Tầm quan trọng của phần mềm CRM trong quá trình kinh doanh

Phần mềm CRM hay còn gọi là phần mềm quản lý khách hàng, một thuật ngữ được nhắc tới thường xuyên trong việc kinh doanh từ nhiều năm nay. Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ trong quản lý  khách hàng và hoạt động nghiệp vụ không còn quá xa lạ trong thời đại công nghệ bùng nổ mạnh mẽ hiện nay. Thông thường, phần mềm CRM được sử dụng để duy trì các mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng bằng cách như:  lưu trữ, phân tích và tạo ra chiến lược dịch vụ khách hàng, tiếp thị phù hợp nhất.

Tầm quan trọng của phần mềm CRM trong quá trình kinh doanh

Doanh nghiệp thành công đều gắn liền với khách hàng, thay vì tập trung vào các yếu tố khác thì xu hướng hiện nay là tập trung vào khách hàng đang được đề cao hơn bao giờ hết. 

Theo thống kê, gần 80% lợi nhuận doanh nghiệp đến từ những khách hàng thân thiết. Đó là lý do mà nghiệm vụ chăm sóc khách hàng của đội ngũ nhân sự luôn được đào tạo một cách bài bản và chuyên nghiệp. Nhưng khả năng con người luôn có giới hạn nhất định, chưa kể sai sót, mất mát dữ liệu xảy ra rất là rất phổ biến.

Do đó, nhu cầu về một phần mềm CRM giúp quản lý toàn diện khách hàng là không thể bàn cãi. Mặc dù thực tế có rất nhiều công ty  không cần CRM mà vẫn xử lý rất tốt các vấn đề liên quan đến khách hàng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, việc mở rộng quy mô công ty với  hỗ trợ của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng là điều không thể thiếu.

Cùng với đó, việc áp dụng phần mềm CRM vào quá trình kinh doanh đang được coi là xu hướng phát của các doanh nghiệp Việt Nam. Không những giúp tăng doanh thu mà còn nâng cao hiệu quả công việc của các phòng ban và nhân sự trong công ty.

►Xem thêm: Phần mềm CRM là gì? Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm CRM?

Ưu điểm và hạn chế của phần mềm CRM miễn phí?

Do một số hạn chế về ngân sách hoặc quy mô doanh nghiệp mà nhiều công ty vừa và nhỏ đã quyết định lựa chọn phần mềm CRM miễn phí thay vì những phiên bản trả phí đang phổ biến trên thị trường hiện nay.

Giá thành của phần mềm CRM là một trong những yếu tố hàng đầu khi doanh nghiệp quyết định đầu tư. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp sẽ ưu tiên sử dụng các nền tảng không mất phí hoặc sử dụng các phần mềm cho dùng thử trước khi chi trả. Tuy vậy, bên cạnh những ưu điểm trước mắt, thì những phần mềm miễn phí cũng tiềm ẩn nhiều nhược điểm khó khắc phục. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm thường gặp phải ở các phần mềm chăm sóc khách hàng không mất phí để các nhà đầu tư cân nhắc:

Ưu điểm của phần mềm CRM miễn phí. 

Tùy vào đơn vị cung cấp, mỗi phần mềm CRM không phí sẽ có những tính năng sử dụng khác nhau. Tuy nhiên, tổng quan phần mềm miễn phí đều được thiết kế để quản lý và hỗ trợ khách hàng tốt hơn trên cơ sở lưu trữ dữ liệu so với cách thông thường. Do đó, các phần mềm không tốn phí này có những ưu điểm sau:

Tiết kiệm nguồn ngân sách để sử dụng cho hoạt động kinh doanh khác của công ty. Đây chính là ưu điểm hàng đầu đối với những nhà đầu tư, quản lý doanh nghiệp.

Ưu điểm của phần mềm CRM miễn phí. 

CRM mang đến những tính năng cơ bản nhất để đáp ứng hầu nhu cầu chăm sóc, quản lý khách hàng của doanh nghiệp.

CRM có thể phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau, tùy theo từng loại phần mềm mà bạn nghiên cứu và sử dụng cho nhu cầu của mình.

Giúp các công ty nhỏ chăm sóc và quản lý khách hàng bài bản và chuyên nghiệp hơn so với các phương thức chăm sóc truyền thống. 

Nhược điểm của phần mềm CRM miễn phí

Không thể phủ nhận rằng sử dụng phần mềm CRM miễn phí mang lại những lợi ích nhất định cho doanh nghiệp, đặc biệt là việc tiết kiệm được một khoản ngân sách. Tuy nhiên, để đưa ra câu trả lời chính xác cho thắc mắc rằng có nên sử dụng phiên bản CRM miễn phí hay không, cần tham khảo qua những hạn chế sau đây:

Phiên bản không tốn phí thường bị giới hạn về các tính năng, thường là những tính năng nâng cao có tính đột phá. Bạn chỉ có thể sử dụng một số tính năng cơ bản, nếu muốn sử dụng những tiện ích cao cấp hơn thì sẽ phải trả phí

Phần mềm CRM miễn phí thường sẽ bị giới hạn về số người được truy cập, bản ghi và dung lượng nhất định trên mỗi doanh nghiệp. Thường chỉ cho phép quyền truy cập đối với 2-3 người sử dụng, khoảng 500 bản ghi, vậy nên đó là lý do vì sao sử dụng phần mềm này phần lớn là các doanh nghiệp nhỏ đang trong giai đoạn thử nghiệm.

Nhược điểm của phần mềm CRM miễn phí

Phần mềm CRM miễn phí sẽ thường là các phiên bản được đóng gói, tức là không nâng cao được các tính năng mới, cũng không thể tùy biến, thay đổi được.

Bạn phải tự tìm hiểu,  nghiên cứu cách sử dụng mà không có người hướng dẫn, hỗ trợ nào.

Chỉ sử dụng ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Với các công ty có 2-3 nhân viên và quản lý dưới 500 khách hàng thì việc sử dụng phần mềm CRM miễn phí là giải pháp phù hợp với doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, nhiều phòng ban, số lượng khách hàng lớn thì bạn nên sử dụng phần mềm CRM có trả phí, nhằm đáp ứng được các tính năng phù hợp với doanh nghiệp bạn.

Các dữ liệu lưu trữ không có tính bảo mật cao, dễ bị mất cắp.

Hạn chế về ngôn ngữ, vì tại Việt Nam hiện nay không nhiều đơn vị cung cấp phần mềm CRM miễn phí, uy tín mà phần lớn là đến từ các đơn vị cung cấp nước ngoài. Phần lớn những phần mềm chưa có phiên bản tiếng Việt, gây khó khăn cho người dùng.

Để đưa ra quyết định có nên sử dụng phiên bản không mất phí hay nên đầu tư tiền bạc để có thể khai thác triệt để những ưu điểm của bản trả phí, tất cả nằm ở chiến lược và tầm nhìn của nhà quản trị.