► Xem thêm: Thị trường bán lẻ năm 2021: Tái cơ cấu mạnh mẽ để “sống chung với dịch”

Vì sao trước đây các doanh nghiệp thường quản lý bán hàng bằng Excel?

Trước đây, Excel luôn được biết đến phần mềm thông minh và tiện dụng; đáp ứng nhu cầu quản lý bán hàng của nhiều cửa hàng và doanh nghiệp. Excel được cho là một công cụ tối ưu hỗ trợ con người trong tính toán chính xác. Hạn chế phần lớn những sai sót số liệu do quản lý bằng sổ sách hoặc ghi nhớ gây nên.

Sử dụng Excel quản lý bán hàng cho phép doanh nghiệp ứng dụng tối đa các hiệu năng của công nghệ thông tin; trong vấn đề quản lý và theo dõi các công tác bán hàng như: báo giá; soạn hợp đồng mẫu; tạo đơn hàng; kiểm soát doanh số; thống kê dữ liệu;… Thay vì phải ghi ra sổ sách. Có thể nói, lúc này, sự xuất hiện của Excel được xem là một pha “cứu cánh” cho các doanh nghiệp đang rơi vào trạng thái rối mù và khó kiểm soát; bởi quá nhiều thông tin không thể tối ưu bằng sổ sạch thông thường.

Song, tuy rằng phần mềm bán hàng bằng Excel trước đây vẫn luôn nhận được sự ủng hộ tối đa của các doanh nghiệp. Nhưng thời đại công nghệ ngày càng phát triển; nhu cầu tiêu dùng của khách hàng và quản lý bán hàng của các doanh nghiệp ngày càng có nhiều sự thay đổi lớn. Lúc này, Excel dần bộc lộ ra những vấn đề thiếu sót; khó đáp ứng được nhu cầu thời đại. Cụ thể, một số rủi ro khi quản lý bằng Excel sẽ được cập nhật tại phần tiếp theo đây.

Quản lý bán hàng bằng Excel gây nên những rủi ro gì cho doanh nghiệp?

Với nhu cầu quản lý của thời đại mới, các phần mềm cần phải đạt được những tiêu chí như: quản lý toàn diện – nhanh chóng – chính xác tuyệt đối. Song, khi sử dụng Excel quản lý bán hàng; các doanh nghiệp vẫn gặp phải khá nhiều rắc rối như:

1. Mất nhiều thời gian và công sức nhưng không mang lại hiệu quả cao

Hầu hết các người dùng khi sử dụng Excel và sổ sách để quản lý bán hàng; cũng đều phải thừa nhận rằng: Excel khiến người dùng tốn quá nhiều thời gian và công sức cho các thao tác thực hiện. Khi quản lý bán hàng bằng Excel; người dùng sẽ phải tỉ mỉ nhập thủ công từng số liệu hay dữ liệu chi tiết. Đặc biệt, đối với những cửa hàng có quá nhiều mã hàng và giá thành khác nhau; thì mức độ tỉ mỉ, chi tiết trong nhập liệu cũng càng khiến người dùng trở nên vất vả hơn gấp nhiều lần.

Đã có rất nhiều chủ cửa hàng chia sẻ rằng: Cứ mỗi lần nhập hàng mới hay mỗi lần kiểm kho và báo cáo vào cuối tháng; họ phải vận động khá nhiều nhân viên để thực hiện đối chiếu sổ sách; nhập liệu trên Excel; và so sánh với thực tế. Song, nếu chỉ mắc phải một lỗi chi tiết nhỏ; họ sẽ phải rà soát lại toàn bộ quy trình để tìm kiếm lỗi đó. Điều này vừa gây mất thời gian và công sức, vừa khiến họ trở nên mất bình tĩnh; gây nhiều khó khăn trong vấn đề quản lý bán hàng.

2. Tạo nên những rủi ro lớn khi quản lý bán hàng bằng Excel

Quản lý hàng hóa bằng Excel rất dễ gây nên những rủi ro cho doanh nghiệp. Nhẹ thì chỉ mất ít thời gian và công sức để khôi phục lại dữ liệu; nặng hơn thì có thể đánh mất cả khối dữ liệu lớn mà không thể tìm lại được. Vì sao vậy?

Hãy nhớ rằng, phần mềm Excel được cài đặt và sử dụng trực tiếp tại máy tính cửa hàng. Vì vậy, khi máy tính gặp vấn đề hỏng hóc; phần mềm Excel đồng thời cũng sẽ bị vô hiệu hóa. Đương nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc tất cả dữ liệu được lưu trữ tại phần mềm Excel cũng sẽ “không cánh mà bay”.

Hoặc, ở trường hợp đơn giản và thực tế hơn; người dùng nhập rất nhiều dữ liệu nhưng khi bấm thoát ra lại lỡ tay quên bấm lưu lại. Thì đương nhiên, tất cả các dữ liệu mà bạn đã dành nhiều thời gian và công sức để nhập vào cũng hoàn toàn biến mất. Ngoài ra, các trường hợp nhập sai số, sai dữ liệu diễn ra thường xuyên bởi giao diện quá chằng chịt của Excel; cũng khiến cho vấn đề quản lý hàng hóa thêm khó khăn và khủng hoảng.

3. Không bao quát được toàn bộ hoạt động doanh nghiệp

Quản lý bán hàng bằng Excel khó có thể cung cấp cho nhà quản trị một cái nhìn bao quát trong hoạt động kinh doanh. Đặc biệt là đối với những chủ doanh nghiệp sở hữu một chuỗi cửa hàng lớn mạnh; vấn đề quản lý bằng Excel lại càng được xem là điều không tưởng.

Bởi vì, phần mềm Excel chỉ cho phép doanh nghiệp thực hiện các hàm và công thức thông qua những thao tác kỹ thuật. Song, nó lại không có khả năng phân tích và báo cáo thông minh. Vì vậy, phần mềm này không thể cho doanh nghiệp cái nhìn toàn diện nhất về hiệu suất bán hàng của từng cửa hàng cụ thể; hay của toàn bộ quá trình kinh doanh chung. Khiến các nhà quản trị khó nắm bắt được tình hình chung; càng khó định hướng và khắc phục định hướng kinh doanh cho tương lai sau này.

Một trường hợp rủi ro khác khi quản lý bán hàng bằng Excel thường xảy ra ở các cửa hàng đó là: Nhân viên làm trò bòn rút doanh thu hay trộm cắp sản phẩm. Bởi, đối diện với hàng ngàn dữ liệu chằng chịt những con số và ký tự; thật khó để chủ cửa hàng có thể kiểm soát chính xác từng chi tiết xuất nhập tồn kho; hay các các giao dịch thu chi tại cửa hàng.

► Xem thêm: 7 Thách thức khiến doanh nghiệp khó kiểm soát hoạt động quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ

4. Tiêu hao một khoảng chi phí lớn

Nhiều nhà quản tị đều cho rằng; sử dụng Excel và sổ sách là phương pháp để tiết kiệm tối đa chi phí quản lý. Bởi đây là phần mềm miễn phí; luôn được cài đặt sẵn trên mọi máy tính.

Song, các nhà quản trị này lại quên rằng; Excel và sổ sách đòi hỏi cửa hàng phải sử dụng phương thức tính toán thủ công. Vì vậy, yêu cầu các cửa hàng phải có ít nhất 1 đến 2 nhân viên để nhập liệu và kiểm soát số liệu tại cửa hàng. Mà trung bình, mức lương phải trả cho một nhân viên nhập liệu ở mức tối thiểu cũng khoảng từ 6.000.000đ đến 7.000.000đ/ tháng. Rõ ràng, đây là một con số không hề nhỏ nếu cừa hàng có nhiều nhân viên ở vị trí này; hoặc nếu nhân số tiền lương phải trả theo tháng, năm,…

Cần thay thế phương pháp quản lý bán hàng bằng Excel bởi công cụ tối ưu hơn

Tuy rằng trước đây, quản lý bán hàng bằng Excel luôn được xem là một phương pháp quản lý hàng đầu. Và được ưa chuộng bởi phần một số lượng lớn cửa hàng truyền thống. Song, với nhu cầu thực tế hiện nay; quản thật Excel và sổ sách đã không còn là công cụ tối ưu và đáp ứng được nhu cầu cạnh tranh thực tại.

Thay vào đó, ứng dụng một phần mềm quản lý bán hàng được xem là giải pháp tốt nhất để tối ưu hóa các nghiệp vụ quản lý cửa hàng ngày nay. Một số lợi ích mà phần mềm quản lý bán hàng mang lại; có thể kể đến như:

• – Không giới hạn dung lượng: Dung lượng dữ liệu lớn, không giới hạn, tốc độ xử lý dữ liệu nhanh ngay cả khi đã lưu trữ rất nhiều dung lượng
• – Đảm bảo tính minh bạch: Tính năng phân quyền theo cấp bậc giúp nhà quản trị giới hạn các hoạt động của nhân viên. Không cho phép xóa hoạt động hay tự ý chỉnh sửa đơn hàng
• – An toàn dữ liệu: Dữ liệu lưu trữ an toàn ngay cả trong trường hợp máy tính hỏng; nhiễm virus; hay dừng đột ngột
• – Quản lý từ xa: Cho phép nhà quản trị chủ động quản lý từ xa; dễ dàng theo dõi và giám sát mọi hoạt động của cửa hàng thông qua App Mobile
• – Đa dạng thật toán: Cho phép ứng dụng đa dạng thuật toán phân tích kinh tế; hỗ trợ tối đa việc theo dõi và nắm bắt tình trạng kinh doanh hiện thời
• – Kết nối đa dạng: Cho phép kết nối trực tiếp với các thiết bị bán hàng như máy quét ãm vạch; máy in hóa đơn;…
• – Tích hợp công nghệ thông minh: Hệ thống barcode thông minh hỗ trợ người dùng nhận diện hàng hóa; tự động cập nhật số lượng tồn kho và sản phẩm

► Xem thêm: Phần mềm POS là gì? 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS

Phần mềm quản lý bán hàng ASOFT-POS: Tối ưu hiệu suất quản lý & nâng cao khả năng bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng ASOFT-POS được đánh giá là một trong những công cụ tối ưu nhất; giúp doanh nghiệp tăng cao hiệu quả quản trị hợp nhất toàn bộ chuỗi cửa hàng bán lẻ.

Bằng phương pháp tích hợp và cập nhật liên tục các hệ thống công nghệ hiện đại; phần mềm ASOFT-POS không chỉ luôn đảm bảo tối ưu toàn bộ nghiệp vụ quản lý bán hàng như: thông tin giao dịch; số lượng tồn kho; số lượng xuất nhập; thông tin xuất nhập; thông tin đơn hàng; thông tin khách hàng;… Mà còn cho phép kết nối thông minh với nhiều phân hệ quản trị khác như: kế toán tài chính (T); quản lý quan hệ khách hàng (CRM); quản lý nhân sự (HRM); văn phòng điện tử (OO);… trên cùng một hệ thống ERP dành cho doanh nghiệp kinh doanh chuỗi cửa hàng bán lẻ.

Ứng dụng ASOFT-POS trong hoạt động quản lý chuỗi bán lẻ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các thất thoát, rủi ro. Đảm bảo tính chính xác, minh bạch tuyệt đối nhờ có khả năng tự động lưu trữ dữ liệu; tính toán chính xác triện để; và quản lý tự xa hiệu quả thông qua Mobile App. Giúp nhà quản trị và toàn thể nhân viên tiết kiệm tối đa quỹ thời gian quản lý – vận hành.

Tạm Kết

Nhìn chung, đối với tình hình cạnh tranh gay gắt của thời đại số ngày nay; các nhà quản trị cần phải thay thế phương thức quản lý bán hàng bằng Excel bởi những công cụ, phần mềm quản trị tối ưu hơn. Qua đó, nâng cao hiệu suất bán hàng; tiết kiệm tối đa quỹ thời gian để tập trung vào hoạt động chăm sóc khách hàng & lập kế hoạch phát triển lâu dài cho tương lai.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm quản lý chuỗii bán lẻ ASOFT-POS; hay các phần mềm quản trị doanh nghiệp nói chung. Mời quý vị xem chi tiết tại:

→ Tìm hiểu thêm về các phần mềm quản trị của ASOFT

Để được tư vấn và Demo miễn phí; mời quý vị Đăng ký hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 19006123

► Xem thêm: TOP 10 hệ thống POS tốt nhất cho các nhà bán lẻ (Cập nhật mới nhất năm 2021)

Ban Biên Tập ASOFT.