Thực trạng về việc các doanh nghiệp sử dụng văn phòng theo cách truyền thống:

Hình ảnh văn phòng với núi giấy tờ, tủ hồ sơ chất đầy tài liệu không còn xa lạ với chúng ta. Theo một báo cáo từ IDC, 90% các thông tin quan trọng trong doanh nghiệp vẫn được lưu trữ dưới dạng giấy tờ. Các doanh nghiệp trung bình sử dụng tới 10.000 tờ giấy mỗi năm cho mỗi nhân viên. Điều này không chỉ tốn kém về chi phí giấy, mực in mà còn tốn công sức và thời gian để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu.

Chưa hết, một nghiên cứu từ PwC cho thấy, 7.5% tài liệu giấy bị mất hoặc không thể tìm thấy khi cần thiết. Còn theo Gartner, mỗi năm các doanh nghiệp mất khoảng 600 tỷ USD do các vấn đề liên quan đến quản lý tài liệu giấy. Đây là những con số đáng báo động cho thấy sự không hiệu quả của việc sử dụng văn phòng theo cách truyền thống.

Có một con số đáng chú ý: trung bình một nhân viên văn phòng tiêu tốn 10.000 tờ giấy mỗi năm, tương đương với hàng tấn cây cỏ, hàng tấn rừng và hàng tấn thời gian bị mất đi. Chưa kể đến việc tìm kiếm tài liệu trong ngăn kéo hoặc phải đối diện với máy in hết mực vào cuối tuần!

Giữa "rừng giấy" ấy, việc tìm kiếm thông tin, phê duyệt hồ sơ, lưu trữ dữ liệu trở thành cơn ác mộng, kìm hãm hiệu quả công việc và khiến tinh thần nhân viên chìm trong uể oải.

Con số thống kê choáng váng này vẽ nên bức tranh ảm đạm về thực trạng văn phòng truyền thống, nơi ngự trị của những chồng giấy tờ chất cao như núi, quy trình làm việc ì ạch. Giữa "rừng giấy" ấy, việc tìm kiếm thông tin, phê duyệt hồ sơ, lưu trữ dữ liệu cho toàn bộ quy trình hoạt động từ A - Z trở thành cơn ác mộng, kìm hãm hiệu quả công việc và khiến tinh thần nhân viên chìm trong uể oải.

► Xem thêm: Chuyển đổi số - Xu hướng mới trong vận hành doanh nghiệp
 

"Văn phòng giấy" - Thách thức trong bối cảnh hiện tại

Sự bùng nổ của công nghệ số đã mở ra cánh cửa cho một kỷ nguyên mới, nơi mọi thứ vận hành với tốc độ ánh sáng. Những văn phòng truyền thống, thủ công đang dần mất đi sự ưu ái bởi:

Mất thời gian và năng suất lao động giảm sút: Một nhân viên có thể mất đến 30% thời gian làm việc chỉ để tìm kiếm thông tin. Việc tìm kiếm, lưu trữ và xử lý tài liệu giấy rất mất thời gian và công sức, khiến nhân viên không thể tập trung vào công việc chính.

Tốn kém chi phí và tài nguyên: Chi phí in ấn, lưu trữ, bảo quản giấy tờ là gánh nặng lớn cho doanh nghiệp.

Rủi ro bảo mật và an toàn thông tin: Giấy tờ dễ bị thất lạc, hư hỏng hoặc bị truy cập trái phép, tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin mật từ các tác động bên ngoài.

Hạn chế khi làm việc từ xa/cộng tác: Các tài liệu giấy không thể dễ dàng chia sẻ và truy cập từ xa, gây cản trở lớn cho sự linh hoạt và cộng tác giữa các bộ phận, chi nhánh.

Tác động tiêu cực đến môi trường: Cỏ cây đang khóc, rừng đang khóc, và chúng ta đang khóc vì lượng giấy tiêu thụ ngày càng tăng, "văn phòng giấy" thực sự không thân thiện với môi trường.

► Xem thêm: Thay đổi nhận thức trong quản trị doanh nghiệp với hệ điều hành doanh nghiệp 4.0
 

Hành trình gian nan khi theo đuổi văn phòng giấy

Chuyển đổi từ văn phòng giấy sang văn phòng không giấy là một hành trình không hề đơn giản. Nó đòi hỏi sự thay đổi lớn trong cách thức làm việc và quản lý của doanh nghiệp. Đã và đang đồng hành cùng 3500+ doanh nghiệp theo đuổi “văn phòng không giấy", ASOFT thấu hiểu rằng đây là một hành trình không hề đơn giản với những thách thức:

Kháng cự thay đổi từ nhân viên: Nhân viên đã quen thuộc với cách làm việc truyền thống và thường kháng cự lại các thay đổi. Họ có thể cảm thấy không thoải mái khi phải học cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số mới và lo lắng về khả năng làm việc của mình trong môi trường mới.

Lo ngại về mức đầu tư chi phí ban đầu cao: Chuyển đổi sang văn phòng không giấy đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu đáng kể cho các phần mềm, phần cứng và đào tạo nhân viên. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể cảm thấy áp lực về tài chính khi phải đối mặt với những chi phí này.

Quan ngại về thay đổi quy trình và quản lý: Chuyển đổi sang văn phòng không giấy không chỉ đơn giản là số hóa tài liệu, mà còn đòi hỏi thay đổi toàn bộ quy trình làm việc và quản lý. Điều này cần sự hỗ trợ và cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Chưa tìm được công cụ hỗ trợ phù hợp.

Hành trình theo đuổi "văn phòng không giấy"

Giải pháp từ ASOFT - ERP: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp toàn diện

ASOFT đồng ý rằng không thể nào loại bỏ 100% giấy tờ khỏi môi trường văn phòng làm việc. Tuy nhiên, việc chuyển đổi số đến 80% đã có thể tạo ra những thay đổi lớn đối với doanh nghiệp. Và việc chuyển dữ liệu truyền thống/giấy thành dữ liệu số đang là một xu hướng tất yếu trong bối cảnh hiện tại.

Giải pháp ASOFT - ERP Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Ngay lúc này, ASOFT - ERP là một lựa chọn tối ưu dành cho doanh nghiệp của bạn bởi không chỉ thay thế tài liệu giấy bằng các tài liệu điện tử mà còn tích hợp các phần mềm công nghệ hiện đại, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và an toàn hơn bất kể từ khâu bán hàng - marketing, tài chính kế toán, kho, sản xuất hay cho đến nhân sự tiền lương.

Bán hàng: chuyển đổi toàn bộ quy trình và dữ liệu liên quan từ dạng thủ công, giấy tờ như hóa đơn thương mại, hợp đồng bàn giao hàng hóa, chứng từ thanh toán,... sang dạng số hóa điện tử. Cùng hệ thống phần mềm CRM quản lý và tối ưu hóa các hoạt động bán hàng, tự động hóa các quy trình bán hàng như lập hóa đơn, xử lý đơn hàng, theo dõi tình trạng thanh toán, giảm thiểu sai sót trong thông tin nhờ việc nhập liệu tự động và kiểm tra dữ liệu chặt chẽ.

Nhân sự: quy trình tìm kiếm dữ liệu hồ sơ sẽ chuyển từ thủ công sang tự động hóa, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình quản lý bằng cách có thể tùy chỉnh các dữ liệu tìm kiếm, tạo bộ lọc liên kết với từng loại tài liệu. Giảm việc đầu tư vào giấy, máy in  cho các văn bản cứng, chi phí vận hành, lưu trữ bảo quản hồ sơ nhân sự được trực quan hóa qua công cụ quản lý trên đám mây được theo dõi và quản lý mọi lúc mọi nơi.

Tài chính - kế toán: “Hô biến” các loại tài liệu giấy cần lưu trữ và bảo quản cẩn trọng từ 5-15 năm như hóa đơn, chứng từ, đơn giá, phiếu thu, phiếu chi, trình ký, hồ sơ, hợp đồng, báo cáo tài chính được chuyển hóa thông qua giải pháp số hóa tài liệu, tiết kiệm đến 40% thời gian tra cứu, truy xuất thông tin, dễ dàng thực hiện các công tác lưu trữ, bảo quản và khai thác hiệu quả dữ liệu kế toán của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp chủ động và linh hoạt nộp bản kê khai, nộp thuế điện tử mọi lúc mọi nơi.

Xuất/nhập kho: Các văn bản giấy liên quan như lập hóa đơn, xử lý chứng từ xuất nhập kho được số hóa nhờ nhập liệu tự động và kiểm tra dữ liệu chặt chẽ; giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót trong thông tin, hạn chế mất mát, thất thoát hàng hóa thông qua quản lý chặt chẽ số lượng hàng hóa và truy xuất nguồn gốc xuất xứ.

Sản xuất: Chuyển đổi toàn bộ quy trình, dữ liệu về hợp đồng gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bộ chứng từ/giấy khai hải quan, hợp đồng đơn hàng hay kế hoạch dự trù nguyên vật liệu đều từ hình thức giấy tờ sang số hóa điện tử, giúp tự động tính toán và dự trù nguyên vật liệu cần thiết dựa trên kế hoạch sản xuất, nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong quản lý sản xuất.

► Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Tìm hiểu về mô hình vận hành toàn doanh nghiệp
 

Tạm kết

Trong sự bùng nổ của chuyển đổi số hiện nay, việc số hóa quy trình và tài liệu là một bước đi cần thiết để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh.  ASOFT - ERP cung cấp một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, quản lý tài liệu điện tử và tối ưu hóa mọi mặt hoạt động, không chỉ giúp giải quyết các vấn đề nhức nhối hiện tại mà còn mở ra những cơ hội mới cho sự phát triển bền vững và lâu dài.

Tại ASOFT, bạn sẽ được cung cấp các nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện và hiệu quả. Với hơn 20 năm nghiên cứu và phát triển các nền tảng công nghệ phần mềm, phần mềm ASOFT - ERP đã trở nên tối ưu và được sử dụng phổ biến. Với hơn 3500 doanh nghiệp trong và ngoài nước lựa chọn và tin dùng, ASOFT tin rằng giải pháp quản lý nhân sự này sẽ không làm bạn thất vọng. 

Nếu cần thêm thông tin chi tiết, quý khách có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ với Asoft qua hotline 19006123 để được tư vấn, hỗ trợ và tham khảo demo miễn phí. 

Ban biên tập ASOFT