► Xem thêm: Chuỗi siêu thị trong mùa Covid – Thích ứng nhờ đâu?

Tổng quan về phần mềm POS

Ở phần này, ASOFT sẽ đi vào giới thiệu sơ lược về định nghĩa, công dụng và các phiên bản phần mềm POS đang được sử dụng phổ biến hiện nay.

Phần mềm POS là gì?

Thuật ngữ POS

POS là viết tắt của thuật ngữ Point Of Sales. Tức chỉ các điểm bán lẻ (điểm phân phối hàng hoá) như là: chuỗi cửa hàng gia dụng; chuỗi cửa hàng thời trang; các cửa hàng tạp hoá, các cửa hàng dịch vụ ăn uống;… Trong đó, các POS thường sẽ sở hữu một phần mềm hoặc công cụ dùng để ghi nhận những giao dịch mua bán. Lịch sử ghi nhận này hỗ trợ phản ánh chi tiết các hoạt động ra/ vào của dòng tiền và hàng hoá tại cửa hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Một số công cụ có thể kể đến như là: sổ tay; file Excel; máy tính tiền;… hay phần mềm theo dõi bán hàng (POS).

Phần mềm POS

Phần mềm POS là một giải pháp phần mềm được nghiên cứu phát triển để hỗ trợ các nhà bán lẻ tối ưu hóa hiệu quả quản lý và năng suất bán hàng. Nhờ có phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS; các nhà quản lý có thể giảm thiểu tối đa các gánh nặng về quản lý kho hàng; dòng tiền; kiểm soát hoạt động nhân viên;… Nhờ những hiệu năng này, phần mềm POS đã dần trở nên phổ biến và tiếp cận gần hơn với các nhà quản trị chuỗi cửa hàng bán lẻ.

Các phiên bản phần mềm POS phổ biến hiện nay

Phần mềm POS phiên bản máy tính tiền

Phần mềm POS phiên bản máy tính tiền là một phần mềm có chức năng tính tiền và lưu trữ lịch sử giao dịch bán hàng. Phần mềm cho phép người dùng kết hợp sử dụng cùng với các loại thiết bị như: máy in hóa đơn bán lẻ; máy đọc mã vạch; máy thanh toán thẻ tín dụng;… Trong đó, một số ưu/ nhược điểm của phần mềm có thể kể đến như:

➤ Ưu điểm:

• ✔ Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
• ✔ Đảm bảo không bị virus
• ✔ Phổ biến và tiện lợi với nghiệp vụ bán hàng trong các shop, siêu thị, khách sạn, nhà hàng, quán cafe, karaoke,…
• ✔ Hỗ trợ minh bạch hóa các giao dịch mua bán

➤ Nhược điểm:

• ✕ Thiết bị nặng và khó di chuyển
• ✕ Không thực hiện báo cáo tồn kho và công nợ
• ✕ Không thể sử dụng để quản lý kinh doanh trực tuyến
• ✕ Giá thành sản phẩm tương đối cao

► Xem thêm: Phần mềm tính tiền quán BAR – Giải pháp quản lý BAR & PUB chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS cài đặt trên máy tính (Offline)

Ngược lại, phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS cài đặt trên máy tính lại là dạng phát triển nhất và được ứng dụng nhiều nhất trong hệ thống doanh nghiệp bán lẻ. Để sử dụng phần mềm POS cài đặt trên trên máy tính; nhà quản lý cần mua một gói phần mềm, sau đó sẽ được phía nhà cung cấp hỗ trợ cài đặt trên thiết bị máy tính của cửa hàng.

➤ Ưu điểm:

• ✔ Giao diện thân thiện và sử dụng
• ✔ Đa dạng các thiết kế, có thể tùy chỉnh phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau
• ✔ Hỗ trợ tối đa nghiệp vụ quản lý và bán hàng với các tính năng vượt bậc như: quản lý tồn kho, quản lý thông tin con người, thống kê, phân tích, báo cáo chi tiết,…
• ✔ Hỗ trợ phân quyền quản trị theo cấp bậc người dùng
• ✔ Tự động hóa chức năng báo cáo đa dạng và chi tiết hơn phần mềm POS dạng máy tính tiền
• ✔ Giá thành vừa phải

➤ Nhược điểm:

• ✕ Dữ liệu được lưu trữ trực tiếp trên máy tính; dễ gây mất dữ liệu khi gặp các vấn đề như nhiễm virus, hư hỏng thiết bị, cháy nổ
• ✕ Hệ thống xử lý chậm dần trong quá trình hoạt động lâu dài
• ✕ Đòi hỏi người dùng phải có trình độ công nghệ thông tin nhất định
• ✕ Cài đặt cố định trên máy tính; khó đáp ứng nhu cầu cập nhật xu hướng nhanh chóng
• ✕ Có khá nhiều tính năng dư thừa không cần sử dụng đến

► Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà hàng và quán ăn tốt cần những yếu tố gì?

Phần mềm POS phiên bản ứng dụng trên nền tảng điện toán đám mây

Vậy còn phiên bản ứng dụng trên nền tảng điện toán đám mây của phần mềm POS là gì? Trên thực tế, đây là một dạng phiên bản phần mềm mới xuất hiện trong những năm gần đây. Được xem là phiên bản cải tiến và tối ưu hóa khả năng nắm bắt xu hướng bán lẻ thời đại mới. Dạng phần mềm này hiện đang dần được chú ý và ứng dụng khá rộng rãi; bởi hiệu quả tối ưu và giá thành khá bình ổn.

➤ Ưu điểm:

• ✔ Giao diện thân thiện, dễ sử dụng ngay cả với những người không thông thạo máy tính
• ✔ Lưu trữ không giới hạn trên nền tảng điện toán đám mây, giúp các dữ liệu được đảm bảo an toàn và hạn chế thất thoát
• ✔ Sử dụng bằng các phiên bản app điện thoại hoặc giao diện website; không cần thiết cài đặt phần mềm
• ✔ Tối ưu hóa các nghiệp vụ quản lý và bán hàng
• ✔ Sản phẩm được bán theo gói sử dụng, giá thành khá tốt và không tốn nhiều thời gian cài đặt

➤ Nhược điểm:

• ✕ Phụ thuộc vào tốc độ tải của mạng Internet
• ✕ Không được phép tùy chỉnh phần mềm theo đặc thù doanh nghiệp
• ✕ Phần mềm được gia hạn thời gian theo gói sử dụng; vì vậy tính về lâu dài khá đắt đỏ
• ✕ Phụ thuộc nhiều vào phía nhà cung cấp

► Xem thêm: Phần mềm quản lý quán cafe & trà sữa – Nên lựa chọn như thế nào?

5 Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS

1- Nâng cao hiệu quả công việc

Không chỉ là công cụ hỗ trợ dành riêng cho các cửa hàng bán hàng trực tiếp (bán hàng tại chỗ); phần mềm POS còn được xem là một công cụ hữu hiệu giúp các nhà bán lẻ trực tuyến (bán hàng online) nâng cao hiệu suất bán hàng.

Nhờ có hệ thống POS, các nhà bán lẻ có thể tiếp nhận và xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng, tuần tự và hiệu quả hơn. Vấn đề quản lý bán hàng trên các trang mạng xã hội (Facebook, Instagram,…) hay các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada,…); đều sẽ được vận hành một cách đơn giản hơn.

Bằng tính năng tự động cập nhật đơn hàng, tình trang tồn kho, số lượng tồn kho,… Người dùng có thể tiết kiệm phần lớn thời gian để cập nhật tồn kho bằng các phương pháp thủ công như đếm hàng, nhập số liệu, viết giấy,… Cũng như thời gian để cộng trừ hóa đơn, tính tay lãi lỗ,… Thay vào đó, nhà quản lý có thể sử dụng quỹ thời gian này để nghiên cứu phương pháp bán hàng, chăm sóc khách hàng.

► Xem thêm: Ngành bán lẻ mùa Covid: Kiên trì với bán lẻ truyền thống hay chuyển đổi số để cải thiện kinh doanh?

2- Đảm bảo tính chính xác và minh bạch

Phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS được thiết kế vận hành tự động; cho phép nhà bán lẻ kết nối tất cả các chi nhánh bán hàng, hay kênh bán hàng vào cùng một thiết bị gốc. Nhờ đó, khi thực hiện các hỏa động bán hàng hay kiểm tra tồn kho tại nhiều chi nhánh; người dùng sẽ không cần phải thực hiện quá nhiều thao tác.

Phần mềm quản lý bán hàng POS được xem là một công cụ tối ưu; luôn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong mọi hoạt động và thao tác hoạt động trong quá trình kinh doanh. Hạn chế tối đa những sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tính toán; hay nhập liệu thủ công.

3- Sử dụng và thanh toán dễ dàng

Phần mềm POS hỗ trợ tự động hóa hầu hết các nghiệp vụ; và đơn giản hóa toàn bộ quy trình bán hàng. Nhờ đó, phần mềm trở nên thân thiện và dễ tiếp cận các nhà bán lẻ tỏng mọi ngành hàng.

– Đối với vấn đề sử dụng và vận hành: các tác vụ quản lý đơn hàng và tồn kho đều được thiết kế hiển thị minh bạch trên màn hình. Người dùng chỉ cần thao tác lựa chọn lệnh muốn thực hiện; lúc này, mọi hoạt động từ cập nhật tới kho hàng đến truy xuất thông tin khách hàng sẽ được thực hiện nhanh chóng, đơn giản.

– Đối với vấn đề thanh toán: Mỗi một máy POS đều sẽ được kết nối vận hành cùng với các máy quét mã, máy in hóa đơn, ngăn đựng tiền, máy quét thẻ thanh toán ATM,… Nhờ đó, nhu cầu thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau của xu hướng thời đại cũng được cập nhật nhanh chóng, chính xác; và phù hợp với mong muốn của khách hàng.

4- Khả năng tự động hóa nghiệp vụ quản lý kho và quản lý nhân sự

Bằng việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh POS; quy trình bán lẻ và xử lý đơn hàng điện tử trên các sàn thương mại điện tử cũng được đơn giản hóa. Trong đó, các vấn đề như kiểm soát chăm sóc khách hàng; dữ liệu từ sàn thương mại điện tử; cập nhật tồn kho;… cũng song song tự động nhập/ xuất dữ liệu giữa phần mềm và các sàn thương mại. Hỗ trợ tối đa nghiệp vụ bán hàng cho các nhà bán lẻ.

Ngoài ra, phần mềm quản lý bán hàng POS còn cho phép người dùng tạo nhiều tài khoản khác nhau. Vì vậy, việc quản lý nhân viên theo ca làm việc tại hệ thống cũng trở nên dễ dàng và chính xác, minh bạch hơn. Nhờ tính năng tự động kiểm soát thời gian hoạt động; và lịch sử thao tác thực hiện trong ca làm việc của nhân viên.

► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất quản lý với phần mềm quản lý xuất nhập kho

5- Tự động cập nhật báo cáo chi tiết theo định kỳ

Phần mềm POS hỗ trợ nhà quản trị theo dõi chặt chẽ các hoạt động quản lý bán hàng; cũng như các vấn đề về doanh thu, lợi nhuận và những chi phí liên quan. Phần mềm POS nhà quản trị dễ dàng truy cập thông tin dữ liệu bất cứ nơi đâu và bất cứ lúc nào. Thông qua các báo cáo doanh thu theo định kỳ của POS; nhà quản trị cũng dễ dàng so sánh hiệu quả kinh doanh bán lẻ giữa các chi nhánh hoặc các kênh; mà không phải tốn quá nhiều nguồn lực để phân tích, đánh giá.

Tạm Kết

Nhìn chung, phần mềm POS luôn được đánh giá cao trong vấn đề hỗ trợ hoạt động kinh doanh của các nhà bán lẻ. Với tính năng tiện lợi, đơn giản và minh bạch; bất kỳ nhà bán lẻ không phân biệt lĩnh vực, ngành nghề từ: siêu thị; chuỗi cửa hàng thời trang; tạp hóa;… Đến các cửa hàng thuộc nhóm ngành: nhà hàng; khách sạn; khu vui chơi giải trí;… cũng có thể ứng dụng phần mềm POS để nâng cao năng suất quản lý và bán hàng.

ASOFT – Với hơn 18 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm cho hơn 3.000 doanh nghiệp bán lẻ thuộc đa dạng lĩnh vực, ngành nghề trong và ngoài nước như: Công ty TNHH Trà và Cà Phê Phúc Long; Công ty TNHH Giày Ngọc Tể; Hoàng Ngọc Resort; Công ty TNHH Phạm Tường 2000 (PT2000);…

Chúng tôi luôn tự tin mang lại cho quý đối tác những sản phẩm Phần mềm POS hay các giải pháp Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp tối ưu nhất. Để xem chi tiết tính năng phần mềm, mời quý đối tác xem tại các link sau:

→ Tìm hiểu thêm về phần mềm quản trị chuỗi bán lẻ ASOFT-POS

→ Tìm hiểu thêm về phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ASOFT-ERP

Để được tư vấn và Demo miễn phí, mời quý đối tác Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: TOP 10 hệ thống POS tốt nhất cho các nhà bán lẻ (Cập nhật mới nhất năm 2021)

Ban Biên Tập ASOFT.