► Xem thêm: 10 Lý do khiến doanh nghiệp cần tức tốc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử

Các vấn đề tồn tại trong công tác quản lý công nợ khách hàng

Các vấn đề quản lý công nợ cần quan tâm

Một trong những thành phần có ảnh hưởng vô cùng lớn đến việc cân bằng tài chính tại các doanh nghiệp chính là công tác quản lý công nợ khách hàng. Các doanh nghiệp càng có hàng trăm khách hàng; và sở hữu những đặc thù về chính sách mua và bán hàng khác nhau; thì sẽ càng cần quan tâm nhiều vấn đề. Có thể kể đến như sau:

• ✔ Doanh nghiệp phải làm gì để có thể quản lý tốt các khoản nợ phải thu và nợ phải trả. Ở các thời điểm khác nhau thì sẽ là bao nhiêu?
• ✔ Doanh nghiệp làm gì để quản lý để giám sát và giới hạn các công nợ cho từng khách hàng một? Và cụ thể sẽ ở mức nào?
• ✔ Doanh nghiệp phải làm gì để có thể quản lý thời hạn thu nợ, trả nợ đối với từng khách hàng?
• ✔ Còn đối với các doanh nghiệp có các nhân viên đi thị trường; thì phải làm sao để có thể đồng bộ được các thông tin và thống nhất chúng dựa theo thời gian thực realtime?
• ✔ Đặc biệt, doanh nghiệp có thể làm gì để có thể quản lý công nợ được chính xác nhất; giảm thiểu tối đa những nhầm lẫn và sai sót do cảm tính gây ra?

Tác hại nếu không quản lý tốt công nợ

Nếu không quản lý tốt các công nợ khách hàng; thì doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với nguy cơ rất cao bị rối loạn tài chính trầm trọng. Việc quản lý với chỉ những thao tác và công cụ mang tính thủ công; thì dễ dẫn đến số liệu công nợ bị nhầm lẫn. Khiến doanh nghiệp bị hao hụt về tài chính. Còn về phía các nhân viên thị trường, nếu họ không nắm được rõ ràng tình trạng nợ của khách hàng; thì dễ khiến nợ vượt hạn mức, đồng thời lượng tiền chết sẽ tăng do ứ đọng nợ gây ra. Tất cả việc này làm cho doanh nghiệp bị mắc kẹt, loay hoay trong việc thu hồi vốn. Nguồn tài chính cho các hoạt động khác cũng sẽ bị thiếu cân bằng.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn giữ thói quen dùng sổ sách, excel để quản lý công nợ khách hàng; hoặc có nơi thì dùng các phần mềm kế toán doanh nghiệp để quản lý. Nhưng thực tế, các công cụ gần như không thể đáp ứng và giải quyết các khó khăn được nếu ở bên trên. Vậy đâu mới thực sự là giải pháp cho doanh nghiệp?

Phần mềm chuyên dụng quản lý công nợ khách hàng

Quản lý công nợ khách hàng chính là một phân hệ rất hiện đại; được thiết kế trong các phần mềm quản lý doanh nghiệp của ASOFT. Nó được dùng riêng cho những doanh nghiệp theo ngành sản xuất, dịch vụ và thương mại.

1/ Quản lý công nợ minh bạch theo thời gian thực

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng với hệ thống dữ liệu thống nhất; cập nhật nhanh chóng và kịp thời theo thời gian thực realtime. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể linh động và nhanh chóng thực hiện các công việc. Bao gồm: truy xuất thông tin của doanh nghiệp, theo dõi số đơn hàng nợ, theo dõi tổng tiền nợ,… Tại mọi nơi và mọi thời điểm một cách cực nhanh và chính xác.

Còn đối với những nhân viên đi thị trường; thì phần mềm này sẽ được sử dụng trên các ứng dụng app điện thoại. Nhằm mang lại sự linh hoat, thuận tiện khi di chuyển mà vẫn đảm bảo được sự chính xác và đồng bộ dữ liệu. Cụ thể như:

• ✔ Nhân viên có thể tiến hành tra cứu các công nợ của mỗi khách hàng. Tất nhiên là cũng theo thời gian thực. Đồng thời so sánh các con số này với định mức công nợ; nhằm cho phép khách hàng có thể đặt thêm hàng trong phạm vi giới hạn
• ✔ Tiến hành lập đơn hàng ngay trên ứng dụng ở điện thoại một cách nhanh chóng và kịp thời. Các thông tin này sẽ được kế thừa cũng như cập nhật nhanh chóng đến những bộ phận có liên quan. Ví dụ như: Kế toán – Tài chính; bộ phận Kho; bộ phận Giao hàng;… Nhằm giúp thời gian xử lý đơn hàng được rút ngắn; nhưng vẫn đảm bảo được sự chính xác cho các thông tin
• ✔ Dễ dàng và nhanh chóng tra cứu trên điện thoại nhanh chóng về lượng hàng hóa tồn kho

► Xem thêm: Sổ cái phân tán là gì? Công nghệ sổ cái phân tán giúp được gì cho doanh nghiệp?

2/ Thông báo, nhắc hạn thu hồi nợ và trả nợ của từng khách hàng

Hệ thống quản lý công nợ cũng có tính năng cho phép người dùng có thể lên lịch hẹn. Ví dụ như lên lịch hẹn nhắc nhở kỳ hạn của các khoản công nợ, tự động nhắc hạn phải thu lại công nợ hoặc nợ phải trả,… Từ đó giúp kiểm soát chặt chẽ những khoản công nợ. Tránh tình trạng doanh nghiệp bị trễ hạn, bị quên hay nhầm lẫn,…

Không những vậy, hệ thống sở hữu luôn tính năng ghi chép lịch sử công nợ chi tiết, kèm theo thời hạn thu hồi nợ. Nhờ vậy mà cấp quản lý có thể dễ dàng kiểm tra lịch sử giao dịch một cách chi tiết; các mức nợ cũng như thời hạn nợ, thời gian cụ thể ghi nợ; và sản phẩm,…của mỗi khách hàng. Song song đó, phần mềm sẽ hỗ trợ tính năng tải các báo cáo công nợ xuống ở dạng excel; lúc cấp quản lý cần phải in tài liệu; hoặc lúc nhập vào phần mềm kế toán các file dữ liệu để quản lý.

3/ Quản lý công nợ theo định mức với từng khách hàng

Quản lý bằng cách truyền thống

Doanh nghiệp sẽ có những chính sách mua và bán hàng khác nhau đối với từng đối tác và khách hàng khác nhau. Ví dụ như: các yêu cầu đặc biệt, các mức chiết khấu, các đặc điểm mua/bán; hạn mức của mua/bán cho từng doanh nghiệp. Sở hữu số lượng khách hàng càng nhiều; thì doanh nghiệp càng khó để quản lý được các chính sách riêng. Doanh nghiệp không thể mở các quy định về chính sách để xem lại vào mỗi lần giao dịch được. Còn với các nhân viên thị trường; họ phải làm gì để có thể giám sát được khách hàng nào có hạn mức công nợ như thế nào; và cũng nắm được công nợ của khách hàng nào đang vượt mức cho phép cho không; khách hàng nào không còn đủ điều kiện để có thể tiếp tục đặt hàng?

Với kiểu quản lý và làm việc truyền thống; các nhân viên thị trường cần theo dõi các kế toán công nợ một cách gián tiếp. Hoặc sẽ được cung cấp danh sách của những khách hàng sở hữu công nợ gần tới hạn mức được phép. Nhưng cần phải nói rằng cách làm này vô tình gây ra nhiều sơ hở, khó khăn và bất cập trong công tác quản lý. Gây ra rất nhiều bất lợi cho các nhân viên bán hàng; và cũng rất nhiều khó khăn cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp.

Quản lý bằng phần mềm ASOFT

Còn khi quản lý bằng các ứng dụng phần mềm ASOFT không chỉ rút giúp rút ngắn triệt để thời gian của quy trình bán hàng; thông qua việc quản lý các đơn hàng trên các thiết bị di động. Quan trọng hơn cả là việc tích hợp phần mềm quản lý công nợ giúp giải quyết triệt để những mối lo ngại nói trên. Tại điểm bán, nhân viên thị trường có thể nhanh chóng lên đơn hàng dựa theo các hạn mức công nợ. Sau đó có thể nhanh chóng ra quyết định có nên tiếp tục bán hàng nợ cho khách không.

Nếu quyết định chấp nhận bán nợ; thì tiền phần chưa thanh toán sau đó sẽ được chuyển tới mục “Ghi nợ/ghi có” trong các báo cáo công nợ thông qua các phần mềm chuyên dụng. Bộ phận kế toán cũng hoàn toàn có thể quản lý được các công nợ; cũng như thực hiện các thao tác xuất file hay nhập vào các phần mềm kế toán để dễ dàng quản lý. Các thao tác phần mềm này rất dễ dàng, đơn giản, nhanh chóng; không hề rườm rà và phức tạp phải nhập thủ công các khoản công nợ.

→ Tìm hiểu thêm về phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ASOFT-ERP

Tạm Kết

Nói tóm lại, đặc điểm nổi bật khi doanh nghiệp ứng dụng các phân hệ quản lý công nợ ASOFT vào doanh nghiệp là: Khả năng vận hành và quản lý xuyên suốt các bộ phận chuyên môn; từ những nhân viên bán hàng ngoài thị trường cho tới bộ phận kế toán.

Nếu chỉ thực hiện quản lý các công nợ bằng phần mềm kế toán thì sẽ vô cùng mất thời gian. Bởi vì nhà quản lý phải thực hiện các thao tác thủ công nhập lại thông tin từng đơn hàng; và công nợ của mỗi khách hàng vào phần mềm để quản lý. Quan trọng hơn là các nhân viên sales sẽ khó lòng giải quyết các vấn đề có liên quan đến quyết định việc khách hàng có được tiếp tục mua nợ không.

Nếu doanh nghiệp đang tìm các phần mềm hỗ trợ cho việc quản lý các vấn đề về dòng tiền, công nợ khách hàng; Đăng ký ngay, hoặc liên hệ: Phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123 để nhận tư vấn và DEMO miễn phí.

► Xem thêm: Kế toán ngành thực phẩm và những nghiệp vụ cơ bản

Ban Biên tập ASOFT