng, gây trở ngại trong kinh doanh và sản xuất.

Phần mềm còn kiểm soát số lượng dự kiến nhập kho, số lượng dự kiến xuất kho, lượng tồn kho an toàn, tồn kho hiện có v.v...từ đó tự động tính toán ra số lượng đặt mua phù hợp với tình hình thực tế, điều này giúp đảm bảo duy trì lượng tồn kho phù hợp.

Kiểm tra chi tiết đặt hàng, mua hàng dễ dàng.

Tất cả chi tiết đặt hàng, mua hàng đều được lưu ngay vào sổ sách.Bạn có thể kiểm tra những chi tiết này phân theo từng mặt hàng/ từng ngày giao hàng với nhiều báo cáo đa dạng.Đồng thời thuận tiện khi muốn kiểm tra chi tiết đặt hàng, mua hàng trong một khoảng thời gian nhất định.

Kiểm tra chi tiết đặt hàng, mua hàng dễ dàng.

Quản lý tự động các khoản phải trả.

Số tiền mua hàng được phản ánh tự động thành nợ phải trả. Bạn có thể kiểm tra một lượt trong cùng một báo cáo về số tiền phải trả theo từng nhà cung cấp, theo từng khoảng thời gian

Và bạn có thể gửi báo cáo này cho nhà cung cấp qua Email để hai bên dễ dàng quản lý được chi tiết mua hàng và nội dung thanh toán. Ngoài ra, có thể giảm bớt thao tác khi tiến hành tạo chi tiết thanh toán ngay trên màn hình nhập mua hàng.

► Xem thêm: Tự động hóa quy trình kinh doanh của bạn bằng phần mềm quản lý mua hàng

Công việc trở nên dễ dàng hơn với việc liên kết nhiều nghiệp vụ với nhau.

Nhân viên trực tiếp nhập chi tiết yêu cầu mua hàng cho mặt hàng mình muốn. Người phụ trách mua hàng kiểm tra đơn đặt mua hàng tương ứng và gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp nhập ngày thông tin đơn giá trên email nhận được, trên Ecount sẽ kiểm tra được đơn giá phân theo từng nhà cung cấp để chọn ra mức giá thấp nhất.

Áp dụng nguyên mức giá được chọn vào trong đơn đặt hàng và thông qua việc tải dữ liệu đơn đặt hàng tiến hành tạo đơn mua hàng. Với những nghiệp vụ như trên, bằng Ecount bạn hoàn toàn có thể xử lý tất cả chúng thật dễ dàng do các nghiệp vụ này đều được liên kết với nhau. Tiến hành đơn đặt hàng dễ dàng dựa vào dữ liệu Đơn bán hàng và Đơn sản xuất.

Kiểm tra tồn kho theo thời gian thực.

Chỉ cần có kết nối mạng, bạn hoàn toàn có thể kiểm tra được tồn kho ngay trên máy tính và di động. Khi có sự thay đổi về tồn kho bạn có thể nhận được cảnh báo từ máy tính và di động nên ngăn chặn được những thiếu sót về nghiệp vụ. Đồng thời có thể kiểm tra lượng hàng tồn bất cứ khi nào bạn cần, giúp ích rất nhiều trong việc mua hàng cho phù hợp với lượng tồn kho hiện tại.

Kiểm tra tồn kho theo thời gian thực.

Phần mềm quản lý mua hàng có những quy trình đặc trưng nào?

Các yêu cầu mua hàng

Nhờ tính tích hợp của hệ thống nên các yêu cầu mua hàng có thể được phát hành tự động từ phân hệ quản lý sản xuất (thông qua chức năng Tính nhu cầu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất – MRP: Material Resource Planning). Người sử dụng cũng có thể tạo các yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyên vật liệu. Hệ thống cho phép doanh nghiệp xây dựng quy trình phê duyệt các yêu cầu mua hàng trước khi chuyển đến bộ phận phụ trách mua hàng.

Quản lý các báo giá

Hệ thống cho phép người sử dụng tạo các yêu cầu báo giá từ các yêu cầu mua hàng đã tạo trên hệ thống, quản lý các bảng báo giá do nhà cung cấp gửi lại và đưa ra các báo cáo phân tích báo giá nhằm giúp doanh nghiệp chọn được nhà cung ứng với giá cả phù hợp và hiệu quả nhất. Tính năng này cho phép doanh nghiệp quản lý các báo giá một cách có hệ thống, dễ dàng tra cứu lịch sử biến động giá theo mặt hàng hoặc theo nhà cung ứng.

► Xem thêm: Phần mềm E-CRM là gì? Phân biệt phần mềm CRM vs E-CRM

Quản lý các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng

Chức năng này cho phép doanh nghiệp quản lý thông tin các đơn mua hàng hay các hợp đồng mua hàng hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp, ngày mua, loại đơn hàng, lịch nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán…

Quản lý các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng

Các đơn mua hàng, hợp đồng mua hàng có thể được tạo tự động từ các yêu cầu mua hàng đã được duyệt trên hệ thống hoặc nhân viên mua hàng có thể tạo thủ công trên hệ thống. Ngoài ra, phần mềm mua hàng cho phép doanh nghiệp xây dựng quy trình phê duyệt các đơn mua hàng, hợp đồng trước khi thực hiện các giao dịch liên quan.

Quản lý nhận hàng

Thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức năng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng. Ngoài ra, chức năng này cho phép thực hiện quản lý trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu cầu…). Nhân viên phụ trách nhận hàng chỉ cần xác định nhà cung ứng, hoặc đơn mua hàng, tất cả các thông tin liên quan của các đơn mua hàng sẽ được kế thừa mà không phải nhập liệu lại. Ngoài ra, hệ thống cho phép thực hiện quy trình kiểm tra chất lượng trước khi nhận hàng vào kho.

Quản lý hóa đơn mua hàng

Thông tin về các đơn mua hàng, phiếu nhập sẽ được chuyển tự động sang phân hệ kế toán phải trả để kiểm soát quá trình mua hàng cũng như đối chiếu với các hóa đơn của nhà cung ứng trước khi xác nhận công nợ, đảm bảo chỉ xác nhận những gì Công ty đã duyệt hoặc đã nhận. Sự liên thông này nhằm đảm tính kiểm soát của Kế toán, đồng thời số liệu sẽ được đồng bộ giữa các bộ phận liên quan.

Thanh toán

Chức năng này thuộc phân hệ Kế toán phải trả và thực hiện chức năng lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng. Việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng được thực hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh toán. Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi có lệnh của kế toán tổng hợp.

► Xem thêm: Phần mềm POS là gì? 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS

Tạm kết

Ban Biên Tập ASOFT