Tổng quan về hệ thống quản lý, giám sát hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Ngày đăng 23-01-2024

Trong mô hình hoạt động của một doanh nghiệp, không có gì quan trọng hơn việc quản lý và giám sát hiệu quả kinh doanh. Đây chính là bước cốt lõi để đảm bảo sự thành công và sự tồn tại của một tổ chức trong thế giới kinh doanh đầy cạnh tranh ngày nay. Chính vì vậy, chúng ta không thể bỏ qua vai trò quan trọng của Quản lý hiệu quả kinh doanh, hay còn gọi là BPM.

Quản lý hiệu quả kinh doanh (Business Performance Management – BPM) là gf?

Tổng quan về hệ thống quản lý, giám sát hiệu quả hoạt động (BPM)

Mô hình hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống quản lý, giám sát hiệu quả hoạt động là một cấu phần cốt lõi hỗ trợ công tác điều hành và ra quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp. Hệ thống này được thiết lập từ khi doanh nghiệp mới thành lập và không ngừng hoàn thiện xuyên suốt quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp.

Tại sao quản lý hiệu quả kinh doanh (BPM) lại quan trọng?

Mục đích của BPM là cung cấp cho các tổ chức một bộ công cụ để đo lường hiệu quả trong kinh doanh

BPM nhằm mục đích cung cấp cho các tổ chức một bộ công cụ để đo lường và tăng cường thành công trong kinh doanh. Nó giúp các công ty liên kết các mục tiêu kinh doanh với các số liệu tài chính và hoạt động cụ thể. Việc theo dõi các số liệu này cho phép doanh nghiệp so sánh dự báo với hiệu suất thực tế của họ. BPM giúp gắn kết mọi người trong công ty hướng tới các mục tiêu chung và nó cũng cung cấp các dấu hiệu cảnh báo sớm về các vấn đề tiềm ẩn cần điều chỉnh để giúp công ty đi đúng hướng. Dưới đây là một số lợi ích đáng kể nhất:

1. Căn chỉnh tốt hơn

Các mục tiêu của công ty được chuyển thành các mục tiêu và thước đo cụ thể cho từng nhóm trong tổ chức. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều làm việc hướng tới những mục tiêu giống nhau. Mỗi bộ phận, bằng cách quản lý hiệu suất dựa trên các số liệu kinh doanh này, sẽ góp phần vào sự thành công của tổ chức.

2. Theo dõi sức khỏe doanh nghiệp

Bằng cách theo dõi KPI, công ty có thể giám sát hiệu suất trên mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh. Phần mềm hỗ trợ bảng điều khiển KPI và báo cáo trạng thái theo thời gian thực có thể giúp các bộ phận theo dõi tiến độ và phát hiện các dấu hiệu cảnh báo.

3. Lập kế hoạch và đáp ứng tốt hơn

BPM cung cấp cho các công ty các công cụ để đưa ra quyết định và lập kế hoạch sáng suốt hơn. Nó giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện các vấn đề, xu hướng và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.

4. Cải thiện hiệu quả quá trình

Việc theo dõi KPI có thể làm nổi bật sự thiếu hiệu quả của quy trình mà công ty có thể nhắm tới để cải thiện. Ví dụ: chu kỳ bán hàng quá dài có thể cho thấy công ty cần xác định các điểm nghẽn và xác định cách hợp lý hóa các quy trình của mình.

5. Tự động hóa

Phần mềm tự động hóa các bước thu thập KPI và trình bày chúng trong bảng thông tin và báo cáo giúp giảm công sức và thời gian cần thiết để quản lý doanh nghiệp — đồng thời giúp tất cả nhân viên có thể liên tục theo dõi tiến trình của mình.

► Xem thêm: Quản lý hoạt động phân phối sản phẩm với phần mềm quản lý kênh phân phối

Quy trình Business Performance Management – (BPM)

Tầm nhìn trung và dài hạn giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường

1. Quy trình quản trị chiến lược trung và dài hạn: Giúp doanh nghiệp luôn giữ vị thế chủ động trong việc tạo dựng, duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường cũng như giá trị bền vững cho các bên liên quan thông qua việc định hình cụ thể phương hướng hoạt động trong trung, dài hạn và lan tỏa các mục tiêu tới mọi đối tượng trong nội bộ doanh nghiệp.

Quản trị kế hoạch kết hợp SXKD và tài chính giúp chuyển chiến lược thành mục tiêu cụ thể và hỗ trợ điều hành doanh nghiệp hàng tháng.

2. Quy trình quản trị kế hoạch bao gồm kế hoạch SXKD và kế hoạch tài chính: Giúp truyền tải chiến lược thành các mục tiêu, chương trình hành động cụ thể theo từng năm đối với mọi khía cạnh hoạt động tại doanh nghiệp và chi tiết theo từng tháng. Đồng thời, hỗ trợ hoạt động điều hành doanh nghiệp thông qua việc cung cấp bức tranh tổng thể về nhu cầu nguồn lực và dự kiến kết quả tài chính trên cơ sở các giả định trong kế hoạch SXKD

Báo cáo quản trị giúp ghi nhận hoạt động và hỗ trợ quản lý doanh nghiệp

3. Quy trình báo cáo quản trị: Giúp ghi nhận dữ liệu hoạt động, hình thành hệ thống các chỉ số đo lường, hiển thị thông tin, báo cáo phục vụ cho công tác phân tích, đánh giá giữa thực tế hoạt động tại doanh nghiệp so với các kế hoạch hoặc dự báo đề ra, nhận diện nguyên nhân mấu chốt nhằm hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các phương án điều hành hoặc ứng phó kịp thời

Các lưu ý về giải pháp quản lý hiệu quả kinh doanh

BPM hiệu quả cần tích hợp dữ liệu, truy cập đa nền tảng, mở rộng linh hoạt, và bảng điều khiển tùy chỉnh

Giải pháp BPM hiệu quả cho phép các tổ chức theo dõi chính xác hiệu suất của toàn bộ tổ chức, giúp mọi bộ phận giám sát và cải thiện tiến độ của mình. Dưới đây là một số tính năng có giá trị nhất cần tìm trong phần mềm BPM:

-Tích hợp dữ liệu: Việc theo dõi hiệu quả kinh doanh yêu cầu dữ liệu từ khắp tổ chức — và thường là từ các nguồn bên ngoài. Do đó, một giải pháp BPM hiệu quả phải có khả năng tích hợp dữ liệu tài chính và dữ liệu phi hoạt động từ nhiều nguồn khác nhau. Ví dụ: theo dõi hiệu suất tiếp thị có thể yêu cầu phân tích dữ liệu từ các nền tảng bên ngoài được sử dụng để tiến hành chiến dịch.

-Truy cập 24/7 từ mọi nơi: Các hệ thống dựa trên đám mây có hỗ trợ thiết bị di động cho phép mọi người trong công ty theo dõi hiệu suất ở bất cứ nơi nào họ làm việc — tại văn phòng, tại nhà hoặc trên đường.

-Khả năng mở rộng: Các công ty đang phát triển cần những nền tảng có thể mở rộng quy mô phù hợp với hoạt động kinh doanh của họ để không cản trở khả năng theo dõi hiệu suất khi doanh nghiệp mở rộng trong khu vực và toàn cầu.

-Bảng điều khiển và báo cáo có thể tùy chỉnh theo thời gian thực: Bảng điều khiển và báo cáo cho phép công ty theo dõi mọi khía cạnh của hiệu quả kinh doanh. Các công ty có thể điều chỉnh bảng thông tin và báo cáo để theo dõi KPI liên quan đến từng bộ phận và từng nhân viên.

Kết luận

Quản lý hiệu suất kinh doanh (Business Performance Management - BPM) là một phần quan trọng trong hoạt động của các tổ chức, giúp họ đo lường và tăng cường thành công trong kinh doanh. BPM liên kết mục tiêu kinh doanh với các số liệu tài chính và hoạt động cụ thể, giúp theo dõi hiệu suất, lập kế hoạch, và đáp ứng tốt hơn với các thách thức và cơ hội. Các giải pháp BPM hiệu quả cần tích hợp dữ liệu, truy cập từ mọi nơi, có khả năng mở rộng, bảng điều khiển và báo cáo tùy chỉnh theo thời gian thực, cùng với khả năng tùy chỉnh các KPI theo yêu cầu của doanh nghiệp. Quản lý hiệu suất kinh doanh không chỉ giúp cải thiện hiệu suất tổ chức mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và thành công dài hạn của doanh nghiệp.

► Xem thêm: Mở khóa tiềm năng kinh doanh với phần mền quản lý bán hàng

Ban biên tập ASOFT