Chuyển đổi số là gì? Tại sao phải chuyển đổi số?

Ở cấp độ công ty, Chuyển đổi số (Digital Transformation) là tích hợp tất cả các giải pháp số vào cốt lõi của doanh nghiệp, giúp thay đổi sâu sắc hoạt động của doanh nghiệp bằng việc tạo ra quy trình kinh doanh mới, trải nghiệm khách hàng và văn hóa tổ chức. Chuyển đổi số không chỉ tái tạo lại từ các phương pháp truyền thống mà còn có thể sáng tạo ra những phương pháp mới để đáp ứng những kỳ vọng thay đổi của thị trường.

Không phải chạy theo xướng thế giới mà tại Việt Nam các doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số và việc chuyển đổi số thực sự đem lại rất nhiều lợi ích cho việc điều hành và phát triển công ty.

Chuyển đổi số là gì? Tại sao phải chuyển đổi số?

Những lợi ích của chuyển đổi số thể hiện ở nhiều mặt như: giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian ngắn hơn, nhờ hệ thống báo cáo kịp thời giúp lãnh đạo công ty có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, giúp tăng sự cạnh tranh trên thị trường, uy tín doanh nghiệp được củng cố.

►Xem thêm: 4 yếu tố đắt giá trong cuộc đua chuyển đổi số Digital Transformation

Lợi ích và tầm quan trọng của việc chuyển đổi số trong cách mạng 4.0

Chuyển đổi số là một quá trình và chiến lược lâu dài được sự đầu tư, chú ý không chỉ từ các doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân nhỏ lẻ. Mà đây còn là Đề án được Chính phủ Việt Nam quan tâm. Điều này chứng minh rằng lợi ích mà chuyển đổi số mang lại là cực kỳ lớn!

Thay đổi tư duy quản lý, văn hóa tổ chức

Chuyển đổi số góp phần giúp người quản lý thay đổi tư duy, tiếp thu công nghệ mới để có thể thực hiện thao tác lưu trữ thông tin trên không gian đám mây (Cloud Computing) của bên thứ 3. Quy trình quản lý sẽ được tối ưu hiệu quả và việc quản lý hay theo dõi quá trình làm việc không cần phải mất quá nhiều thời gian nhưng vẫn có thể nắm được tình hình hoạt động. 

Ngoài ra, chuyển đổi số cũng là một trong những phương pháp là gia tăng tính liên kết giữa các bộ phận, dễ dàng nắm bắt các thông tin. Hơn nữa, tính minh bạch trong công việc cũng được thúc đẩy giúp tối ưu hiệu suất làm việc một cách hiệu quả.

Cung cấp thông tin, dữ liệu nhanh chóng

Công nghệ 4.0 giúp cung cấp thông tin và dữ liệu nhanh chóng thông qua blockchain. Chuyển đổi số giúp người dùng có thể truy cập các không gian trên hệ thống internet, tương tác trực tiếp một cách chân thực và tiết kiệm được nhiều thời gian mà không bị giới hạn bởi khoảng cách hay vị trí địa lý. 

Lợi ích và tầm quan trọng của việc chuyển đổi số trong cách mạng 4.0

Giảm chi phí vận hành

Quá trình quản lý, duy trì và thực hiện chiến lược quảng bá hình ảnh thông qua mô hình truyền thống sẽ  mất khá nhiều thời gian và chi phí cho khâu vận hành. Thay vào đó, chuyển đổi số công nghệ giúp các cá nhân, tổ chức, sở sở, doanh nghiệp tối ưu được chi phí, tiết kiệm thời gian nhưng lại có thể gia tăng lượng khách hàng tiềm năng.

Một ví dụ đơn giản giúp bạn có thể hiểu rõ hơn, khi môt doanh nghiệp thực hiện chiến lược marketing và quảng bá thương hiệu thông qua mô hình hội chợ, triển lãm truyền thống sẽ mất rất nhiều thời gian thi công, setup và chi phí vận hành. Tuy nhiên, chiến lược marketing này lại bị hạn chế người tham gia bởi không gian thực không cho phép và khoảng cách địa lý. Chuyển đổi số bằng cách thực hiện triển lãm thực tế ảo sẽ giải quyết được những vấn đề trên, mang lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp và tối ưu chi phí hiệu quả.

Tăng cường liên kết giữa các phòng ban

Chuyển đổi số (Digital Transformation) cho phép nhân sự giữa các bộ phận trong toàn bộ công ty giao tiếp tốt và thường xuyên hơn. Nhờ việc sử dụng các nền tảng quản trị doanh nghiệp tự động, các phòng ban có thể dễ dàng chia sẻ tất cả các loại thông tin, tài liệu dễ dàng bất cứ ở đâu, bất cứ khi nào. Nhờ đó giúp cải thiện khả năng cộng tác.

Công nghệ số giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí cho các hoạt động của mình. Ví dụ, thực tế ảo cho phép nhân viên kiểm tra và xem xét các quy trình hoặc sản phẩm mới mà không cần phải xây dựng chúng trước, vì tất cả được thể hiện trực quan trên hình ảnh kỹ thuật số.

Trong khi đó, vấn đề lưu trữ dữ liệu có thể được giải quyết bằng điện toán đám mây và có thể được quản lý bởi các nhà cung cấp bên ngoài. Điều này giúp nhân viên của doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các dự án, công việc khác mang lại nhiều giá trị kinh doanh hơn và bớt lo lắng về việc lưu trữ dữ liệu.

Nhìn chung, bằng việc ứng dụng chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tự động hóa các tác vụ và quy trình mà trước đây được thực hiện theo cách thủ công và rất tốn thời gian, ví dụ: Thu thập dữ liệu khách hàng, quản lý tài chính, quản trị công việc, nhân sự, lập báo cáo,…

► Xem thêm: Thực trạng chuyển đổi số ở Việt Nam: Người đã nhập cuộc – Kẻ còn loay hoay

ERP – điểm khởi đầu của chuyển đổi số 

Thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý tổ chức của mình theo phương thức truyền thống thông qua excel, sổ sách, chưa ứng dụng tốt Công nghệ thông tin vào quá trình quản trị doanh nghiệp. Ngay cả các doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm quản lý kế toán, CRM, kho,… cũng đều chưa đạt được sự đồng nhất, các phần mềm được vận hành riêng lẻ khiến quá trình sử dụng trở nên kém hiệu quả, tiêu tốn nhiều thời gian trong việc trao đổi thông tin, thống nhất dữ liệu.

Hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP giúp doanh nghiệp quản trị doanh nghiệp hiệu quả hơn thông qua việc sử dụng hệ thống quản trị thống nhất, tích hợp được tất cả các mảng như mua hàng, kho, sản xuất, bán hàng, chăm sóc khách hàng (CRM), kế toán, nhân sự, dự án,… giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn quá trình kinh doanh trong tổ chức.

ERP – điểm khởi đầu của chuyển đổi số 

Hiện nay tại Việt Nam với sự phát triển của công nghệ số thì nhiều tổ chức công quyền cũng đã bắt đầu thực hiện chuyển đổi số ở các lĩnh vực như thu phí dịch vụ nhà ở: điện, nước, truyền hình cáp, internet,… việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật số sẽ giúp giảm thiểu hóa đơn bằng giấy thay bằng hóa đơn điện tử, cắt giảm nhân sự thu phí dịch vụ: điện, nước, cáp, internet…giúp tiết kiệm chi phí nguồn lực và khách hàng có thể thực hiện thanh toán nhanh chóng và linh hoạt, thuận tiện.