► Xem thêm: 10 Lý do khiến doanh nghiệp cần tức tốc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì:

“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Hóa đơn điện tử nhìn chung bao gồm các loại giấy tờ và hóa đơn như: hóa đơn bán hàng; hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; và các loại hoá đơn, giấy tờ khác có liên quan. Miễn là với nội dung và hình thức hợp pháp theo thông lệ quốc tế và những quy định có liên quan. Loại hóa đơn này cần có số hóa đơn liên tục và có trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn chỉ dùng được 1 lần duy nhất. Và chỉ có giá trị sử dụng khi có đủ các điều kiện này:

• ✔ Tính toàn vẹn của thông tin: đầy đủ, không bị thay đổi (ngoài trừ thay đổi về hình thức phát sinh khi trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị)
• ✔ Thông tin trên hóa đơn: được truy cập và sử dụng dạng hoàn chỉnh khi cần

Các nội dung trong hóa đơn

Hóa đơn điện tử cần đáp ứng được các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, các ký hiệu và số thứ tự hóa đơn theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính
b) Thông tin đầu đủ và chi tiết của người bán
c) Thông tin đầy đủ và chi tiết của người mua
d) Thông tin chi tiết của hàng hóa, dịch vụ
e) Chữ ký điện tử đúng quy định; thời gian lập và gửi hóa đơn
g) Hóa đơn cần dùng tiếng Việt. Nếu có dùng tiếng nước ngoài cần dùng thêm dấu ngoặc đơn ( ); hoặc đặt dưới dòng tiếng Việt cùng cỡ chữ nhỏ hơn. 

2. Mã xác thực của hóa đơn điện tử là gì?

Mã xác thực của hóa đơn điện tử là do cơ quan thuế cấp, kèm với số hóa đơn được xác thực qua hệ thống của Tổng cục Thuế. Khi hóa đơn được cấp mã xác thực, cơ quan thuế cung cấp mã xác thực và số hóa đơn thì người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn. Doanh nghiệp cũng không cần phải lập báo cáo việc sử dụng hóa đơn cho nó.

3. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:

Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn;

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; 
– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

► Xem thêm: Những lợi ích không ngờ khi doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử

4. Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng một số điều kiện như:

✔ Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. 

✔ Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định. 

✔ Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

✔ Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn. 

✔ Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia. 

✔ Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu. 

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Các bạn có thể tham khảo thêm tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.

5. Doanh nghiệp cần thủ tục gì để sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp cần hoàn thành 2 thủ tục sau để sử dụng:
Bước 1: Tạo hồ sơ thông báo phát hành
Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ đến Cơ quan Thuế

Từ sau khi hoàn thành việc gửi thông báo, trong vòng 2 ngày, nếu Cơ quan Thuế không có phản hồi thì doanh nghiệp có thể dùng. Ngoài ra, nếu muốn tra cứu thông báo về hồ sơ đã nộp thì doanh nghiệp có thể truy cập vào đây: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

6. Hóa đơn điện tử có liên không?

Loại hóa đơn này không có liên. Chỉ có 1 bản duy nhất giữa 3 bên: bên phát hành hóa đơn, bên tiếp nhận hóa đơn và Cơ quan thuế.

7. Những hình thức nhận hóa đơn điện tử của khách hàng

• ✔ Gửi trực tiếp cho người bán theo như đã thỏa thuận, ví dụ như qua Email, SMS
• ✔ Gửi qua hệ thống của bên trung gian

8. Chữ ký điện tử và chứng thư số

Chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử là những thông tin kèm theo để xác định chủ nhân của dữ liệu. Hiểu đơn giản thì đó một có con dấu điện tử từ một doanh nghiệp, cần phải có trên HĐĐT. Mục đích là giúp xác thực hóa đơn đó được phát hành từ đơn vị nào.

Chứng thư điện tử là dữ liệu được phát hành bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử. Mục đích là để xác nhận tổ chức hay cá nhân đó là người ký chữ ký điện tử. Chứng thư này chỉ có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định; có thể bị hủy bỏ và thu hồi.

Chứng thư số

Chứng thư số là chứng thư điện tử được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Được dùng khi có Internet và máy tính. Nó dùng để nhận diện máy chủ, cá nhân hoặc tổ chức khác; và sau đó chúng với một public key – do những tổ chức có thẩm quyền cung cấp. 

9. Người mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?

• ✔ Đối với khách hàng lẻ, cá nhân: không cần dùng thì không cần ký vào
• ✔ Đối với khách hàng doanh nghiệp: cần dùng để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký
• ✔ Đối với hóa đơn mua nước, điện, viễn thông thì không nhất thiết phải ký

10. Người mua kê khai Thuế thế nào với hóa đơn điện tử?

Sau khi người mua nhận được thì có thể kê khai thuế như bình thường

11. Hàng chưa giao nhưng hóa đơn đã gửi cho người mua hoặc hai bên chưa kê khai Thuế, nếu sai sót thì xử lý thế nào?

• ✔ Hai bên thỏa thuận xóa bỏ hóa đơn sai
• ✔ Người bán lập và gửi hóa đơn thay thế, trên đó phải ghi “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, gửi ngày tháng năm…”

12. Hàng đã giao, hóa đơn đã gửi cho người mua hoặc đã kê khai Thuế, nếu sai sót thì xử lý thế nào?

• ✔ Hai bên phải lập thỏa thuận ghi rõ sai sót, có chữ ký điện tử từ cả hai
• ✔ Người bán lập hoá đơn mới, ghi rõ sự điều chỉnh
• ✔ Không được có số âm (-) trong hoá đơn điều chỉnh

13. Khi dùng hóa đơn điện tử, cần phải giải trình thế nào nếu cần chứng minh nguồn gốc hàng hóa?

Người bán chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trong khi lưu thông. Hóa đơn giấy này cần đủ các điều kiện:

• ✔ Nội dung toàn vẹn như hóa đơn điện tử
• ✔ Có dòng chữ: “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”
• ✔ Có chữ ký và họ tên của người chuyển đổi hóa đơn
• ✔ Có chữ ký của người đại diện cho người bán hợp pháp, dấu của người bán

14. Những công ty cấp hóa đơn điện tử

Có khoảng vài chục công ty cung cấp những dịch vụ này. Nhưng chỉ một số ít là có dịch vụ tốt, và đáp ứng đủ các tiêu chí của Bộ Tài Chính. Nếu sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp không đáp ứng đủ các tiêu chí của Bộ thì có thể sẽ gặp nhiều khó và trở ngại. 

15. Có bị phạt nếu mất hóa đơn chuyển đổi không?

Hiện chưa có quy định gì về việc mất hóa đơn chuyển đổi.

16. Có thể dùng chung chữ ký số với Khai Thuế qua mạng, nộp thuế và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cấp không?

Có thể. Nhưng cần phải đăng ký với cơ quan Thuế chữ ký số này.

► Xem thêm: Sổ cái phân tán là gì? Công nghệ sổ cái phân tán giúp được gì cho doanh nghiệp?

17. Ngày ký hoá đơn và ngày xuất hóa đơn có cần phải trùng nhau không? Có cách được hoá đơn không?

Khi xuất hóa đơn nghĩa là phát hành hóa đơn nên ngày ký và ngày xuất hoá đơn cần phải trùng nhau. Nhưng hiện tại chưa ban hành quy định về việc này. Và bạn cần phải tham khảo thêm vì nó còn phụ thuộc vào mỗi nhà cung cấp.

Trên đây là tổng hợp những lưu ý về hóa đơn điện tử khá quan trọng. Doanh nghiệp muốn biết thêm thông tin hãy Đăng ký hoặc liên hệ ngay hotline: 19006123 của ASOFT để được tư vấn miễn phí.

► Xem thêm: 7 Tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán tối ưu

Ban Biên Tập ASOFT