► Xem thêm: 17 Vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý về hóa đơn điện tử

1. Sử dụng hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc của chính phủ

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019 được thông qua bởi Quốc hội ngày 13/6/2019; thì Chính phủ đã nêu rõ các mốc thời gian mà doanh nghiệp bắt buộc dùng Hóa đơn điện tử. Bao gồm:

Kể từ ngày 1/11/2018: Doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, các hộ gia đình hay cá nhân hoặc các tổ chức kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.

Kể từ ngày 1/11/2018 đến 31/10/2020

• ✔ Những doanh nghiệp còn đang sử dụng hóa đơn giấy được phép sử dụng tiếp. Nhưng khi hết hóa đơn giấy thì cần chuyển qua sử dụng hóa đơn này ngay.
• ✔ Với các doanh nghiệp mới được thành lập từ ngày ngày 1/11/2018; thì đều phải sử dụng hóa đơn này, không được dùng hóa đơn giấy.
• ✔ Riêng các doanh nghiệp hay tổ chức hoạt động ở Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và một số các đô thị lớn thì trong năm 2019 cần phải hoàn thành việc triển khai và áp dụng Hóa đơn điện tử.

Kể từ ngày 1/11/2020: Các doanh nghiệp, tổ chức, các hộ và cá nhân kinh doanh cần phải dùng hóa đơn điện tử.

2. Tiết kiệm được hơn 90% chi phí nhờ sử dụng hóa đơn điện tử

Khi sử dụng hóa đơn giấy: Việc sử dụng hóa đơn giấy gây phát sinh nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Cụ thể, có rất nhiều khoản chi phí phát sinh khi sử dụng hóa đơn giấy. Ví dụ: chi phí cho việc mua giấy hóa đơn; chi phí sử dụng máy in – mực in; chi phí mua giấy in; chi phí cho khâu lưu trữ và quản lý hóa đơn suốt 10 năm;… Ngoài ra, chi phí cho việc vận chuyển hay chuyển phát nhanh cũng sẽ là một khoản chi phí lớn. Nhất là với những khách hàng ở xa; doanh nghiệp cần phải chịu phí chuyển phát khoảng từ 10.000 đ – 30.000đ; thậm chí là hơn cho mỗi lần chuyển phát. Nói chung đây là một khoản phí không hề nhỏ.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp tiết kiệm được tận 90% so với khi dùng hóa đơn giấy. Doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra một khoản phí chỉ tầm 200 đồng cho mỗi một hóa đơn. Ngoài ra không cần phải tốn kém thêm bất cứ kỳ khoản phí nào khác.

3. Đơn giản quy trình phát hành – Tiết kiệm thời gian

Khi sử dụng hóa đơn giấy: Doanh nghiệp cần phải thực hiện nhiều thao tác, thông qua nhiều quy trình hơn. Bao gồm: viết tay các hóa đơn, đặt in ấn hóa đơn, hoặc là phải tự in ấn. Mọi thứ đều phát sinh nhiều quy trình, nhiều khâu thực hiện và các thủ tục khác nhau. Không những khiến quy trình trở nên rườm rà, phức tạp mà còn gây mất rất nhiều thời gian.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử: Người làm hóa đơn chỉ cần click và phát hành trực tiếp hóa đơn trực tiếp trên phần mềm chuyên dụng. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp thường xuyên phải phát hành số lượng hóa đơn lớn. Vô cùng thuận tiện và rất tiết kiệm về thời gian. Ngoài ra, khi sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy; doanh nghiệp bớt phải lập báo cáo về tình trạng dùng hàng hóa. Do những thông tin về hàng hóa trên hóa đơn, đều tự động được lưu trữ trên Tổng cục Thuế. Do đó mà doanh nghiệp không cần phải làm các công việc liên quan đến báo cáo và các thủ tục hành chính về thuế.

4. Sử dụng hóa đơn điện tử thuận tiện mọi lúc mọi nơi

Khi sử dụng hóa đơn giấy: 

• ✔ Các thao tác làm hóa đơn, điền hóa đơn, ký hóa đơn đều bị giới hạn, khó thực hiện tức thời. Mất khá nhiều thời gian cho việc ký và duyệt.
• ✔ Ngoài ra, doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn giấy sẽ có gặp khá nhiều rủi ro và mất thời gian; nếu phải tìm kiếm hóa đơn, thực hiện các báo cáo, thống kê, kê khai; cũng như là việc quản lý các vấn đề khác về hóa đơn giấy đó.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử:

• ✔ Bộ phận kế toán của doanh nghiệp chỉ cần xuất hóa đơn ở Việt Nam; các đối tác ở nước ngoài sẽ có thể ký vào hóa đơn ngay lập tức
• ✔ Doanh nghiệp khi có thể tìm kiếm, thống kê các hóa đơn, báo cáo dễ dàng, đồng thời khai báo thuế nhanh gọn. Ngoài ra, có thể tiến hành tìm kiếm thông tin của hóa đơn điện tử đó ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào.

5. Giảm thiểu mọi rủi ro về việc lưu trữ và khả năng bị phạt nếu chẳng may mất hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn giấy: Việc sử dụng hóa đơn giấy dễ bị lạc mất, bị cháy hay bị hư hỏng trong suốt quá trình lưu trữ

Khi sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp không cần phải lo lắng về các việc hóa đơn bị mất; hoặc cháy hỏng trong khi bảo quản và lưu trữ hóa đơn suốt 10 năm.

6. Tính đơn giản và dễ dàng trong quá trình duyệt/ký, xử lý và hủy hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn giấy: Các thủ tục, những sự điều chỉnh, thay thế hay hủy hóa đơn vốn rất lằng nhằng. Gây tiêu tốn nhiều thời gian cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử: Các điều chỉnh, thay thế hay hủy hóa đơn đều sẽ được thực hiện trên các phần mềm online chuyên dụng; và ngay lập tức sau khi bạn click chuột

7. Sử dụng hóa đơn điện tử dễ điều chỉnh, xử lý hay hủy hóa đơn khi có sai sót

Khi sử dụng hóa đơn giấy: Doanh nghiệp khó phát hiện ra sai sót. Nếu có sai sót sẽ phải làm điền, in ấn lại từ đầu. Khi đã xuất hóa đơn mà gặp sai sót thì thủ tục xử lý cũng sẽ rườm rà hơn. 

Khi sử dụng hóa đơn điện tử: Hệ thống của phần mềm làm hóa đơn điện tử có tích hợp tính năng cảnh báo người dùng trong khi tiến hành; nhằm giảm bớt các sai sót có thể xảy ra. Còn đối với các hóa đơn điện tử sau khi xuất mà gặp sai sót; thì phương án xử lý cũng sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Không hề phức tạp như hóa đơn giấy.

8. Giảm thiểu rủi ro về hóa đơn bất hợp pháp

Khi sử dụng hóa đơn giấy: có thể bị làm giả, khó xác định được nguồn gốc. Nếu không may sử dụng phải hóa đơn giả từ các doanh nghiệp đã phá sản hoặc những doanh nghiệp ma; thì doanh nghiệp có khả năng bị án phát từ 20 triệu đồng; thậm chí là lên tới 50 triệu đồng.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử: việc sử dụng hóa đơn giả rất khó xảy ra vì:

• ✔ Khó làm giả các hóa đơn điện tử
• ✔ Dễ kiểm tra nguồn gốc của hóa đơn bằng cách truy cập vào website của cơ quan Thuế và tra cứu mã hóa đơn. Chúng ta cũng có thể kiểm tra tính thật giả của hóa đơn giấy bằng cách này. Tuy nhiên, nó sẽ khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian hơn so với hóa đơn điện tử)
• ✔ Các đối tượng làm hóa đơn giả thường nhắm vào các hóa đơn giấy hơn

9. Đa dạng phương thức gửi hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn giấy: Doanh nghiệp sẽ cần phải chuyển phát nhanh, giao nhận cho người mua. Tất cả các việc này đều gây tốn chi phí ít nhiều; và cũng sinh ra nhiều rủi ro hóa đơn giấy bị mất/thất lạc trong toàn bộ quá trình vận chuyển

Khi sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp chỉ cần gửi email/SMS cho khách hàng về thông tin của hóa đơn điện tử; hoặc có thể đưa lên trang website để khách hàng tự download hóa đơn về. Ngoài ra, còn có các cách khác như: export ra file zip và gửi cho khách thông qua email; hay qua hình thức copy vào USB; in ra giấy và chuyển phát nhanh;…

10. Lưu trữ và quản lý đơn giản hơn

Khi sử dụng hóa đơn giấy: bộ phận Kế toán phải quản lý và lưu trữ giấy tờ hóa đơn. Điều này gây tốn diện tích kho lưu trữ, khó quản lý và khó cho các công tác tìm kiếm, báo cáo. Rất mất thời gian và cồng kềnh.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử: Bảo quản và lưu trữ thuận tiện hơn rất nhiều. Có thể bảo quản bằng nhiều phương tiện như: USB, thẻ nhớ, laptop, Cloud, ổ cứng di động,… Vừa lưu trữ được lượng lớn hóa đơn; vừa đảm bảo tính thẩm mỹ hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy

Tạm Kết

Trên đây là 10 lý do sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần biết. Nếu doanh nghiệp muốn biết thêm các thông tin chi tiết về phần mềm giúp giải quyết các hóa đơn điện tử; dịch vụ chữ ký số Token/HSM, iBHXH; các giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử; hay thậm chí là hàng trăm chương trình hỗ trợ/khuyến mãi hấp dẫn.

Đăng ký ngay hoặc liên hệ hotline: 1900 6123. Để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng hoàn toàn miễn phí từ ASOFT. 

► Xem thêm: Những lợi ích không ngờ khi doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử

Ban Biên Tập ASOFT